Buzz
Bạn đã siêng năng lập kế hoạch nhưng cuối cùng lại thất vọng? Hãy khám phá nguyên nhân và cải thiện tình trạng này.
Nếu thành tựu là mục tiêu và nỗ lực là hành trình, thì kế hoạch chính là bản đồ chỉ dẫn cho chúng ta.
Lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong tiến độ và năng suất làm việc. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể cảm thấy đau đầu với công việc chưa hoàn thành, chán nản vì không thực hiện được kế hoạch. Tại sao kế hoạch của bạn không hiệu quả? Hãy tìm nguyên nhân và giải pháp.
Nhiều người mắc sai lầm khi viết ra quá nhiều mục tiêu. Một danh sách dài các kế hoạch có thể khiến bạn hứng khởi ban đầu, nhưng sau đó lại cảm thấy mệt mỏi với hàng loạt công việc chưa hoàn thành. Đây là dấu hiệu của việc lập kế hoạch không hiệu quả.
Bên cạnh đó, việc tham lam có thể dẫn đến tình trạng 'nỗ lực không thực' phổ biến trong giới trẻ ngày nay.
=> Do đó, bạn cần lựa chọn công việc cần thiết và tập trung 100% vào chúng, thay vì cố gắng làm nhiều mà không làm được gì đến cùng.
Bạn đã từng nghĩ rằng việc đặt ra mục tiêu và lập kế hoạch cũng cần phải có phương pháp không? Nếu mục tiêu của bạn quá mơ hồ, không thực tế hoặc không có thời hạn cụ thể, khả năng thành công của bạn cũng không cao.
=> Giải pháp: Áp dụng nguyên tắc S.M.A.R.T
S.M.A.R.T là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất trong việc đặt mục tiêu. Mỗi chữ cái trong S.M.A.R.T đại diện cho một trong năm yếu tố chính của một mục tiêu hiệu quả: Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Phù hợp và Có thời hạn cụ thể.
- Cụ thể: Thay vì đặt mục tiêu mơ hồ, hãy xác định rõ ràng và chi tiết.
- Đo lường được: Liên kết mục tiêu với con số, một chỉ số cụ thể sẽ tăng động lực cho bạn. Ví dụ, thay vì nói 'tôi sẽ đỗ đại học', hãy nói 'tôi sẽ đỗ Đại học Y với điểm thi 29'.
- Khả thi: Đặt mục tiêu phù hợp với khả năng của bạn, không quá cao cũng không quá thấp.
- Thực tế: Xác định những yếu tố liên quan và cần thiết cho mục tiêu của bạn.
- Đặt khung thời gian: Xác định thời gian cần thiết để đạt được mục tiêu, đặt ngày bắt đầu và tần suất thực hiện.
Dù bạn đã đặt ra mục tiêu đúng cách nhưng vẫn dễ bị lạc hướng. Vì sao? Có thể do sự hấp dẫn từ mạng xã hội, trò chơi, hoặc sự lười biếng bên trong bạn.
Bạn biết mình cần tập thể dục buổi sáng để khỏe mạnh, nhưng lại thích ngủ thêm. Bạn biết mình cần làm bài tập toán, nhưng lại trì hoãn và lướt Facebook. => Giải pháp:
Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro là giải pháp cho vấn đề xao nhãng khi lên kế hoạch nhưng không thực hiện. Bằng cách chia thời gian thành các đoạn ngắn, kèm theo thời gian nghỉ ngơi, Pomodoro giúp tăng cường sự tập trung và năng suất trong công việc.
Có lẽ bạn đã nghe nhiều về kỹ thuật quản lý thời gian Pomodoro.
Bạn có thể thực hiện Pomodoro như sau:
- Bước 1: Chọn công việc cần làm.
- Bước 2: Đặt thời gian là 25 phút và tập trung hoàn thành trong thời gian đó.
- Bước 3: Nghỉ ngơi 5 phút.
- Bước 4: Sau mỗi 4 chu kỳ Pomodoro, nghỉ dài hơn.
Với kỹ thuật này, bạn phải tập trung vào một công việc duy nhất trong thời gian đã đặt ra. Pomodoro sẽ bắt đầu lại từ đầu nếu bạn bị gián đoạn.
Nguyên tắc 2 phút
David Allen, tác giả của sách 'Getting things done', cho rằng: 'Nếu bạn có thể hoàn thành một công việc trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy làm ngay'. Đó là nguyên tắc 2 phút - cách tiêu diệt sự trì hoãn trước khi nó bắt đầu.
Bên cạnh đó, nguyên tắc này còn cho rằng: để bắt đầu công việc một cách thực sự, hãy tiến hành ngay trong 2 phút. Thay vì suy nghĩ về việc phải ngồi viết một bài văn suốt một giờ, hãy nói với bản thân chỉ cần viết mở đầu trong 2 phút.
Tuy nhiên, sau khoảnh khắc kỳ diệu đó, bạn sẽ bị cuốn vào công việc đang làm và không muốn trì hoãn nó. Điều này cũng tương tự như câu nói của Lão Tử: “Hành trình dài đều bắt đầu từ một bước đi”.
Một lỗi khác khiến kế hoạch trở nên không hiệu quả là sai lầm trong việc ước lượng thời gian cần cho mỗi nhiệm vụ. Ngoài ra, việc không đặt thời gian nghỉ giữa các công việc khiến bạn phải dành thời gian để giải quyết vấn đề phát sinh trong công việc 1 bằng thời gian dành cho công việc 2.
Kết quả là, vấn đề đó sẽ ảnh hưởng đến các công việc tiếp theo như công việc 3, 4, 5,... Điều này không chỉ làm bạn mệt mỏi giữa lịch trình dày đặc mà còn gây ra sự thiếu năng suất hoặc trì trệ công việc vào ngày tiếp theo.
=> Giải pháp:
Để hoàn thành một mục tiêu trong kế hoạch, bạn cần tính toán thời gian cẩn thận và tạo ra những khoảng thời gian trống giữa các mục tiêu. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước giúp bạn tối ưu hóa kế hoạch của mình.
Một kế hoạch không hiệu quả tương đương với việc không có kế hoạch, cả hai đều dẫn đến sự trì trệ và thiếu năng suất. Thái độ nghiêm túc và kỷ luật trong việc thi hành kế hoạch cũng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng hoàn thành mục tiêu. Hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề và tìm cách giải quyết sẽ giúp bạn trả lời cho câu hỏi: Tại sao kế hoạch của bạn không hiệu quả?
