[Tâm Trạng] 10 Biện Pháp Giúp Bạn Tăng Hiệu Suất Trong Công Việc

Khả năng sắp xếp thời gian cho các công việc cụ thể, hoàn thành chúng và kết thúc ngày làm việc của bạn với kết quả chất lượng có thể coi là tiêu chí tổng thể về hiệu suất làm việc của bạn. Ngược lại, thiếu phương pháp trong việc tổ chức, quản lý thời gian, theo dõi các công việc hoặc sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và hiệu suất của bạn. Bằng cách điều chỉnh những yếu tố cơ bản trong quy trình làm việc hàng ngày của mình, bạn có thể nhận ra sự thay đổi tích cực trong hiệu suất làm việc của mình.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề xuất 10 biện pháp giúp bạn tăng cường hiệu suất. 

Kỹ năng quản lý thời gian và kỹ năng tổ chức thường liên quan mật thiết đến hiệu suất làm việc tổng thể. Khi áp dụng các chiến lược hỗ trợ hiệu suất của mình, bạn có cơ hội lớn hơn để phát triển và cải thiện chất lượng công việc của mình. Quản lý thời gian chỉ là một trong số các chiến lược bạn có thể áp dụng để nâng cao hiệu suất làm việc của mình. Thêm vào đó, bạn cũng có thể sử dụng các chiến lược tổ chức, như sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp.

Dưới đây là 10 lời khuyên giúp bạn áp dụng những phương pháp nhằm tăng cường hiệu suất làm việc của mình.

1. Tập trung vào một công việc duy nhất trong một khoảng thời gian nhất định

Mặc dù cuối cùng bạn có thể hoàn thành công việc khi sắp xếp các dự án hoặc các nhiệm vụ, nhưng việc tập trung vào từng việc một có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Khi chúng ta tập trung vào nhiều hơn một hoạt động cùng một lúc, chúng ta thường có xu hướng sử dụng nhiều thời gian hơn chỉ để chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Điều này có thể dẫn đến việc một số nhiệm vụ vẫn chưa hoàn thành hoặc chỉ được thực hiện với chất lượng thấp hơn so với lúc chỉ tập trung thực hiện một nhiệm vụ duy nhất.

Ngoài ra, tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm cho đến khi hoàn thành chúng có thể giúp bạn tăng năng suất. Vì khi bạn tập trung vào một dự án tại một thời điểm, bạn đang đặt một mục tiêu duy nhất cùng một lúc thay vì nhiều mục tiêu. Điều này có khả năng thúc đẩy bạn hoàn thành một nhiệm vụ trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Nếu bạn chuyên làm nhiều việc cùng một lúc, nhưng bạn nhận thấy rằng mình bắt đầu thực hiện nhiều nhiệm vụ hơn khả năng bạn có thể hoàn thành, hãy cân nhắc sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng để bạn có thể bắt đầu những nhiệm vụ đòi hỏi sự khắt khe nhất và kết thúc một ngày với những nhiệm vụ nhẹ nhàng và ít tốn thời gian hơn.

2. Thường xuyên có những khoảng thời gian nghỉ ngơi

Bạn có thể muốn tránh dành thời gian cho việc nghỉ giải lao, nhưng khi bạn bỏ qua việc dành cho mình khoảng thời gian nghỉ giải lao trong vài phút, điều này có thể gây hại cho năng suất tổng thể của bạn, chúng sẽ khiến bạn cảm thấy mệt mỏi hoặc kiệt sức. Nếu điều này tiếp diễn, bạn có thể sẽ bị mất năng lượng hoặc động lực để tiếp tục quá trình ấy. Xem xét việc lên kế hoạch cho một vài khoảng nghỉ ngắn trong ngày làm việc của bạn. Hầu hết các nơi làm việc đều có lịch trình bắt buộc với thời gian nghỉ giải lao riêng, vì vậy nhân viên có thể nghỉ giải lao ít nhất từ ​​5 đến 10 phút sau mỗi vài giờ làm việc chăm chỉ. Những khoảng nghỉ ngắn này có thể cho phép bạn nạp lại năng lượng, giải tỏa tâm trí và sẵn sàng cho nhiệm vụ tiếp theo.

3. Tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn trước

Tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và tốn nhiều thời gian nhất trước khi làm nhiệm vụ khác có thể giúp bạn tập trung hơn so với việc làm những nhiệm vụ nhỏ và ngắn hơn trước. Cân nhắc việc lập kế hoạch cho danh sách công việc của bạn theo những nhiệm vụ này, trong đó bạn có thể cống hiến thời gian của mình vào buổi sáng khi mới đến nơi làm việc hoặc vào thời điểm trong ngày lúc bạn tỉnh táo và tràn đầy năng lượng nhất.

4. Thiết lập những mục tiêu nhỏ

Thay vì đối diện với những mục tiêu lớn đòi hỏi nhiều cố gắng và thời gian kéo dài để đạt được, hãy xem xét việc đặt ra kế hoạch cho những mục tiêu nhỏ trong ngày của bạn. Các việc như hoàn thành các biểu mẫu cần thiết, phản hồi email từ khách hàng hoặc tổng hợp tất cả tài liệu mà nhóm của bạn sẽ cần cho một dự án trong tương lai. Đó đều là những mục tiêu nhỏ hàng ngày mà bạn có thể đặt ra và đạt được trong thời gian làm việc của mình. Tương tự, bạn có thể sử dụng những mục tiêu ngắn này như mốc thời gian để đo lường tiến độ đến mục tiêu lớn hơn.

5. Áp dụng nguyên tắc hai phút

Nguyên tắc hai phút liên quan đến việc hoàn thành các công việc trong vòng hai phút hoặc ít hơn, cũng như dành hai phút để bắt đầu những công việc nhỏ mà bạn có thể đã trì hoãn. Trong những khoảng thời gian ngắn như vậy, nếu có công việc bạn có thể hoàn thành trong hai phút hoặc ít hơn hai phút hoặc một công việc bạn có thể bắt đầu, thì đó là lúc bạn nên làm. Ví dụ, chỉ mất hai phút để ghi lại các công việc bạn đã hoàn thành, phản hồi email nhanh chóng, đề xuất các mục tiêu tiếp theo hoặc lập kế hoạch cho dự án sắp tới của bạn. Hai phút dành ra để hoàn thành những công việc nhỏ này đôi khi có thể được thêm vào danh sách công việc đã hoàn thành trong ngày.

6. Đặt giới hạn thời gian trong lịch trình của bạn

Đặt giới hạn thời gian cho các nhiệm vụ trong lịch trình của bạn cũng có thể giúp bạn tăng năng suất làm việc. Với chiến lược này, bạn sẽ đặt ra giới hạn thời gian cho từng công việc bạn thực hiện. Cân nhắc sử dụng khoảng thời gian 90 phút hoặc 60 phút. Bạn có thể tạo một lịch trình in và đánh dấu các khung thời gian mà bạn muốn đặt giới hạn. Ví dụ, nếu bạn dành 90 phút để hoàn thành một dự án, hãy ghi chú vào lịch trình đã in của bạn. Khi khoảng thời gian đó kết thúc, hãy đặt giới hạn cho một khoảng thời gian khác trong lịch trình của bạn theo cách tương tự.

Mục đích của việc hạn chế thời gian là để tạo ra một lịch trình rõ ràng để bạn có thể theo dõi thời gian cho mỗi nhiệm vụ bạn đang làm. Điều này cũng giúp bạn tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó tăng khả năng hoàn thành chúng theo kế hoạch. Bên cạnh việc lên kế hoạch thời gian làm việc, bạn cũng có thể bao gồm thời gian nghỉ giải lao giữa các nhiệm vụ để làm mới tinh thần sau khi hoàn thành một công việc và sẵn sàng cho những dự án mới.

7. Tối ưu hóa các cuộc họp

Nếu bạn có nhiều cuộc họp được lên kế hoạch trong ngày, hãy xem xét cách làm cho chúng trở nên hiệu quả hơn để đóng góp vào tiến trình công việc của bạn. Hãy xem xét việc tổ chức cuộc họp đứng nơi bạn và đồng nghiệp có thể tham gia để hỗ trợ cuộc họp. Điều này giúp tăng cường sự tập trung và tỉnh táo khi thảo luận về các vấn đề quan trọng trong cuộc họp.

Bạn cũng có thể sử dụng thời gian hạn chế để ghi lại thời gian cần thiết khi tham gia và kết thúc cuộc họp. Ví dụ, hãy ghi chú những điều quan trọng nhất hoặc các chủ đề cần thảo luận và phân bổ một thời gian nhất định cho mỗi chủ đề. Sau đó, làm việc với nhóm của bạn để giữ cho thảo luận xoay quanh những điều đó trong thời gian quy định.

8. Giao việc một cách hiệu quả

Hãy xem xét việc sử dụng phương pháp phân chia công việc để giao việc cho các thành viên trong nhóm của bạn. Ví dụ: nếu danh sách công việc của bạn đa dạng, hãy xem xét việc giao một số nhiệm vụ cho người khác nếu họ có thể hoàn thành mà không cần đến bạn.

Việc giao nhiệm vụ cũng giúp bạn tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ riêng của bạn, trong khi các thành viên khác trong nhóm có thể chú ý vào các công việc khác. Ví dụ: nếu có email cần trả lời và đồng nghiệp cũng có thể giúp, hãy giao nhiệm vụ đó cho họ trong khi bạn tập trung vào công việc của mình.

9. Sử dụng kỹ thuật Pomodoro

Để tăng hiệu suất làm việc, kỹ thuật Pomodoro có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn. Kỹ thuật này dùng đồng hồ báo thời gian, bạn làm việc trong 20 phút (hoặc 30 phút), sau đó nghỉ 5 phút. Chiến lược này giúp tăng cường tập trung và thúc đẩy việc hoàn thành công việc.

10. Giảm thiểu sự gián đoạn

Những gián đoạn có thể làm trì hoãn công việc. Mặc dù quan hệ xã hội là quan trọng, nhưng việc bị phân tâm bởi cuộc trò chuyện hoặc họp hành có thể làm giảm năng suất làm việc. Hãy áp dụng các chiến lược để giảm thiểu những sự phân tán trong ngày làm việc.