Buzz
Chúng ta đôi khi mắc phải một thói quen chung, đó là trì hoãn - một hành vi giúp chúng ta thư giãn và tạo thêm sự hứng thú khi làm công việc. Thường thì chúng ta cho rằng việc này không lớn, vì chúng ta nghĩ cảm hứng chính là động lực lớn nhất và ai cũng vậy, chỉ có thể làm việc hiệu quả khi có cảm hứng. Thậm chí, chúng ta còn đùa rằng mình đang trở thành nạn nhân của nhiều kiểu trì hoãn khác nhau.
Tuy nhiên, việc trì hoãn làm mất rất nhiều thời gian và có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Một khảo sát vào năm 2015 cho thấy, trung bình mỗi người mất hơn 55 ngày mỗi năm để trì hoãn, lãng phí khoảng 218 phút mỗi ngày để làm những việc không quan trọng. Đây là phép toán:
218 phút / ngày x 365 = 79570 phút = 55,3 ngày
Thật sự là rất nhiều thời gian lãng phí!
Chúng ta cần đối phó với sự trì hoãn từ nguồn gốc của nó và điều này hoàn toàn khả thi nếu ta hiểu rõ hơn về bản thân và thói quen xấu này được gọi là sự trì hoãn. Chỉ khi nhận ra điều này, ta mới có thể thành công trong việc đạt được mục tiêu của mình.
Vậy, ai là người trì hoãn? Hãy cùng khám phá 5 kiểu tính cách trì hoãn và tự nhận biết bạn thuộc loại nào.
5 dạng người trì hoãn
Có 5 lý do phổ biến khiến mọi người trì hoãn. Để giúp bạn nhận biết lý do dẫn đến việc trì hoãn và tự nhận ra loại trì hoãn của mình, dưới đây là 5 kiểu người trì hoãn.
Kiểu 1: Người theo đuổi sự hoàn hảo
Nguồn hình ảnh: lifehack.org
Những người này quá chú ý đến chi tiết. Họ lo lắng về việc làm đúng từng điểm và thường gặp khó khăn khi bắt đầu công việc vì sợ mình không làm tốt. Thậm chí khi họ đã bắt đầu, họ vẫn cảm thấy lo lắng và không dám tiếp tục.
Lời khuyên cho những người quá chú ý đến chi tiết
Thay vì để mình bị ám ảnh bởi chi tiết, hãy tập trung vào mục tiêu và đặt ra thời hạn cho từng công việc để đối phó với trì hoãn. Điều này sẽ giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc theo kế hoạch.
Ví dụ minh họa:
Nếu bạn phải viết một báo cáo, hãy rõ ràng về mục đích của nó trước tiên.
Nếu mục tiêu của báo cáo là trình bày các thay đổi về dữ liệu trong vài tháng gần đây, hãy tập trung vào số liệu và biểu đồ thay vì viết nhiều từ hoa mỹ. Quan trọng nhất là đạt được mục tiêu, không phải làm những việc không cần thiết.
Loại 2: Những người mơ mộng
Đây là những người thích lập kế hoạch lý tưởng hơn là thực hiện. Họ có tài năng sáng tạo cao nhưng thường gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc.
Lời khuyên cho những người mơ mộng
Để ngăn bản thân không bị mất kiểm soát bởi trí tưởng tượng với kiểu trì hoãn này, hãy tập trung bằng cách đặt ra các mục tiêu cụ thể và có thể đạt được mỗi ngày, sử dụng khung SMART. Chia nhỏ kế hoạch thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để bắt đầu thực hiện ngay.
Ví dụ minh họa:
Nếu bạn thấy muốn thức dậy sớm hơn mỗi ngày, hãy đặt mục tiêu cụ thể cho nó: “Trong 3 tuần tới, tôi sẽ thức dậy vào lúc 6:30 sáng hàng ngày”.
Sau đó, hãy chia mục tiêu này thành các công việc nhỏ:
• Từ hôm nay trở đi, tôi sẽ đi ngủ trước 11 giờ đêm.
o Đặt báo thức để nhắc tôi đi ngủ
o Lên kế hoạch gặp gỡ bạn bè sớm hơn để có thể đi ngủ sớm hơn
• Trong tuần đầu tiên, tôi sẽ thức dậy lúc 7:30 sáng kể cả vào những ngày nghỉ
Sáng cuối tuần, hãy dành thời gian cho việc đi dạo hoặc tập bơi.
Phân loại 3: Những người tránh trResponsibility / Người tự lừa dối
Những người lo lắng và sợ hãi trước những nhiệm vụ mà họ cảm thấy không thể thực hiện được. Họ thường chọn bỏ việc làm hơn là đối diện với sự phê phán khi gặp phải lỗi lầm.
Lời khuyên dành cho những người tránh trách nhiệm
Chúng ta đều biết việc kiểm tra email có thể trở nên hấp dẫn, nhưng đừng để email chiếm hết thời gian của bạn. Thường thì, email không quan trọng nhưng lại làm mất đi thời gian và năng lượng trước khi bạn nhận ra được điều đó.
Thay vì trì hoãn, hãy tập trung vào việc xử lý vấn đề tồi tệ nhất trước tiên. Bắt đầu ngày của bạn bằng việc giải quyết những công việc khó khăn nhất. Điều này sẽ tạo ra cảm giác thành tựu và động lực để bạn có một ngày làm việc hiệu quả.
Hãy cố gắng chia nhỏ các nhiệm vụ thành những phần nhỏ hơn. Hiểu rõ thời gian và năng lượng cần thiết cho mỗi nhiệm vụ và thực hiện tính toán thực tế.
Ví dụ minh họa:
Một bài báo dài 2000 từ có vẻ tốn thời gian và công sức, và đôi khi gây sợ hãi khi bắt đầu. Tuy nhiên, bạn có thể chia nhỏ nó thành các phần nhỏ hơn để làm cho nó trở nên dễ dàng hơn.
- Giới thiệu: khoảng 100 từ (15 phút)
- Mục lục (5 phút)
• Báo cáo về tình hình tài chính: sử dụng một biểu đồ và 100 từ để hỗ trợ nội dung (20 phút)
• Nghiên cứu mô tả: phân tích 3 trường hợp dựa trên mô hình kinh doanh mới với khoảng 400 từ cho mỗi trường hợp (mỗi trường hợp khoảng 40 phút)
• Kết luận: sử dụng khoảng 800 từ (30 phút)
Có vẻ dễ dàng hơn rất nhiều bây giờ phải không?
Loại 4: Người gây ra khủng hoảng
Những kẻ gây ra khủng hoảng thường tận dụng việc kéo dài thời gian làm việc đến phút cuối cùng. Họ cho rằng áp lực cuối cùng là yếu tố thú vị và quan trọng để họ đạt được hiệu suất cao nhất.
Một lời khuyên cho những người tạo ra tình trạng khủng hoảng
Việc vội vã hoàn thành công việc chỉ vì nghĩ rằng sẽ đạt được kết quả là một sự hiểu lầm. Thực tế, nó thường khiến bạn không còn thời gian để cải thiện công việc sau này.
Nếu bạn luôn để lại mọi thứ cho đến phút cuối cùng, hãy thử áp dụng phương pháp Pomodoro, một phương pháp được phát triển bởi doanh nhân người Ý Francesco Cirillo.
Phương pháp này tập trung vào làm việc trong các khoảng thời gian ngắn và tận dụng thời gian nghỉ ngơi để phục hồi năng lượng và tái khởi đầu.
Ví dụ minh họa:
Sử dụng đồng hồ bấm giờ và phân chia công việc phức tạp thành những phiên nhỏ, dễ quản lý. Giữa các phiên làm việc, hãy dành thời gian nghỉ ngơi để tái tạo năng lượng.
Mặc dù việc cho não của bạn được nghỉ ngơi thường xuyên có thể giúp tăng hiệu suất làm việc bằng cách làm mới năng lượng cho não, nhưng việc hoàn thành công việc sớm hơn sẽ tạo ra thời gian dư để cải thiện kết quả công việc của bạn.
Loại 5: Người bận rộn như con ong
Những người thường trì hoãn là những người khá kén chọn. Họ gặp khó khăn trong việc ưu tiên nhiệm vụ vì có quá nhiều công việc hoặc họ từ chối những công việc mà họ cảm thấy không xứng đáng với sự cố gắng của mình. Họ không biết cách chọn nhiệm vụ phù hợp nhất và thường chỉ đơn giản là trì hoãn quyết định.
Lời khuyên dành cho những người thường trì hoãn bận rộn
Khi đối mặt với tình huống trì hoãn, hãy xác định rõ những gì quan trọng nhất cho bạn. Ưu tiên những công việc quan trọng hơn những việc cấp bách, bởi vì không phải lúc nào việc cấp bách cũng là quan trọng. Thời gian và năng lượng của bạn có hạn, và việc không dành chúng cho những việc không quan trọng là không hợp lý.
Hãy xác định mục tiêu và kết quả mà bạn mong muốn từ các nhiệm vụ của mình. Các công việc quan trọng là những công việc mang lại giá trị lâu dài.
Trả lời email có nội dung 'Vui lòng liên hệ lại với tôi càng sớm càng tốt' có thể dường như là việc gấp gáp, nhưng trước khi bạn trả lời, hãy xem xét liệu nó quan trọng như thế nào so với các công việc khác.
Ví dụ:
Hãy tưởng tượng bạn nhận được email từ một khách hàng muốn biết tiến độ của dự án và mong bạn phản hồi nhanh chóng; trong khi đó, bạn cũng phải xử lý một sự cố sau sản xuất đang ảnh hưởng đến tất cả các dự án đang triển khai. Bạn sẽ ưu tiên công việc nào trước?
Dù việc trả lời email chỉ tốn ít thời gian và công sức nhưng lợi ích mang lại cũng ít vì bạn chỉ đáp ứng yêu cầu của một khách hàng. Trong khi đó, việc khắc phục sự cố sau sản xuất có thể tốn nhiều thời gian hơn, nhưng giá trị mà nó mang lại cũng lớn hơn rất nhiều vì việc giải quyết sự cố đó cứu vãn tất cả các dự án đang triển khai, từ đó mang lại lợi ích cho toàn bộ công ty.
Điểm quan trọng cần nhớ
Hầu hết các đặc điểm của người trì hoãn đều liên quan đến tư duy của họ. Người ta thường trì hoãn vì sợ hãi. Điều quan trọng là thay đổi thái độ đối với công việc để có thể ngừng trì hoãn.
Dù việc thay đổi suy nghĩ có vẻ là một công việc khó khăn, nhưng bằng cách thực hiện những hành động nhỏ hàng ngày, bạn sẽ dần quen với việc xử lý công việc — từ việc đặt ra mục tiêu, phân chia nhiệm vụ thành các phần nhỏ đến đánh giá giá trị của từng công việc.
