Tận dụng 10 kỹ thuật quản lý thông tin để Công ty luật phát triển mạnh mẽ hơn

Công cụ tìm kiếm dịch vụ của công ty luật cần phản ánh xu hướng người dùng hiện đại. Thay vì sử dụng mô hình tìm kiếm như Google, hãy tập trung vào trải nghiệm tìm kiếm giống như khi mua sắm trực tuyến. Sử dụng bộ lọc thông minh để đưa ra kết quả chính xác. Hầu hết các hãng luật đã có trang web, nhưng để đạt hiệu quả cao, họ cần xây dựng hệ thống thông tin linh hoạt, có thể lọc dễ dàng, gắn nhãn tài liệu và liên kết với luật sư chuyên môn. Nếu bạn hoàn thành ưu tiên này, bạn sẽ trải nghiệm sức mạnh của bộ lọc tìm kiếm, đã đưa các công ty lớn đến thành công.

Báo cáo công việc theo mẫu chuẩn đôi khi làm mất thời gian và không rõ ràng. Một danh sách checklist chi tiết có thể thay thế cho đoạn văn dài, mang lại hiệu suất tối ưu. Việc điền thông tin vào mẫu chuẩn thường tốn thời gian và đôi khi không hiệu quả. Checklist mang lại sự linh hoạt, dễ cập nhật và nâng cấp theo thời gian. Sau nhiều điều chỉnh, checklist sẽ trở thành mẫu tiêu chuẩn riêng của công ty. Hãy thử bắt đầu dự án báo cáo công việc với một checklist và đón nhận kết quả ngay lập tức.

Nhiều doanh nghiệp đang bỏ lỡ cơ hội thu thập thông tin quan trọng trong nội bộ doanh nghiệp. Hãy giao cho bộ phận chuyên nghiệp nhiệm vụ thu thập và kết nối thông tin, tạo ra hệ thống dữ liệu nội bộ mạnh mẽ. Các luật sư có thể dễ dàng tìm kiếm và so sánh với vấn đề của họ:

1. Đánh giá mức phí tiêu chuẩn trước đây và thiết lập các thoả thuận phí mới
2. Tham khảo các tiền lệ trong ngành
3. Tư vấn với chuyên gia trong công ty đã có kinh nghiệm xử lý tương tự
4. Đề xuất trao đổi ý kiến với luật sư có kinh nghiệm liên quan

Việc không tuân theo quy định về viết email trong công ty ngày càng trở nên phổ biến. Điều này dẫn đến việc khó kiểm soát thông tin đã được gửi đi dưới danh tính của công ty, gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin từ người tiền nhiệm để hoàn thiện hồ sơ khách hàng. Có nhiều lý do khiến luật sư không tuân theo quy định, và hệ thống công nghệ hiếm khi là vấn đề. Giải pháp là phải nghiên cứu và giải quyết lỗ hổng của từng cá nhân trong tổ chức. Sự tham gia chủ động của luật sư cấp cao trong quá trình giám sát cũng là điều cần thiết.

Mỗi nhóm được phép kiểm soát nội dung công việc và thiết kế trang web riêng, tăng cường hiệu suất làm việc nhóm và tạo ra một môi trường làm việc thân thiện. Việc triển khai một hệ thống công nghệ chuyên nghiệp là quan trọng để thu hút sự chú ý của luật sư đối với sáng kiến này. Một diễn đàn trực tuyến dành cho luật sư để trao đổi ý kiến sẽ là nơi họ có thể tự do sáng tạo, chia sẻ thông tin mới hữu ích, đó là chìa khóa để xây dựng một mạng lưới thành công.

Luật sư thường có đặc điểm riêng biệt – họ nghệ sĩ đa nghi, có khả năng xử lý tình huống khẩn cấp, khó gần, nhạy bén và tự chủ cao. Những đặc tính cá nhân này không chỉ hướng tới việc phục vụ khách hàng mà còn đôi khi làm cho họ khó quản lý. Tuy nhiên, chính những đặc điểm này giúp họ vượt qua mọi thách thức, chấp nhận trách nhiệm và từ đó nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

Rút kinh nghiệm sau mỗi sự cố là quá trình tập trung vào việc học từ những bài học – mục tiêu, tình huống thực tế, nguyên nhân và bài học rút ra từ đó. Hoạt động này, phổ biến trong các dịch vụ khác, đang trở nên quan trọng trong các công ty luật. Việc đánh giá mở cửa giúp cải thiện hiệu suất, làm transparent tài chính, tăng sự hài lòng của khách hàng và nâng cao tinh thần đồng đội.

Việc cải tiến thực hiện ý tưởng để giảm bớt sự tham gia của luật sư là quan trọng. Luật sư đưa ra giải pháp và học viên thực hiện. Mỗi luật sư biết cách xử lý tình huống cụ thể, trong khi học viên đóng góp ý kiến và được đào tạo định kỳ, với sự phê duyệt của luật sư. Tuy nhiên, phần lớn công việc nên được thực hiện bởi những người không phải là luật sư. Một nhóm do luật sư trưởng phát triển, tuân theo kế hoạch văn bản, thực hiện thay đổi thông qua đào tạo và tiếp thị luật.

Để cải thiện hiệu suất của công ty luật, quan trọng nhất là bắt đầu từ những nhóm nhỏ. Luật sư chuyên nghiệp có thể xác định những thay đổi quan trọng trong quá trình giải quyết vụ án. Công ty nên bắt đầu với hai hoặc ba nhóm đầu tiên. Khuyến khích mọi người đưa ra đề xuất hoặc vấn đề đang tồn đọng, cùng nhau làm sáng tỏ và đưa ra các giải pháp cụ thể. Lựa chọn các giải pháp phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty. Quá trình này không chỉ tạo ra những ý tưởng xuất sắc, mà còn kích thích sự tham gia của nhiều luật sư khác, từ đó tăng cường tinh thần đồng đội và sự hợp tác giữa họ.

Các sáng kiến thực thi hiệu quả cần phải phù hợp với chiến lược doanh nghiệp và được lựa chọn dựa trên giá trị mà chúng mang lại cho nhóm và độ khó trong thực hiện. Bắt đầu với những dự án có giá trị cao, xếp hạng từ dễ đến khó. Mặc dù một số ý tưởng dễ thực hiện nhưng có giá trị thấp có thể được xem xét, nhưng tránh sử dụng những ý tưởng khó mà giá trị lại thấp.