Buzz
Hiện nay có rất nhiều công cụ như Evernote, Pnotes và TodoList giúp người dùng tổ chức công việc và nhắc nhở nhiệm vụ hàng ngày. Tuy nhiên, không phải công cụ nào cũng phù hợp với mọi người. Trái lại, Gmail là một trong những công cụ tuyệt vời nhất cho việc này. Với một extension đặc biệt, người dùng có thể dễ dàng sử dụng Gmail để quản lý công việc một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Thủ thuật sử dụng Gmail để quản lý công việc này hoạt động tốt nhất trên trình duyệt Google Chrome. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể cài đặt extension Sortd Smart Skin for Gmail trên trình duyệt Firefox bằng cách cài extension Chrome trên Firefox.
Biến Gmail thành công cụ quản lý công việc
Trước tiên, để sử dụng Gmail làm công cụ quản lý công việc, bạn cần cài đặt tiện ích mở rộng có tên là Sortd Smart Skin for Gmail trên trình duyệt Chrome. Đồng thời, bạn cũng cần đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình. Nếu bạn chưa có tài khoản Gmail, hãy tạo ngay một tài khoản trước nhé.
Bước 1: Tải và cài đặt Sortd Smart Skin for Gmail trên trình duyệt Chrome. Lưu ý rằng bạn cần nhấn vào nút Add Extension để cho phép trình duyệt Google Chrome cài đặt tiện ích mở rộng Sortd Smart Skin for Gmail. Nếu bạn chưa có trình duyệt Google Chrome, hãy tải và cài đặt trình duyệt này trước.
Nhấn vào mục Add to Chrome.
Chọn mục Add Extension để thêm tiện ích mở rộng.
Bước 2: Sau khi hoàn tất việc tải xuống, mở Gmail và bạn sẽ thấy ngay một biểu tượng hình chú sóc nhỏ xuất hiện ở góc phải của thanh công cụ, đi kèm là thanh ngang chứa biểu tượng chữ Sortd màu đỏ.
Bước 3: Khi nhấn vào nút này, ứng dụng sẽ yêu cầu bạn cấp quyền truy cập cho tiện ích mở rộng. Hãy nhấn Allow để cấp quyền hoặc Deny để từ chối.
Bước 4: Sau khi cấp quyền truy cập cho Sortd Smart Skin for Gmail trên trình duyệt Google Chrome, giao diện của bạn sẽ được hiển thị như sau:
Nhiệm vụ: là danh sách các công việc cần thực hiện, Theo dõi: Các công việc sắp tới, Danh sách 1 và Danh sách 2: hai danh sách công việc.
Bước 5: Trên mỗi email trong hộp thư Gmail của bạn sẽ xuất hiện ba biểu tượng mới: Đặt nhắc nhở (Snooze until) để nhận thông báo sau một khoảng thời gian nhất định, Lưu trữ (Archive) để di chuyển email đó vào thư mục Tất cả thư, Xóa (Recycle) để xóa email đã chọn.
Bước 6: Sắp xếp và phân công công việc trong Gmail bằng cách kéo và thả từ hộp thư hoặc bạn cũng có thể nhấn vào biểu tượng dấu cộng ở dưới mỗi mục.
Di chuyển email đến mọi mục một cách dễ dàng.
Sau khi đã thêm email vào bảng phân công công việc trong Gmail, bạn có thể nhấp chuột phải vào email và áp dụng nhiều tính năng khác nhau như:
Thêm nhiệm vụ (Add task), Thêm danh sách mới (Add a list), Đổi tên danh sách (Rename list) và Xóa danh sách này (Delete this list).
* Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ dùng Gmail làm bảng phân công công việc còn có các tính năng hữu ích khác.
- Bạn có thể theo dõi các email đã được sắp xếp vào các danh sách công việc trong Gmail thông qua biểu tượng Sortd xuất hiện ở đầu mỗi email.
- Thanh công cụ Sortd có thể mở rộng hoặc thu gọn dễ dàng để phục vụ cho người dùng sử dụng Gmail làm bảng phân công. Bạn có thể xóa email từ trang chủ Gmail hoặc thông qua chính công cụ Sortd Smart Skin for Gmail.
Bạn cũng có thể dễ dàng đánh dấu để tạo điểm nhấn cho email được sắp xếp.
Trong mục Sortd, bạn sẽ thấy các mục mà bạn đã phân công trước đó.
Tính năng làm bảng phân công công việc trên Gmail chỉ là một trong những thủ thuật thú vị mà người dùng có thể khám phá. Ngay khi đăng ký Gmail, người dùng có thể chọn chuyển sang giao diện Inbox mới hoặc không. Ngoài ra, bạn cũng có thể đăng ký Gmail trên điện thoại thông qua ứng dụng Gmail từ CH Play.
Trước đây, người dùng chỉ có thể thay đổi mật khẩu Gmail qua máy tính, nhưng hiện nay, họ đã có thể thực hiện việc này trên điện thoại hoặc các thiết bị di động khác, miễn là có kết nối Internet. Thay đổi mật khẩu Gmail là biện pháp giúp bạn ngăn chặn nguy cơ bị hack hoặc mất thông tin cá nhân. Trong trường hợp xấu nhất, nếu bị hack, hãy xóa Gmail để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, nhưng hãy nhớ luôn sao lưu hoặc chuyển tiếp email để tránh mất mát dữ liệu.
Đối với thiết bị di động, bạn có thể tải
- Gmail cho thiết bị iOS: Tải Gmail cho iPhone
- Gmail cho thiết bị Android: Tải Gmail cho Android
Ngoài việc sử dụng Sortd Smart Skin for Gmail, Mytour cũng đề xuất bạn thử các ứng dụng ghi chú và nhắc nhở công việc khác như TodoList, Pnotes và Evernote để tìm cho mình một ứng dụng phù hợp nhất.
