Buzz
Gmail luôn là một trong những dịch vụ email phổ biến nhất hiện nay. Bạn sử dụng tài khoản Gmail của mình cho công việc, đăng ký các dịch vụ, khóa học, vì vậy hộp thư đến của bạn trở nên lộn xộn từng ngày.
Tải Gmail cho iOS
Việc tổ chức và quản lý hộp thư đến Gmail của bạn là quan trọng, nhưng đòi hỏi thời gian và công sức. Điều này không phải ai cũng có thể làm được. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn tạo ba loại bộ lọc cơ bản trong Gmail để tự động sắp xếp email của bạn.
Tạo bộ lọc trong Gmail
Bằng cách tạo một bộ lọc email, bạn sẽ đặt ra các quy tắc cho hộp thư đến của mình để xử lý email một cách tự động.
Để tạo một bộ lọc trong Gmail, đầu tiên bạn nhấp vào biểu tượng bánh xe dưới ảnh đại diện ở góc trên bên phải của hộp thư đến và chọn Cài đặt > Bộ lọc và Địa chỉ đã chặn. Sau đó, nhấp vào Tạo bộ lọc mới để bắt đầu cài đặt.
Trong bảng Tạo Bộ lọc, bạn cần chỉ định ít nhất một điều kiện - như địa chỉ email người gửi, chủ đề, hoặc từ khóa - để lọc email. Sau khi bạn làm điều đó, nhấp vào Tạo bộ lọc từ tìm kiếm này ở góc dưới cùng bên phải của bảng điều khiển.
Bước tiếp theo sẽ đưa bạn đến bảng điều khiển. Tại đây, bạn có thể chỉ định các thao tác bạn muốn Gmail thực hiện với những email phù hợp với tiêu chí tìm kiếm của bạn. Bạn có thể lưu giữ chúng, xóa hoặc đánh dấu là quan trọng... Chọn tất cả các tùy chọn mà bạn muốn áp dụng và nhấn vào nút Tạo Bộ lọc.
Bây giờ, hãy tìm hiểu tại sao bạn cần ba bộ lọc để quản lý email hiệu quả hơn.
1. Để di chuyển email vào một thư mục cụ thể
Nếu các email quan trọng từ công việc mà bạn nhận chỉ đến từ một hoặc vài domain, bạn có thể tạo một bộ lọc để giữ những email đó trong hộp thư đến của bạn và di chuyển những email khác vào một thư mục riêng.
Ví dụ, nếu 99% email liên quan đến công việc đều từ Mytour.com.vn, bạn có thể tạo một bộ lọc như sau:
- Không từ Mytour.com.vn.
- Bỏ qua hộp thư đến.
- Đánh dấu là “linh tinh”.
Khi bạn xem hộp thư đến, không có email nào liên quan đến công việc nữa.
2. Để chuyển email vào thư mục Hành động
Nếu bạn bị quá tải email, việc theo dõi những email cần xử lý trở nên khó khăn. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng bộ lọc để lọc các email cần phản hồi dựa trên người gửi, chủ đề hoặc từ khóa và di chuyển chúng đến một thư mục riêng.
Ví dụ, để đảm bảo bạn không bỏ lỡ việc trả lời bình luận, bạn có thể thiết lập một bộ lọc như sau:
- Xác định email với chủ đề [Mytour.com.vn] Bình luận:
- Bỏ qua hộp thư đến.
- Áp dụng nhãn Bình luận.
Bộ lọc này sẽ di chuyển tất cả các thông báo bình luận đến một thư mục riêng.
3. Để tự động xóa email
Ngăn chặn email tiếp cận hộp thư đến bằng cách xử lý chúng một cách tự động hơn là từng cái một trong hộp thư đến. Đó là lý do tại sao bạn nên sử dụng các tùy chọn Chặn và Hủy đăng ký của Gmail. Bạn cũng có thể sử dụng một công cụ hủy đăng ký thông minh như Unroll.me.
Nhưng làm thế nào để đối phó với các email từ các danh sách gửi không mong muốn yêu cầu hủy đăng ký hoặc từ những người mà bạn không thể chặn ngay cả khi muốn? Và những email trong hộp thư đến mà không biết bao nhiêu lần đã đánh dấu chúng là spam thì sao? Có một giải pháp ở đây:
- Tạo một bộ lọc để xác định email dựa trên địa chỉ người gửi.
- Hướng dẫn Gmail tự động xóa các email đó.
Nếu bạn không muốn xóa email mà chưa đọc, bạn có thể chọn Bỏ qua hộp thư đến (Thành công) để lưu trữ email đó. Sử dụng Áp dụng nhãn: nếu bạn muốn chúng được lưu trữ tại một nơi nào đó.
Lưu ý: Không click chuột phải vào nút Hủy đăng ký hoặc liên kết trong email spam. Đó là một trong những sai lầm dẫn đến việc bạn nhận được nhiều email spam hơn.
Dưới đây là cách tạo bộ lọc email cho Gmail để giúp bạn quản lý hộp thư đến một cách thuận tiện hơn. Với phương pháp này, bạn còn có thể tạo ra nhiều bộ lọc khác nhau theo nhiều tiêu chí khác nhau. Hãy thử và khám phá từng bước một để tạo ra những bộ lọc phù hợp nhất cho bạn nhé.
