Tạo Lập Bộ KPI Hiệu Quả Cho Phòng Nhân Sự

Đánh giá hiệu suất công việc là bước quan trọng để phát triển doanh nghiệp. Nhu cầu này tồn tại ở mọi bộ phận như kinh doanh, marketing, và cả nhân sự. Xây dựng KPI cho phòng nhân sự là chìa khóa để tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mục tiêu chiến lược.

KPI của phòng nhân sự là các chỉ số đo lường hiệu quả công việc mà phòng nhân sự cần đạt được.

Các chỉ số KPI cho phòng nhân sự thường dùng để đánh giá quá trình tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân tài... Nhờ các chỉ số này, doanh nghiệp đặt ra mục tiêu và theo dõi biện pháp đang thực hiện có hiệu quả hay không.

Các chỉ số này sẽ gắn liền với hoạt động của phòng nhân sự trong thời gian dài và dùng để đánh giá sự phát triển cũng như đưa ra các dự báo. Vì vậy, cần xác định rõ ngay từ đầu. Khi thiết lập KPI cho phòng nhân sự, cần lưu ý bốn điểm sau:

Tần suất: xác định tần suất phù hợp để xem xét từng KPI.

Ví dụ: nếu doanh nghiệp muốn đo lường thời gian trung bình mà nhân viên làm việc tại công ty, cần xác định các yếu tố sau:

• Đối tượng cần đánh giá: số năm trung bình mà một nhân viên làm việc tại công ty

• Mục tiêu: 4 năm

• Nguồn: phần mềm nhân sự

• Tần suất: hàng quý

KPI là công cụ cơ bản của phòng nhân sự, bất kể để phát triển kế hoạch chiến lược hay thực hiện các vấn đề kiểm toán bộ phận. Mỗi công ty cần xác định các chỉ số KPI phù hợp với nhu cầu riêng của họ. Tuy nhiên, có một số chỉ số chính mà doanh nghiệp cần đánh giá. Đây cũng là các KPI phổ biến nhất của phòng nhân sự, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất.

Môi trường làm việc của công ty có tốt hay không? Hiệu suất công việc có như mong đợi hay không? Cách tốt nhất để có câu trả lời cho các vấn đề này là tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên đối với môi trường làm việc và xem xét kết quả nhằm phát hiện các vấn đề tiêu cực, đồng thời có giải pháp cải thiện. Môi trường làm việc là yếu tố quan trọng quyết định tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên, cải thiện tinh thần làm việc của họ và tạo dựng thương hiệu tuyển dụng nhằm thu hút nhân tài.

Cách tính chỉ số này không quá khó, bạn có thể sử dụng cách thức khá đơn giản sau đây cho doanh nghiệp của mình. Hãy yêu cầu nhân viên xếp loại môi trường làm việc theo thang điểm từ 1 đến 10, sau đó tính số liệu trung bình của tất cả các câu trả lời.

Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên thể hiện khả năng giữ chân nhân tài của các doanh nghiệp. Nói cách khác, chỉ số này cho biết khoảng thời gian gắn bó trung bình của một nhân viên đối với doanh nghiệp, điều này cũng thể hiện sự ổn định về mặt nhân sự của doanh nghiệp. Tỷ lệ nghỉ việc cao khiến công ty tốn kém tiền bạc vì mất đi nhân tài và chi phí cho việc tuyển dụng. Đây cũng có thể là dấu hiệu cho thấy mức lương đang thấp hơn so với thị trường hoặc là môi trường làm việc không tốt.

Cách tính: (số lượng nhân viên rời bỏ công ty trong một năm / số lượng nhân viên trung bình trong năm đó) x 100

Độ phổ biến của việc vắng mặt thể hiện tỷ lệ số ngày nhân viên vắng mặt so với số ngày làm việc trong một khoảng thời gian, như một tháng, một quý hoặc một năm. Khi đánh giá độ phổ biến của việc vắng mặt, bạn có thể xác định tỷ lệ số ngày mà nhân viên vắng mặt trong mỗi kỳ.

Chỉ số này giúp phòng nhân sự dự đoán tình trạng vắng mặt của nhân viên hoặc phát hiện các vấn đề liên quan đến cách thức hoạt động của công ty.

Chỉ số này cho biết doanh nghiệp mất bao lâu để tuyển dụng thành công một nhân viên mới. Bằng cách tính toán chỉ số này, bạn có thể giải quyết các vấn đề liên quan đến việc tiết kiệm thời gian và nguồn lực của công ty cũng như cải thiện hiệu suất tuyển dụng.

Để tính toán chỉ số này, bạn cần xác định số ngày diễn ra đợt tuyển dụng, tính từ lúc đăng tin tuyển dụng đến ngày nhân viên mới bắt đầu làm việc, sau đó tính trung bình cho toàn công ty. Khi tính chỉ số này, bạn cần có một mẫu đủ lớn, vì sẽ có một số vị trí khó tuyển dụng hơn các vị trí khác.

Chỉ số này thể hiện chi phí mà doanh nghiệp cần bỏ ra để tuyển dụng một nhân sự mới. Những yếu tố cần xem xét khi tính toán chỉ số này bao gồm:

• Chi phí tìm kiếm và tuyển dụng: bao gồm phí quảng cáo, phí đăng tin tuyển dụng trên các nền tảng trực tuyến, thời gian của nhà tuyển dụng, chi phí của hệ thống quản lý tuyển dụng.

• Chi phí đào tạo: bao gồm tài liệu học tập, chi phí trả cho giảng viên…

Cách tính: (tổng chi phí tuyển dụng nội bộ + tổng chi phí tuyển dụng thuê ngoài) / (tổng số nhân viên được tuyển dụng trong một khoảng thời gian)

Tỷ lệ này giúp xác định phương pháp hoặc kênh tuyển dụng phù hợp để thu hút ứng viên phù hợp nhất. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp so sánh và tối ưu hóa quy trình tuyển dụng để giảm chi phí liên quan.

Công thức tính: (số lượng ứng viên được chọn / tổng số ứng viên) x 100

Chỉ số này là một phần quan trọng của KPI phòng nhân sự. Nó đánh giá mức độ thực hiện biện pháp an toàn lao động và hiệu quả của chúng. Thông tin này đặc biệt nhạy cảm trong một số lĩnh vực. Chỉ số này được tính dựa trên số tai nạn có thương tích trên mỗi triệu giờ làm việc trừ đi số người lao động chịu rủi ro.

Cách tính: (số vụ tai nạn có thương tích x 1.000.000) / (tổng số giờ làm việc - số người chịu rủi ro).

Đầu tiên, KPI cần đi sâu vào các nhiệm vụ cụ thể hoặc hành động. Ví dụ: giảm tỷ lệ nghỉ phép của nhân viên 2%. Sau đó, chỉ số này phải được đo lường, phải có khả năng thực hiện, và phải liên quan đến doanh nghiệp và cung cấp thông tin có giá trị. Cuối cùng, mỗi KPI cần có thời gian hạn chế và phải được đánh giá thường xuyên.