Buzz
Đôi khi, khi bạn thường xuyên xử lý nhiều văn bản giống nhau, chỉ cần thiết lập một lần cho toàn bộ văn bản sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các thông số quan trọng khi soạn thảo.
1. Chuyển Đổi Đơn Vị Từ Inch Sang Cm
- Thông thường ở Việt Nam, chúng ta sử dụng đơn vị đo là cm, trong khi Word mặc định là inch. Hãy thay đổi sang đơn vị cm để dễ dàng trong việc căn chỉnh lề và các thao tác khác.
- Bạn vào thẻ File và chọn Option.
- Trong hộp thoại hiển thị, chọn thẻ Advanced, di chuyển đến thẻ Display. Tại mục Show measurements in Unit of, chọn Centimeters. Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất.
2. Chọn Thư Mục Mặc Định Lưu File Sau Khi Soạn Thảo
- Tùy thuộc vào công việc, bạn có thể lưu định dạng file .doc hoặc .docx cho văn bản của mình. Hãy thiết lập thư mục lưu mặc định để tiện theo dõi.
- Bạn vào thẻ File và chọn Option, nhưng hãy chọn thẻ Save.
+ Tại mục Save file in this format, chọn định dạng lưu file áp dụng cho tất cả văn bản. Tùy thuộc vào công việc của bạn, bạn có thể lưu .doc hoặc docx.
+ Tại Default file location: Thiết lập thư mục lưu file mặc định. Hãy tạo một thư mục riêng cho công việc của bạn, sau mỗi lần soạn thảo, chỉ cần nhấn Save mà không cần phải chọn nơi lưu file. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện cho công việc của bạn.
3. Tắt Tính Năng Cảnh Báo (Dấu Gạch Chân) Của Word
- Bạn cảm thấy khá phiền toái khi nhìn thấy chữ bị gạch chân bởi những dấu gạch đỏ lòe loẹt. Hãy khẳng định rằng văn bản của bạn không có lỗi. Vì Word chưa hỗ trợ chữ Tiếng Việt, nên có cảnh báo này. Bạn chỉ cần bỏ tất cả các dấu tích trong phần When correcting spelling and grammar in Word (như hình minh họa).
4. Thiết lập Căn Lề Mặc Định Cho Tất Cả Các File
- Bạn chọn tab Page Layout, sau đó chọn Page Setup để mở hộp thoại page setup. Tại thẻ Margins, bạn đặt lề cho văn bản:
+ Top: Lề trên
Dưới: Lề phía dưới
Bên Trái: Lề ở phía trái
Bên Phải: Lề ở phía phải
Hướng Dọc: Giấy hướng dọc
Hướng Ngang: Giấy hướng ngang.
- Để chọn kích thước giấy, bạn nhấn vào Tab Paper. Tại mục Paper Size, chọn A4. Bạn cũng có thể tùy chọn ở mục Width hoặc Height. Cuối cùng, nhấn chọn Set As Default để áp dụng thiết lập này cho toàn bộ văn bản.
5. Thiết lập mặc định về font chữ, cỡ chữ áp dụng cho tất cả các file
- Chỉ cần 1 lần thiết lập, bạn có thể áp dụng cho toàn bộ các văn bản khác mà không cần phải thiết lập lại. - Nhấn vào thẻ Font. Hộp thoại xuất hiện, bạn chọn:
Danh mục Font: Bạn chọn kiểu chữ
Danh mục Kiểu chữ: Bạn chọn kiểu hiển thị chữ
Danh mục Kích cỡ: Lựa chọn cỡ chữ.
- Lưu ý nhấn chọn vào Set As Default để đặt thiết lập mặc định cho tất cả các file khác. Từ giờ, bạn sẽ không cần phải thiết lập lại font chữ, cỡ chữ mỗi khi tạo văn bản mới.
Dưới đây là những ghi chú quan trọng giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi soạn thảo văn bản. Chúc bạn đạt được nhiều thành công.
