Buzz
Nhiều người thường lo lắng về trình độ học ngoại ngữ của họ có đủ để viết thư giao dịch hiệu quả hay không, đặc biệt là những bạn tốt nghiệp chuyên ngành như Kế toán, Tài chính, Quản trị...
Thực tế không phức tạp như mọi người nghĩ. Một thư thương mại quốc tế hiệu quả thường sử dụng những câu đơn giản, ngắn gọn và ngôn ngữ dễ hiểu. Thư càng dễ hiểu thì hiệu quả càng cao. Khó khăn chính là diễn đạt sao cho thư mạch lạc, các câu liên kết chặt chẽ theo một logic hợp lý.
Hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn tự tin hơn về ngữ pháp tiếng Anh trong việc giao dịch qua email và tạo ấn tượng tốt trong cuộc đàm phán đầu tiên.
1. Cách xưng hô
Trước hết, hãy đảm bảo bạn viết đúng tên của người nhận. Bạn cũng cần xác nhận giới tính và chức vụ chính xác của họ. Người Anh thường sử dụng Ms. đối với phụ nữ và Mr. đối với nam giới. Chỉ sử dụng Mrs. khi bạn chắc chắn rằng người phụ nữ đã kết hôn.
Người bản xứ thường chỉ sử dụng tên viết tắt trong những tình huống thân mật hoặc sau khi đã có sự giao tiếp, trao đổi trong một khoảng thời gian dài. Nếu không biết tên của người nhận và không thể tìm được thông tin, bạn có thể viết “To Whom It May Concern” (tới những ai có liên quan). Trong văn phong của người Mỹ, sau lời chào bạn sẽ cần thêm dấu phẩy. Ví dụ: Dear Ms Mackenzie, …
2. Đoạn khởi đầu
2. Đoạn khởi đầu
- Tôi hi vọng bạn đang có một mùa hè thú vị. (I hope you are enjoying a fine summer).
- Cảm ơn bạn vì bức thư tốt đẹp ngày 5 tháng 1. (Thank you for your kind letter of January 5th).
- I stumbled upon an advertisement for your company in The Star today. (Tôi vô tình phát hiện quảng cáo của công ty anh trên tờ The Star hôm nay).
- It was delightful to meet you at the conference this month. (Rất vui được gặp anh tại hội nghị tháng này).
- I value your patience in awaiting a response. (Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn của anh khi đợi phản hồi).
- Sau khi chào hỏi ngắn gọn, hãy trình bày những điểm chính của thư trong một hoặc hai câu. Ví dụ:
- I'm writing to inquire about... (Tôi viết thư để hỏi về….)
- I'm intrigued by the job vacancy advertised on your company's website. (Tôi rất quan tâm đến vị trí công việc được rao trên trang web của công ty anh/chị).
- We would like to extend an invitation to you for an exclusive luncheon on April 5th. (Chúng tôi rất mong muốn mời anh/chị tham dự một buổi trưa dành riêng cho các thành viên vào ngày 5/4).
3. Các đoạn tiếp theo
Sử dụng một số đoạn văn ngắn để mô tả chi tiết hơn về vấn đề bạn muốn nói đến. Nếu một đoạn đã diễn đạt đủ ý của bạn, đừng cố viết thêm để làm cho bức thư dài hơn. Nếu bạn muốn đề cập đến các vấn đề nhạy cảm như từ chối một đề nghị hoặc thông báo cho một nhân viên về việc sa thải, hãy viết về nó ở các đoạn tiếp theo thay vì ở phần đầu của thư. Dưới đây là một số cách thông báo những thông tin khó khăn như vậy:
- Chúng tôi xin thông báo rằng... (We regret to inform you...)
- It is with deep sorrow that we... (Vô cùng buồn bã, chúng tôi…)
- After thorough consideration, we have reached a decision... (Sau khi xem xét cẩn thận, chúng tôi đã đưa ra quyết định…)
4. Phần kết
Phần kết trong thư cần chứa yêu cầu, ghi chú về các tài liệu đi kèm (nếu có). Nếu cần, bạn có thể thêm địa chỉ liên hệ của mình vào phần này. Dưới đây là một số cách phổ biến để kết thúc một thư thương mại:
- I am eagerly anticipating... (Tôi rất mong đợi…)
- Kindly reply at your earliest convenience. (Xin vui lòng phản hồi ngay khi có thể).
Còn nhiều bài học tiếng Anh giao tiếp hàng ngày khác. Các bạn hãy tiếp tục theo dõi nhé
