TeamViewer là gì? Lợi, hạn chế và cách sử dụng TeamViewer

Nếu bạn thường xuyên làm việc từ xa hoặc hỗ trợ kỹ thuật, có thể bạn đã nghe nói đến TeamViewer là gì. Với các tính năng như chia sẻ màn hình, gửi tập tin, TeamViewer giúp công việc từ xa trở nên dễ dàng và hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu các ưu điểm, nhược điểm và cách sử dụng như sau nhé.

TeamViewer là gì?

Chắc hẳn không ai quá xa lạ với TeamViewer, đặc biệt những người làm công việc về hỗ trợ helpdesk. TeamViewer là sản phẩm cốt lõi của công ty phát triển TeamViewer AG. Đây là công cụ hỗ trợ và truy cập từ xa, cho phép người dùng kết nối với một máy tính khác từ mọi nơi trên thế giới. Bạn phải nhập ID và mật khẩu của đối tác vào TeamViewer và kết nối được thiết lập ngay lập tức.

Ứng dụng này không chỉ đơn giản là công cụ điều khiển từ xa. Bạn có thể sử dụng máy ảnh hoặc micrô của thiết bị khi kết nối với máy tính khác. TeamViewer hỗ trợ kết nối giữa nhiều loại thiết bị khác nhau như máy tính để bàn, laptop, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Nó cho phép chia sẻ tập tin và màn hình, thực hiện các cuộc họp trực tuyến và hỗ trợ các hệ điều hành khác nhau.

TeamViewer được phát triển lần đầu vào năm 2005 và từ đó đã trở thành một công cụ quan trọng với nhiều tính năng mở rộng. Hiện nay, TeamViewer đã có mặt trên hơn hai tỷ thiết bị khác nhau và không chỉ được sử dụng cho cá nhân mà còn cho doanh nghiệp. Khả năng tương thích đa nền tảng và giao diện thân thiện giúp nó trở nên dễ sử dụng và phổ biến.

Ưu và nhược điểm của TeamViewer

TeamViewer là công cụ quản lý từ xa, giúp các nhà cung cấp dịch vụ CNTT giám sát hệ thống, điểm cuối và mạng không bị ràng buộc địa lý. Phần mềm hỗ trợ giám sát các thiết bị như Windows, macOS và Linux để phát hiện sớm sự cố. Mặc dù có nhiều ưu điểm và phổ biến, TeamViewer vẫn có một số hạn chế. Hãy cùng tìm hiểu các điểm mạnh và yếu của TeamViewer!

Ưu điểm của TeamViewer

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, nhiều tính năng hữu ích… Tất cả những điều này làm nên sự ưa chuộng của TeamViewer trong việc truy cập từ xa. Dưới đây là những điểm mạnh chính của TeamViewer.

• TeamViewer dễ cài đặt và cập nhật.
• TeamViewer cho phép chia sẻ tệp tin từ nhiều vị trí khác nhau.
• TeamViewer hỗ trợ gọi video, nhắn tin và gọi thoại từ xa.
• TeamViewer hỗ trợ đa nền tảng như Android, Linux, BlackBerry, Windows và Mac.
• TeamViewer miễn phí cho mục đích phi thương mại.
• TeamViewer cung cấp quyền truy cập từ xa vào các thiết bị khác.
• TeamViewer hỗ trợ tổ chức các buổi đào tạo trực tuyến với tối đa 25 thành viên mỗi phiên.

• TeamViewer giúp tăng khả năng bán hàng.
• TeamViewer không yêu cầu cấu hình đặc biệt cho bộ định tuyến.
• Người dùng có thể truy cập dữ liệu và ứng dụng quan trọng dễ dàng từ mọi nơi.
• TeamViewer cung cấp hỗ trợ khách hàng tốt.
• TeamViewer hỗ trợ in ấn và trò chuyện từ xa mà không yêu cầu cấu hình đặc biệt. Đặc biệt, nó còn hỗ trợ mở và điều khiển máy tính từ xa (Wake On LAN – WOL).
• Với TeamViewer, người dùng có thể chia sẻ toàn bộ màn hình hoặc màn hình của bất kỳ ứng dụng nào.
• TeamViewer giúp truyền tập tin một cách dễ dàng thông qua các dịch vụ lưu trữ trực tuyến như OneDrive, Box và Google Drive được tích hợp.
• TeamViewer cung cấp tính năng kéo và thả để chia sẻ tệp từ hệ thống này sang hệ thống khác.

Nhược điểm của TeamViewer là gì?

Không có phần mềm nào không có nhược điểm, và TeamViewer cũng vậy. Nó vẫn có một số hạn chế nhưng không làm giảm đi sự phổ biến của nó. Dưới đây là một số nhược điểm bạn cần biết khi sử dụng TeamViewer.

• TeamViewer không miễn phí cho mục đích thương mại. Các doanh nghiệp cần phải trả phí bản quyền và chi phí này có thể khá cao.
• TeamViewer không hỗ trợ chia sẻ các tập tin lớn và việc truyền dữ liệu có thể không ổn định.
• TeamViewer không hoạt động qua máy chủ proxy.
• TeamViewer yêu cầu kết nối Internet ổn định để hoạt động.
• Mỗi hệ thống đều cần cài đặt một phiên bản TeamViewer để kết nối.
• Máy tính chỉ có thể truy cập khi cả hai bên đều 'online' và đã cho phép kết nối.
• Vẫn tồn tại rủi ro về việc bị tấn công tài khoản và giả mạo trên TeamViewer.

TeamViewer hoạt động như thế nào?

Sau khi đã tìm hiểu về TeamViewer và các ưu nhược điểm của nó, chúng ta sẽ tìm hiểu nguyên tắc hoạt động của phần mềm này. Mỗi thiết bị hoặc người dùng đều có một mật khẩu riêng. Cả hai bên phải cung cấp xác thực để thiết lập kết nối điều khiển từ xa, và điều này phải được sự cho phép từ cả hai hoặc nhiều bên.

Để sử dụng TeamViewer, bạn sẽ nhận được một ID từ máy chủ trung gian của họ. Ứng dụng khách tạo một kết nối an toàn giữa hai thiết bị. Bạn cần nhập ID để TeamViewer có thể kết nối với người dùng bên kia. Sau đó, hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu để xác nhận. Sau khi nhập mật khẩu, kết nối sẽ được thiết lập hoàn tất và quá trình liên lạc an toàn có thể bắt đầu.

Theo cài đặt mặc định, cổng 80 là cổng được sử dụng để kết nối với máy chủ trung tâm. Khi kết nối được thiết lập, ID duy nhất sẽ được cấp để máy chủ có thể nhận diện bạn đang online. TeamViewer mã hóa các kết nối giữa các thiết bị, bảo vệ đường truyền khỏi sự truy cập của bên thứ ba. Điều này giúp bảo vệ thông tin của bạn.

Cách cài đặt phần mềm TeamViewer

Việc cài đặt TeamViewer rất đơn giản, chỉ cần vài cú click chuột là bạn đã hoàn tất. Dưới đây là hướng dẫn cài đặt TeamViewer trên thiết bị của bạn.

Bước 1: Tải ứng dụng TeamViewer về. Bạn có thể tải từ trang web, Google Play Store hoặc App Store. Tìm và nhấn vào biểu tượng ‘TeamViewer’ để tải về. Sau khi hoàn tất tải xuống, mở ứng dụng để bắt đầu quá trình cài đặt.

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản người dùng của bạn. Sau đó, hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu của TeamViewer để tiếp tục. Hãy chọn mục đích sử dụng cho cá nhân hoặc thương mại. Bạn sẽ đăng nhập bằng ID và mật khẩu duy nhất được cung cấp. Nếu bạn chưa có tài khoản, hệ thống sẽ nhắc bạn đăng ký.

Lưu ý: Đối với tài khoản doanh nghiệp, bạn cài đặt TeamViewer, tạo tài khoản và thiết lập Easy Access từ tab Điều khiển từ xa. Để nâng cao bảo mật, chúng tôi khuyên bạn nên kích hoạt xác thực hai yếu tố. Đối với tài khoản cá nhân, bạn chỉ cần cài đặt TeamViewer trên máy tính cá nhân. Sau đó, bạn đăng nhập vào tài khoản TeamViewer đã tạo trước đó. Với Easy Access được thiết lập trên máy tính văn phòng, bạn có thể kết nối chỉ bằng một cú nhấp chuột từ danh sách Máy tính & Danh bạ.

Hướng dẫn chi tiết cài đặt TeamViewer Remote Control

Sau khi hoàn tất việc tải về và cài đặt, bạn cần bắt đầu cài đặt sơ bộ tài khoản. Hãy cùng tìm hiểu cách thiết lập sơ bộ TeamViewer dưới đây.

Bước 1: Mở TeamViewer trên thiết bị của bạn. Sau đó, chuyển đến tab Điều khiển từ xa để bắt đầu thiết lập.

Bước 2: Lựa chọn loại kết nối, sau đó nhập ID hoặc mật khẩu được cung cấp bởi máy chủ. Tiếp theo, nhấn vào ‘Kết nối’ để bắt đầu truy cập từ xa. Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng, hệ thống sẽ yêu cầu bạn tạo mật khẩu. TeamViewer cho phép bạn sử dụng một mật khẩu cho tất cả các phiên truy cập trên các thiết bị, tuy nhiên việc thiết lập mật khẩu mới cho mỗi thiết bị bạn kết nối là điều được khuyến khích.

Bước 3: Nếu bạn đang truy cập từ xa vào thiết bị của người khác, họ cần cung cấp ID và mật khẩu của họ. Sau đó, bạn nhập ID và mật khẩu đã được cung cấp để điều khiển thiết bị của họ từ xa.

Vậy là bạn đã hoàn tất việc thiết lập TeamViewer rồi đấy. Bây giờ bạn có thể bắt đầu sử dụng các tính năng của nó.

Cách thiết lập cuộc họp bằng TeamViewer

Bạn muốn tổ chức cuộc họp với đối tác, khách hàng hoặc đồng nghiệp bằng TeamViewer? Để biết cách thiết lập cuộc họp với TeamViewer, hãy khám phá các bước dưới đây nhé.

Cách bắt đầu cuộc họp trên TeamViewer

Bạn có thể tự tạo cuộc họp hoặc tham gia lời mời họp từ người khác. Để bắt đầu cuộc họp với TeamViewer, hãy làm theo hướng dẫn sau đây.

Bước 1: Chọn ‘Meeting’ từ giao diện chính của TeamViewer. Nhấp vào ‘Bắt đầu cuộc họp’ để tạo cuộc họp mới. Nếu bạn được mời tham gia, nhập ID và tên tại 'Tham gia cuộc họp'. Nhấp vào ‘Chấp nhận’ và nhập mã từ máy chủ. Khi cuộc họp bắt đầu, màn hình máy tính của bạn sẽ không được chia sẻ. Ngoài ra, camera và micro của bạn cũng sẽ tắt.

Bước 2: Nếu bạn muốn chia sẻ màn hình desktop của mình, nhấp vào Chia sẻ Màn hình. Một khung màu xanh lá sẽ xuất hiện để cho biết màn hình của bạn đã được chia sẻ thành công. Để dừng chia sẻ màn hình, bạn có thể nhấp vào biểu tượng Dừng. Để tiếp tục chia sẻ màn hình, hãy nhấp vào Chọn Màn hình > Yêu cầu Chia sẻ Màn hình.

Bước 3: Để kích hoạt camera hoặc micrô, bạn nhấp vào biểu tượng tương ứng. Khi chúng chuyển sang màu xanh lục, nghĩa là chúng đã được kích hoạt. Bạn cũng có thể kích hoạt cả máy ảnh và micrô cùng một lúc bằng cách nhấp vào cả hai biểu tượng và chờ chúng chuyển sang màu xanh lá.

Lên lịch cuộc họp trên TeamViewer

Lên lịch cuộc họp trên TeamViewer là gì? Đó là bạn có thể chuẩn bị cuộc họp sẽ được tổ chức vào thời điểm nhất định. Bạn có thể sử dụng lại cùng một ID cho các cuộc họp định kỳ có cùng chủ đề. Bạn cũng có thể đặt mật khẩu để chỉ những người được mời mới có thể tham gia. Lưu ý rằng bạn chỉ có thể sử dụng tính năng này nếu bạn đã đăng nhập bằng tài khoản TeamViewer của mình. Để lên lịch cuộc họp, vui lòng làm theo các bước dưới đây:

Bước 1: Truy cập vào Scheduler > New Meeting.

Bước 2: Trong hộp thoại Schedule a Meeting, bạn nhập các thông tin cần thiết và ngày giờ của cuộc họp. Đừng quên đặt mật khẩu nếu cần thiết. Sau đó nhấn Save.

Bước 3: Tiếp tục trong tab Scheduler, chọn cuộc họp bạn muốn kích hoạt và nhấn Start. Cuộc họp sẽ bắt đầu ngay lập tức và những người được mời có thể tham gia.

Cuộc họp này sẽ tiếp tục hiển thị trong Scheduler cho đến khi bạn xóa nó bằng cách thủ công. Bạn có thể gửi lời mời tham gia cuộc họp định kỳ qua email hoặc các phương thức khác. ID và mật khẩu sẽ không thay đổi (trừ khi bạn tự đổi lại mật khẩu). Những người tham gia có thể dùng cùng thông tin xác thực để tham gia cuộc họp. Để đảm bảo an toàn, bạn có thể muốn thay đổi mật khẩu thường xuyên. Hãy thông báo cho những người tham gia về những thay đổi này.

Sửa đổi và xóa cuộc họp trên TeamViewer là gì?

Bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa cuộc họp đã lên lịch bất cứ lúc nào. Sau khi thay đổi ngày, ID của cuộc họp vẫn có thể sử dụng lại. Để thay đổi thông tin cuộc họp, bạn vào tab Scheduler, chọn cuộc họp cần chỉnh sửa và nhấp vào nút Sửa. Hộp thoại Schedule a Meeting xuất hiện và bạn có thể điều chỉnh thông tin nếu cần. Nhấn Save để lưu các thay đổi. TeamViewer sẽ tự động gửi email thông báo về những thay đổi cho những người tham gia cuộc họp.

Nếu bạn không còn cần cuộc họp đã lên lịch, bạn có thể xóa nó bất cứ lúc nào. Đơn giản chỉ cần vào tab Scheduler, chọn cuộc họp cần xóa và nhấn nút Xóa. ID cuộc họp sẽ không còn có sẵn sau khi bạn xóa.

Cách mời tham dự cuộc họp trên TeamViewer

Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, bạn cần biết cách mời người khác tham dự cuộc họp trên TeamViewer như thế nào. Hướng dẫn mời khách như sau:

Bước 1: Tiếp tục vào tab Scheduler, chọn cuộc họp bạn muốn mời người tham gia và nhấn vào nút Mời.

Bước 2: Hộp thoại Mời Người Tham Gia sẽ hiện ra với đầy đủ thông tin để những người tham gia có thể tham dự cuộc họp. Thông tin này bao gồm liên kết truy cập, ID cuộc họp, mã dial-in, và mật khẩu.

Bước 3: Bạn có thể chọn Mở qua Email để gửi lời mời qua email hoặc sao chép để gửi lời mời bằng cách khác.

Mong rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về TeamViewer. Nếu bạn muốn khám phá thêm về các phần mềm trực tuyến khác, hãy truy cập vào các bài viết dưới đây.