Buzz
Định dạng CSV là gì?
CSV viết tắt của 'Comma Separated Values', là định dạng tập tin chứa dữ liệu văn bản, trong đó các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy. Được sử dụng phổ biến trong việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng, CSV là công cụ hữu ích cho việc nhập và xuất dữ liệu phức tạp giữa các ứng dụng khác nhau.
Cấu trúc của tệp CSV
Cấu trúc của file CSV là gì? File CSV khá đơn giản, chỉ bao gồm danh sách dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy. Một file CSV thường có ba phần:
- Phần đầu tiên: Đại diện cho tiêu đề của các cột trong bảng, chỉ ra tên của mỗi cột.
- Phần thứ hai: Là nội dung dữ liệu tại cột cuối cùng trong bảng.
- Phần thứ ba: Là các hàng có cấu trúc tương tự và theo thứ tự tương ứng với nội dung của từng cột trong bảng.
Ví dụ về định dạng file CSV là gì:
Giả sử bạn có một danh sách các sản phẩm trong cửa hàng và muốn lưu thông tin này dưới dạng file CSV. Bạn có các cột như 'Tên sản phẩm', 'Giá', 'Số lượng', 'Danh mục'. Mỗi hàng trong file CSV sẽ biểu diễn thông tin của một sản phẩm cụ thể, với các giá trị trong từng cột được phân tách bằng dấu phẩy.
Tên sản phẩm, Giá, Số lượng, Danh mục
Áo thun trắng, 10.99, 50, Quần áo dành cho nam
Quần jeans màu đen, 29.99, 30, Quần áo nam
Áo sơ mi màu trắng, 19.99, 20, Quần áo dành cho nam
Áo len nữ tính, 25.99, 40, Quần áo dành cho nữ
So sánh file CSV và file Excel
Sau khi hiểu rõ về file CSV là gì cũng như cấu trúc của nó, có thể bạn sẽ tự hỏi liệu file CSV và Excel có giống nhau không? Cách phân biệt như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong phần nội dung dưới đây của Mytour.
Về dung lượng
File CSV là gì? Đây là một loại tệp văn bản, thường được gọi là 'tệp phẳng'. So với Excel, file CSV không có các hàm, định dạng, macro,... Do đó, file CSV thường nhẹ hơn rất nhiều. Tuy nhiên, điều này cũng đồng nghĩa với việc file CSV không thể lưu trữ các thao tác, bộ lọc, hay các tính năng hàm phức tạp như Excel.
Về cấu trúc file
File CSV là gì? Đây chỉ là một loại tệp văn bản đơn giản không có cấu trúc hoặc tiêu chuẩn cụ thể. Ngược lại, Excel được tiêu chuẩn hóa và có các cấu trúc phức tạp để đáp ứng nhu cầu tính toán đa dạng của người dùng hiện nay.
Về khả năng kết nối
Trong Excel, có thể dùng các tiện ích bổ sung để liên kết với nguồn dữ liệu ngoài và nhập thêm dữ liệu. Excel cũng cung cấp tính năng kiểm tra dữ liệu để theo dõi và sử dụng chức năng nhận xét. Nhưng tất cả các tính năng này không áp dụng cho file CSV.
Về định dạng file
File Excel thường có định dạng .xls hoặc .xlsx khi lưu, trong khi file CSV thường có định dạng .csv và dung lượng nhẹ hơn rất nhiều so với Excel.
Về khả năng mở và chỉnh sửa nội dung
Không thể mở hoặc chỉnh sửa nội dung của file Excel bằng phần mềm soạn thảo văn bản Notepad vì định dạng phức tạp của Excel không được hỗ trợ. Cấu trúc phức tạp của các tính năng và công thức trong Excel yêu cầu một ứng dụng có khả năng xử lý dữ liệu dạng bảng tính.
Trong khi đó, file CSV đơn giản chỉ là một định dạng văn bản, có thể mở và chỉnh sửa từ Notepad một cách dễ dàng. Dữ liệu trong file CSV được biểu diễn dưới dạng các hàng và cột, mỗi giá trị được phân tách bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy, điều này thuận lợi cho việc chỉnh sửa từ một trình soạn thảo văn bản như Notepad.
Các ứng dụng hỗ trợ
Khi sử dụng Excel, bạn có thể kết nối dễ dàng với các ứng dụng và nguồn dữ liệu từ bên ngoài để nhập dữ liệu mới. Tuy nhiên, sau khi hiểu rõ về định dạng file CSV, bạn sẽ biết rằng file CSV không hỗ trợ chức năng này.
Về quá trình tạo file
File Excel thường được tạo ra qua bảng tính và đôi khi chứa cả biểu đồ và đồ thị, bao gồm các công thức toán học cũng như hàm số phức tạp. Trong khi đó, file CSV thường được tạo ra trực tiếp dưới dạng văn bản bằng các ứng dụng như Notepad, OpenOffice Calc và các công cụ tương tự.
Về biểu đồ và định dạng
Trong Excel, người dùng có thể tạo và tùy chỉnh đồ thị và biểu đồ theo ý muốn. Công cụ này cung cấp nhiều lựa chọn từ đơn giản đến phức tạp, giúp người dùng lọc và hiển thị dữ liệu một cách trực quan, dễ hiểu. Sau khi tạo và tùy chỉnh, người dùng có thể lưu chúng dưới định dạng .xlsx để chia sẻ hoặc sử dụng sau này.
Trái lại, khi hiểu rõ về file CSV, bạn biết rằng nó chỉ lưu trữ dữ liệu văn bản, không hỗ trợ đồ thị hoặc biểu đồ. Mỗi giá trị được phân tách bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy, biểu diễn cấu trúc dữ liệu đơn giản. Tính chất văn bản giúp trao đổi dữ liệu dễ dàng, nhưng không có tính năng đồ thị như Excel.
Về độ phổ biến
Tương tự như file CSV, bạn có thể mở file bằng nhiều phần mềm soạn thảo văn bản, bao gồm Microsoft Excel, Notepad, Microsoft Works 9 và nhiều ứng dụng khác. Trái lại, file Excel chỉ có thể mở được bằng phần mềm chính thức của Microsoft Excel.
Hướng dẫn tạo file CSV
Sau khi đã hiểu về file CSV và phân biệt được với Excel, nếu bạn muốn tạo file CSV cho riêng mình, hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết dưới đây từ phần mềm Excel:
Bước 1: Mở file Excel bạn muốn chuyển đổi thành file CSV.
Bước 2: Trên giao diện Excel, chọn tab 'File' và sau đó chọn 'Save As', sau đó chọn vị trí lưu tệp mới trong máy tính của bạn.
Bước 3: Trong hộp thoại 'Save As', chọn 'CSV (Comma delimited)' từ menu thả xuống 'Save as type'. Sau đó, đặt tên cho tệp và nhấp vào nút 'Save' để lưu file CSV mới.
Lưu ý khi tạo file CSV
Bên cạnh việc hiểu rõ về định dạng file CSV, khi tạo file bạn cũng cần chú ý những điểm sau để đảm bảo tính chính xác và tránh lỗi:
- Định dạng phân tách: Sử dụng dấu phẩy (,) để phân tách các giá trị. Nếu có dấu phẩy trong dữ liệu, hãy bọc giá trị trong dấu ngoặc kép.
- Hạn chế ký tự đặc biệt: Tránh sử dụng các ký tự đặc biệt như dấu ngoặc kép hoặc dấu xuống dòng trong dữ liệu.
- Dòng đầu tiên là tiêu đề: Đảm bảo rằng dòng đầu tiên chứa tiêu đề cho mỗi cột và không chứa ký tự đặc biệt. Ví dụ: 'File csv là gì?' nên được thể hiện thành 'File csv là gì', không có ký tự '?'.
- Đồng nhất số lượng cột: Để có thể dễ dàng hơn khi tạo file, bạn nên nhập dữ liệu sao cho mỗi dòng cần có số lượng cột giống nhau.
- Sao lưu dữ liệu: Trước khi chỉnh sửa, luôn sao lưu dữ liệu gốc để tránh mất mát dữ liệu không mong muốn.
Cách chuyển file CSV sang file Excel
Cách chuyển đổi file CSV sang Excel chỉ với vài bước đơn giản:
Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Excel trên thiết bị máy tính của bạn.
Bước 2: Chọn menu 'File' và sau đó chọn 'Open'.
Bước 3: Tìm đến thư mục lưu trữ file CSV bạn muốn chuyển đổi.
Bước 4: Trong menu thả xuống 'All Files', chọn file CSV bạn muốn mở. Phần mềm Excel sẽ hiển thị file CSV của bạn.
Bước 5: Sau khi chỉnh sửa dữ liệu (nếu cần), chọn 'File', sau đó 'Save As' và lưu dưới định dạng Excel (.xlsx hoặc .xls).
Microsoft Office Trên đây là những chia sẻ để giải đáp thắc mắc về định dạng file CSV. Hy vọng bạn sẽ tìm được câu trả lời chính xác và hiểu rõ hơn về file CSV trong công việc và học tập. Đừng quên theo dõi Mytour mỗi ngày để không bỏ lỡ kiến thức bổ ích nhé!
