Thách thức Trong Quá Trình Đào Tạo Nhân Viên Và 9 Cách Xử Lý Tuyệt Vời

Việc đào tạo nhân sự là một vấn đề quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần phải đối mặt và giải quyết. Hiểu rõ vấn đề và cách giải quyết sẽ giúp việc đào tạo nội bộ trong công ty đạt được kết quả tốt nhất. Hãy cùng Fastdo khám phá những khó khăn thường gặp và giải pháp trong bài viết dưới đây!

Mỗi nhân viên có thói quen và khả năng học tập riêng biệt. Đồng thời, họ cũng có các cấp độ năng lực chuyên môn khác nhau phù hợp với công việc của họ. Vì vậy, việc đào tạo tất cả nhân viên trong một tổ chức một cách đồng nhất là điều khó khăn. Doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ lưỡng để tránh các vấn đề không mong muốn trong quá trình đào tạo nội bộ.

• Tiến hành khảo sát và phân tích hành vi học tập của học viên để đáp ứng nhu cầu học tập.
• Lựa chọn phương pháp và địa điểm học phù hợp với từng nhóm đối tượng học viên.
• Đảm bảo sử dụng đầy đủ các tài liệu và công cụ hỗ trợ để giải đáp mọi thắc mắc của học viên.
• Kết hợp sử dụng nhiều hình thức truyền đạt như slide, video, tài liệu, hình ảnh,... để phù hợp với đa dạng nhu cầu của học viên.

Nhược điểm trong các chương trình đào tạo

Một số chương trình đào tạo diễn ra sau giờ làm hoặc vào cuối tuần khiến cho nhân viên không luôn sẵn sàng tham gia. Bên cạnh công việc, họ cũng cần thời gian cho gia đình, bạn bè và các hoạt động cá nhân khác. Do đó, việc tham gia các khóa học thường trở nên bắt buộc và dẫn đến hiệu quả đào tạo không cao như mong đợi.

• Doanh nghiệp cần sắp xếp thời gian đào tạo một cách hợp lý, tránh đào tạo sau giờ làm hoặc vào các ngày cuối tuần.
• Tránh sự di chuyển quá nhiều trong quá trình đào tạo để giữ cho nhân viên tập trung hơn.
• Áp dụng công nghệ số vào các khóa đào tạo bằng cách sử dụng hình ảnh, màu sắc và video ngắn để truyền đạt nội dung một cách hiệu quả hơn so với văn bản lý thuyết dài dòng và khó hiểu.
• Truyền đạt những nội dung trừu tượng, khó hiểu bằng hình ảnh, ví dụ cụ thể để giúp nhân viên tiếp thu nhanh hơn.
• Sau mỗi buổi đào tạo, thực hiện đánh giá ngắn gọn để nhận phản hồi về kiến thức mà nhân viên đã học được.
• Tối ưu hóa việc học trên các thiết bị di động để nhân viên có thể học mọi lúc, mọi nơi.

Vấn đề nhân viên không tích cực tham gia đào tạo

Có ba yếu tố chính ảnh hưởng đến sự tham gia của nhân viên trong quá trình đào tạo:

• Nhận thức.
• Cảm xúc.
• Hành vi.

Khi ba yếu tố này không đồng nhất, nhân viên có thể không chủ động trong quá trình học tập. Điều này làm giảm hiệu quả học tập và tạo ra tâm lý phản đối trong tổ chức.

• Mỗi khóa đào tạo cần tích hợp các hoạt động thực hành để tránh sự nhàm chán cho học viên.
• Sử dụng mạng xã hội và diễn đàn để tăng tương tác giữa nhân viên và người phụ trách đào tạo.
• Thúc đẩy văn hóa học tập tích cực để nhân viên cảm thấy họ là một phần của quá trình học.
• Giảng viên cần sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tương tác tích cực để giúp học viên hiểu nhanh hơn và hấp thu kiến thức tốt hơn.
• Thực hiện các đánh giá đơn giản và thu thập phản hồi để điều chỉnh chương trình đào tạo theo ý kiến của các bên liên quan.
• Phát triển môi trường học tập linh hoạt bằng cách sử dụng công nghệ hiện đại và thiết bị thông minh để nhân viên có thể học tập ở mọi nơi, mọi lúc.

Thách thức về sự phân tán nhân sự

Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc có nhiều chi nhánh, việc quản lý nhân sự từ xa, với sự khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ, cũng như thời gian và nội dung đào tạo, là một thách thức không nhỏ.

• Áp dụng hình thức đào tạo trực tuyến thông qua ứng dụng, phần mềm có sẵn. Internet sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tập trung đào tạo toàn bộ nhân sự cùng lúc.
• Xác định và thống nhất cụ thể về mục tiêu đào tạo từ đầu.
• Tổ chức các buổi trao đổi về kết quả, đánh giá sau mỗi khóa học để tăng tính tương tác của nhân viên. Khi đó, họ sẽ có động lực cao hơn để tham gia nếu họ hiểu rõ mục tiêu đào tạo.

5. Xuất phát từ vấn đề về chi phí đào tạo

Tất cả các doanh nghiệp đều muốn tối ưu hóa chi phí đào tạo nhưng hiệu quả phải là tối đa. Điều này là những thách thức khi đào tạo nhân viên mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt, cần phải tính toán kỹ lưỡng. Các hình thức đào tạo ngoại tuyến thường gặp khó khăn và tốn kém do chi phí di chuyển, địa điểm đào tạo,…

• Chuyển đổi hình thức đào tạo từ ngoại tuyến sang trực tuyến. Doanh nghiệp sẽ loại bỏ các chi phí về di chuyển, thuê địa điểm cũng như các chi phí khác.
• Đánh giá việc sử dụng phần mềm quản lý đào tạo. Nếu hệ thống này hoạt động tốt, doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí đào tạo.
• Áp dụng đào tạo trực tuyến thay vì đào tạo trực tiếp để tiết kiệm chi phí không cần thiết.

Để giải quyết hết các khó khăn trong việc đào tạo nhân viên, việc áp dụng một phần mềm đào tạo nội bộ là một giải pháp toàn diện mà các doanh nghiệp cần xem xét. Phần mềm đào tạo sẽ giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Nhân sự sẽ có thái độ tự chủ hơn trong việc quản lý thời gian học tập và xác định lộ trình phù hợp cho bản thân thông qua phần mềm đào tạo.

• Hỗ trợ lưu trữ hiệu quả các bài học, tài liệu chuyên môn.
• Phân quyền để giúp giáo viên và nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần thiết.
• Đánh giá năng lực của từng cá nhân để xây dựng lộ trình học tập phù hợp.
• Quản lý thông tin học viên.
• Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự.

Một trong những thách thức khi đào tạo nhân viên đến từ việc doanh nghiệp chỉ tập trung vào lý thuyết trong các chương trình huấn luyện. Buổi đào tạo chỉ toàn lý thuyết sẽ khiến người tham gia cảm thấy nhàm chán và mất kiên nhẫn.

Thay vào đó, hãy tạo điều kiện để nhân sự có thể áp dụng những kiến thức họ học vào các công việc thực tế. Chỉ khi đó, chương trình đào tạo của bạn mới thực sự mang lại giá trị cho người tham gia.

Doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng nguyên tắc “70-20-10”: thường được áp dụng trong tổ chức các chương trình phát triển nhân viên. Theo đó, 70% chương trình đào tạo sẽ diễn ra khi nhân viên thực hiện công việc, 20% thông qua việc thu thập phản hồi từ các bên liên quan, và chỉ có 10% tập trung vào lý thuyết.

Bên cạnh đó, hãy kết hợp giữa lý thuyết và thực tế trong quá trình đào tạo để nhân viên dễ dàng tiếp thu kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn và phát triển toàn diện.

Trước khi bắt đầu xây dựng chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần thu thập ý kiến để phân tích và xác định nhu cầu đào tạo. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc khảo sát ý kiến của nhân viên, dẫn đến khóa học đào tạo không phản ánh đúng thực tế và không hấp dẫn nhân viên. Việc thu thập và phân tích dữ liệu không tốt từ đầu cũng ảnh hưởng đến việc xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo.

Để tiến hành khảo sát nhu cầu của nhân viên, bạn có thể thực hiện một số công việc sau:

• Thu thập ý kiến từ quản lý về các kiến thức chuyên môn, kỹ năng mà bộ phận còn yếu kém, các vấn đề ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc; cần cung cấp công nghệ và kỹ thuật tiên tiến gì,…
• Thực hiện gửi các bảng khảo sát nhu cầu đào tạo tới từng nhân viên để thu thập thông tin.
• Đánh giá và kiểm tra trình độ của nhân viên để thiết kế chương trình đào tạo phù hợp.

Thiết kế nội dung đào tạo là trọng tâm của chương trình đào tạo. Một nội dung đào tạo hợp lý cần đầy đủ, chính xác về kiến thức chuyên môn, có cấu trúc tổ chức hợp lý, sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu phù hợp với trình độ của nhân viên. Đây là công việc đòi hỏi nhiều thời gian và công sức từ đội ngũ cán bộ phụ trách đào tạo.

• Chương trình đào tạo cần dựa trên phân tích và đánh giá thực tế về nhu cầu đào tạo.
• Bên cạnh đó, bộ phận đào tạo cần kết hợp thông tin từ khung năng lực và mô tả công việc.
• Đối với những nội dung đòi hỏi chuyên môn cao, doanh nghiệp nên tư vấn quản lý bộ phận hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực. Các đơn vị đào tạo chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định chính xác các nội dung cần huấn luyện một cách hợp lý nhất.

Việc nhân sự phụ trách đào tạo chỉ đơn giản là giao tài liệu cho nhân viên tự nghiên cứu, tự học mà không có sự kiểm tra, đánh giá sẽ dẫn tới tình trạng học viên không học hoặc học qua loa, ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo.

Tuy nhiên, kiểm tra mức độ chuyên cần của nhân viên không hề dễ dàng. Nếu doanh nghiệp quá nghiêm túc, có thể khiến nhân sự cảm thấy không thoải mái, phản đối hoặc thậm chí là bỏ việc.

Có nhiều thách thức khi đào tạo nhân viên mà nhiều doanh nghiệp đang đối mặt. Tuy nhiên, hiểu và tìm cách vượt qua sẽ giúp doanh nghiệp phát triển đội ngũ nhân viên chất lượng hơn. Hy vọng thông tin mới mà Fastdo vừa cung cấp sẽ giúp bạn vượt qua những khó khăn trong việc đào tạo nhân sự mà tổ chức bạn đang gặp phải.