Buzz
Với phương pháp sắp xếp công việc 1-3-5, bạn có thể tổ chức và cân bằng mọi việc của mình, bất kể có bao nhiêu thông tin đến bạn.
Trong xã hội hiện đại, mọi thứ đều cạnh tranh lấy sự chú ý và ưu tiên của chúng ta. Nếu bạn từng mong muốn có thêm thời gian mặc dù đã lập kế hoạch, đó là dấu hiệu bạn chưa phân phối thời gian hợp lý.
Theo nghiên cứu từ Đại học Columbia và Đại học Stanford (Mỹ), quá nhiều lựa chọn có thể làm chúng ta rối bời và mất khả năng ưu tiên, dẫn đến trì hoãn.
Có cách nào để nâng cao hiệu quả của danh sách công việc? Câu trả lời chính là phương pháp 1-3-5.
Nhóm 5 – Mục tiêu bạn muốn đạt được
Đây có thể là 5 hạn chót bạn phải hoàn thành, hoặc đơn giản là những hoạt động cá nhân như: ăn tối cùng gia đình, đi xem phim với bạn bè, hoặc bắt đầu một dự án cá nhân đã lâu. Phương pháp này giúp bạn tổ chức suy nghĩ và xác định nhiệm vụ cần hoàn thành trước, nhiệm vụ nào có thể thực hiện sau.
- Ghi chú tất cả công việc 'thi vểnh' ra giấy, sau đó lựa chọn lại.
- Phân chia rõ ràng giữa công việc của tuần này và tuần sau, hôm nay và ngày mai.
- Đảm bảo sự cân bằng giữa 'trách nhiệm' và 'niềm vui'. Đừng để tất cả 5 nhiệm vụ bị công việc chiếm lấy, bạn sẽ cảm thấy nản chí và mệt mỏi.
Nhóm 3 – Nhiệm vụ cần hoàn thành đầu tiên
Hãy tạm gác lại 2 việc không quá cấp bách trong 3 ngày tới hoặc ngay sáng nay. Đừng bỏ chúng hoàn toàn mà chỉ lùi lại đến cuối tuần hoặc cuối ngày.
Ghi lại công việc một cách cụ thể. Thay vì “Ôn tập môn A', hãy là “Đọc và tổng hợp kiến thức ba chương cuối của môn A'.
Nhóm 1 - Mục tiêu cần hoàn thành đầu tiên
Đặt một ưu tiên sẽ giúp bạn tập trung, tránh việc lãng phí thời gian, không biết bắt đầu từ đâu và cuối cùng không làm được gì. Hoàn thành mục tiêu này giống như giành chiến thắng lớn, tạo động lực để bạn tiếp tục với hai nhóm còn lại.
Nếu vẫn còn thời gian và năng lượng trong ngày, hãy quay lại danh sách Nhóm 3 hoặc 5 để giúp bạn mai làm bớt một số việc.
Bí quyết giúp bạn phân bổ linh hoạt hơn
- Tạo danh sách 1-3-5 cho cả tuần hoặc mỗi ngày, tùy thuộc vào tính chất công việc.
- Nếu công việc dễ bị những nhiệm vụ khác chen ngang, hãy để trống hai đến ba mục trong Nhóm 3 và Nhóm 1 để xử lý nhanh khi cần.
- Chia công việc theo thời gian cần hoàn thành: Nhóm 1 cần 3-4 giờ, Nhóm 3 cần 1-2 giờ và Nhóm 5 cần khoảng nửa giờ.
- Đặt câu hỏi liệu những việc này cần bạn hoàn thành không, hay bạn có thể ủy quyền hoặc loại bỏ chúng?
