Buzz
Quản lý hồ sơ nhân sự là bước quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin nhân sự đầy đủ, đồng thời giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để doanh nghiệp hoạt động ổn định, việc quản lý hồ sơ nhân sự chặt chẽ là điều cần thiết cho mỗi tổ chức.
Do đó, bài viết được Bizfly chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách quản lý hồ sơ nhân sự sao cho hiệu quả nhất.
Hồ sơ quản lý nhân sự gồm những gì?
Tuỳ theo hợp đồng và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp mà bộ hồ sơ quản lý nhân sự sẽ yêu cầu các loại giấy tờ khác nhau. Tuy nhiên, một hồ sơ quản lý nhân sự tối thiểu cần có các giấy tờ cơ bản như: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, chứng minh thư photo công chứng, sổ hộ khẩu công chứng, hợp đồng lao động, bằng cấp photo công chứng, ảnh 3x4 và ảnh 4x6.
Hồ sơ nhân sự bao gồm những gì?
Tầm quan trọng của quản lý hồ sơ nhân sự
Việc lưu trữ thông tin nhân sự cho các mục đích sử dụng khác nhau làm cho quản lý hồ sơ trở nên quan trọng và cần thiết. Một số lý do cơ bản cho thấy tầm quan trọng của quản lý hồ sơ nhân sự là:
- Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp.
- Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả giúp việc quản lý nguồn nhân lực trở nên đơn giản hơn và hỗ trợ đưa ra các quyết định phát triển nhân sự nhanh chóng.
- Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự thông minh tạo ra cơ sở quan trọng để giải quyết các vấn đề bất ngờ như tranh chấp lao động.
- Việc quản lý hồ sơ có thể ngắn hạn hoặc dài hạn tùy theo loại hồ sơ và tính chất của nó.
Mọi người có thể tham khảo bài viết 'Quản lý nhân sự là gì? Quy trình và kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả' để hiểu rõ hơn về giá trị của quản lý nhân sự đối với doanh nghiệp và ảnh hưởng của nó đến chiến lược kinh doanh tổng thể, từ đó có phương án thực hiện hiệu quả hơn.
Các phương pháp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
Để lưu trữ lâu dài và dễ dàng khai thác, bạn cần quản lý hồ sơ nhân sự một cách thông minh và khoa học theo hướng dẫn của Bizfly dưới đây:
Phân loại hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự thường được phân loại thành các nhóm chính sau:
Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp
- CV xin việc, đơn xin việc
- Thông tin hồ sơ của nhân viên
- Bảng lương và quyền lợi của nhân viên
- Chứng chỉ, bằng cấp và các thông tin xác thực của nhân viên
- Các tài liệu quản lý hiệu suất của nhân viên
Sắp xếp hồ sơ nhân sự
Các phương pháp sắp xếp hồ sơ nhân sự hiệu quả mà bạn có thể áp dụng là:
- Sắp xếp theo thời gian: Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian của sự việc trong hồ sơ. Cần ghi chú thời gian cụ thể để dễ dàng tìm kiếm.
- Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp theo thứ tự chữ cái. Ví dụ, các hồ sơ bắt đầu bằng chữ T sẽ được sắp xếp theo thứ tự là Thiệp mời -> Thư từ -> Tiếp thị.
- Sắp xếp theo tính chất: Dựa trên tính chất của hồ sơ như hồ sơ mật, hồ sơ thường, hồ sơ tối mật, hoặc hồ sơ chưa được giải quyết, đang giải quyết, đã được giải quyết.
Lưu trữ hồ sơ nhân sự
Hồ sơ cần được lưu trữ ở một vị trí cố định để dễ dàng tìm kiếm và truy cập. Cách tốt nhất là lập danh sách hệ thống sơ đồ của đơn vị một cách có hệ thống. Người quản lý cần kiểm tra thường xuyên để bổ sung, sửa chữa và hoàn thiện hồ sơ một cách chính xác và nhanh chóng.
Các bước xây dựng mô hình quản lý hồ sơ nhân sự
Một mô hình quản lý hồ sơ nhân sự hoàn chỉnh cần được xây dựng qua các bước sau:
Phân loại và sắp xếp hồ sơ là bước quan trọng nhất. Việc này có thể tuỳ theo tính chất hoặc sở thích của người quản lý, miễn là khoa học và dễ dàng tìm kiếm.
Theo thời gian, một số tài liệu sẽ hết hạn hoặc không còn hiệu lực. Bạn cần xác định ngày hết hạn và tiến hành chỉnh sửa, bổ sung hoặc loại bỏ các tài liệu dư thừa. Vấn đề pháp lý cũng cần được chú ý vì có nhiều loại hồ sơ mà doanh nghiệp không thể giữ lâu dài.
Các bước triển khai mô hình quản lý hồ sơ nhân sự
Đối với mỗi loại hồ sơ nhân sự cần lưu trữ, bạn phải xác định rõ các yếu tố cơ bản sau:
- Ai sẽ là người cần truy cập vào các hồ sơ này? Đó có thể là lãnh đạo, nhân viên hoặc những người có nhu cầu truy cập?
- Thời gian và tần suất sử dụng các tài liệu lưu trữ?
- Làm sao để người dùng có thể dễ dàng truy cập vào tài liệu?
Thiết lập các mức độ bảo mật là rất quan trọng trong việc quản lý hồ sơ nhân sự. Mỗi loại hồ sơ sẽ có những yêu cầu bảo mật khác nhau. Điều quan trọng nhất là thông tin về khuyết tật hoặc y tế, vì đây là thông tin cá nhân được pháp luật bảo vệ.
Có thể bạn sẽ quan tâm: 13 nghệ thuật tinh tế trong quản lý nhân sự dành cho nhà lãnh đạo
Bạn có thể tham khảo một số nền tảng và phương pháp hữu ích cho việc quản lý hồ sơ nhân sự dưới đây:
Excel là một giải pháp hiệu quả cho quản lý hồ sơ nhân sự
