Buzz
Giao tiếp qua điện thoại là phổ biến như giao tiếp qua email, mang lại sự tiện lợi và kết nối mà không cần gặp mặt. Tuy nhiên, việc không gặp trực tiếp có thể khiến thông điệp không được truyền đạt chính xác, vì vậy kỹ năng giao tiếp qua điện thoại vẫn rất quan trọng.
Thạo kỹ năng giao tiếp qua điện thoại không chỉ khi gọi đi mà còn khi nhận cuộc gọi.
Kỹ năng tiếp nhận cuộc gọi
Trong việc tiếp nhận cuộc gọi, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại thể hiện qua thái độ niềm nở khi trả lời. Chuẩn bị trước và nhận cuộc gọi ở chuông thứ 2 hoặc thứ 3 để sẵn sàng cho cuộc trò chuyện. Đồng thời, lưu ý các kỹ năng sau:
Sẵn sàng sổ bút
Khi nhận cuộc gọi, đặc biệt là từ khách hàng hoặc đối tác, hãy sẵn sàng giấy bút để ghi lại thông tin cần thiết. Việc này giúp bạn không sót thông tin và tự tin hơn khi giải quyết các vấn đề mà người gọi đang quan tâm.
Thái độ niềm nở khi tiếp nhận cuộc gọi
Dù không thấy được vẻ mặt nhau nhưng thái độ của bạn qua điện thoại vẫn rất quan trọng. Hãy luôn giữ thái độ tích cực và niềm nở, điều này sẽ tạo điều kiện tốt cho một cuộc trò chuyện thành công.
Giọng nói tự nhiên, vừa phải
Trả lời cuộc gọi bằng giọng nói tự nhiên, không quá lớn cũng không quá nhỏ. Điều này giúp người nghe dễ dàng hơn trong việc nghe và hiểu nội dung cuộc trò chuyện.
Trò chuyện, không để người gọi độc thoại
Tránh ăn uống khi nghe điện thoại
Khi nghe điện thoại, hãy tránh việc ăn uống vì giọng nói của bạn có thể bị thay đổi, thậm chí âm thanh của việc ăn uống cũng có thể được người gọi nghe thấy. Điều này có thể khiến họ cảm thấy không được tôn trọng và gây ra ấn tượng xấu.
Không cắt máy bất ngờ
Hãy cởi mở khi trả lời cuộc gọi tư vấn từ các nhà cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp cuộc trò chuyện kéo dài và không có ý nghĩa, hãy từ chối lịch sự thay vì cắt máy bất ngờ.
Tóm tắt lại nội dung cuộc gọi
Khi liên lạc qua điện thoại với khách hàng, hãy tổng kết lại nội dung cuộc trò chuyện khi kết thúc cuộc gọi. Việc này thể hiện sự quan tâm và tôn trọng của bạn đối với vấn đề mà họ đã thảo luận. Nếu có thông tin nào bị bỏ sót, người gọi cũng sẽ giúp bạn bổ sung để đảm bảo không bỏ lỡ thông tin quan trọng nào.
Kỹ năng giao tiếp khi là người gọi
Để cuộc gọi của bạn trở nên hiệu quả, hãy rèn luyện những kỹ năng sau:
Chuẩn bị nội dung
Thời gian của khách hàng khi nghe cuộc gọi của bạn là quý báu. Việc bạn không tự tin, không biết nói gì sẽ làm mất thời gian của họ và khiến họ cảm thấy không thoải mái. Hãy chuẩn bị nội dung trước, thậm chí viết ra giấy để cuộc gọi diễn ra một cách suôn sẻ hơn.
Chuẩn bị sổ bút
Giao tiếp qua điện thoại, nhưng là người gọi, bạn cũng cần chuẩn bị sẵn sổ và bút. Trong cuộc trò chuyện, có thể khách hàng sẽ hỏi lại bạn, có những vấn đề bạn sẽ trả lời được, nhưng cũng có những vấn đề khó bạn cần thời gian để tìm hiểu. Ghi chép lại sẽ giúp bạn rà soát thông tin, điều chỉnh cuộc trò chuyện một cách hợp lý và thu được kết quả mong muốn.
Chú ý thời điểm gọi điện
Để giao tiếp qua điện thoại hiệu quả, hãy xem xét kỹ thời điểm gọi điện. Tránh gọi vào những khoảng thời gian ngoài giờ làm việc như sáng sớm, buổi trưa, hoặc buổi tối. Đây là lúc mọi người thường nghỉ ngơi, thư giãn. Cũng tránh gọi vào đầu giờ làm việc khi họ tập trung vào công việc và có thể khó chịu khi có cuộc gọi đến.
Hãy cân nhắc thời điểm gọi điện thoại. Nếu có thể, nhắn tin trước để xác định xem họ có sẵn sàng nghe máy hay không.
Xưng danh và nêu mục đích cuộc gọi
Khi gọi điện cho ai, đặc biệt là người không quen, hãy chào hỏi, tự giới thiệu rõ ràng để người nhận cuộc gọi biết bạn là ai. Đồng thời, nêu rõ mục đích của cuộc gọi để họ hiểu vấn đề bạn muốn trao đổi. Điều này cũng giúp họ kiểm tra lại thông tin mà bạn muốn trao đổi.
Thái độ niềm nở, tích cực
Trong cuộc gọi điện thoại, người nghe không thể đánh giá bạn qua cử chỉ hay tác phong, mà chủ yếu qua sự chuyên nghiệp trong cuộc trò chuyện. Vì vậy, hãy sử dụng giọng điệu nhẹ nhàng, tạo cảm giác thoải mái và dễ chịu cho đối phương.
Nói rõ ràng với tốc độ hợp lý
Trong cuộc gọi điện thoại, hãy sử dụng từ ngữ dễ hiểu, tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành hoặc nói xen kẽ hai ngôn ngữ. Điều này sẽ làm đối phương cảm thấy không thoải mái và khó hiểu thông tin bạn truyền đạt.
Không làm việc riêng
Nếu bạn đang thực hiện những công việc riêng khi đang gọi điện, như ăn uống, lướt web hoặc gõ bàn phím, điều này có thể làm bạn lơ đi cuộc trò chuyện, làm gián đoạn nội dung trao đổi.
Tóm tắt nội dung trước khi kết thúc cuộc gọi
Trước khi kết thúc cuộc gọi, bạn cần tóm tắt lại nội dung đã trao đổi để đảm bảo rằng đối phương đã hiểu đúng thông tin. Việc này giúp bạn kiểm tra lại và tránh những rắc rối sau này.
Xin chào và tạm biệt
Trước khi kết thúc cuộc gọi, hãy gửi lời chào tạm biệt kèm theo lời chúc tốt đẹp và biểu lộ lòng biết ơn chân thành. Điều này sẽ làm đối phương cảm thấy vui vẻ và thoải mái, đồng thời thể hiện sự lịch sự và chu đáo từ bạn.
Giao tiếp qua điện thoại là một công cụ hữu ích giúp chúng ta gần gũi hơn với bạn bè, đồng nghiệp và khách hàng. Hãy rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại và chú ý đến những hành động nhỏ để mang lại kết quả tốt đẹp.
>> Xem thêm: Chốn công sở: Cách ứng phó với đồng nghiệp khó hợp tác
