Thẻ dịch vụ cho đội xe: Định nghĩa, cách hoạt động và ví dụ minh họa

Thẻ dịch vụ cho đội xe là gì?

Thẻ dịch vụ là loại thẻ thanh toán cho phép doanh nghiệp quản lý các chi phí liên quan đến các phương tiện mà họ sở hữu và vận hành. Thẻ dịch vụ, còn được gọi là thẻ nhiên liệu, hoạt động giống như thẻ tín dụng và được cung cấp bởi các công ty dầu lớn hoặc các công ty tín dụng chuyên biệt. Doanh nghiệp cung cấp thẻ dịch vụ cho nhân viên của họ, đặc biệt là nhân viên vận tải, để sử dụng cho nhiên liệu, sửa chữa và bảo dưỡng xe.

Cách thẻ dịch vụ cho đội xe hoạt động

Thẻ dịch vụ đã tồn tại tại Hoa Kỳ từ những năm 1980 và được phát hành bởi các công ty cho nhân viên sử dụng và vận hành các phương tiện công ty. Đa số các công ty sử dụng thẻ dịch vụ hoạt động trong ngành công nghiệp vận tải. Thẻ dịch vụ thường được sử dụng bởi các công ty vận chuyển hàng hóa cũng như những dịch vụ giao nhận và chia sẻ xe.

Thẻ dịch vụ thường được phát hành bởi một công ty duy nhất. Điều này có nghĩa là người dùng thẻ chỉ có thể sử dụng chúng tại các địa điểm cụ thể thuộc sở hữu, vận hành và được cấp quyền bởi công ty phát hành. Giống như thẻ thanh toán thông thường, thẻ dịch vụ được ép hoặc in laser với các chi tiết bao gồm số thẻ, ngày hết hạn (nếu có), tên công ty và đôi khi là tên người dùng được ủy quyền. Các thẻ mới đi kèm với một vi mạch phía trước cùng với một dải từ trên mặt sau để có thể sử dụng tại các terminal bán hàng (POS).

Các doanh nghiệp cấp thẻ này cho các tài xế và nhân viên khác có thể sử dụng chúng thay vì thẻ cá nhân. Điều này cho phép công ty phát hành thẻ thanh toán trực tiếp thay vì người lao động, người phải nộp báo cáo chi tiêu để được hoàn lại tiền sau này. Công ty phát hành thẻ thông thường phát hành cho doanh nghiệp một hóa đơn duy nhất có chi tiết từng khoản phí của mỗi người dùng được ủy quyền. Giống như thẻ tín dụng, thẻ dịch vụ không tính lãi suất. Điều này là do các công ty phải thanh toán số dư tài khoản chưa thanh toán đầy đủ trước ngày đáo hạn.

Tuy nhiên, khác với thẻ tín dụng doanh nghiệp—có thể được sử dụng cho nhiều loại mua sắm được ủy quyền như du lịch—thẻ dịch vụ cho đội xe được thiết kế để sử dụng đặc biệt cho các chi phí liên quan đến quản lý phương tiện. Thẻ dịch vụ cũng đã trở thành mục tiêu cho các giải pháp tài chính công nghệ mới trong ngành thanh toán với nhiều dịch vụ thanh toán dành cho đội xe đang đổi mới trong lĩnh vực này của thị trường vận tải.

Những điểm chính cần nhớ

Lợi ích của thẻ dịch vụ cho đội xe

Như đã đề cập ở trên, các công ty có thể cấp thẻ dịch vụ cho nhân viên được ủy quyền sử dụng phương tiện công ty thay vì từng nhân viên sử dụng thẻ cá nhân. Điều này giảm chi phí hành chính liên quan đến việc duy trì chương trình hoàn lại chi phí để trả tiền cho nhân viên cho số tiền họ sử dụng cho xăng và bảo dưỡng xe. Nó cũng giúp các công ty xem xét và quản lý các chi phí chi tiết cho tài sản thiết bị của họ.

Thẻ dịch vụ thường cung cấp một mức độ giám sát, giúp các doanh nghiệp quản lý chi phí tốt hơn, cũng như nhận diện các xu hướng liên quan đến chi phí. Kế toán doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phân tích kế toán để điều chỉnh giới hạn và việc sử dụng thẻ thanh toán.

Ví dụ, một doanh nghiệp giao nhận có thể cấp thẻ dịch vụ cho mỗi tài xế để sử dụng để mua nhiên liệu và thanh toán bảo dưỡng. Khi mỗi thẻ dịch vụ được liên kết với một nhân viên cụ thể, doanh nghiệp có thể theo dõi mức chi tiêu của mỗi nhân viên trên tuyến đường của họ và cũng tạo ra ước tính cho việc lập ngân sách. Nếu công ty nhận thấy rằng một tài xế cụ thể nạp đầy xe được giao của họ thường xuyên hơn trung bình, họ có thể giảm giới hạn của thẻ được giao.

Các ví dụ về thẻ dịch vụ cho đội xe

Hầu hết các thẻ dịch vụ được phát hành bởi các công ty dầu khí lớn như Shell, ExxonMobil, Chevron và Texaco. Các công ty sử dụng thẻ của họ thường bị giới hạn chỉ có thể sử dụng tại các địa điểm của nhà phát hành thẻ.

Tuy nhiên, công nghệ thanh toán mới đã tiến bộ để cung cấp nhiều giải pháp mới và sáng tạo trên nhiều lĩnh vực công nghiệp với ngành vận tải đặc biệt là một mục tiêu quan trọng. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ trong thanh toán vận tải đã mở rộng. Fleetcor là nhà cung cấp dịch vụ thanh toán thẻ dịch vụ cho đội xe cung cấp các sản phẩm thẻ dịch vụ doanh nghiệp. Một số đối tác thẻ dịch vụ hàng đầu của Fleetcor bao gồm MasterCard, FleetCards USA, The Fuelcard Company và Fuelman. Fleetcor cũng giúp đơn giản hóa kế toán doanh nghiệp cho các công ty vận tải bằng cách hợp tác với các doanh nghiệp trong ngành vận tải để cung cấp các giải pháp thanh toán cho đội xe hiện đại.