Buzz
Thẻ Tín Dụng Doanh Nghiệp Là Gì?
Thẻ tín dụng doanh nghiệp là những thẻ tín dụng được cấp cho nhân viên của các công ty lớn để thanh toán các chi phí kinh doanh như đặt phòng khách sạn và vé máy bay mà không cần sử dụng thẻ cá nhân hoặc tiền mặt. Những thẻ này, còn được biết đến với tên gọi “thẻ tín dụng thương mại,” có thể giúp cho việc quản lý chi phí của cả nhân viên (và nhà tuyển dụng) dễ dàng hơn, và nhiều loại thẻ còn cung cấp các phần thưởng như dặm thường xuyên và quyền truy cập vào phòng chờ sân bay.
Những Điểm Chính
- Thẻ tín dụng doanh nghiệp giúp cho việc quản lý chi phí dễ dàng hơn cho nhà tuyển dụng và nhân viên.
- Các thẻ doanh nghiệp được cấp cho các công ty lớn và khác biệt so với thẻ tín dụng doanh nghiệp dành cho các cá nhân hoạt động độc lập và các công ty nhỏ khác.
- Nhân viên cần phải nắm rõ các chính sách sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp của công ty trước khi thực hiện các giao dịch.
- Tùy thuộc vào loại thẻ, hoặc nhân viên hoặc nhà tuyển dụng sẽ chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng.
Cách Thẻ Tín Dụng Doanh Nghiệp Hoạt Động
Thẻ tín dụng doanh nghiệp được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các công ty lớn — thường là những công ty có doanh thu hàng năm ít nhất 4 triệu đô la, có 15 người sử dụng thẻ trở lên, và dự kiến chi tiêu từ 250,000 đô la trở lên mỗi năm. Trong khi hầu hết các doanh nghiệp, bao gồm cả những cá nhân hoạt động độc lập, có thể nhận được thẻ tín dụng doanh nghiệp nhỏ, thẻ tín dụng doanh nghiệp (như tên gọi của nó) được dành riêng cho các công ty đa cấp. Điều này có nghĩa là công ty phải được cấu trúc và đăng ký như một Công ty Cổ phần, một Công ty S hoặc một Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC).
Hầu hết các nhà cấp thẻ tín dụng lớn, như American Express, Capital One, J.P. Morgan Chase, Citibank và Wells Fargo, đều cung cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp. Việc phê duyệt thẻ được dựa trên tình trạng tài chính của công ty đang nộp đơn, chứ không phải là tài chính cá nhân của chủ sở hữu. Ví dụ, các nhà cấp thẻ có thể yêu cầu công ty có tài chính mạnh và lưu thông tiền mặt tốt.
Những nhà cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp thường muốn xem báo cáo tài chính kiểm toán gần đây của công ty; chi tiết về cấu trúc và tổ chức của công ty; thông tin thuế, bao gồm số giấy phép kinh doanh (EIN); báo cáo tín dụng và xếp hạng; và thông tin liên lạc của một sĩ quan của công ty được ủy quyền để kinh doanh thay mặt cho công ty, như chủ sở hữu, tổng giám đốc hoặc thủ quỹ.
Tên của công ty sẽ được in trên thẻ cùng với tên của nhân viên là người sử dụng thẻ được chỉ định. Chữ ký của nhân viên được ghi sau thẻ, tương tự như trên thẻ tín dụng cá nhân.
Các Loại Thẻ Tín Dụng Doanh Nghiệp
Tùy thuộc vào loại thẻ tín dụng doanh nghiệp, có thể nhân viên hoặc nhà tuyển dụng sẽ chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng.
Với thẻ chịu trách nhiệm cá nhân, còn được gọi là “thẻ chịu trách nhiệm cá nhân,” nhân viên phải chịu trách nhiệm thanh toán trực tiếp cho nhà cấp thẻ tín dụng cho bất kỳ chi phí nào, sau đó họ có thể nộp báo cáo chi tiêu để được hoàn tiền từ nhà tuyển dụng của họ. Nhà cấp thẻ tín dụng sẽ kiểm tra tín dụng của nhân viên trước khi cấp thẻ, nhưng đó là một “kiểm tra mềm” không ảnh hưởng đến điểm tín dụng của họ. Tuy nhiên, sau khi nhận thẻ, điểm tín dụng của họ có thể bị ảnh hưởng nếu họ không thanh toán đúng hạn.
Nếu đó là thẻ chịu trách nhiệm doanh nghiệp, nhà tuyển dụng sẽ thanh toán hóa đơn (mặc dù nhân viên có thể phải chịu trách nhiệm cho bất kỳ chi phí không được ủy quyền hoặc cá nhân nào). Bởi vì công ty chịu trách nhiệm thanh toán, nhà cấp thẻ tín dụng thường sẽ không kiểm tra tín dụng của nhân viên, nhưng người đó sẽ có trách nhiệm nộp báo cáo chi tiêu đều đặn để công ty có thể cân đối các phiếu báo cáo thẻ hàng tháng.
Các thoả thuận thẻ làm cho công ty, chứ không phải cá nhân, chịu trách nhiệm cho bất kỳ chi phí nào đối với thẻ được gọi là “bảo đảm kinh doanh.” Điều này phổ biến nhất với thẻ tín dụng doanh nghiệp, trong khi thẻ doanh nghiệp nhỏ có thể yêu cầu bảo đảm cá nhân từ chủ sở hữu hoặc nhân vật chính khác.
Lợi Ích của Thẻ Tín Dụng Doanh Nghiệp
Một lợi thế quan trọng của thẻ tín dụng doanh nghiệp là nó giúp việc quản lý chi phí dễ dàng hơn đối với cả nhân viên và nhà tuyển dụng. Từ góc nhìn kinh doanh, thẻ doanh nghiệp cho phép nhà tuyển dụng đặt giới hạn về số tiền mà người giữ thẻ có thể chi tiêu mỗi giao dịch, mỗi loại hạng mục chi tiêu hoặc tổng thể. Công ty cũng có thể kiểm soát nơi mà thẻ có thể sử dụng, giới hạn mua sắm chỉ định đến những nhà cung cấp cụ thể, loại nhà cung cấp và địa điểm. Ngoài ra, thẻ doanh nghiệp cung cấp các hồ sơ hữu ích để đáp ứng mục đích thuế.
Từ quan điểm của nhân viên, thẻ tín dụng doanh nghiệp loại bỏ nhu cầu thanh toán trước cho các chi phí liên quan đến công việc và sau đó chờ hoàn lại tiền. Một lợi ích khác là một số thẻ tín dụng doanh nghiệp cung cấp báo cáo chi tiêu điện tử tự động điền thông tin mua hàng vào báo cáo chi tiêu của công ty — một tính năng giúp việc nộp báo cáo đúng hạn và chính xác ít phiền toái hơn.
Một lợi ích lớn khác là, tùy thuộc vào nhà tuyển dụng, người giữ thẻ có thể giữ lại các phần thưởng họ kiếm được khi sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp. Chẳng hạn, họ có thể kiếm và đổi thưởng cho chương trình thường xuyên bay của một hãng hàng không hoặc chương trình khách hàng thường xuyên của một khách sạn. Tất nhiên, nhà tuyển dụng có thể quyết định giữ lại các phần thưởng cho mục đích của riêng mình. Tuy nhiên, nhiều công ty lớn cho phép nhân viên hưởng lợi từ các chương trình phần thưởng, vì làm như vậy có thể nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.
Ngoài các chương trình phần thưởng, nhiều thẻ tín dụng doanh nghiệp còn cung cấp các lợi ích khác mà những người đi lại thường xuyên sẽ đánh giá cao, chẳng hạn như quyền truy cập vào phòng chờ sân bay (một điểm cộng lớn nếu một người đi lại có thời gian chờ dài), dịch vụ hỗ trợ du lịch và khẩn cấp, thay thế thẻ khẩn cấp và chi trả tiền mặt, và miễn phí bảo hiểm va chạm khi thuê xe.
Người giữ thẻ nên đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng thẻ tín dụng để chắc chắn họ hiểu rõ cách các lợi ích này hoạt động. Ví dụ, để kích hoạt bảo hiểm tự động khi thuê xe, bạn có thể cần phải hoàn thành toàn bộ giao dịch bằng thẻ tín dụng được bảo hiểm và từ chối phí bảo hiểm va chạm của công ty cho thuê xe. Khi còn bất chắc, hãy gọi số điện thoại ở phía sau thẻ.
Đừng nên trộn lẫn chi phí cá nhân với chi tiêu doanh nghiệp trên thẻ doanh nghiệp. Khi còn bất chắc, hãy sử dụng thẻ cá nhân và đề nghị hoàn lại tiền sau.
Chính Sách Công Ty Về Thẻ Tín Dụng Doanh Nghiệp
Các công ty cung cấp thẻ doanh nghiệp cho nhân viên thường có một chính sách viết—hoặc một tập sách toàn bộ—về cách sử dụng chính xác của chúng. Nhân viên nên cố gắng tuân thủ những quy định này từ đầu để tránh phạm phải những sai lầm có thể dẫn đến những rắc rối kế toán hoặc tệ hơn. Điều này có nghĩa là làm quen với yêu cầu chung về chi tiêu và báo cáo của công ty và tìm hiểu xem có bất kỳ giới hạn chi tiêu nào áp dụng cho các hạng mục cụ thể.
Sau khi người giữ thẻ học được chính sách của công ty, tốt nhất là nên tuân thủ chúng. Nếu họ dùng thẻ để mua một cái gì đó không phải là chi phí kinh doanh được phê duyệt, điều đó có thể làm cho họ trông không tốt trong mắt nhà tuyển dụng, ngay cả khi đó là một lỗi sai thật sự. Hơn nữa, nhiều công ty lớn có người quản lý thẻ du lịch và giải trí trên đội ngũ nhân viên có thể kiểm tra chi tiêu của nhân viên bất cứ lúc nào.
Trước khi một thẻ tín dụng doanh nghiệp được kích hoạt, nhà tuyển dụng có thể cung cấp (hoặc yêu cầu) các buổi đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến nhằm giúp nhân viên hiểu các chính sách. Ngoài ra, nhà tuyển dụng có thể đăng và cập nhật các chính sách trên website nội bộ của mình. Luôn luôn thông tin, tuân thủ các quy định và tránh làm bất cứ điều gì có thể dẫn đến công việc giấy tờ phụ thêm hoặc bị coi là gian lận là một ý tưởng tốt. Người giữ thẻ có câu hỏi về chính sách của nhà tuyển dụng nên liên hệ với người (hoặc phòng ban) quản lý chương trình.
Có Thể Để Dư Nợ trên Thẻ Tín Dụng Doanh Nghiệp Không?
Không. Thẻ tín dụng doanh nghiệp thường cần phải thanh toán đầy đủ mỗi tháng. Theo Văn phòng Người kiểm soát Tiền tệ, việc thiếu các khoản phí lãi suất thường làm cho thẻ doanh nghiệp ít sinh lời hơn đối với các nhà phát hành so với các loại thẻ khác. Thay vì lãi suất, họ kiếm tiền chủ yếu từ các khoản phí thường niên, phí dịch vụ và các khoản phí giao dịch tương thích được thu từ các nhà bán lẻ.
Thẻ Tín Dụng Doanh Nghiệp Có Các Bảo Vệ Người Tiêu Dùng Như Các Thẻ Tín Dụng Thường?
Không. Nhiều quy định liên bang quản lý các thẻ tín dụng được cấp cho người tiêu dùng cá nhân không áp dụng cho các thẻ được sử dụng cho mục đích kinh doanh, chẳng hạn như thẻ tín dụng doanh nghiệp. Một ngoại lệ là giới hạn trách nhiệm tối đa là $50 cho các giao dịch không được ủy quyền, điều này cũng áp dụng cho nhân viên có thẻ tín dụng doanh nghiệp như là cá nhân. Tuy nhiên, một số nhà cung cấp thẻ vượt xa pháp luật để mở rộng thêm các bảo vệ người tiêu dùng khác.
Có Thẻ Ghi Nợ Doanh Nghiệp Không?
Có. Một số nhà phát hành cung cấp cả thẻ ghi nợ doanh nghiệp và doanh nghiệp nhỏ. Ví dụ, Visa có thẻ ghi nợ cho doanh nghiệp lớn và Mastercard dành cho doanh nghiệp nhỏ. Chúng cũng phổ biến bên ngoài Hoa Kỳ. Chúng được liên kết với tài khoản ngân hàng giống như các thẻ ghi nợ cá nhân thông thường, đó cũng là một cách để giới hạn chi tiêu của nhân viên.
Kết Luận Cuối Cùng
Trước khi một nhân viên sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp lần đầu tiên, họ nên tìm hiểu ai chịu trách nhiệm thanh toán hóa đơn hàng tháng. Nếu họ chịu trách nhiệm, họ có thể muốn thiết lập một hệ thống để đảm bảo rằng các khoản thanh toán của họ được thực hiện đúng hạn (như thông báo qua email) và rằng họ có đủ tiền để chi trả số dư cho đến khi họ được hoàn lại tiền.
Người lao động nên cẩn thận khi sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp và giữ thẻ ở nơi an toàn để ngăn chặn mất trộm, như họ đã làm với bất kỳ thẻ tín dụng nào. Nếu thẻ bị mất hoặc bị đánh cắp, họ nên báo cáo ngay lập tức để thẻ có thể bị hủy và thay thế.
