Buzz
Nhận được gợi ý từ trợ lý giám đốc, chàng trai quyết định đến gặp bà Teresa Lee trước. Khi anh bước vào văn phòng của bà, người phụ nữ tháo kính ra, nhìn anh và mỉm cười:
– Chào bạn, tôi là Teresa Lee. Bạn vừa gặp giám đốc đúng không? Ông ta có vẻ khá cá tính, phải không?
– Có vẻ như vậy ạ, – chàng trai trả lời.
– Sếp muốn tôi đến đây để trò chuyện và hiểu thêm về cách ông ấy quản lý đúng không?
– Vâng, đúng vậy.
Bà Teresa mỉm cười khi đáp. Trong giọng điệu của bà, có sự pha trộn giữa sự tự tin, kỷ niệm và sự hứng thú:
– Cách ông ấy quản lý thực sự rất hiệu quả. Tôi, sau nhiều năm làm việc, vẫn cảm thấy kinh ngạc về điều đó. Từ khi tôi bắt đầu làm đến bây giờ, từ vị trí nhân viên bình thường đến quản lý nhân sự, ông ấy chẳng bao giờ mất nhiều thời gian khi làm việc với tôi.
Chàng trai tiếp tục hỏi:
– Ý bạn là Sếp không hỗ trợ bà nhiều?
– Không nhiều bằng mức hỗ trợ mà tôi dành cho nhân viên mới làm quản lý thôi. Với các dự án hay nhiệm vụ mới, trong giai đoạn đầu, tôi phải dành khá nhiều thời gian làm việc với Sếp đấy. Bởi vì đây là giai đoạn xác định các Mục tiêu Một phút.
– Mục tiêu Một phút à? Đó là cái gì vậy? Trước đây tôi chưa từng nghe về nó.
– Đó là bí quyết đầu tiên trong bộ ba bí quyết của Phương pháp Quản lý Một phút, – bà Teresa trả lời.
– Bộ ba bí quyết? Phương pháp Quản lý Một phút? – Chàng trai trẻ nói lại, dù cố giấu nhưng vẫn không thể giấu được sự thán phục trong giọng điệu. Từ khi gia nhập công ty này, chỉ trong thời gian ngắn ngủi, anh đã từ ngạc nhiên này sang ngạc nhiên khác. Càng tiếp xúc với mọi người ở đây, anh càng muốn tìm hiểu nhiều hơn.
Dường như bà Teresa có thể hiểu được những suy nghĩ sâu kín của người trẻ đang ngồi đối diện, và bà mỉm cười và giải thích từ từ:
– Cậu đã nghe đúng rồi đấy. Ở đây, chúng tôi áp dụng cách quản lý đó. Bước đầu tiên là thiết lập Mục tiêu Một phút. Cũng có thể coi bước này là bí quyết đầu tiên, là nền tảng của Phương pháp Quản lý Một phút. Cậu hãy hỏi một nhân viên về công việc của anh ta và sau đó hỏi cấp trên của anh ta về yêu cầu mà công ty đặt ra đối với anh ta, rồi so sánh hai câu trả lời xem họ có giống nhau không? Tôi đảm bảo rằng cậu sẽ nhận được hai câu trả lời khác nhau. Trước khi đến đây làm việc, tôi đã có kinh nghiệm ở nhiều nơi khác nhau, vì vậy tôi biết rằng hiện tượng này rất phổ biến. Sự khác biệt từ quá trình nhận thức như vậy thường khiến nhân viên gặp khó khăn vì họ không hiểu rõ nhiệm vụ của mình.
Chàng trai lắng nghe nhưng hơi như nuốt nhầm một miếng. Điều này thật phổ biến, không chỉ ở đây mà còn ở mọi nơi khác. Anh hỏi:
– Vậy tại đây có vấn đề như vậy không?
– Không, tuyệt đối không. – Bà Teresa trả lời mạnh mẽ. – Ở đây, từ giám đốc đến các quản lý cấp trung đều có trách nhiệm làm việc cùng nhân viên để xác định rõ trách nhiệm của mỗi người và nhiệm vụ của mỗi cá nhân.
Chàng trai tò mò tiếp tục đặt câu hỏi:
– Vậy Sếp thực hiện như thế nào vậy?
Teresa vui vẻ giải thích:
– Bằng cách rất hiệu quả, hiệu quả hơn từ trước đến nay. Thực ra, ông ấy không phải mới áp dụng Phương pháp Quản lý Một phút đâu. Phương pháp này đã được áp dụng từ lâu, điều đặc biệt ở ông ấy là khả năng thích nghi với sự biến đổi của thời đại, môi trường kinh doanh, và sẵn lòng tiếp nhận những ý tưởng mới. Chính vì điều này, Sếp đã tự thay đổi. Hiện nay, ông ấy đang điều hành công ty theo một hướng khác biệt so với mười năm trước, và với sự thay đổi này, công ty đã hoạt động hiệu quả hơn rất nhiều, vì vậy chúng tôi gọi ông ấy với một tên mới - Tân Giám đốc Một phút.
– Vậy thì sao?
Bà Teresa thông minh giải thích cho chàng trai hiểu rõ hơn:
– Ví dụ đi. Thay vì đặt ra một loạt mục tiêu và nhiệm vụ cho chúng tôi, ông ấy lắng nghe thông tin, dữ liệu mà chúng tôi có, rồi cùng nhau làm việc để xây dựng những mục tiêu. Khi đã đồng thuận về những mục tiêu quan trọng, mỗi mục tiêu sẽ được viết trên một tờ giấy.
Nhận ra vẻ ngơ ngác trên khuôn mặt của chàng trai sau khi giải thích, bà Teresa tiếp tục:
– Sếp tin rằng viết một cách ngắn gọn, rõ ràng từng mục tiêu làm cho mọi người dễ nhìn thấy, dễ hiểu và dễ biết trách nhiệm của mình hơn. Điều này giúp mọi người tập trung hơn vào công việc. Khi nói viết ngắn gọn, rõ ràng, đó có nghĩa là viết sao cho người khác chỉ cần một phút để hiểu mọi việc. Tiêu chí của Sếp là những chi tiết như nội dung cần làm, thời hạn, tiêu chuẩn, kết quả,… mỗi chi tiết không quá hai đoạn văn, mà chỉ nên viết trong một đoạn văn ngắn nhất. Sau khi họp xong, tôi sẽ gửi email những mục tiêu này cho ông ấy, giữ lại những bản copy để mọi việc được rõ ràng, cả hai bên có thể kiểm tra tiến độ hoàn thành định kỳ.
– À, vậy à. – Chàng trai trẻ trả lời, giọng nhẹ nhàng như đã hiểu rõ nhiều điều quan trọng. Anh tiếp tục: – Vậy mỗi mục tiêu khác nhau sẽ được viết trên một tờ khác nhau phải không ạ?
– Đúng vậy.
– Nếu như thế thì mỗi người sẽ có nhiều tờ mô tả mục tiêu, phải không?
– Chưa nhiều đến mức đó. Thực tế, còn ít hơn cả ở mức 'nhiều'. Quan trọng là cả Sếp lẫn cấp dưới đều tin vào nguyên tắc 80/20, tức là 80% hiệu suất là do 20% mục tiêu đã được đặt ra ban đầu. Do đó, việc lập mục tiêu chỉ nhằm vào 20% đó, thường là từ ba đến năm mục tiêu. Và đương nhiên, khi có các dự án đặc biệt, chúng tôi sẽ xây dựng mục tiêu cụ thể. Vì mỗi mục tiêu chỉ mất một phút để hiểu, vì vậy trong quá trình làm việc, mỗi người vẫn có thể dành một phút để đọc lại các thông tin đã thỏa thuận, kiểm tra tiến độ và xem liệu công việc đang làm có phù hợp với mục tiêu hay không.
Dừng lại một chút, bà Teresa nói tiếp:
– Cậu suy nghĩ xem, việc kiểm tra tiến độ như vậy giúp phát hiện sớm nếu có điều gì không ổn hoặc không phù hợp với mục tiêu. Nếu không, chờ đến khi mọi thứ hoàn thành hoặc Sếp phát hiện ra thì... Chắc chắn là sẽ gặp rắc rối.
Chàng trai chia sẻ:
– Thật thú vị. Vậy thì tôi hiểu tầm quan trọng của việc đặt Mục tiêu Một phút rồi. Nó giúp mọi người làm việc có hướng dẫn rõ ràng, biết mục tiêu của mình và kiểm tra liệu họ đang đi đúng hướng như mong muốn hay không.
– Đúng vậy.
– Vậy, một khía cạnh nào đó, mọi người đang có cơ hội tự quản lý bản thân đúng không?
– Hoàn toàn đúng. – Bà Teresa nói, kèm theo một cử chỉ gật đầu, thể hiện sự hài lòng với nhận định của chàng trai. Nhưng bà cũng tiếp tục để cho người trẻ hiểu rõ hơn:
– Tuy nhiên, không chỉ như vậy. Những gì bạn vừa nêu chỉ là kết quả cuối cùng. Nhưng trong quá trình thực hiện, các Mục tiêu Một phút giúp mọi việc trở nên trôi chảy hơn, dễ dàng hơn.
Nhận thấy chàng trai có vẻ chưa hiểu rõ lắm, bà Teresa tiếp tục:
– Đây là cách làm việc trong một công ty, mà ai cũng cần phải hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của mình. Đó là tiêu chuẩn lý tưởng cho hoạt động doanh nghiệp, nhưng đó chỉ là lý thuyết. Trên thực tế, vấn đề là làm sao biết được đâu là cách hoàn thành công việc, những tiêu chí nào để đánh giá mức độ hoàn thành và hiệu quả của mỗi nhiệm vụ!? Mỗi nhiệm vụ, mỗi dự án lại có tính chất và yêu cầu riêng. Do đó, từ đầu Sếp cũng phải làm việc cùng nhân viên, “nhiệm vụ” quan trọng nhất của ông ấy là đảm bảo rằng chúng tôi hiểu được thông tin đó. Với sự rõ ràng và minh bạch như vậy, cả người quản lý và nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về công việc của mình. Và khi mọi thứ rõ ràng như vậy, việc thực hiện sẽ trở nên suôn sẻ hơn nhiều.
– À, – chàng trai thốt lên. Chỉ một tiếng nói ngắn gọn nhưng ánh mắt và biểu cảm của anh ta rạng ngời. Anh vừa nhận ra một điểm quan trọng về nhiệm vụ của người quản lý, điều mà nhiều người dường như đã bỏ qua, đó là gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp mà họ quản lý.
Tiếp theo, chàng trai tiếp tục hỏi về những điều anh còn muốn hiểu rõ hơn:
– Nhưng có điều này tôi muốn biết: Khi thiết lập Mục tiêu Một phút, Giám đốc và nhân viên có làm việc cùng nhau, nhưng nếu có vấn đề phát sinh giữa chừng, ông ấy có hỗ trợ mọi người không?
– Tôi nghĩ là tùy tình hình. – Bà Teresa mỉm cười. – Đối với mỗi tình huống khác nhau, ông ấy sẽ có cách xử lý khác nhau. Tóm lại, ông ấy cũng phải hiểu rõ công việc của mình, bao gồm việc quản lý nhân viên và tiến độ công việc.
Suy tư một chút, bà tiếp tục:
– Để tôi kể cho bạn một ví dụ. Đó là về tôi khi mới gia nhập công ty. Khi ấy, tôi đang trong kì nghỉ, đi du lịch, nhưng vẫn theo dõi công việc từ xa. Và tôi phát hiện ra một vấn đề, nhưng đang xa nhà, làm sao giải quyết được? Tôi gọi cho Giám đốc, ông ấy nhận điện, tôi liền nói: “Giám đốc, tôi vừa phát hiện một vấn đề”. Ông ấy đáp: “Rất tốt! Chính vì vậy tôi mới mời bạn vào để giải quyết”. Sau đó, ông ấy im lặng, không nói thêm gì.
Tôi ngạc nhiên một chút, cuối cùng tôi nói: “Nhưng… Nhưng… tôi… giờ làm thế nào để giải quyết nó!?”. “Teresa à”, ông ấy nói, “vì bạn mới nên lần này, tôi sẽ giúp; nhưng sau này, bạn phải tự cố gắng giải quyết vấn đề của mình. Bây giờ, hãy bình tĩnh kể cho tôi nghe vấn đề nhé”.
Rồi tôi cố hết sức mô tả mọi chuyện cho ông ấy hiểu. Tuy nhiên, tôi đang quá lo lắng, và tâm trạng bị thúc thủ khiến mọi lời lẽ trở nên lộn xộn. Nhưng ông ấy đã nhẹ nhàng nhưng rõ ràng nói: “Chỉ cần cho tôi biết mọi người đang làm gì, hoặc không làm được gì thôi – vì nguyên nhân nằm ở đây”. Thật sự, câu nói đó đã giúp tôi tĩnh trí lại. Thay vì nghĩ đến bản thân, tôi đã tập trung hơn vào vấn đề thực sự và truyền đạt lại cho ông ấy hiểu.
Sau khi nghe tôi kể, Sếp nói: “Teresa, cô làm rất tốt! Giờ hãy nói cho tôi biết cách cô nghĩ về việc tiếp theo”.
“Cái này thì tôi không chắc”.
Sếp nói tiếp: “Khi nào cô đã quyết định được thì liên hệ với tôi”.
Lần thứ hai chỉ sau vài phút, ông ấy khiến tôi bất ngờ. Trước khi tôi kịp nói gì, Sếp phá vỡ sự im lặng: “Hừm, để xem. Nếu cô không thể diễn đạt được, liệu có vấn đề gì không nhỉ? Teresa à, những khó khăn chỉ tồn tại khi hiện thực không khớp với mong muốn. Nếu không, có thể chỉ là do cô lo lắng quá nhiều và muốn than phiền thôi”.
Vậy là, ngay lập tức tôi đã nhận ra và trình bày cho Sếp biết những điều tôi mong muốn. Sau khi nghe tôi kể, ông ấy hỏi về những nghi ngờ của tôi, xem điều gì đã gây ra sự khác biệt giữa hiện thực và mong muốn. Khi đã có câu trả lời, Sếp hỏi: “Vậy bây giờ cô sẽ làm gì trong tình huống này?”.
Tôi trả lời: “Ồ, tôi sẽ thực hiện phương án A”.
Nhưng chưa dừng lại ở đó, Sếp tiếp tục hỏi: “Nếu thực hiện phương án A, điều cô mong đợi sẽ xảy ra chứ?”.
“Không, không đâu”, tôi đáp.
“Vậy là phương án này không hiệu quả. Cô hãy suy nghĩ thêm xem còn giải pháp nào khác không?”, ông ấy tiếp tục hỏi.
“Tôi có thể áp dụng phương án B”.
“Nếu thực hiện phương án B, liệu điều tôi mong đợi có xảy ra không?”.
Suy nghĩ một chút, tôi thừa nhận: “Phương án B chưa phải là lựa chọn tốt”.
“Vậy thì phương án B cũng không đáng tin cậy. Còn cách khác không?”, ông ấy tiếp tục hỏi.
Tôi suy nghĩ một lát rồi nói: “Tôi sẽ thử phương án C. Nhưng có vẻ kết quả mong đợi không được thực hiện. Vậy nên, đây cũng không phải là giải pháp cuối cùng”.
“Ồ, có vẻ như cô đã hiểu ý tôi rồi đấy. Hãy tiếp tục suy nghĩ và xác định những gì cần làm tiếp theo”, sếp nói với giọng hóm hỉnh.
“Ồ, tôi đang nghĩ đến việc kết hợp một số điểm trong ba phương án đã được nêu ra”.
“Tôi nghĩ đó là một ý tưởng đáng thử”.
“Cụ thể là như thế này, nếu tuần đầu tôi thực hiện phương án A, tuần sau thực hiện phương án B, sau đó hai tuần tiếp theo thực hiện phương án C, tôi hy vọng vấn đề sẽ được giải quyết. Ôi, thật tuyệt vời! Xin cám ơn Sếp rất nhiều! Sếp đã giúp đỡ tôi rất nhiều!”.
Tôi khen ngợi nhưng ông ấy lại khiêm nhường: “Không, không! Chính cô đã tự tìm ra giải pháp cho vấn đề này. Tôi chỉ đặt ra những câu hỏi để cô suy nghĩ và xác định hướng giải quyết vấn đề trong tương lai”.
Mặc dù ông ấy nói như vậy, lúc đó tôi vẫn hiểu rằng ông ấy đã giúp tôi biết cách tự điều chỉnh công việc của mình. Trước khi kết thúc cuộc trò chuyện, ông ấy còn khích lệ tôi: “Teresa, cô làm rất tốt đấy. Hãy coi đây như một bài học quý báu cho tương lai nhé”.
Khi kết thúc câu chuyện, bà Teresa tỏ ra hơi phấn khích. Dường như bà vẫn cảm thấy xúc động về những kỷ niệm đáng nhớ từ trước đến giờ. Còn chàng trai trẻ của chúng ta, anh nhẹ nhàng nhấn mày, dường như cố ghi nhớ lại mọi điều bà Teresa vừa kể vào tâm trí của mình. Vì kinh nghiệm mà phụ nữ kia chia sẻ rất hữu ích đối với một người trẻ mới bước vào thế giới kinh doanh như anh.
Không lâu sau đó, chàng trai bắt đầu nói:
– Cháu có một câu hỏi. Việc tự đặt ra câu hỏi có thể liên quan đến việc xác định tiêu chuẩn và chuẩn mực cho từng kết quả công việc, từng dự án có đúng không? Và có phải từ đó, việc tự quản lý công việc, sau đó kiểm soát quá trình cũng trở nên dễ dàng hơn không?
– Đúng vậy, – bà Teresa xác nhận. – Giám đốc đã chỉ cho tôi biết cách tự điều chỉnh công việc của mình, từ việc xác định mục tiêu đến việc hoàn thành chúng một cách xuất sắc nhất.
Sau khi kể xong, bà nhẹ nhàng dựa lưng vào ghế, như thể bà vừa kết thúc một cuộc trò chuyện điện thoại với Giám đốc Một phút. Bà nói:
– Tôi nhớ rõ sau khi đặt máy xuống, tôi đã mỉm cười. Tôi nhận ra điều mà ông ấy muốn truyền đạt khi nói rằng ông sẽ không can thiệp vào công việc của tôi trong tương lai.
– Điều đó vì bà có thể tự mình học cách giải quyết vấn đề. Thậm chí có lúc còn hiệu quả hơn là được hướng dẫn.
– Đúng vậy. Sếp muốn tất cả nhân viên trong công ty đều đam mê công việc của mình, để công việc được hoàn thành xuất sắc hơn, nhanh chóng hơn.
Chàng trai trẻ suy ngẫm một lúc trước khi nói:
– Cháu hiểu được cách mà các Mục tiêu Một phút có thể tăng cường tính tương tác trong tổ chức, đặc biệt là khi mọi người trong nhóm được khuyến khích hành động theo ý kiến và suy nghĩ của mình.
Sau đó, cậu lịch sự đề xuất với bà Teresa:
– Bà có phản ứng gì nếu cháu viết một bản tóm tắt về những gì cháu học được sau cuộc trò chuyện với bà không?
– Tôi nghĩ đó là một ý kiến tốt.
Và sau đó, chàng trai trẻ viết:
Mục tiêu Một phút – tổng kết
Khi lập Mục tiêu Một phút, hiệu quả sẽ cao hơn nếu bạn:
- Cùng nhau xác định các mục tiêu, mô tả chúng một cách ngắn gọn và rõ ràng, để mọi người hiểu rõ kết quả bạn mong muốn và các tiêu chí cụ thể đánh giá thành công.
- Yêu cầu mỗi người viết xuống mục tiêu cụ thể về công việc của họ trên một tờ giấy duy nhất.
- Khuyến khích mỗi người hàng ngày xem xét lại những mục tiêu quan trọng nhất, chỉ mất vài phút.
- Khích lệ mọi người dành một phút để kiểm tra công việc của mình, xem liệu nó phù hợp với mục tiêu hay không.
- Nếu không phù hợp, khích lệ nhân viên suy nghĩ lại về công việc của họ để tập trung trở lại vào mục tiêu.
Khi đã hoàn thành, chàng trai đưa tờ giấy cho bà Teresa xem, mong đợi được kiểm chứng về những điều anh đã học được.
– Đúng vậy! – Bà Teresa phản hồi. – Cậu học nhanh lắm.
– Xin cảm ơn bà. – Chàng trai trả lời, cảm thấy hài lòng về bản thân. Tuy vậy, anh vẫn muốn hỏi thêm:
– Nếu việc đặt Mục tiêu Một phút là bí quyết đầu tiên để trở thành một Giám đốc Một phút, liệu bà có thể tiết lộ hai bí quyết còn lại không?
Bà Teresa mỉm cười, nhìn xuống đồng hồ và trả lời:
– Sao không hỏi điều đó với Paul Trennel nhỉ. Cậu đã hẹn gặp anh ta sau cuộc trò chuyện của chúng ta phải không?
Câu nói của bà Teresa khiến chàng trai rất ấn tượng. Không ngờ bà biết lịch gặp của anh – sự quen thuộc của bà với công việc rất đáng ngưỡng mộ. Tuy nhiên, đồng thời đó cũng là lời nhắc nhở rằng cuộc hẹn sắp tới đã đến gần.
Mặc dù tiếc nuối nhưng sau những điều học được và trải nghiệm thú vị trong cuộc trò chuyện với bà Teresa, chàng trai vẫn rất hài lòng. Anh đứng dậy và bắt tay bà.
– Cảm ơn bà đã dành thời gian để trao đổi với tôi.
– Không có gì đâu. Bây giờ tôi có nhiều thời gian lắm đấy. Chính bạn đã nhận thấy và cảm nhận rồi đó: Tôi đang từng bước trở thành một Giám đốc Một phút.
– Vậy là bà nhận ra sự thay đổi và tự mình tìm kiếm những cách mới để áp dụng ba bí quyết đó phải không?
– Chính xác. Đó là một trong những mục tiêu lớn của tôi.
Mytour cung cấp | Nguồn ảnh từ tìm kiếm
