Thông tin là gì? Các vai trò, đặc điểm và loại hình thông tin cơ bản là gì?

1. Khái niệm về thông tin là gì?

Có rất nhiều quan điểm về thông tin và ngay cả các từ điển cũng không đưa ra một định nghĩa duy nhất. Theo từ điển Oxford English Dictionary, thông tin là 'những điều mà người ta đánh giá hoặc thảo luận; tri thức, tin tức'. Một số từ điển khác định nghĩa đơn giản là 'thông tin là những gì mà người ta biết' hoặc 'thông tin là sự truyền đạt tri thức nhằm làm phong phú thêm sự hiểu biết của con người'.

Sự khác biệt trong việc sử dụng thuật ngữ này chủ yếu do thông tin không thể chạm vào được. Chúng ta chỉ tiếp cận thông tin thông qua các hoạt động và sự tác động trừu tượng của nó.

Từ Latin 'Informatio', nguồn gốc của từ 'information' (thông tin) trong tiếng Anh có hai ý nghĩa chính. Một là chỉ hành động cụ thể tạo ra một hình thức (forme). Hai là, tùy theo ngữ cảnh, nó có thể ám chỉ việc truyền đạt một ý tưởng, khái niệm, hoặc biểu tượng. Theo thời gian, khái niệm về thông tin cũng đã thay đổi và phát triển cùng với xã hội.

Trong cách hiểu thông thường, thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, và phán đoán giúp làm phong phú thêm kiến thức của con người. Thông tin hình thành qua giao tiếp: một người có thể nhận thông tin từ người khác qua các phương tiện truyền thông, từ các cơ sở dữ liệu, hoặc từ các hiện tượng quan sát trong môi trường xung quanh.

Từ góc độ triết học, thông tin được coi là sự phản ánh của thế giới tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) thông qua ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh, hoặc rộng hơn là tất cả các phương tiện tác động đến giác quan của con người.

Theo Điều 2 của Luật Tiếp cận thông tin 2016, thông tin được định nghĩa là tin tức, dữ liệu có trong văn bản, hồ sơ, tài liệu, hiện dưới các dạng bản viết, bản in, bản điện tử, hình ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm, hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra.

2. Vai trò của thông tin

Thông tin là một trong sáu loại tài nguyên thiết yếu trong hoạt động của tổ chức. Trong bất kỳ tổ chức hiện đại nào, chúng ta thường thấy sáu loại tài nguyên cơ bản:

• Vốn tài chính;
• Nhân lực;
• Thiết bị;
• Máy móc;
• Nguyên liệu;
• Quản lý điều hành và thông tin.

Thông tin là một trong ba thành phần cấu thành nên thế giới khách quan:

• Vật chất;
• Năng lượng;
• Thông tin.

Ngày nay, thông tin đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc giá thành của tất cả hàng hóa và dịch vụ. Đặc biệt, khi xã hội ngày càng phát triển, tỷ trọng thông tin trong giá thành ngày càng lớn. Thông tin được coi là một trong bốn vấn đề then chốt của thế kỷ 21:

• Công nghệ sinh học;
• Công nghệ vật liệu tiên tiến;
• Năng lượng tái tạo;
• Thông tin.

Từ xưa đến nay, thông tin luôn đóng vai trò quan trọng và quyết định trong mọi hoạt động, cũng như trong cuộc sống và công việc hàng ngày.

- Đối với các tổ chức, thông tin là công cụ quan trọng để quản lý, điều phối, định hướng và đưa ra các quyết định chiến lược về mục tiêu, kế hoạch, và quản trị nhân lực. Thông tin được trao đổi giữa các cấp quản lý, giữa các bộ phận trong tổ chức, và với các bên ngoài như cơ quan pháp luật, đối tác và đối thủ cạnh tranh. Trong kinh doanh, việc nắm bắt thông tin nhanh chóng và chính xác hơn mang lại lợi thế cạnh tranh rõ rệt, giúp điều chỉnh kế hoạch và thích ứng với những thay đổi.

- Các hệ thống thông tin máy tính với khả năng tự động hóa xử lý công việc đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức và hoạt động của con người. Chúng hỗ trợ từ các công việc đơn giản hàng ngày đến việc phát hiện và giải quyết các vấn đề trong tổ chức.

3. Đặc điểm của thông tin

Thông tin hiện diện khắp nơi trong xã hội, từ các dữ liệu về lao động, đất đai, tài nguyên và môi trường; thông tin về các tổ chức, hoạt động kinh tế và xã hội; đến thông tin về khoa học và công nghệ, sản xuất và kinh doanh. Tuy nhiên, thông tin chỉ có giá trị và ý nghĩa khi được truyền đạt, phổ biến và sử dụng. Bản chất của thông tin chính là trong sự trao đổi và giao lưu của nó. Nói cách khác, thuộc tính cơ bản của thông tin là sự giao lưu.

Để phân biệt giữa nội dung thông tin và phương thức chuyển giao, người ta phân tách nội dung thông tin ra khỏi hình thức biểu diễn. Các hình thức biểu diễn thông tin như ký hiệu, dấu hiệu, hình ảnh, ... là hữu hạn, trong khi nội dung thông tin như khái niệm, ý tưởng, sự kiện, tên, ... thì vô hạn. Khi thông tin có một hình thức biểu diễn cụ thể, quá trình truyền tải thông tin chính là quá trình chuyển giao các ký hiệu này. Ý tưởng mới được truyền đạt qua tổ hợp mới của các ký hiệu hữu hạn (chữ cái, chữ số, ...). Trong đời sống hàng ngày, thông tin được biểu diễn qua ngôn ngữ, với cú pháp và ngữ nghĩa của ngôn ngữ đó.

Lý thuyết thông tin cho thấy rằng càng nhiều tín hiệu được phát ra từ nguồn tin, thì càng nhiều thông tin được truyền tải. Thông tin được mô tả qua thống kê và tổ hợp các dấu hiệu phát ra từ nguồn.

Thông tin được truyền đi bằng cách ghi tín hiệu lên một vật chất trung gian, hay còn gọi là vật mang tin. Vật mang tin có thể là giấy, sóng điện tử, băng từ, ... Về lý thuyết, mỗi vật mang tin có khả năng xác định số lượng tín hiệu mà nó có thể chứa trên một đơn vị không gian hoặc thời gian. Các kỹ sư truyền thông có nhiệm vụ đảm bảo tín hiệu được truyền chính xác, nhưng không cần quan tâm đến nội dung hoặc chất lượng của thông tin. Việc truyền tải chính xác thông tin sai không làm cho thông tin đó trở nên 'tốt hơn'.

Trước đây, các nền kinh tế chủ yếu dựa vào tài nguyên thiên nhiên để tạo ra của cải và sự giàu có cho xã hội. Tuy nhiên, từ những năm cuối thế kỷ XX, thông tin đã trở thành một nguồn tài nguyên kinh tế quan trọng, tương tự như các tài nguyên vật chất, lao động, và vốn. Sở hữu, sử dụng và khai thác thông tin trong công nghiệp chế tạo và giải quyết các vấn đề xã hội ngày càng gia tăng. Khác với các tài nguyên khác, tài nguyên thông tin có khả năng phát triển không ngừng và chỉ bị giới hạn bởi thời gian và khả năng nhận thức của con người. Khả năng mở rộng này được thể hiện qua các thuộc tính sau đây:

• Thông tin được truyền đi một cách tự nhiên;
• Khi sử dụng thông tin, nó không bao giờ bị hao mòn; ngược lại, thông tin càng trở nên phong phú nhờ việc tái tạo và bổ sung thêm các nguồn thông tin mới;
• Thông tin có thể được chia sẻ mà không bị mất đi trong quá trình giao dịch.

4. Các loại thông tin

- Thông tin khái niệm:

Thông tin khái niệm xuất phát từ các ý tưởng, lý thuyết, khái niệm và giả thuyết. Thông tin khái niệm thường không dựa trên nền tảng khoa học mà chủ yếu là kết quả của sự sáng tạo từ niềm tin, triết lý và sở thích cá nhân. Bạn có thể tạo ra hoặc chia sẻ thông tin khái niệm qua việc so sánh, phản ánh, và phát triển các triết lý mà không thể chứng minh hay nhìn thấy.

- Thông tin thủ tục:

Thông tin thủ tục, hay còn gọi là kiến thức mệnh lệnh, là cách mà một người biết để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Đây là loại kiến thức khó giải thích và thường được ghi nhớ sâu sắc trong tâm trí, giống như trí nhớ cơ bắp.

- Thông tin chính sách:

Thông tin chính sách tập trung vào việc xây dựng, thiết kế và lựa chọn các chính sách. Nó bao gồm các luật lệ, hướng dẫn, quy định, quy tắc, và việc giám sát đối với tổ chức, nhóm người hoặc khu vực cụ thể. Thông tin chính sách có thể được tiếp nhận qua hình ảnh, sơ đồ, mô tả, và các thông điệp dưới dạng hình ảnh, âm thanh hoặc văn bản khác.

- Thông tin kích thích:

Thông tin kích thích là loại thông tin tạo ra sự phản ứng hoặc kích thích trong một người hoặc nhóm người. Kích thích này thúc đẩy hoạt động và có thể được thu thập qua nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như quan sát trực tiếp, truyền miệng, hoặc qua các kênh truyền thông như tin tức.

Ví dụ, khi một người quan sát ngôn ngữ cơ thể và các dấu hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ của một người đang đi gần, nếu cảm nhận là tích cực, họ có thể chào hỏi và bắt đầu cuộc trò chuyện. Ngược lại, nếu cảm nhận không tích cực, họ có thể chọn cách đi theo hướng khác, bỏ chạy hoặc tạo khoảng cách thêm.

- Thông tin thực nghiệm:

Thông tin thực nghiệm là thông tin thu thập được qua các giác quan của con người, từ quan sát, thử nghiệm, và kiểm tra giả thuyết bằng cách ghi chép dữ liệu về các mẫu hoặc hành vi. Loại thông tin này thường có nền tảng khoa học và được xác minh tính chính xác qua các yếu tố định tính và định lượng.

Thông tin và bằng chứng thực nghiệm khác biệt rõ rệt so với thông tin và bằng chứng giai thoại, bởi vì chúng dựa trên các phương pháp thu thập chính thức, không phải kinh nghiệm và lời khai cá nhân.

- Thông tin chỉ thị:

Thông tin chỉ thị và mô tả cung cấp hướng dẫn cho một cá nhân hoặc nhóm để đạt được một mục tiêu cụ thể. Loại thông tin này có thể bao gồm hoặc không bao gồm các phương tiện cần thiết để đạt kết quả mong muốn. Thông tin chỉ thị thường xuất hiện dưới dạng văn bản hoặc lời nói và áp dụng cho các lĩnh vực như lãnh đạo, quân đội, chính phủ, và các tình huống hàng ngày liên quan đến pháp lý, sự sống và an toàn.

Các loại thông tin khác

Một cách khác để phân loại thông tin là dựa trên bốn thuộc tính sau đây:

- Thông tin thực tế: Đề cập đến các khái niệm chính xác và đã được xác minh, như thực tế khoa học, ví dụ, điểm đóng băng của nước là 32 độ F.

- Thông tin phân tích: Là quá trình giải thích thông tin thực tế, xác định các điều ngụ ý hoặc suy luận từ đó, chẳng hạn như việc sản xuất đá viên bằng cách giữ chúng trong tủ đông lạnh ở nhiệt độ thấp hơn 32 độ.

- Thông tin chủ quan: Được thể hiện từ một góc nhìn cá nhân, chẳng hạn như các ý kiến và quan điểm riêng.

- Thông tin khách quan: Cung cấp cái nhìn từ nhiều góc độ khác nhau của một vấn đề, thường thấy trong các bài báo và ấn phẩm khoa học hoặc y học.