[THTT_Chuyện Của Từ] Nghệ Thuật Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

“Người bình thường không quan tâm đến thời gian trôi đi, người có tài năng lại bị thúc đẩy bởi nó” - Schopenhauer 

Bạn có cảm giác rằng 24 giờ mỗi ngày không đủ để hoàn thành tất cả công việc, chăm sóc sức khỏe, quan hệ, và thời gian cho bản thân, nhưng thực sự bạn không bận rộn như vậy. Vấn đề là bạn chưa biết cách cân bằng và quản lý thời gian hiệu quả.

Định nghĩa của Quản Lý Thời Gian

Quản lý thời gian là quá trình tổ chức và sắp xếp công việc cũng như các hoạt động cá nhân sao cho hiệu quả, đảm bảo tiến độ và đáp ứng mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định.

Khi bạn đối mặt với nhiều công việc nhưng nguồn lực lại hạn chế, việc quản lý thời gian trở nên cực kỳ quan trọng. Hãy lập danh sách công việc, ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng, và để thời gian cho giải trí và nghỉ ngơi.

Quản lý thời gian có ý nghĩa thực sự đặc biệt không?

Quản lý thời gian là một khía cạnh quan trọng và không thể thiếu vì nó giúp chúng ta sắp xếp và sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Đây cũng là một kỹ năng cần thiết giúp tổ chức công việc, đạt được mục tiêu cá nhân, và giảm căng thẳng để tăng hiệu suất làm việc.

Nó cũng là một công cụ quan trọng giúp đảm bảo thời gian được phân bổ cho những hoạt động quan trọng và ưu tiên, từ đó giữ cho sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Phương pháp hiệu quả trong việc quản lý thời gian

Trong thời kỳ sinh viên năm hai, việc cân bằng giữa học tập và hoạt động ngoại khóa là điều cần thiết. Bên cạnh việc tham gia các sự kiện và dự án câu lạc bộ, tôi còn dành thời gian học các chứng chỉ như tin học văn phòng, IELTS, TOEIC,... Để tận dụng thời gian hiệu quả, tôi đã lên kế hoạch hàng tuần bằng phương pháp time blocking và sử dụng các công cụ như Google Calendar, Notion,...

Phương pháp Time Blocking không chỉ giúp tăng năng suất làm việc mà còn giúp bạn có thêm thời gian cho bản thân.

Trong xã hội hiện đại, áp lực công việc khiến chúng ta luôn bận rộn. Cuối cùng, việc này ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân và mối quan hệ xã hội. Bằng chứng là bạn có thể lỡ hẹn trong các cuộc họp gia đình hoặc cuộc hẹn với người yêu vì công việc.

Tại sao chúng ta không thể hoàn thành công việc trong giờ làm?

Nguyên nhân chính xuất phát từ tâm lý của mỗi người. Khi bắt đầu làm việc, chúng ta thường nghĩ rằng có thể làm việc sau này hoặc cần một ly trà sữa để tăng cường năng lượng. Nếu không thay đổi suy nghĩ, bạn sẽ mãi rơi vào vòng xoáy thời gian mà không biết khi nào mới thoát ra được.

Hãy tận dụng thời gian một cách hiệu quả thay vì cố gắng tìm cách có thêm thời gian. Một trong những phương pháp hiệu quả đó là time blocking, mà Elon Musk đã áp dụng để tăng năng suất làm việc và có thêm thời gian cho bản thân.

Time blocking là gì?

Time blocking là phương pháp quản lý thời gian mà bạn chia thời gian thành các khối lớn và gán từng khối cho một hoạt động cụ thể. Thay vì xử lý công việc ngẫu nhiên, bạn tập trung hoàn toàn vào một loạt công việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này giúp tăng sự tập trung và hiệu suất, giảm thiểu sự xao lãng và tăng khả năng hoàn thành công việc đúng hạn.

Time blocking khuyến khích bạn dành 10 phút lên kế hoạch cho ngày hôm nay trước khi bắt đầu làm việc.

Trong 3 phút đầu, hãy viết và sắp xếp các công việc theo thứ tự quan trọng nhất. Bạn cần biết ưu tiên những gì và cắt giảm sự chú ý cho những việc không quan trọng.

Trong 7 phút cuối, bạn cần đặt giới hạn thời gian cho mỗi công việc. Việc này sẽ thúc đẩy bạn tự mình và tập trung hơn để hoàn thành công việc đúng thời gian đã định.

Đưa kế hoạch vào danh sách và bắt đầu thực hiện ngay.

Dù những ngày đầu có thể khó khăn và gặp nhiều trở ngại, nhưng việc lên kế hoạch là quan trọng. Đây là cơ sở để bạn sẵn sàng đối mặt với những tình huống bất ngờ.

Doanh nghiệp luôn ưu tiên những nhân viên có năng suất cao. Họ biết cách quản lý thời gian và tận dụng mỗi khoảnh khắc hiệu quả. Một số người áp dụng phương pháp Pomodoro, chia thời gian thành đợt ngắn để tăng hiệu suất.

Khi làm việc, chúng ta thường bị làm phiền bởi các thông báo từ điện thoại hoặc email. Để tập trung hơn, hãy tắt thông báo và chế độ làm việc hoặc không làm phiền nếu có thể.

Chia sẻ công việc với người khác làm cho công việc trở nên nhẹ nhàng hơn và giúp rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm.

Học cách từ chối những việc không quan trọng để tập trung vào những điều quan trọng hơn.

Cần xem xét và điều chỉnh kế hoạch thường xuyên, tùy chỉnh theo tình hình và công việc ưu tiên mới.

Một cách tiếp cận linh hoạt và tự nhiên có thể hiệu quả trong quản lý thời gian, nhưng cần kỷ luật và thực hiện cẩn thận.

Quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng đối với sự thành công cá nhân và tổ chức. Áp dụng các nguyên tắc và kỹ năng quản lý thời gian để tối ưu hóa sự sắp xếp và sử dụng thời gian, đạt được mục tiêu cá nhân và tổ chức một cách hiệu quả.