[THTT_Điều Tích] Xây Dựng Kế Hoạch - Bước Đầu Tiên Và Quyết Định Sự Thành Công Của Bạn.

“Thiếu kế hoạch là đang lên kế hoạch cho thất bại” - Benjamin Franklin 

Tuyên bố này tóm gọn một sự thật cơ bản không thể phủ nhận, đặc biệt trong một thế giới đầy cạnh tranh và nhanh chóng như ngày nay. Dù bạn là một doanh nhân đang lập kế hoạch cho một dự án mới hoặc một chuyên gia có kinh nghiệm đang dẫn dắt trong lĩnh vực của mình, việc lập kế hoạch hiệu quả là yếu tố then chốt dẫn đến thành công.

Xây dựng kế hoạch được coi là bước quan trọng nhất trong hành trình của bạn, giai đoạn mà bạn cần đưa ra những phán đoán chính xác, suy nghĩ cẩn thận và xây dựng từng bước một để tạo nền móng vững chắc cho một ngôi nhà. Nếu có mục tiêu nhưng lạc đường, mất tập trung hoặc bỏ cuộc, thành công cũng sẽ trở nên mông lung.

Sức mạnh của việc xây dựng kế hoạch

Xây dựng kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu, đề xuất các biện pháp cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó, và sắp xếp thứ tự các hoạt động theo thời gian và tài nguyên cụ thể để đảm bảo việc thực hiện mục tiêu đó một cách hiệu quả. Kế hoạch càng rõ ràng, tỉ lệ thành công càng cao. Hãy cùng tìm hiểu tại sao xây dựng kế hoạch là yếu tố chính của thành công.

Tầm nhìn sáng suốt: Việc lập kế hoạch giúp tầm nhìn của bạn trở nên sáng suốt hơn. Nó buộc bạn phải xác định mục tiêu của mình một cách rõ ràng, chia chúng thành các cột mốc có thể quản lý được. Sự sáng suốt này không chỉ thúc đẩy động lực mà còn cho phép mọi người tham gia chia sẻ định hướng chung về kế hoạch mà mình đang hướng tới.

Phân bổ nguồn lực và hiệu quả: Trong một thế giới/thời đại mà thời gian và nguồn lực bị hạn chế, việc lập kế hoạch hiệu quả sẽ đảm bảo việc phân bổ diễn ra một cách hiệu quả. Việc này giảm thiểu nguồn lực lãng phí và giảm một số chi phí không cần thiết, cuối cùng là tăng năng suất lao động để đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.

Lincolnhoạt trong một thế giới đầy biến động: Tính linh hoạt là tính cách cần thiết của việc lập kế hoạch hiệu quả. Nó trang bị cho bạn khả năng thích ứng với những tình huống không lường trước được mà không đánh mất mục tiêu cuối cùng của mình. Đó là chiếc la bàn giúp bạn đi đúng hướng ngay cả khi có biến động.

Rõ ràng về trách nhiệm của bản thân: Một kế hoạch có cấu trúc tốt sẽ phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và thời hạn. Điều này không chỉ hợp lý hóa quy trình làm việc mà còn giúp bạn và nhóm của bạn chịu trách nhiệm về tiến độ dễ dàng hơn.

Giảm thiểu rủi ro: Bằng cách xác định trước những rủi ro và thách thức tiềm ẩn, việc lập kế hoạch cho phép bạn thực hiện các biện pháp chủ động để giảm thiểu chúng. Nó giống như có một mạng lưới an toàn bảo vệ sự tiến bộ của bạn.

Trong suốt lịch sử, nhiều câu chuyện thành công trong các lĩnh vực đã cho thấy sức mạnh không thể phủ nhận của việc lập kế hoạch. Cho dù đó là việc ra mắt một sản phẩm mang tính đột phá, mở rộng sang các thị trường mới hay đạt được các cột mốc quan trọng của cá nhân, việc lập kế hoạch tỉ mỉ luôn là chủ đề chung của những người đạt được thành công vượt trội.

Tạo kế hoạch hiệu quả trong 7 bước phù hợp

Dù kế hoạch làm việc có nhiều dạng, dưới đây là một số bước lập kế hoạch công việc đơn giản mà bạn có thể thực hiện để tạo ra kế hoạch thông minh và hiệu quả nhất.

1. Đặt ra mục tiêu mong muốn

Trước hết, việc quan trọng là phải ghi chép các mục tiêu mà bạn muốn đạt được thông qua kế hoạch làm việc của mình. Những mục tiêu này sẽ mô tả một cách cụ thể mục đích của kế hoạch. Quan trọng là sử dụng mô hình SMART: mục tiêu cần được xác định cụ thể, có thể đo lường, có khả năng đạt được, phù hợp và có thời hạn. Điều này sẽ giúp bạn bắt đầu kế hoạch của mình một cách mạch lạc.

Mục tiêu của bạn có thể tương tự như mục đích của bạn, nhưng chúng cụ thể hơn ở điểm chúng có hướng dẫn dài hạn hơn, nghĩa là nhóm của bạn đã nghiên cứu thêm về quy trình đưa ra bản sửa lỗi hoặc cách tiếp cận trực tiếp hơn với phản hồi từ khách hàng hoặc thị trường.

2. Xác định phạm vi cho kế hoạch dài hạn

Sau khi bạn đã xác định mục tiêu trong kế hoạch làm việc của mình, bạn cần sử dụng cấu trúc phân chia công việc (WBS) để xác định tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được chúng, đó là phạm vi của dự án của bạn.

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là việc phân tách theo hướng trực quan, phân cấp và có thể thực hiện được của một dự án. Tất cả các bước của dự án đều được phác thảo trong biểu đồ WBS, làm cho nó trở thành một công cụ lập kế hoạch dự án quan trọng.

3. Ước lượng nguồn lực cần thiết (Quan trọng khi lập kế hoạch cho doanh nghiệp/dự án)

Khi sử dụng WBS để chia nhỏ phạm vi dự án, bạn có thể ước lượng nguồn lực cần thiết cho từng nhiệm vụ trong kế hoạch làm việc của mình một cách hiệu quả hơn.

4. Phân công vai trò và trách nhiệm cho từng thành viên

Hãy xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên trong nhóm. Giao tiếp với họ và đảm bảo rằng họ hiểu rõ công việc của mình cũng như cách họ có thể hợp tác với nhau.

Ước tính chi phí và lập ngân sách: Bước quan trọng trong quản lý tài chính

Đặt ra mục tiêu rõ ràng, xác định chi phí và ngân sách để tránh gánh nặng tài chính

Tạo lịch trình dự án: Khâu quan trọng để đảm bảo tiến độ công việc

Sắp xếp lịch trình một cách thông minh và hiệu quả với ứng dụng và công cụ hỗ trợ

Liệt kê mọi rủi ro, hạn chế và giả định: Phần không thể thiếu trong quản lý dự án

Hiểu rõ và đối phó linh hoạt với mọi rủi ro và hạn chế có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án

Cân nhắc mọi nguy cơ có thể gây rào cản và ảnh hưởng đến tiến độ và mục tiêu của dự án

Không ngừng nắm bắt thông tin mới để đưa ra các biện pháp hành động hiệu quả

Lập kế hoạch không chỉ là quá trình một lần mà còn là sự liên tục điều chỉnh và cải tiến

Lập kế hoạch đóng vai trò then chốt trong việc phát triển cá nhân và chuyên sâu vào hành trình thành công

Bạn nghĩ thế nào về việc lập kế hoạch?

Tác giả: Thùy Trang