Thư ký là ai? Vai trò của thư ký trong quản lý doanh nghiệp là gì?

Trong doanh nghiệp, thư ký giữ một vị trí vô cùng quan trọng, mở ra cơ hội thăng tiến và đạt được thu nhập cao. Vậy thư ký thực sự là gì? Họ có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp ra sao? Hãy cùng Mytour khám phá những thông tin cần thiết nhé.

Thư ký là ai?

Thư ký là gì? Họ là người đảm nhận trách nhiệm hỗ trợ các công việc khác nhau liên quan đến quản lý và điều hành hoạt động của văn phòng. Ngoài ra, thư ký cũng phụ trách các nhiệm vụ liên quan đến giấy tờ, hành chính và tạp vụ…

Các nhiệm vụ của thư ký là gì?

Vậy các nhiệm vụ của thư ký là gì? Họ đảm nhận những công việc nào? Hãy cùng Mytour tìm hiểu chi tiết về các trách nhiệm của một thư ký trong doanh nghiệp nhé.

Quản lý lịch làm việc và lịch họp của công ty

Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất mà một thư ký doanh nghiệp phải đảm nhận. Nó bao gồm những công việc sau đây:

• Sắp xếp lịch họp, công việc và lịch trình công tác.
• Tổ chức các cuộc họp và ghi chép lại thông tin liên quan đến những cuộc họp đó.
• Tổ chức các hội ý giữa các bộ phận liên quan để mọi người có thể báo cáo trực tiếp và trình bày quan điểm cá nhân của mình về một vấn đề nào đó.
• Ghi chép và lưu lại ý kiến của các cấp lãnh đạo, sau đó chuyển cho những người có trách nhiệm liên quan.

Tiếp nhận, ghi chép và xử lý thông tin

Trách nhiệm của thư ký văn phòng là gì? Thư ký giữ một vài vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đại diện cho đơn vị, cá nhân trong doanh nghiệp. Vì vậy, tất cả thông tin và tài liệu quan trọng đều do thư ký tiếp nhận và bàn giao cho các bên liên quan.

Công việc tiếp theo mà thư ký cần thực hiện sẽ là:

• Tổng hợp và phân loại tài liệu.
• Hỗ trợ các lãnh đạo giải quyết những tài liệu không quan trọng.
• Đảm bảo văn bản, tài liệu đến đúng phòng ban và cá nhân một cách chính xác, đầy đủ và được bảo mật tốt.
• Thu thập thông tin liên quan đến số liệu.
• Truy tìm tài liệu thất lạc và tìm các tài liệu hữu ích cho công việc khi cần thiết.
• Biên/phiên dịch tài liệu theo đúng yêu cầu của cấp trên.

Hỗ trợ xử lý các vấn đề nội bộ trong công ty

Các vấn đề nội bộ trong doanh nghiệp sẽ được nhiều phòng ban phối hợp giải quyết. Một trong những trách nhiệm quan trọng của thư ký là hỗ trợ kết nối giữa các phòng ban để tìm ra giải pháp tốt nhất.

Tiếp đón khách hàng

Thư ký đóng vai trò như một người đại diện, là bộ mặt của công ty. Vì vậy, ngoài các nhiệm vụ liên quan đến giấy tờ, thư ký cũng đảm nhiệm việc tiếp đón khách hàng. Cụ thể như sau:

• Đón tiếp khách, đáp ứng những yêu cầu của khách hàng trong khả năng cho phép.
• Sắp xếp chỗ ngồi cho khách chờ và gặp gỡ người cần liên lạc.
• Hỗ trợ khách có phương tiện di chuyển phù hợp.
• Chuẩn bị nước uống và đồ ăn nhẹ cho khách trước khi bắt đầu cuộc họp.

Quản lý lịch trình công tác cho cấp trên

Do đặc thù ngành nghề, nhiều nhân sự thường xuyên phải đi công tác ở các tỉnh thành khác nhau. Thư ký sẽ giúp họ sắp xếp chuyến đi với lịch trình cụ thể nhất. Các công việc chính có thể kể đến như sau:

• Phác thảo những thông tin cần thiết về mục đích, địa điểm khởi hành, điểm đến, thời gian, các điểm dừng và lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp.
• Soạn thảo chương trình cuộc gặp, thời gian, đối tượng cần gặp gỡ…
• Chịu trách nhiệm đặt vé và lựa chọn phương tiện di chuyển hợp lý.
• Đặt phòng khách sạn.
• Tạm ứng và quyết toán chi phí cho chuyến đi.

Vai trò quan trọng của thư ký trong quản lý doanh nghiệp

Thư ký là cầu nối giữa cấp trên và khách hàng

Nghe đến nghề thư ký, có thể nhiều người sẽ lầm tưởng về hình ảnh ngồi bàn giấy, sắp xếp hồ sơ hay pha trà cho sếp. Nhưng chỉ có những người trong ngành mới hiểu rõ tầm quan trọng của thư ký đối với doanh nghiệp. Một thư ký giỏi có khả năng cải thiện hình ảnh doanh nghiệp và đóng góp vào sự phát triển của công ty.

Sự chuyên nghiệp của một thư ký thể hiện qua khả năng đại diện cho cấp trên trong các cuộc thương thảo với đối tác trong các lĩnh vực như tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ, và nhiều lĩnh vực khác. Thư ký cần có phong thái chuyên nghiệp, ứng xử khéo léo, thông minh, ăn mặc lịch sự và tự tin giao tiếp trong các cuộc gặp gỡ và giao dịch với khách hàng.

Thư ký chính là cầu nối giữa cấp trên và khách hàng, giúp cho cuộc đàm phán diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả. Một thư ký chuyên nghiệp cần phải nắm vững nhiều kiến thức từ các lĩnh vực khác nhau như kế toán, nhân sự, quản trị, cùng với các kỹ năng văn phòng khác. Do đó, thư ký trở thành cánh tay đắc lực của cấp trên trong việc tiếp nhận và xử lý thông tin, công việc này đòi hỏi trí nhớ tốt và sự nhạy bén ngay cả với những chi tiết nhỏ nhất như “hôm nay là ngày mấy?”

Thư ký đóng góp ý kiến trực tiếp vào quyết định của lãnh đạo

Không chỉ là người kết nối, thư ký trong doanh nghiệp còn đảm nhận một trách nhiệm quan trọng khác, đó là tham mưu cho các cấp lãnh đạo.

Với vai trò theo dõi chặt chẽ quy trình làm việc và các kết quả liên quan của doanh nghiệp, thư ký có khả năng phát hiện ra những vấn đề tồn đọng. Sau khi xác định được vấn đề quan trọng, thư ký có thể đưa ra ý kiến tham mưu để lãnh đạo giải quyết.

Quy trình này có thể được thực hiện qua văn bản hoặc lời nói, nhưng thường diễn ra trực tiếp tại công ty để dễ dàng kết nối với các bên liên quan.

Như vậy, có thể thấy thư ký chính là bộ mặt của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến quá trình quản trị và giúp doanh nghiệp phát triển.

Ngành học nào để trở thành thư ký

Giờ đây, bạn đã hiểu thư ký là gì, công việc của họ và tầm quan trọng của một thư ký giỏi đối với doanh nghiệp lớn như thế nào. Hãy cùng khám phá xem bạn nên học ngành gì để trở thành thư ký nhé.

Để trở thành thư ký, bạn cần học ngành nào?

Các nghề như kỹ sư, giáo viên, bác sĩ đều có ngành học rõ ràng. Tuy nhiên, nghề thư ký lại không có một chuyên ngành đào tạo cụ thể nào.

Tùy thuộc vào từng vị trí trong doanh nghiệp, sẽ có những yêu cầu khác nhau khi tuyển dụng cho vị trí này. Điều này phụ thuộc vào kiến thức của bạn trong lĩnh vực liên quan, cùng với các kỹ năng cần thiết cho công việc thư ký và ngoại hình.

Một số ngành học giúp bạn dễ dàng trở thành thư ký doanh nghiệp có thể kể đến như:

• Quản trị kinh doanh.
• Cử nhân kinh tế.
• Ngành kinh tế thương mại.

Các trường nào đào tạo ngành thư ký?

Tại Việt Nam hiện chưa có trường nào đào tạo chuyên sâu về thư ký hay trợ lý. Đặc thù này khiến nghề thư ký không yêu cầu bằng cấp nhất định, tạo sự linh hoạt trong tuyển dụng. Ngày nay, các doanh nghiệp thường chú trọng đến kỹ năng nghề nghiệp và kỹ năng mềm của ứng viên hơn là bằng cấp.

Dù vậy, bạn có thể nâng cao các kỹ năng cần thiết thông qua các khóa học bên ngoài để trở thành một thư ký, trợ lý chuyên nghiệp. Qua những lớp học này, bạn có thể thành thạo tin học văn phòng, phục vụ cho việc soạn thảo báo cáo, công văn, quyết định. Tính cách của bạn cũng sẽ trở nên linh hoạt, khéo léo và thể hiện tác phong chuyên nghiệp của một thư ký.

Ngoài ra, người làm thư ký cũng cần thể hiện sự mềm mỏng, linh hoạt và khéo léo trong phong cách làm việc, đồng thời phải tỉ mỉ, cẩn thận từ những công việc nhỏ nhất. Chỉ như vậy, họ mới có thể sắp xếp và lập kế hoạch làm việc cho doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Kỹ năng cần thiết cho một thư ký chuyên nghiệp

Bạn đang băn khoăn làm thế nào để trở thành một thư ký xuất sắc? Những phẩm chất nào quyết định thành công trong nghề này? Dưới đây là 5 kỹ năng quan trọng nhất.

Kỹ năng phân tích và giải quyết tình huống

Khả năng phân tích là yếu tố cực kỳ quan trọng đối với một thư ký. Bởi vì trong nhiều trường hợp, họ cần đại diện cho cấp trên giải quyết các công việc khi ban lãnh đạo không có mặt tại công ty. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp thư ký nhanh chóng ổn định tình hình và xử lý các mâu thuẫn trong nội bộ một cách hợp lý. Do đó, thư ký cần có khả năng phân tích để xác định các điểm mấu chốt của vấn đề gặp phải, từ đó hỗ trợ sếp của mình một cách tối đa.

Kỹ năng giao tiếp

Như đã đề cập, thư ký chính là bộ mặt của công ty và thường là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng hoặc đối tác. Vì vậy, bạn cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt nếu muốn đảm nhiệm vị trí này. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ mang lại cảm giác thoải mái cho khách hàng, qua đó tạo ấn tượng tích cực và tăng cường niềm tin của họ vào doanh nghiệp. Khi đó, bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ hỗ trợ cấp trên trong các tình huống giao tiếp và đàm phán một cách linh hoạt nhất.

Một thư ký giỏi biết cách hòa hợp với tất cả các nhân viên trong công ty. Khả năng thích nghi với môi trường và giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau sẽ giúp họ thành công hơn.

Kỹ năng sắp xếp công việc

Để trở thành thư ký văn phòng, bạn cần biết cách phân tích, lập kế hoạch và hỗ trợ cấp trên trong việc sắp xếp công việc của mình. Do đó, bạn sẽ cần không ngừng học hỏi các kỹ năng liên quan đến đặc thù công việc của doanh nghiệp. Kỹ năng ghi chép nhanh, trí nhớ tốt và khả năng quản lý thời gian hiệu quả cũng sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc này.

Kỹ năng tin học văn phòng

Bạn không cần phải quá xuất sắc trong các kỹ năng máy tính. Tuy nhiên, thư ký phải biết sử dụng Excel, Word, PowerPoint để soạn thảo tài liệu, tổ chức các buổi họp, thuyết trình,… Hãy trang bị đầy đủ và thành thạo những kỹ năng này nhé.

Kỹ năng quản lý

Lập kế hoạch, lên lịch, tổ chức công việc cá nhân và hỗ trợ điều hành doanh nghiệp là nhiệm vụ thiết yếu mà bất kỳ thư ký nào cũng phải thực hiện. Để hoàn thành tốt công việc này, bạn cần có khả năng tổ chức và phối hợp hiệu quả với các phòng ban liên quan. Khả năng làm việc logic và phán đoán linh hoạt sẽ giúp bạn quản lý thời gian và hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc.

Mức lương của thư ký là bao nhiêu?

Giống như các ngành học khác và tình hình tuyển dụng nghề thư ký, mức lương trong lĩnh vực này cũng khá linh hoạt tùy thuộc vào năng lực cá nhân. Hiện tại, mức lương trung bình cho vị trí thư ký rơi vào khoảng 10 triệu đồng/tháng, với khoảng dao động từ 8-12 triệu đồng/tháng dựa trên khả năng. Những thư ký có nhiều kinh nghiệm hoặc giữ vị trí trợ lý kinh doanh với thành tích nổi bật có thể nhận thêm thưởng và hoa hồng, làm cho thu nhập hàng tháng của họ có thể đạt từ 20-30 triệu đồng/tháng.

Lời kết

Qua bài viết này, Mytour đã giúp bạn hiểu rõ về nghề thư ký là gì, công việc chính của thư ký và những thông tin liên quan đến lĩnh vực này. Hiện nay, ngành thư ký đang mở ra nhiều cơ hội phát triển với mức thu nhập hấp dẫn. Do đó, đây thực sự là một công việc HOT mà mọi người nên cân nhắc.