Thu ngân là gì? 5 kỹ năng quan trọng mà nhân viên thu ngân cần nắm vững

Thu ngân đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp, siêu thị, cửa hàng bán lẻ. Vậy thu ngân là gì? Những công việc mà thu ngân thực hiện và các kỹ năng cần có là gì? Cùng Mytour tìm hiểu chi tiết trong bài viết này! 

I. Thu ngân là gì?

Nhân viên thu ngân là một vị trí không thể thiếu trong các cơ sở kinh doanh như nhà hàng, khách sạn, rạp chiếu phim, quán cà phê… Thu ngân chịu trách nhiệm chính trong việc thanh toán cho khách hàng, bao gồm nhận tiền mặt, thẻ hoặc séc, in hóa đơn và kiểm kê thu chi.

Ngoài ra, những người làm thu tiền dịch vụ như tiền điện, nước hay internet cũng được gọi là thu ngân.

II. Chi tiết công việc thu ngân là gì?

Công việc thu ngân không yêu cầu đào tạo bài bản từ trường lớp như nhiều ngành nghề khác. Những người ứng tuyển sẽ được hướng dẫn trực tiếp tại nơi làm việc bởi các quản lý hoặc nhân viên kỳ cựu và bắt đầu công việc ngay khi đạt yêu cầu. 

Công việc của nhân viên thu ngân tương đối đơn giản. Cụ thể:

1. Trước khi bắt đầu công việc

Công việc đầu tiên của nhân viên thu ngân khi nhận bàn giao từ ca trước hoặc bắt đầu ca làm việc trong ngày là kiểm tra lại quầy thu ngân. Các yếu tố cần kiểm tra bao gồm: máy móc, thiết bị, biểu mẫu, giấy tờ in hóa đơn và số tiền trong quầy. 

2. Nhận order từ khách

Nhân viên thu ngân ở các quán cà phê, nhà hàng hay quán ăn sẽ tiếp nhận đơn hàng từ khách. Thông tin đơn hàng có thể được truyền đạt trực tiếp từ khách hoặc qua nhân viên phục vụ. Sau đó, họ phải nhập các thông tin vào hệ thống để xuất hóa đơn khi khách thanh toán.

3. Hỗ trợ khách hàng thanh toán

Có thể nói, đây là nhiệm vụ chính của nhân viên thu ngân. Nhân viên thu ngân cần kiểm tra lại giá các món đã được order và ghi chú từ trước. Sau đó, kiểm tra các chương trình khuyến mãi hoặc ưu đãi của nhà hàng (nếu có). Cuối cùng, sau khi tính toán số tiền cần thu, bạn sẽ in hóa đơn và nhận tiền từ khách hàng.

 4. Bàn giao ca hoặc kết thúc công việc

Cuối ca hoặc cuối ngày làm việc, nhân viên thu ngân sẽ kiểm tra lại số tiền thu – chi trong ngày. Bạn cần đảm bảo số tiền trên hệ thống phần mềm và số tiền thực tế phải khớp nhau.

Sau khi hoàn thành công việc, bạn cần sắp xếp lại quầy thu ngân, dọn dẹp sạch sẽ và bàn giao lại ca. Trong một số trường hợp, bạn cũng cần ghi chú lại các thông tin quan trọng cho thu ngân ca sau.

5. Một số nhiệm vụ khác (tùy theo từng vị trí thu ngân cụ thể)

Ngoài các công việc chính đã nêu, nhân viên thu ngân còn có thể thực hiện một số công việc khác. Ví dụ như: đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới các kỹ năng cần thiết, thực hiện nhiệm vụ được giao từ cấp trên, tư vấn khách hàng về các chương trình khuyến mãi,…

III. Những kỹ năng cần có và quy trình làm việc của nhân viên thu ngân

Sau khi tham khảo các công việc trên, bạn đã hiểu rõ về công việc của thu ngân là gì chưa? Có thể thấy, công việc của thu ngân không quá phức tạp, nhưng vẫn yêu cầu người làm phải có những kỹ năng nhất định.  

1. Những kỹ năng cần có khi làm nhân viên thu ngân là gì?

Nghề thu ngân đặc biệt yêu cầu người làm phải tiếp xúc với nhiều khách hàng. Do đó, kỹ năng giao tiếp tốt là điều không thể thiếu đối với nhân viên thu ngân. 

Ngoài ra, nhân viên thu ngân cũng cần có những kỹ năng sau:

1.1 Kỹ năng quản lý tiền bạc

Thu ngân là người trực tiếp nhận và trả lại tiền thừa cho khách, đồng thời phải quản lý số tiền trong suốt ca làm việc. Chính vì vậy, khả năng quản lý tiền bạc một cách cẩn thận và hợp lý là một kỹ năng quan trọng.

1.2 Kỹ năng phân biệt tiền thật, tiền giả

Với sự xuất hiện ngày càng nhiều của tiền giả, nhất là khi các kỹ thuật làm tiền giả trở nên tinh vi và giống thật, nhân viên thu ngân cần có khả năng phân biệt tiền thật và tiền giả. Thiếu kỹ năng này có thể khiến bạn dễ dàng bị lừa, gây thiệt hại cho công ty và còn có thể vướng phải các vấn đề pháp lý.

1.3 Kỹ năng sử dụng thiết bị thu nhận tiền

Hiện nay, hầu hết các nhà hàng, cửa hàng… đều sử dụng thiết bị thu tiền tự động. Bên cạnh đó, nhiều nơi còn cho phép thanh toán bằng thẻ. Nhân viên thu ngân cần thành thạo cách sử dụng các thiết bị này để tránh gặp phải sai sót hoặc bối rối khi làm việc. 

1.4 Kỹ năng ghi nhớ

Kỹ năng ghi nhớ rất quan trọng khi làm thu ngân, nhất là ở các quán ăn, quán cà phê khi khách hàng đặt món. Nếu làm thu ngân tại siêu thị hoặc cửa hàng phân phối sản phẩm, bạn cần ghi nhớ mã sản phẩm để nhập vào hệ thống và tính tiền cho khách.

Ngoài ra, nhân viên thu ngân cần có khả năng lắng nghe, giao tiếp tốt, cùng với tính cách thật thà, trung thực, thân thiện và nhiệt tình để phục vụ khách hàng tốt nhất. 

1.6 Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là kỹ năng quan trọng trong mọi lĩnh vực, và thu ngân cũng không phải ngoại lệ. Khi làm công việc này, bạn cần biết cách truyền đạt thông tin, tư vấn cho khách hàng một cách dễ hiểu, rõ ràng và thân thiện. Ngoài ra, nếu khách hàng gặp phải vấn đề trong quá trình trải nghiệm, bạn sẽ là người phải giải quyết tình huống sao cho hợp lý nhất. Một số nơi còn yêu cầu nhân viên thu ngân có khả năng giao tiếp bằng tiếng Anh để phục vụ khách quốc tế hiệu quả hơn. 

1.7 Sự tỉ mỉ, cẩn thận

Để làm tốt công việc thu ngân, bạn cần rèn luyện tính tỉ mỉ, cẩn thận và chỉn chu. Điều này giúp bạn tính toán hóa đơn, kết sổ cuối ngày và kiểm kê tiền một cách chính xác. Sự cẩn thận cũng giúp bạn tránh được các sai sót như tính tiền nhầm hay thất thoát tài chính. 

1.8 Kỹ năng đa nhiệm

Thu ngân là gì? Có phải là người làm tất cả mọi việc? Mặc dù công việc chính của bạn là tư vấn cho khách hàng và tính tiền, nhưng trong một số tình huống đặc biệt, thu ngân cũng có thể phải đảm nhận các nhiệm vụ khác như phục vụ khách, hướng dẫn quy trình hoặc xử lý khiếu nại. Vì vậy, khả năng xử lý tình huống linh hoạt và làm việc đa nhiệm là rất quan trọng đối với nhân viên thu ngân. 

1.9 Tính kiên nhẫn

Khi làm việc trong ngành dịch vụ, bạn sẽ gặp phải nhiều kiểu khách hàng khác nhau. Đặc biệt, khi đối mặt với những vị khách khó tính, sự kiên nhẫn của bạn sẽ là yếu tố quan trọng. Bạn cần giao tiếp một cách lịch sự và trang trọng để giải quyết vấn đề. Sự kiên nhẫn giúp bạn tránh được những sai sót, không làm căng thẳng tình hình hoặc tranh cãi với khách. Nếu vấn đề vượt quá khả năng giải quyết của bạn, hãy liên hệ với cấp quản lý để được hỗ trợ kịp thời.

2. Quy trình làm việc của nhân viên thu ngân như thế nào?

Sau khi vượt qua vòng nộp hồ sơ và phỏng vấn, ứng viên sẽ được đào tạo quy trình làm việc chi tiết. Vậy, quy trình làm việc của nhân viên thu ngân là gì?

2.1 Chuẩn bị công việc trước khi vào ca

Trước khi bắt đầu ca làm việc, nhân viên thu ngân cần dọn dẹp và vệ sinh quầy thu ngân. Sau đó, bạn sẽ kiểm tra lại các dụng cụ và khởi động các thiết bị máy móc. Tại một số nơi, thu ngân còn có trách nhiệm kiểm tra lại số tiền trong quầy để đảm bảo chính xác.

2.2 Thực hiện quy trình nhận order và thanh toán cho khách

Thu ngân tiếp nhận đơn hàng hoặc sản phẩm khách mua, tính toán tổng số tiền và in hóa đơn. Sau khi khách kiểm tra xong, thu ngân sẽ nhận tiền và trả lại số tiền thừa (nếu có).

2.3 Xử lý và hỗ trợ các vấn đề phát sinh trong ca làm việc

Nếu có sự cố trong ca làm việc mà bạn có thể giải quyết được, thu ngân sẽ trực tiếp xử lý. Nếu tình huống vượt quá khả năng giải quyết, bạn cần thông báo và liên hệ với quản lý để được hỗ trợ.

2.4 Kết thúc công việc và bàn giao ca cho nhân viên sau

Nhân viên thu ngân sẽ tiến hành kiểm tra lại số tiền thu chi, các vật dụng cần thiết, làm sạch quầy làm việc và bàn giao công việc cho ca sau.

IV. Mức lương của nhân viên thu ngân

Ngoài những thông tin về nhân viên thu ngân và công việc của họ, mức lương của nhân viên thu ngân cũng là vấn đề được nhiều người quan tâm và tìm hiểu.

Mức lương của nhân viên thu ngân không cố định mà sẽ thay đổi tùy theo ngành nghề và vị trí công tác. Theo thống kê, mức lương của nhân viên thu ngân làm toàn thời gian dao động từ 7 triệu đồng/tháng đến 9 triệu đồng/tháng. Còn đối với nhân viên làm bán thời gian hoặc theo ca, mức lương sẽ từ 2 triệu đồng/tháng đến 4 triệu đồng/tháng.

Tham khảo mức lương của nhân viên thu ngân tại một số thành phố:

Nhiều nơi làm việc còn có chế độ thưởng cho nhân viên thu ngân hàng tháng khi hoàn thành tốt công việc. Đối với các bạn sinh viên tại TP HCM, nếu vẫn đang đi học thì có thể tìm việc làm part-time với vị trí thu ngân. Tương tự, sinh viên ở các khu vực khác như Phan Thiết, Đức Hòa,… cũng có thể tìm kiếm công việc thu ngân phù hợp. Mặc dù mức lương không quá cao nhưng đây là cơ hội để có thêm thu nhập, giúp trang trải chi phí cuộc sống.

V. Kinh nghiệm phỏng vấn vị trí thu ngân

Ngoài những câu hỏi như 'thu ngân là gì?', 'công việc thu ngân làm gì?', nhiều ứng viên cũng muốn biết bí quyết để ứng tuyển thành công cho vị trí này. Nếu bạn muốn trở thành nhân viên thu ngân tại một cửa hàng mình yêu thích, đừng bỏ qua những lưu ý quan trọng dưới đây!

1. Một số câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn

Dưới đây là một số câu hỏi hay gặp khi phỏng vấn cho vị trí thu ngân:

1.1 Hãy giới thiệu đôi chút về bản thân bạn

Khi trả lời câu hỏi này, bạn cần tránh trả lời quá dài dòng hay quá ngắn gọn. Đây là câu hỏi mở đầu trong buổi phỏng vấn, là cơ hội đầu tiên để bạn thể hiện bản thân. Vì vậy, hãy trả lời một cách thông minh, với tông giọng tự nhiên, thoải mái, và đảm bảo đề cập đến những điểm chính như sau:

• Họ tên, độ tuổi
• Kinh nghiệm làm việc (nếu chưa có, có thể chia sẻ các hoạt động, khóa học đã tham gia)
• Chuyên ngành học
• Sở thích cá nhân
• Kế hoạch ngắn hạn trong 6 tháng – 1 năm tới

1.2 Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?

Câu hỏi này nhằm kiểm tra xem bạn có những tố chất phù hợp với công việc thu ngân hay không. Bạn có thể nêu ra những điểm mạnh liên quan đến công việc như tính cẩn thận, khả năng quan sát và giải quyết vấn đề tốt, tự tin giao tiếp. Nếu cần chia sẻ khuyết điểm, hãy chọn những điểm không ảnh hưởng trực tiếp đến công việc thu ngân. Quan trọng là bạn phải thể hiện sự chân thành và mong muốn học hỏi, cải thiện bản thân.

1.3 Mức lương bạn kỳ vọng là bao nhiêu?

Ngoài việc tìm hiểu về kiến thức và kinh nghiệm liên quan đến công việc thu ngân, nhà tuyển dụng cũng sẽ hỏi bạn câu này để kiểm tra xem mức lương bạn mong muốn có phù hợp với ngân sách công ty hay không. Đưa ra một mức lương quá cao hoặc quá thấp đều không tốt cho bạn trong quá trình phỏng vấn.

Khi đối diện với câu hỏi này, bạn nên lưu ý một số vấn đề quan trọng như sau:

• Thời gian làm việc sẽ kéo dài bao lâu, có yêu cầu làm thêm giờ không?
• Những công việc cụ thể bạn sẽ đảm nhiệm là gì?
• Ngoài mức lương cơ bản, có phụ cấp hay quyền lợi gì khác không?
• Mức lương trung bình cho vị trí này là bao nhiêu?

Khi đã tìm hiểu xong các yếu tố trên, bạn sẽ dễ dàng đưa ra mức lương hợp lý cho bản thân. Tuy nhiên, đừng quên chuẩn bị câu trả lời về vấn đề này trước khi tham gia phỏng vấn nhé!

1.4 Vì sao bạn lại quyết định rời bỏ công việc trước đây?

Đây là câu hỏi dành cho những ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc. Nhà tuyển dụng muốn hiểu thêm về mục tiêu nghề nghiệp cũng như định hướng tương lai của bạn. Hãy trả lời câu hỏi này một cách chân thành, rõ ràng, với thái độ chuyên nghiệp và khiêm tốn.

Yêu cầu quan trọng nhất đối với nhân viên thu ngân là tính trung thực và sự minh bạch. Vì vậy, nếu bạn đã gặp phải những sai phạm nghiêm trọng tại công ty cũ, sẽ rất khó để bạn có thể thành công trong quá trình ứng tuyển ở công ty mới. Dưới đây là một số lý do nghỉ việc hợp lý mà bạn có thể đưa ra:

• Chuyển đến khu vực khác và cần tìm công việc gần nhà hơn
• Bạn muốn có mức lương cao hơn hoặc các đãi ngộ tốt hơn
• Bạn có ý định thay đổi công việc để theo đuổi sở thích mới
• Công ty cũ đã ngừng hoạt động hoặc tái cơ cấu
• Bạn nghỉ việc để giải quyết các vấn đề cá nhân, như gia đình hay sức khỏe, và tình trạng đã ổn định
• Bạn muốn tìm một công ty có môi trường phù hợp hơn để phát triển bản thân

1.5 Mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong tương lai là gì?

Câu hỏi này được nhà tuyển dụng đặt ra để đánh giá khả năng lập kế hoạch và triển khai mục tiêu nghề nghiệp dài hạn của bạn. Đây cũng là cơ hội để họ hiểu liệu những dự định của bạn có phù hợp với chiến lược phát triển của công ty hay không. Hãy mạnh dạn chia sẻ rõ ràng về các bước đi mà bạn dự định thực hiện để đạt được mục tiêu nghề nghiệp của mình!

1.6 Bạn có hiểu thu ngân là gì và công việc thu ngân bao gồm những gì không?

Khi được hỏi câu này, nhà tuyển dụng sẽ không chỉ muốn nghe bạn mô tả công việc thu ngân đơn giản như nhận tiền và thanh toán. Thay vào đó, họ muốn bạn giải thích rõ hơn rằng thu ngân là đại diện cho công ty, là người trực tiếp giao tiếp với khách hàng ngay từ bước đầu. Ngoài các nhiệm vụ cơ bản như thanh toán, thu tiền, thu ngân còn có trách nhiệm thực hiện những công việc quan trọng khác như sau:

• Lập báo cáo thu chi chi tiết theo ngày hoặc theo ca làm việc
• Đảm bảo khu vực làm việc luôn sạch sẽ và ngăn nắp
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của quản lý

1.7 Những kỹ năng quan trọng nhất mà nhân viên thu ngân cần có là gì?

Để trả lời câu hỏi này một cách chính xác, bạn cần nắm vững yêu cầu công việc. Vì thu ngân thường xuyên giao tiếp với khách hàng, nên kỹ năng như giao tiếp, xử lý tình huống, thuyết phục là rất quan trọng và cần rèn luyện thường xuyên. Bên cạnh đó, do công việc liên quan đến tài chính, đòi hỏi nhân viên thu ngân phải có sự tỉ mỉ, cẩn thận, trung thực và khả năng làm việc dưới áp lực cao.

1.8 Bạn có thể sử dụng những phần mềm thu ngân nào?

Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá kinh nghiệm và sự hiểu biết của bạn về công việc. Nếu bạn chưa từng làm thu ngân, hãy thẳng thắn chia sẻ và thể hiện sự sẵn sàng học hỏi. Nếu bạn có kinh nghiệm, bạn có thể chia sẻ các phần mềm thu ngân mà bạn đã sử dụng như IPOS, POS365, POSAPP,... để chứng minh khả năng làm việc của mình.

2. Một số lưu ý khi phỏng vấn vào vị trí thu ngân

Sau khi nắm rõ những câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn thu ngân, bạn cũng nên chú ý đến các yếu tố quan trọng khác như sau:

2.1 Luôn tự tin khi trả lời mọi câu hỏi

Tự tin giúp bạn trả lời mạch lạc và thuyết phục hơn, đồng thời để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Các nhà tuyển dụng thường đánh giá cao ứng viên có khả năng phản ứng nhanh, xử lý tình huống thông minh, vì đây là những kỹ năng cần thiết cho công việc thu ngân.

2.2 Ngôn ngữ cơ thể cần linh hoạt và tự nhiên

Một bài phát biểu ấn tượng không thể thiếu sự khéo léo và thông minh trong từng cử chỉ giao tiếp. Bạn có thể duy trì giao tiếp mắt tự tin, nhẹ nhàng, thể hiện sự khiêm nhường, và sự chân thành của mình. Thêm vào đó, những cử chỉ tay tinh tế cũng sẽ giúp câu trả lời của bạn thêm sinh động và thuyết phục hơn.

2.3 Tránh chỉ trích công ty cũ

Việc chỉ trích công ty cũ trong buổi phỏng vấn là điều không thể chấp nhận. Điều này sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy mất thiện cảm và nhận định bạn là người thiếu trung thực. Họ sẽ khó lòng tin tưởng bạn, dù bạn có kỹ năng hay kinh nghiệm tốt đến đâu, và khả năng thành công trong buổi phỏng vấn sẽ giảm đi rất nhiều.

VI. Nơi nào có cơ hội việc làm thu ngân?

Khi bạn đã hiểu rõ công việc thu ngân cùng các yếu tố như kỹ năng, phỏng vấn,… hãy cùng Mytour khám phá những kênh tuyển dụng phổ biến cho công việc này nhé!

Các nhà tuyển dụng thường đăng tin tuyển dụng nhân viên thu ngân tại các địa điểm sau đây:

• Các website chuyên cung cấp việc làm
• Những nhóm cộng đồng trên Facebook liên quan đến ngành nghề thu ngân, như nhóm cà phê, cửa hàng, trà sữa,…
• Ngày hội việc làm tổ chức tại các trường đại học
• Trang fanpage hoặc website chính thức của các thương hiệu

Trên đây, Mytour đã chia sẻ đầy đủ thông tin về “thu ngân là gì”. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn không chỉ tìm được công việc phù hợp mà còn tích lũy được những kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết cho sự nghiệp.

Mỗi ngày, trên website xuất hiện rất nhiều thông tin tuyển dụng đa dạng, giúp bạn dễ dàng tìm thấy tin tuyển dụng phù hợp cho vị trí thu ngân. Chúc bạn thành công trong việc tìm kiếm việc làm và tìm được công ty uy tín để ứng tuyển.

Tác giả: Vinh Nguyễn.