Buzz
Thường thì tôi sẽ bắt đầu bằng một phần mở đầu khá rườm rà. Nhưng với bài viết này, vì nó có tính hành động cao, nên có lẽ người đọc sẽ quan tâm nhiều hơn đến nội dung chính. Bài viết này sẽ phù hợp với:
- Những người mới lên làm quản lý: họ có thể cảm thấy đồng cảm
- Những người chuẩn bị bước vào vai trò quản lý: họ có thể thấy một số gợi ý hữu ích
- Những người mới bắt đầu: họ sẽ thấu hiểu nhiều hơn về quan điểm của cấp trên trực tiếp
Đối với các anh chị senior, có lẽ một số điều trong bài viết này sẽ quá phổ biến hoặc quá rõ ràng, và họ có thể bỏ qua loạt bài viết này.
Được rồi, bắt đầu ngay bài viết:
1. Đảm bảo rằng bạn đã hiểu hết về những gì bạn đang ký kết
Nguồn: Freepik
Khi bạn mới lên làm quản lý, thường bạn sẽ ở vị trí quản lý cấp trung. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải xem xét một đề xuất hoặc bản kế hoạch từ cấp dưới (các chuyên viên hoặc nhân viên), trước khi trình lên cấp quản lý cao hơn.
Hãy luôn đảm bảo rằng bạn đã hiểu hết về mọi thứ bạn đang ký kết, ít nhất là bạn hiểu rõ vấn đề tổng quan, tại sao bạn phải thực hiện điều này, kết quả mong đợi là gì, và chi phí là bao nhiêu… Nếu có điều gì đó khiến bạn cảm thấy không chắc chắn, hãy hỏi kỹ cấp dưới của bạn để họ giải thích rõ hơn về vấn đề. Khi bạn trình ký lên cấp quản lý cao hơn, có thể có đến 90% khả năng sếp sẽ hỏi bạn một số câu hỏi, và bạn cần phải có câu trả lời ngay lập tức. Nếu bạn không có câu trả lời hoặc mập mờ, thì có thể dẫn đến việc trình ký công việc bị chậm trễ, bạn phải trình ký lại. Hoặc uy tín của chữ ký của bạn sẽ bị suy giảm (điều này thật sự nghiêm trọng đấy).
Tuy nhiên, đây chỉ là lý thuyết. Trong thực tế, khi vào mùa kinh doanh bận rộn, giả sử có 10 công việc đều đồn lên đến bạn cùng một lúc, thì có thể bạn chỉ có thể xử lý được khoảng 8 công việc (nếu bạn có thể xử lý cả 10 thì tuyệt vời). Nếu bạn không may, trong số 10 công việc đó, có 2 công việc mà bạn không quan tâm nhiều, và xảy ra vấn đề, thì bạn sẽ xử lý như thế nào?
Cách bạn xử lý và đối diện sẽ quyết định cho sự số 2.
2. Cuối cùng, trách nhiệm dừng lại với bạn
Nguồn: Freepik
Nếu có một vấn đề từ cấp dưới được trình lên cho bạn, nhưng bạn tin rằng cấp dưới thường giải quyết vấn đề này tốt, hoặc bạn quá bận (hoặc vì mệt mỏi, chó nhà bị ốm, mất cảm hứng…), bạn ký vội để loại bỏ vấn đề đó. Sau đó, vấn đề được đưa lên cấp trên hoặc triển khai và xảy ra rắc rối lớn. Trong tình huống này, phản ứng tốt nhất của bạn là không đổ lỗi cho cấp dưới.
Bạn đã ký, và mọi người đều cho rằng bạn đã xem xét vấn đề một cách kỹ lưỡng. Đổ lỗi cho nhân viên chỉ làm tổn thương hình ảnh của bạn với cấp dưới hơn, mà vấn đề thì không được giải quyết. Điều này làm cho việc xây dựng một nhóm đồng lòng gắn bó với bạn trở nên khó khăn hơn. Sự tin tưởng của cấp dưới đối với bạn phải được xây dựng, và nó không phải chỉ từ chức danh mà bạn đang đảm nhận.
Bạn có thể ủy thác cho cấp dưới rất nhiều việc, nhưng trách nhiệm cho vấn đề mà bạn đã ký duyệt thuộc về bạn. Lá bài cuối cùng đã được rút ra cho bạn và dừng lại ở bạn, bạn không thể chia sẻ nó cho bất kỳ ai khác, bạn không thể tránh trách nhiệm, và bạn không thể chuyển giao nó được.
3. Phân công công việc, nhưng hãy nhớ kiểm soát tiến độ và tình hình sức khỏe của cấp dưới
Nguồn: Freepik
Một lỗi thường gặp của những người mới lên làm quản lý là khi có công việc mới, họ liên tục giao việc cho nhân viên mà không kiểm soát được tiến độ hoặc tình trạng sức khỏe của họ (còn được gọi là 'rải bài'), sau đó gần đến deadline thì lại hỏi xem công việc đã hoàn thành chưa. Nếu mọi chuyện diễn ra suôn sẻ thì không sao, nhưng nếu có vấn đề xảy ra, phản ứng tệ nhất của bạn là mắng mỏ nhân viên vì họ không hoàn thành công việc.
Hành động này rất tồi tệ, vì nó khiến nhân viên của bạn mất lòng tin vào bản thân, mất tự tin vào khả năng làm việc của mình, và cuối cùng là cảm thấy tổn thương và bất lực. Phản ứng đó sẽ làm cho việc trao đổi về tiến độ công việc sau này trở nên khó khăn. Đặc biệt là đối với những nhân viên mới, họ sẽ cảm thấy bị áp đặt, tức là họ nhận nhiệm vụ quá khó nhưng không dám hỏi hoặc thảo luận với bạn, chỉ ngồi trước màn hình không biết phải làm gì, và đến gần deadline mới nhận ra rằng họ không thể hoàn thành công việc đó.
Điều này là điểm phân biệt quản lý chuyên nghiệp: biết được tiến độ công việc của nhân viên dưới quyền và khi nào nên để họ tự làm việc, khi nào cần phải can thiệp để giúp họ.
