Buzz
Woa, mọi người à, mình là Ngọc Ánh - hiện là Quản Lý Vận Hành của Mentori. Trước khi làm ở vị trí này, mình đã từng là Trợ Lý Cấp Cao thuộc Phòng Kiểm Toán tại PwC.
Trước khi bắt đầu, mình muốn chia sẻ một chút: bài viết dựa hoàn toàn trên kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm cá nhân, không áp đặt cho tất cả mọi người hoặc công việc kiểm toán nói chung. Mong rằng bài viết sẽ mang đến cái nhìn cận cảnh hơn về ngành này cũng như những người trong ngành.
1. Kiểm Tra Email:
Việc này là bắt buộc với công việc kiểm toán. Mọi giao tiếp với khách hàng và sếp đều qua email, vì vậy cần phải kiểm tra email thường xuyên để cập nhật với mọi công việc.
Mình thường kiểm tra email vào 3 khung giờ cố định: 9h, 14h và 18h để theo dõi công việc mà không bị quá tải vào việc này.
Viết email cũng là một kỹ năng cần phải học. Ban đầu khi mới vào nghề, mình mất rất nhiều thời gian để viết email! Viết xong phải kiểm tra kỹ lưỡng, cảm thấy yên tâm rồi mới nhấn Gửi. Nhưng chỉ sau 1 phút, mình phát hiện đã quên đính kèm file. Dần dần, mình viết nhiều hơn, quen tay hơn, biết cách viết nhanh và ít quên hơn.
2. CUỘC HỌP
Với công việc kiểm toán, thường có 3 loại họp chính như sau:
Họp Bắt Đầu: Họp để khởi động cho một dự án mới, chủ yếu là cung cấp thông tin về khách hàng, lập kế hoạch kiểm toán, thời gian và phân công công việc.
Họp Cập Nhật: Như tên gọi, họp để cập nhật tình hình kiểm toán, có vấn đề gì phát sinh, cần trao đổi ý kiến với Quản Lý/Đối Tác không, tình trạng tiến độ của dự án kiểm toán...
Họp Ký Duyệt: Thường có cuộc họp nội bộ để hoàn thiện dự án kiểm toán với Quản Lý của mình trước, sau đó là họp ký duyệt với khách hàng.
Trước những cuộc họp này, mình luôn phải chuẩn bị một Agenda (bản ghi công việc) cho cuộc họp, cùng với việc tìm hiểu thông tin về khách hàng và cập nhật với các thành viên trong nhóm để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.
3. THEO DÕI KHÁCH HÀNG
Kiểm toán là một công việc phải tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, họ là nguồn thông tin chính để chúng ta làm việc. Do đó, tiến độ công việc phụ thuộc rất nhiều vào việc khách hàng cung cấp thông tin. Theo dõi khách hàng một cách chặt chẽ và thường xuyên là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày!
4. THEO DÕI TÌNH HÌNH CỦA ĐỘI
Ở vai trò Trợ Lý Cấp Cao, mình phải đảm nhận vai trò lãnh đạo một đội kiểm toán gồm 3-5 thành viên, đảm bảo dịch vụ hoạt động tốt cho khách hàng trong một thời gian cố định. Do đó, việc theo dõi tình hình của đội là rất quan trọng. Mặc dù áp lực, nhưng vị trí này đã giúp mình học được nhiều về quản lý thời gian, quản lý công việc và làm việc với con người. Chỉ sau một năm làm Trợ Lý Cấp Cao, mình đã trưởng thành hơn rất nhiều.
5. TÀI LIỆU: KHÔNG CÓ TÀI LIỆU - KHÔNG CÓ CÔNG VIỆC!
Phương châm của kiểm toán là:
“Không có tài liệu - Không có công việc!”
Mọi công việc đều cần được lưu lại tài liệu, và các tài liệu từ khách hàng là bằng chứng cho quá trình kiểm toán. Việc lưu tài liệu tốn thời gian, vì vậy một trong những kỹ năng để tiết kiệm thời gian là sử dụng các phím tắt trong Excel! Rất quan trọng, giúp tiết kiệm được 1/3 thời gian làm việc, hãy học các phím tắt trong Excel nhé!
6. ÁP DỤNG TƯƠNG TỰ CHO CÁC CÔNG VIỆC KHÁC
Tất cả quy trình trên chỉ áp dụng cho một công việc, nhưng trong cùng một thời điểm, bạn sẽ phải làm đến 3-4 công việc. Vì vậy, bạn cũng cần thực hiện các công việc tương tự cho 3-4 công việc khác nhau. Nghe có vẻ lo lắng, nhưng khi làm quen rồi, bạn sẽ thấy dễ dàng hơn và khả năng làm việc của bạn sẽ được cải thiện rất nhiều.
Trên đây là một cái nhìn tổng quan về công việc của một Trợ Lý Cấp Cao Kiểm Toán. Thật sự, làm kiểm toán đòi hỏi áp lực lớn, nhưng cũng giúp bạn trưởng thành nhanh chóng. Hy vọng những chia sẻ này sẽ hữu ích cho bạn trong việc tìm kiếm một công việc phù hợp.
