Thư viện số là gì và tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu trong thư viện

1. Thư viện số là gì?

Thư viện, một kho tri thức quý giá của xã hội, đã được xem như là biểu tượng của văn hóa và học thức. Từ những ngày đầu của nền nông nghiệp, thư viện đã được hồi sinh nhờ sự phát triển của ngành in ấn trong thời kỳ Phục hưng và tiếp tục phát triển mạnh mẽ với sự cách mạng công nghiệp và các cải tiến cơ giới hóa.

Hiện nay, các hoạt động thông tin và thư viện (TTTV) được thực hiện tại nhiều cơ quan như thư viện, trung tâm thông tin, trung tâm tài nguyên, cơ sở lưu trữ,... Các loại hình thư viện bao gồm thư viện quốc gia, công cộng, chuyên ngành, phục vụ thông tin theo yêu cầu và thông qua nhiều hình thức khác nhau.

- Tài liệu vật lý được cung cấp qua việc quản lý tài liệu tại thư viện học.

- Thông tin và tư liệu được truyền tải qua các hoạt động quản lý thông tin.

- Tài nguyên số được cung cấp thông qua thư viện điện tử nhờ công nghệ hiện đại.

Ngành thông tin - thư viện đã trải qua ba giai đoạn phát triển quan trọng, từ quản lý tài liệu vật thể như tài liệu in ấn và tài liệu nghe nhìn, đến tài liệu đa phương tiện và tài nguyên điện tử.

- Giai đoạn quản lý tài liệu.

- Giai đoạn quản lý thông tin.

- Giai đoạn quản lý tri thức.

Hiện nay, Thư viện số được hiểu là sự kết hợp giữa các tài liệu vật lý có thể tiếp cận trong không gian thực và tài nguyên số tồn tại trong không gian điện tử, có thể truy cập từ bất kỳ đâu. Cụ thể, Thư viện số hiện đại bao gồm cả tài liệu in truyền thống, sách điện tử, tạp chí điện tử, cơ sở dữ liệu trực tuyến, và các bộ sưu tập điện tử từ thư viện hoặc từ các nhà cung cấp bên ngoài. Đây là sự giao thoa giữa thư viện truyền thống và thư viện điện tử thuần túy.

Theo định nghĩa trong 'Dictionary for Library and Information Science' của Joan M. Reitz, Thư viện số không chỉ cung cấp tài liệu in ấn và tài liệu thu nhỏ, mà còn là nơi cung cấp một lượng lớn tài nguyên số có thể truy cập qua máy tính, gọi là 'Tài nguyên số'. Những tài nguyên này có thể là nội dung tự tạo và có thể được truy cập từ xa qua mạng máy tính. Quá trình số hóa trong thư viện bắt đầu từ hệ thống mục lục, chỉ mục tạp chí, dịch vụ tóm tắt, đến ấn phẩm định kỳ và tài liệu tham khảo, và kết thúc với sách in.

Các khái niệm và định nghĩa về Thư viện số nêu trên phản ánh sự cách mạng hóa quan điểm về thư viện trong thời đại hiện nay. Bất kỳ thư viện truyền thống nào cung cấp một lượng lớn tài nguyên số đều có thể được xem là Thư viện số.

2. Làm thế nào để xây dựng Thư viện số?

Để hình thành và phát triển Thư viện số, ngoài việc đầu tư vào các tài nguyên số như cơ sở dữ liệu trực tuyến, sách điện tử, và tạp chí điện tử, cùng với việc thiết lập các liên kết để chia sẻ tài nguyên số, thư viện cần thực hiện những nhiệm vụ sau:

* Quy trình số hóa tài liệu:

Số hóa là quy trình chuyển đổi các tài liệu truyền thống trong thư viện, như sách và văn bản in, thành định dạng điện tử và lưu trữ trên máy tính. Quy trình này bao gồm hai giai đoạn chính:

Giai đoạn đầu tiên là Quét hình (Scanning), tạo ra sản phẩm số hóa ở dạng hình ảnh, thường dưới định dạng Bitmap hoặc TIFF.

Giai đoạn tiếp theo là Nhận diện ký tự quang học (OCR), tức là quy trình chuyển đổi tài liệu đã số hóa thành định dạng văn bản hoặc trang web. Các định dạng phổ biến bao gồm RTF, Word, hoặc HTML.

Trong nhiều hệ thống thư viện số, tài liệu chỉ mới ở giai đoạn đầu, tức là người dùng chỉ thấy hình ảnh, thường ở định dạng PDF. PDF là định dạng tệp mô phỏng trang giấy và yêu cầu cài đặt phần mềm Adobe Acrobat để hiển thị và in ấn chính xác. Giai đoạn tiếp theo yêu cầu sử dụng phần mềm OCR để chuyển đổi từ hình ảnh sang văn bản, cho phép truy cập qua từ khóa hoặc kỹ thuật trích xuất siêu dữ liệu tự động, đồng thời cho phép chỉnh sửa văn bản.

Quá trình số hóa có thể được thực hiện tại thư viện hoặc thông qua các hợp đồng với nhà thầu bên ngoài để tạo ra các bộ sưu tập số chuyên ngành.

* Xây dựng Bộ sưu tập số:

Trong lĩnh vực biên mục hiện đại, để xây dựng các Bộ sưu tập số, các chuyên gia thư viện cần thực hiện hai nhiệm vụ chính: Tạo lập Siêu dữ liệu (Metadata Building) và Gặt hái Siêu dữ liệu (Metadata Harvesting).

- Tạo lập Siêu dữ liệu: Đây là quá trình xây dựng Bộ sưu tập số nội sinh. Trong thư viện truyền thống, biên mục viên tạo phiếu mục lục hoặc biểu ghi thư tịch để hỗ trợ độc giả tra cứu tài liệu in ấn. Tại Thư viện số, biên mục viên tạo Siêu dữ liệu để độc giả có thể truy cập vào bộ sưu tập chuyên ngành trong Kho số (Digital repository) trên máy chủ thư viện, được gọi là Tài liệu số nội sinh.

- Gặt hái Siêu dữ liệu: Đây là quy trình sử dụng phần mềm chuyên dụng hoặc nguồn mở để tạo ra các Bộ sưu tập ảo. Nhân viên thư viện tìm kiếm và thu thập siêu dữ liệu từ các tài nguyên trên internet liên quan đến các chủ đề quan tâm, tạo ra các Bộ sưu tập chuyên ngành chỉ chứa thông tin siêu dữ liệu.

Phương thức này đang được ưa chuộng trong cộng đồng thư viện số hiện nay, đặc biệt là tại các thư viện đại học.

3. Tầm quan trọng của việc số hóa tài liệu trong thư viện

Số hóa tài liệu có vai trò quan trọng trong việc nâng cao khả năng truy cập và sử dụng tài liệu của thư viện. Trong kỷ nguyên Công nghệ 4.0, người dùng có thể truy cập tài liệu trực tuyến từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào chỉ với một thiết bị kết nối Internet. Số hóa tài liệu giúp thư viện đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thông tin của người dùng và giảm áp lực về không gian lưu trữ tài liệu in ấn.

Số hóa tài liệu còn giúp thư viện nâng cao khả năng bảo quản và sử dụng tài liệu. Tài liệu giấy có thể bị ảnh hưởng bởi ánh sáng, hư hại hoặc mất mát theo thời gian. Tuy nhiên, khi tài liệu được số hóa, chúng có thể được lưu trữ lâu dài và bảo vệ tốt hơn khỏi các yếu tố môi trường bên ngoài.

Một lợi ích quan trọng khác của số hóa là cải thiện khả năng truy cập và tìm kiếm tài liệu cho người dùng. Thư viện số cho phép người dùng tìm kiếm thông tin theo nhiều tiêu chí như tên tác giả, từ khóa, chủ đề và thời gian xuất bản, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

Số hóa tài liệu không chỉ bảo tồn và phát triển văn hóa mà còn mở ra cơ hội mới cho thư viện. Nó giúp bảo tồn tài liệu quý hiếm và lưu trữ thông tin văn hóa quan trọng, đồng thời phát triển các dịch vụ mới như cho mượn sách trực tuyến và cung cấp tài liệu kỹ thuật số cho các cơ sở giáo dục và trường học.

Thư viện số và thư viện điện tử hiện đang là xu hướng phổ biến, đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục và các tổ chức đào tạo.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Mytour về chủ đề: Thư viện số là gì? Ý nghĩa của việc số hóa tài liệu trong thư viện. Xin chân thành cảm ơn quý độc giả đã theo dõi bài viết!