Buzz
Quy tắc Parkinson dựa trên cách mọi người sử dụng thời gian của họ. Hiểu và áp dụng 05 bước sau, bạn sẽ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và dành thời gian cho bản thân cùng gia đình.
Bao giờ bạn bị đặt vào tình huống có việc cần làm nhưng vẫn còn thời gian. Bạn không chú ý ngay lập tức, mặc dù trong đầu bạn luôn lặp lại rằng, 'Tôi cần phải hoàn thành việc này'.
Bất ngờ, bạn nhận ra chỉ còn 02 ngày nữa là hết hạn nhưng bạn chưa bắt đầu làm gì cả. Lo lắng tràn về.
Bạn đọc nhanh qua tài liệu, gõ với tốc độ chóng mặt và uống cà phê nhiều để giữ cho tinh thần tỉnh táo trong 02 ngày cuối. Và cuối cùng, phần công việc của bạn được gửi đến sếp đúng hạn.
Chiến lược của bạn có vẻ hiệu quả nhưng trong những ngày tiếp theo, bạn sẽ gặp vấn đề với giấc ngủ và cảm thấy mệt mỏi. Đương nhiên, hiệu suất công việc cũng sẽ giảm đi.
Lúc này, bạn cần nhận ra một sự thật là công việc thực ra không tốn quá nhiều thời gian để hoàn thành và bạn có đủ thời gian để làm xong. Tuy nhiên, bạn đã không làm. Câu chuyện này quen thuộc với tất cả chúng ta.
Trì hoãn và sau đó bắt bản thân phải hoàn thành tất cả công việc trong thời gian ngắn là điều nhiều người làm mỗi ngày, dù ở mức độ khác nhau. Kết quả là chúng ta làm việc không hiệu quả và dành quá nhiều thời gian vào những nhiệm vụ đơn giản.
Bạn dành nhiều thời gian cho một công việc, công việc đó sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành
Có một câu châm ngôn rằng, “công việc sẽ mở rộng để phù hợp với thời gian bạn dành để hoàn thành nó”, đây chính là quy luật Parkinson. Công việc của bạn cũng tương tự như nước.
Nếu bạn đổ nước vào một cái chén, nước sẽ lan rộng, chiếm hết khoảng trống. Một công việc bạn có thể hoàn thành trong một giờ sẽ kéo dài thành một tuần nếu bạn cho phép điều đó xảy ra.
Mọi người thường dành quá nhiều thời gian để hoàn thành công việc hơn mức cần thiết và thường tự cho phép mình trì hoãn và suy nghĩ quá nhiều. Loại bỏ thời gian dư ra sẽ giúp bạn tập trung hơn vào công việc.
Do đó, hãy cố gắng chấp nhận và hiểu rõ về quy luật Parkinson. Nhờ đó, bạn có thể hoàn thành hầu hết công việc của mình chỉ trong một nửa thời gian cần thiết và có thêm thời gian rảnh rỗi. Đồng thời, bạn cũng sẽ có suy nghĩ rõ ràng hơn khi không bị áp lực nặng nề về các nhiệm vụ phải làm trong tuần.
Dưới đây là một số chiến lược để bạn lấy lại quyền làm chủ thời gian của mình:
1. Đặt ra một khoảng thời gian giới hạn để hoàn thành các công việc
Danh sách 'to-do list' chỉ cho bạn biết bạn cần làm gì mà không nói bạn cần bắt đầu khi nào và phải hoàn thành trong bao lâu. Giải pháp cho vấn đề này là đặt một deadline và một khoảng thời gian giới hạn cho mỗi công việc.
Phần lớn chúng ta thường trì hoãn những công việc mà chúng ta tự đặt ra thay vì những công việc do sếp giao. Vì khi sếp giao việc, bạn phải hoàn thành đúng hạn hoặc sẽ phải đối mặt với hậu quả.
Trong khi đó, với những công việc tự đặt ra, bạn biết rằng nếu không làm thì cũng không sao cả. Trong trường hợp này, bạn có thể nhờ một người bạn đưa ra phần thưởng hoặc hình phạt để tự mình động viên hoàn thành công việc.
2. Quản lý thời gian của bạn
Công cụ theo dõi thời gian sẽ giúp bạn biết chính xác mỗi hành động, mỗi công việc chiếm bao nhiêu thời gian của bạn. Chúng cung cấp cái nhìn tổng quan về cách bạn sử dụng thời gian và lượng thời gian bạn đã tiêu vào việc làm trống trải.
Nhờ đó, bạn có thể ước lượng chính xác hơn về thời gian cần cho mỗi công việc cụ thể. Thậm chí, bạn còn có thể thách thức bản thân bằng cách hoàn thành một công việc nhanh hơn so với thời gian bạn đã dành cho nó vào ngày hôm trước.
3. Lập lịch hoàn thành công việc trong các khung thời gian 30 phút
Thường thì mọi người lập lịch công việc hàng ngày theo giờ như 9 giờ bắt đầu công việc này, 10 giờ bắt đầu công việc kia. Tuy nhiên, có nhiều công việc bạn có thể dễ dàng hoàn thành trong khoảng 15 - 30 phút.
Do đó, thay vì dành một giờ cho mỗi công việc, bạn có thể thử hoàn thành chúng trong vòng 30 phút. Sử dụng thông tin từ việc theo dõi thời gian để xác định thời lượng phù hợp cho mỗi công việc.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể áp dụng phương pháp Pomodoro: tập trung làm việc chăm chỉ vào một công việc trong 25 phút, sau đó nghỉ ngơi trong 05 phút.
4. Phân chia nhỏ các công việc hoặc dự án phức tạp
Một số dự án quá phức tạp và rườm rà đến mức bạn không biết bắt đầu từ đâu, thường làm bạn tốn nhiều thời gian hơn cần thiết. Nhưng thực tế, những dự án đó chỉ là một loạt các công việc nhỏ.
Bằng cách chia dự án thành các công việc nhỏ hơn, bạn có thể đặt deadline cho từng công việc. Điều này giúp bạn xác định thời gian cần cho toàn bộ dự án.
Ví dụ, khi bắt đầu viết blog, bạn có thể chia thành việc thiết lập trang web, thiết kế blog và viết 10 bài viết. Biết rõ công việc cần làm và thời gian cần thiết, bạn có thể lập kế hoạch công việc chính xác.
5. Đặt thời gian kết thúc làm việc mỗi ngày
Mỗi người chắc chắn đều có nhiều việc phải làm, và điều đó khiến chúng ta phải làm việc thêm ở ngoài văn phòng và cả ở nhà. Chúng ta đã để cho công việc mở rộng và chiếm hết toàn bộ thời gian thừa dư ra.
Từ giờ trở đi, hãy đặt một thời điểm cụ thể để kết thúc công việc tại công ty. Ví dụ, hãy hoàn thành toàn bộ danh sách “to do list” trước 5 giờ chiều mỗi ngày, mà không được phép trì hoãn hay thương lượng.
Chỉ cần làm như vậy, bạn sẽ bất ngờ về tốc độ xử lý công việc của mình. Và khi không còn phải lo lắng về cả núi việc phải làm, bạn sẽ có thêm thời gian rảnh rỗi để thư giãn, tận hưởng cuộc sống và làm những điều bạn thích.
