Buzz
Năm 1726, trên đường từ London đến Philadelphia, một thợ in trẻ đã nảy ra ý tưởng sử dụng một cuốn sổ để theo dõi tiến trình cải thiện bản thân của mình một cách có hệ thống.
Benjamin Franklin đã lặp lại quá trình này suốt đời - một cuộc đời mà ông phát minh ra kính hai mắt và lò nướng; ông chứng minh rằng sét là một dạng của điện và sau đó phát triển dây chống sét; ông vẽ sơ đồ minh họa về dòng hải lưu Gulf Stream. Ông xây dựng thư viện, đội cứu hỏa và một trường đại học. Ông là Bộ trưởng bưu điện đầu tiên của Mỹ, đại sứ Mỹ tại Pháp và thống đốc bang Pennsylvania.
Tuy nhiên, mọi thiên tài thường có điểm yếu - hoặc ít nhất Benjamin Franklin nghĩ vậy. Phẩm chất thứ ba mà ông đề cập là 'Gọn gàng'. Trong nhật ký của ông, ông ghi chép:
' Để mọi thứ tựa như nó vốn có, và mỗi phần công việc đều cần khoảng thời gian riêng '
Tuy nhiên, trong khi Franklin thành công với tất cả phẩm chất khác, thì việc sắp xếp bàn làm việc gọn gàng hoặc nhật kí của ông thì không hề dễ dàng.
Sau 60 năm, ông nhớ lại rằng “Tôi vẫn khó khăn với vấn đề trật tự. Những lỗi chấm đen khiến tôi rất buồn, tôi tiến bộ rất ít nếu không muốn nói là thường xuyên tái phạm và tôi gần như muốn từ bỏ.” Những người quan sát đồng ý với điều này. Một người khi gặp Franklin nói: “Tôi rất ngạc nhiên khi thấy những giấy tờ quan trọng lại nằm rải rác trên bàn và sàn nhà một cách bất cẩn như vậy”.
Franklin, mặc dù đã cố gắng kiên nhẫn điều chỉnh bản thân trong suốt 60 năm và luôn tin rằng nếu ông có thể học cách ngăn nắp, ông sẽ làm việc hiệu quả hơn. Nhưng ai cũng thấy rằng thật ngớ ngẩn khi muốn trọn vẹn hơn nữa bằng cách siêng năng sử dụng các ngăn tủ để tài liệu. Franklin tự lừa dối chính mình. Nhưng lỗi của ông lại rất phổ biến; chúng ta đều thích gọn gàng và cảm thấy không thoải mái khi môi trường làm việc không được như ý muốn. Ngăn nắp là tốt nhưng không phải lúc nào cũng là phẩm chất tốt. Thậm chí Franklin còn không thừa nhận điều đó vì tin rằng có thể có điều kỳ diệu trong sự lộn xộn.
Tại sao việc giữ mọi thứ ngăn nắp lại khó đến như vậy? Chúng ta có thể xem xét theo quan điểm sống của Franklin: “Để mọi thứ ở đúng vị trí của nó…” Điều này dễ hiểu vì con người có trí nhớ không gian tốt. Nhưng vấn đề là cuộc sống văn phòng hiện đại luôn đưa ra nhiều loại tài liệu khác nhau qua email hoặc các phương tiện truyền thông xã hội. Vậy thì “vị trí” đó là gì? Là hình thức vật lý hay kỹ thuật số trong mớ lộn xộn này?
Phân loại tài liệu không hề đơn giản như ta vẫn nghĩ. Nhà văn, nhà triết học Jorge Luis Borges đã từng nói về một bách khoa toàn thư trong truyền thuyết Trung Quốc có tên là “Celestial Emporium of Benevolent Knowledge”, thuyết này phân loại các loài động vật thành các nhóm: a) thuộc về hoàng gia, b) đã được thuần hóa, c) lợn sữa, f) thần thoại, h) nằm trong nhóm phân loại hiện tại, và m) đã làm vỡ bình chứa nước.
Câu đùa của Borges thực ra muốn nói về việc phân loại mọi thứ không phải là dễ dàng. Phân biệt cái này và cái kia có vẻ hữu ích – ai sở hữu cái này, ai thực hiện cái kia, gia vị nào nên sử dụng cho bữa tối,... nhưng khi nhìn vào bức tranh tổng thể thì lại không ổn chút nào. Thậm chí còn khó khăn hơn khi phải sắp xếp thư từng giờ, tạo thư mục lưu trữ từng tháng từng năm. Tưởng tượng rằng tệp lưu trữ của Borges có thể bao gồm: a) sếp gửi, b) tẻ nhạt, c) các cuộc hẹn, d) gửi cho toàn bộ công ty, e) khẩn cấp, f) gợi ý gây tranh cãi, g) phàn nàn, h) cá nhân, i) liên quan đến xem xét cuối năm, và j) sắp vượt quá bộ nhớ trên máy chủ.
Đáng tiếc là, một số thư sẽ thuộc về nhiều nhóm, và có những thư lại không thuộc về bất kỳ nhóm nào cả. Một số thư có vai trò quan trọng trong khởi đầu dự án lớn, trong khi những thư khác lại không có bất kỳ vai trò nào. Và thật khó khăn khi phải biết ngay từ khi nhận được thư thì thư đó thuộc nhóm nào. Sắp xếp tài liệu theo đúng vị trí của nó dù nó ở dạng nào đi chăng nữa, theo phương châm sống của Franklin, đòi hỏi đầu óc linh hoạt. Nếu không, chúng ta chỉ làm rối tung mọi thứ lên và vội vã áp dụng mấy nguyên tắc sắp xếp khi “dòng lũ” thông tin lộn xộn đổ về.
Một phương pháp sắp xếp khác được đề xuất vào đầu những năm 1990 bởi giáo sư nổi tiếng Yukio Noguchi, hiện đang giảng dạy tại trường Đại học Hitotsubachi ở Tokyo và là tác giả của cuốn sách “Phương pháp tổ chức siêu đẳng”. Noguchi không cố gắng phân loại mọi thứ, thay vào đó, ông thường đặt tất cả các tài liệu vào một phong bì lớn. Sau đó, ông viết nội dung của phong bì lên mép và đặt chúng thành hàng trên giá sách. Mỗi khi sử dụng xong một phong bì, Noguchi lại đặt nó trở lại bên tay trái giá sách, và từ đó các loại tài liệu sẽ dần dần chuyển sang bên trái, còn những loại tài liệu chưa được sử dụng sẽ ở bên phải. Lưu trữ tài liệu này cũng dễ dàng hơn. Thỉnh thoảng, Noguchi chuyển những tài liệu ở bên tay phải ra ngoài. Khi cần tìm tài liệu trên giá sách, ông chỉ cần nhớ lần gần nhất mình đã sử dụng nó là khi nào. Đây chính là hệ thống tự sắp xếp, tự tổ chức mà Noguchi đã tạo ra.
Ngoài ra, Eric Abrahamson và David Freedman, hai tác giả của cuốn sách “A Perfect Mess” lại đề xuất rằng: “Hãy xếp chồng những tài liệu đó lên bàn làm việc thay vì đặt nằm ngang, và loại bỏ phong bì”. Cách làm này đã biến giá sách của Noguchi thành đống giấy tờ lộn xộn trên bàn làm việc. Tài liệu nào được đưa đến sẽ ở trên cùng, còn tài liệu nào không cần dùng nữa sẽ nằm ở dưới cùng. Mặc dù không được đẹp mắt nhưng có lẽ cách làm này cũng có hiệu quả tương tự hệ thống của Noguchi.
Các nhà khoa học máy tính có thể nhận ra điều gì đó quen thuộc về kiểu sắp xếp này: nó phản ánh cách máy tính xử lí hệ thống bộ nhớ. Máy tính sử dụng bộ nhớ “cache” nhỏ và giúp nhanh chóng truy cập được vào. Nhưng điều quan trọng ở đây là loại dữ liệu nào nên được ưu tiên và đặt trong bộ nhớ cache nhanh nhất. Vấn đề quản lý bộ nhớ cache này tương tự với cách bạn đặt loại tài liệu nào trên bàn, loại nào nên để trong ngăn kéo và loại nào để ở kho dữ liệu của công ty. Quyết định đúng đắn sẽ giúp máy tính làm việc nhanh hơn và bạn cũng làm việc hiệu quả hơn.
50 năm trước, nhà khoa học máy tính Laszlo Belady đã chứng minh rằng một trong các thuật toán đơn giản nhanh và hiệu quả nhất là chờ cho đến khi bộ nhớ cache đầy, sau đó bắt đầu loại bỏ các dữ liệu không được dùng gần đây. Quy tắc này được gọi là “Least Recently Used” (LRU) và nó thực sự thành công vì trong máy tính, hay trong cuộc sống cũng vậy, thứ bạn gần đây cần dùng sẽ là dấu hiệu cho biết bạn sẽ cần nó tiếp theo.
Như Brian Christan và Tom Griffiths quan sát được trong cuốn sách Algorithms to Live By nói về thuật toán rằng: trong khi máy tính có thể sử dụng LRU để quản lý bộ nhớ cache, phương pháp tổ chức siêu đẳng của Noguchi cũng sử dụng cách tương tự để quản lý giấy tờ. Những thứ được dùng gần đây bên tay trái, thứ gì chưa đụng tới bên tay phải; hoặc tài liệu nào được dùng gần đây ở trên đầu và những cái còn lại thì nằm ở dưới.
Điều này không nói lên rằng một chồng giấy tờ lúc nào cũng là cách sắp xếp tốt nhất. Hệ thống này phụ thuộc vào những gì được đệ trình, và chẳng thể chắc chắn rằng liệu một số người có hiểu được hệ thống này giống nhau hay không. Nhưng cấu trúc sắp xếp này đơn giản dựa trên thực tế là bất kỳ đồ gì đang được sử dụng sẽ dễ nhìn thấy và dễ lấy, còn những đồ khi không dùng nữa sẽ chìm khỏi tầm mắt. Bàn làm việc của bạn có thể trông lộn xộn với con mắt người ngoài nhưng thực sự nó là giống như bộ nhớ cache nhanh chóng tự tổ chức hiệu quả nhờ quy tắc LRU.
Nếu tất cả những điều đối với bạn nghe như lời biện hộ từ những người bừa bộn, có lẽ bạn thuộc nhóm “sắp xếp tài liệu” chứ không phải nhóm “chồng chất tài liệu”. Sự khác biệt giữa hai nhóm này là nhóm đầu tiên được nghĩ ra vào những năm 1980 bởi Thomas Malone, giáo sư quản lý Viện Công nghệ Massachusetts. “Người sắp xếp tài liệu” có xu hướng muốn thiết lập hệ thống sắp xếp tài liệu có tổ chức. Còn “Người chồng chất” thì ngược lại, họ muốn dàn trải giấy tờ chồng chất trên bàn giống như cách bộ nhớ cache LRU hoạt động.
Với hầu hết chúng ta, sắp xếp lại có vẻ chuyên nghiệp trong khi chồng chất mọi thứ có vẻ hơi rối rắm. Tuy nhiên, khi các nhà nghiên cứu từ công ty thiết kế văn phòng Herman Miller quan sát nhân viên hiệu suất làm việc tốt, họ thấy rằng họ thường là “người chồng chất tài liệu”. Họ thích tích dần giấy tờ trên bàn làm việc, sử dụng các vị trí đồ vật như gợi nhớ công việc, và dựa vào các yếu tố nhỏ như kết nối vật thể, giấy đánh dấu hoặc giấy nhớ để tự định hướng.
Năm 2001, Steve Whittaker và Julia Hirschberg, nhà nghiên cứu tại AT&T Labs đã tìm hiểu về nhóm người sắp xếp và nhóm người chồng chất tài liệu trong môi trường văn phòng thực tế. Họ phát hiện rằng tại sao cách làm việc lộn xộn lại hiệu quả hơn. Họ quan sát kĩ lưỡng hành vi của hai nhóm này nhiều lần. Ai lưu trữ tài liệu nhiều nhất? Cách lưu trữ của ai là hiệu quả nhất? Và ai gặp khó khăn nhất khi phải vứt bỏ giấy tờ?
Có lẽ ai đó nghĩ rằng những người sắp xếp tài liệu kỷ luật có hệ thống sắp xếp nhỏ mà hiệu quả. Nhưng Whittaker và Hirschberg đã thấy rằng họ thường chìm đắm trong đống tài liệu lưu trữ không giá trị. Vấn đề này phần lớn bắt nguồn từ việc sắp xếp tài liệu quá sớm. Khi giấy tờ đưa đến, họ thường vội vã quyết định nơi để nó chứ không muốn để trên bàn làm việc vì sẽ gây lộn xộn. Tuy nhiên, hầu hết giấy tờ đó không có giá trị sử dụng lâu dài, do đó, nỗ lực của họ sắp xếp bàn thật ngăn nắp đã biến tủ đựng tài liệu thành thùng rác nhỏ.
Whittaker nói “Bạn không thể biết thông tin sẽ đến với mình lúc nào”. Ông hiện là giáo sư tâm lý học tại trường Đại học California Santa Cruz, và là đồng tác giả cuốn The Science of Managing Our Digital Stuff. Mọi người thường tạo ra những kẹp tài liệu hữu ích vào thời điểm cần nhưng sau đó sẽ gặp khó khăn với chúng sau vài tháng hoặc vài năm. Các mục sắp xếp sẽ nhân lên theo cấp số bội.
Nếu một ngày cơ quan chuyển đi, đó sẽ là ác mộng với những người sắp xếp. Họ sở hữu quá nhiều đồ và đã dành quá nhiều thời gian để sắp xếp tài liệu. Họ chỉ cần vứt bỏ giấy nhớ và các báo cáo. Whittaker nói rằng “Hành động này thật sự rất theo bản năng. Danh tính của một người nằm gọn trong công việc của họ và trong ngành thông tin, danh tính của bạn luôn liên quan đến thông tin.” Trong khi đó, nhóm người “chồng chất” lại xử lí vấn đề tốt hơn theo cách lộn xộn. Họ sử dụng bàn làm việc như bộ nhớ cache tạm thời. Những đồ thường xuyên dùng sẽ luôn trong tầm tay, dễ dàng sử dụng và loại bỏ khi không cần nữa. Thường là họ sẽ gom tất cả các tài liệu vào một chồng, xem qua và loại bỏ gần như toàn bộ. Và khi cần sắp xếp, họ sẽ sắp xếp tài liệu trong khu lưu trữ nhỏ, và tận dụng tối đa.
Whittaker chỉ ra rằng những người sắp xếp gặp khó khăn vì cách họ phân loại không hiệu quả theo thời gian. Điều này cho thấy ngăn nắp cũng hữu ích nhưng chỉ khi tài liệu hay thư được chuyển đến đã có dạng nhất định. Bàn làm việc của tôi lúc nào cũng bừa bộn nhưng hồ sơ tài chính lại gọn gàng – không phải do chúng quan trọng hơn mà lưu giữ hồ sơ trong kế toán là điều dễ hiểu.
Có người có thể phản đối rằng mọi điều các nhà nghiên cứu kết luận về tài liệu giấy đã lỗi thời vì giờ đây là thời đại số. Có chắc là hộp thư đến email không gây căng thẳng chứ? Tuy nhiên, với sự quan tâm vào việc sắp xếp hấp tấp nên vào năm 1996, ông đã nghiên cứu về tình trạng email quá tải. Whittaker nói “Điều chúng tôi thấy được là các thư mục không được sử dụng đúng cách, những thư mục nhỏ chỉ có một đến hai tài liệu.”
Ta nhận ra vấn đề cơ bản là email cũng giống như giấy tờ trên bàn làm việc: mọi người cố gắng dọn dẹp hộp thư bằng cách phân loại vào các thư mục nhưng cuối cùng cách làm đó không đem lại hiệu quả. Năm 2011, Whittaker và các đồng nghiệp công bố báo cáo nghiên cứu có tựa đề “Có phải tôi đang lãng phí thời gian sắp xếp email?” Và câu trả lời là: Có. Chính xác bạn đang phí thời gian đấy. Người sử dụng chức năng tìm kiếm thường nhanh hơn người xem xét cẩn thận hệ thống thư của họ. Xây dựng hệ thống tạo cảm giác có tổ chức nhưng nếu thông tin không có dạng rõ ràng được chuyển đến thì việc tạo ra các thư mục rất mất thời gian, thậm chí là vô ích.
Vì vậy, chúng ta thấy rằng cẩn thận sắp xếp tài liệu giấy thường sẽ phản tác dụng, email nên được để trong một kho lưu trữ lớn chứ không phải hệ thống phân cấp thư mục cẩn thận. Và sau đó chúng ta nên làm gì với thời gian biểu? Có hai cách tiếp cận vấn đề này. Một là – tương tự với phương pháp của những người sắp xếp – đó là sắp đặt thời gian gọn gẽ, sắp lịch trước và hàng ngày sử dụng to-do-list (danh sách việc phải làm), giống như Benjamin Franklin từng nói: “Hãy để mỗi phần việc có thời gian riêng của nó”. Cách thứ hai là đừng để ý đến lịch, chỉ quan tâm những lịch hẹn đã cố định. Bằng trực giác, có vẻ hai cách làm này đều mang lại lợi ích riêng, nhưng cách nào là hiệu quả nhất đây?
May mắn là chúng ta không phải đoán già đoán non vì đã có ba nhà tâm lý học Daniel Kirschenbaum, Laura Humphrey và Sheldon Malett làm một cuộc thí nghiệm. 35 năm trước, Kirschenbaum và các đồng nghiệp tuyển một nhóm sinh viên đại học cho một khóa học ngắn hạn được thiết kế để nâng cao kỹ năng học. Các sinh viên được ngẫu nhiên giao cho một trong ba phần huấn luyện. Có một nhóm kiểm soát được đưa lời khuyên về quản lý thời gian đơn giản như “Nghỉ ngơi khoảng năm đến mười phút sau khi học từ 30 đến 45 phút”. Hai nhóm còn lại thì lại có những lời khuyên cụ thể hơn như sử dụng lịch như thế nào. Nhóm “kế hoạch hàng tháng” được hướng dẫn cách thiết lập mục tiêu và tổ chức các hoạt động học trong suốt một tháng; ngược lại, nhóm “kế hoạch mỗi ngày” lại được yêu cầu quản lý vi mô thời gian của họ, lập kế hoạch hoạt động và thiết lập mục tiêu trong một ngày.
Các nhà nghiên cứu giả định rằng những người lập kế hoạch mỗi ngày sẽ thể hiện tốt hơn đối với những người lập kế hoạch có chút mơ hồ mỗi tháng. Thực tế là, người lập kế hoạch hàng ngày thường bắt đầu hào hứng nhưng lại nhanh chóng chán nản, và thời gian học của họ chỉ còn 8 tiếng/tuần, còn tệ hơn cả những người chẳng có kế hoạch gì học có 10 tiếng/tuần. Nhưng những sinh viên áp dụng kế hoạch hằng tháng lại duy trì thói quen học 25 tiếng/tuần suốt khóa học, và chẳng có gì ngạc nhiên khi điểm số sinh viên phản ánh đúng nỗ lực của họ.
Vấn đề ở đây là các kế hoạch hàng ngày dễ bị chệch hướng. Mọi việc trong cuộc sống đều rất khó đoán. Bị nhỡ tiếng chuông báo thức, máy giặt hỏng, cuộc hẹn nha khoa, bạn bè rủ nhau đi uống cà phê hay thậm chí các công việc đơn giản hàng ngày bỗng tốn nhiều thời gian hơn bạn tưởng. Tất cả những điều này đều gây trở ngại cho những ai dùng lịch như tờ giấy ghi danh sách các việc cần làm.
Giống như những người xếp chồng chất tài liệu, những người lập kế hoạch hàng tháng sử dụng không quá chặt chẽ, không hoàn hảo và dễ thay đổi, một cách vô tình lại phù hợp với thế giới không quá chặt chẽ, không hoàn hảo và luôn thay đổi này. Còn những người lập kế hoạch mỗi ngày thì giống như những người sắp xếp tài liệu, họ áp dụng hệ thống chặt chẽ, gọn gàng mà dễ bị phá vỡ khi bước vào thế giới hỗn độn.
Một số người thành công áp dụng bài học này một cách triệt để. Marc Andreesen- một doanh nhân tỷ phú và cũng là nhà tư bản liều lĩnh – đã quyết định dừng viết bất kì điều gì lên lịch tầm 10 năm trước. Nếu có chuyện gì đáng làm thì nó nên được làm ngay lập tức. Năm 2007, ông viết: “Tôi đã và đang sử dụng chiến thuật này như một cuộc thử nghiệm, và tôi hạnh phúc hơn rất nhiều đến mức tôi không thể tiết lộ bạn được.”
Arnold Schwarzenegger đã sử dụng phương pháp gần tương tự. Khi là ngôi sao điện ảnh, ông tập trung luôn giữ lịch ghi nhớ của mình thật rõ ràng. Ông thậm chí còn cố gắng dùng chính sách gần giống vậy khi trở thành thống đốc của California.
“Không dễ dàng để đảm nhận các cuộc hẹn và việc lên kế hoạch trước”, Schwarzenegger chia sẻ với New York Times. Các chính trị gia và những người hoạt động lên kế hoạch thường đến ông như đến một nhà hàng danh tiếng: họ đều vội vã tìm cách chen chân để có chỗ ngồi tốt nhất. Ông hiểu rõ rằng một lịch trình quá tải sẽ không còn đủ linh hoạt để đối phó với những tình huống bất ngờ.
Có lẽ Schwarzenegger và Andressen đang làm thế giới chờ đợi họ. Còn chúng ta, ít nhất cũng có thể học từ họ, giảm bớt cam kết quá nhiều, để có sự linh hoạt khi đối mặt với những thách thức không lường trước mà cuộc sống đặt ra.
Kế hoạch nào quá kỹ càng thường dễ bị rối bời.
Cũng giống như cuộc sống, kế hoạch hàng ngày có thể rất gọn gàng nhưng lại không kém phần lộn xộn.
Sắp xếp đồ đạc gọn gàng thường giúp chúng ta hoặc đồng nghiệp cảm thấy dễ chịu hơn. Đó chỉ là một cách để giảm bớt căng thẳng và cảm giác bận rộn, mà không cảm thấy áy náy về việc không làm được gì. Merlin Mann, một chuyên gia về năng suất làm việc, đã chia sẻ một câu chuyện ý nghĩa. Hãy tưởng tượng bạn đang làm sandwich trong một cửa hàng thức ăn nhanh nổi tiếng. Khi có đơn đặt hàng đầu tiên, bạn chuẩn bị lấy một vài lát bánh và chai sốt mayonnaise thì các đơn hàng tiếp theo kéo đến liên tục.
Mann hiểu rõ cách chúng ta thường phản ứng. Thay vì tiếp tục làm chiếc bánh chưa xong, chúng ta thường bắt đầu nghĩ về cách tổ chức việc sắp xếp. Có nên chia nguyên liệu giữa người ăn chay và người không? Có nên nướng bánh trước không?
Có hai vấn đề ở đây. Thứ nhất, không có cách hoàn hảo nào để giữ trật tự trong hàng chờ lấy bánh. Thứ hai, thời gian mà chúng ta dành để sắp xếp thường là lãng phí. Chỉ cần làm xong chiếc bánh đầu tiên, và nếu còn nhiều việc phải làm, chúng ta cần quyết định nhìn nhận rằng không cần phải sắp xếp mọi thứ rõ ràng.
Tất nhiên, đôi khi chúng ta cần một danh sách công việc cẩn thận (nếu đang xây dựng ngôi nhà) hoặc một hệ thống sách tham khảo kỹ lưỡng (nếu làm việc trong thư viện). Nhưng, hầu hết nhân viên văn phòng không phải là quản lý xây dựng hoặc thủ thư. Tôi cũng muốn chia sẻ lại niềm tin sai lầm của Benjamin Franklin rằng chỉ khi làm việc có tổ chức và gọn gàng thì cuộc sống làm việc mới hiệu quả và đáng ngưỡng mộ. Thực ra, Franklin đã quá bận rộn với việc phát minh kính hai tròng và săn sét nên không thể ngăn nắp được. Nếu ông ấy làm việc trong cửa hàng kia, tôi chắc chắn rằng Franklin sẽ tập trung vào làm bánh thay vì sắp xếp chúng.
Mytour (Trạm Đọc)
Theo Tim Harford
