Buzz
Khi tôi đến trường để xin cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp thay cho bằng đại học bị mất, theo quy định của trường cần có xác nhận mất trộm từ công an. Tôi đã làm “Đơn xin xác nhận” với lý do đúng như trên, nhưng công an không đồng ý với lý do không thể chứng thực và nghi ngờ việc tôi có thể đã cắm bằng để đi chơi (dù tôi đã cam kết chịu trách nhiệm pháp lý). Công an chỉ xác nhận các trường hợp như trộm cắp, cướp giật, hỏa hoạn, thiên tai, và không đưa ra hướng giải quyết cho tôi (điều này làm tôi rất bức xúc).
Xin quý công ty cho tôi biết có văn bản pháp luật nào quy định về việc công an có thể xác nhận mất bằng với lý do thực tế như tôi đã trình bày không? Hay tôi phải khai lý do không đúng như mất trộm để có được xác nhận từ công an, dù điều này nghe có vẻ vô lý và tôi phải chịu trách nhiệm pháp lý về lời khai không đúng?
Tôi gửi kèm theo đây “đơn xin xác nhận” của tôi. Trân trọng cảm ơn!
Trả lời:
1. Quyền hạn và nhiệm vụ của công an xã
Để yêu cầu xác nhận mất giấy tờ, bạn không cần viết đơn theo mẫu 'Đơn xác nhận' như đã gửi. Thay vào đó, bạn cần viết đơn theo mẫu của công an hoặc theo mẫu sau: Mẫu đơn trình báo mất giấy tờ, tài liệu, tài sản
Đây là đơn trình báo về việc mất bản chính văn bằng, chứng chỉ, không phải đơn xin xác nhận. Lý do mất giấy tờ mà công an phường đưa ra là hợp lý. Theo Thông tư 12/2010/TT-BCA và Nghị định số 73/2009/NĐ-CP ngày 07 tháng 9 năm 2009, nhiệm vụ và quyền hạn của công an xã bao gồm:
'Theo dõi tình hình an ninh, trật tự, an toàn xã hội; tiếp nhận, phân loại và xử lý các vụ việc có dấu hiệu vi phạm pháp luật về an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã'. Do đó, việc trình báo mất giấy tờ của bạn cần có lý do rõ ràng như công an phường đã nêu, chứ không thể chỉ khai lý do 'lưu trữ không cẩn thận tại nhà'.
2. Quy trình cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
Quy trình cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện theo Thông tư 21/2019/TT-BTC:
Điều 31. Thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
1. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gồm:
a) Đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, trong đó cung cấp các thông tin về văn bằng, chứng chỉ đã được cấp;
b) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;
c) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 30 của Quy chế này thì phải xuất trình giấy ủy quyền (đối với người được ủy quyền) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ;
d) Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại điểm a, b, c khoản này kèm theo 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.
2. Trình tự cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được quy định như sau:
a) Người đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều này cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc;
b) Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc phải cấp bản sao cho người có yêu cầu. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được xác định từ thời điểm cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến;
c) Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại điểm b khoản này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.
3. Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ căn cứ sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao hoặc không cấp bản sao cho người yêu cầu thì cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu và nêu rõ lý do theo thời hạn quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.
3. Thẩm quyền và trách nhiệm trong việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc
Cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm và quyền hạn trong việc cấp bản sao từ sổ gốc. Việc cấp bản sao có thể được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau khi cấp bản chính.
Những đối tượng sau đây có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:
- Người nhận bản chính văn bằng, chứng chỉ.
- Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người nhận bản chính văn bằng, chứng chỉ.
- Cha mẹ, vợ chồng, con cái; anh chị em ruột; hoặc người thừa kế của người đã nhận bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người đó đã qua đời.
4. Quy trình cấp lại văn bằng, chứng chỉ
- Trong trường hợp văn bằng, chứng chỉ đã cấp bị lỗi do cơ quan có thẩm quyền, cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ đó có trách nhiệm cấp lại bản chính mới.
- Thủ trưởng cơ quan có quyền cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Điều 15 của Quy chế này cũng có quyền cấp lại văn bằng, chứng chỉ.
- Quy trình cấp lại văn bằng, chứng chỉ được thực hiện như sau:
a) Người yêu cầu cấp lại văn bằng, chứng chỉ cần gửi trực tiếp hoặc qua bưu điện đến cơ quan có thẩm quyền một bộ hồ sơ bao gồm: đơn yêu cầu cấp lại văn bằng, chứng chỉ; bản văn bằng, chứng chỉ cần cấp lại; giấy tờ chứng minh lỗi của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ.
b) Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và quyết định cấp lại văn bằng, chứng chỉ. Nếu không cấp lại, cơ quan phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
c) Nếu mẫu văn bằng, chứng chỉ đã thay đổi so với khi cấp ban đầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp văn bằng, chứng chỉ theo mẫu hiện hành.
5. Chỉnh sửa thông tin trên văn bằng, chứng chỉ
- Thủ trưởng cơ quan đã cấp và hiện đang quản lý sổ gốc văn bằng, chứng chỉ có quyền quyết định việc chỉnh sửa nội dung. Trong trường hợp cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ đã được sáp nhập, chia tách hoặc giải thể, quyền quyết định chỉnh sửa thuộc về thủ trưởng cơ quan hiện đang quản lý sổ gốc.
- Người đã nhận văn bằng, chứng chỉ có thể yêu cầu chỉnh sửa thông tin ghi trên văn bằng, chứng chỉ trong các trường hợp sau:
+ Khi có quyết định thay đổi hoặc cải chính hộ tịch từ cơ quan có thẩm quyền;
+ Khi có sự điều chỉnh lại dân tộc hoặc giới tính.
+ Cập nhật và điều chỉnh thông tin hộ tịch;
+ Đăng ký khai sinh trễ hạn, làm lại giấy khai sinh.
- Hồ sơ yêu cầu sửa đổi thông tin trên văn bằng, chứng chỉ:
+ Đơn xin điều chỉnh thông tin trên văn bằng, chứng chỉ;
+ Văn bằng, chứng chỉ cần điều chỉnh;
+ Giấy tờ trích lục hoặc quyết định về việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, giới tính khi cần sửa đổi văn bằng, chứng chỉ;
+ Giấy khai sinh dùng để chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ do cập nhật hoặc điều chỉnh hộ tịch, đăng ký lại sinh, hoặc khai sinh trễ hạn;
+ Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu, hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác có ảnh của người sở hữu văn bằng, chứng chỉ.
