'Tóm lược sách: Nguyên lý 80/20 '- Bí kíp làm ít hưởng nhiều

'   MỘT: Lợi ích từ việc đọc sách này? Bạn sẽ học được cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất.   '

Trong cuộc sống hối hả ngày nay, mỗi ngày chúng ta đều có một danh sách dài những việc cần làm. Chúng ta có thể bắt đầu bằng việc cố gắng hoàn thành nhanh công việc đầu tiên, chỉ để thấy rằng lại vừa phát sinh thêm hai công việc mới.

Tương tự, những doanh nghiệp đắm chìm trong sự hỗn loạn khi cố gắng phục vụ nhiều thị trường với hàng loạt sản phẩm khác nhau, giống như anh hề tung hứng trong gánh xiếc.

Trong môi trường này, việc xác định điều gì thực sự quan trọng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

Đó là lý do chúng ta cần hiểu Nguyên lý 80/20, tưởng chừng đơn giản nhưng lại vô cùng hữu ích. Nguyên lý này, tuy nghe có vẻ thể hiện sự bất cân xứng giữa thành quả và nỗ lực, nhưng thực sự sẽ giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn trong công việc.

Không chỉ vậy, nguyên lý này còn giúp nhiều doanh nghiệp thành công theo cách lạ thường: không phải làm nhiều hơn, mà là làm ít đi.

Cuối cùng, bạn có thể áp dụng nguyên lý này vào cuộc sống cá nhân để tăng thêm hạnh phúc và niềm vui trong các mối quan hệ. Chỉ cần bạn tư duy đúng theo nguyên tắc 80/20.

'   HAI: Thông thường, phần lớn kết quả đạt được chỉ đến từ một phần nhỏ của công việc.   '

Bạn đã bao giờ nhìn lại dự án của mình và nhận ra rằng hầu hết công việc chỉ hoàn thành ngay trước thời hạn? Dường như trong vài ngày ít ỏi khi bạn sắp hết thời gian, những gì bạn làm được nhiều hơn tất cả các tuần trước cộng lại.

Thực tế, sự bất cân xứng giữa kết quả đầu ra và nỗ lực đầu vào xảy ra trong nhiều tình huống khác nhau.

Ví dụ, nhiều doanh nghiệp nhận thấy rằng 20% sản phẩm chiếm tới 80% lợi nhuận của họ.

Tương tự, 20% người lái xe máy gây ra 80% số vụ tai nạn. Phần lớn người điều khiển xe máy đều lái xe cẩn thận, trong khi một số rất nhỏ lái xe bất cẩn và gây ra phần lớn vụ tai nạn.

Hiện tượng này còn được biết đến với tên gọi Nguyên lý 80/20: Khoảng 80% kết quả công việc hoặc đầu ra đến từ chỉ 20% nỗ lực hoặc đầu vào.

Bạn có thắc mắc tại sao chỉ số này không cân xứng? Vì không phải tất cả các nguyên nhân đều ảnh hưởng giống nhau đến kết quả. Trong thực tế, các nguyên nhân có thể chia thành hai loại: một số ít gây ảnh hưởng lớn và phần lớn gây ảnh hưởng nhỏ, phản ánh tỉ lệ 80/20.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nguyên lý 80/20 chỉ là một sự đơn giản hóa, trong thực tế tỉ lệ này có thể thay đổi – ví dụ, có thể là 70/30 hoặc thậm chí 99.9/0.01.

Hơn nữa, tổng của 2 vế không nhất thiết bằng 100%. Ví dụ, một nghiên cứu năm 1997 chỉ ra rằng trong 300 bộ phim, chỉ có 4 bộ phim (1.3%) mang về 80% doanh thu bán vé.

Bạn sẽ thấy nguyên lý 80/20 này xuất hiện trong nhiều tình huống khác nhau và khi nhận ra điều này, bạn sẽ thấy nó là một kiến thức thực sự quý giá.

BA: Đối với nhiều người, suy nghĩ theo nguyên lý 80/20 là điều kỳ lạ, vì chúng ta luôn mong muốn sự cân xứng và công bằng.

Mọi người thường mong rằng thế giới sẽ cân xứng.

Nhưng thực tế cho thấy, sự cân xứng không phải là trạng thái tự nhiên của thế giới, mà chính là sự bất cân xứng.

Ví dụ: trong lĩnh vực ngôn ngữ, Ngài Isaac Pitman phát hiện ra rằng chỉ khoảng 700 từ thông dụng chiếm 2/3 cuộc hội thoại hàng ngày. Nếu tính cả các từ phái sinh, con số này tăng lên 80%, nghĩa là chưa tới 1% số lượng từ trong tiếng Anh đã tạo nên 80% nội dung giao tiếp hàng ngày.

Nhưng tại sao lại có những sự bất cân xứng này?

Nguyên nhân là những vòng lặp phản hồi đã tạo ra những khác biệt nhỏ đó.

Ví dụ, nếu bạn nuôi rất nhiều cá vàng gần như cùng kích thước trong một cái hồ, thì khi chúng lớn lên, kích thước của chúng vẫn khác nhau rất nhiều.

Tại sao vậy?

Bởi vì khi một vài con cá chỉ lớn hơn một chút so với những con khác, chúng có một lợi thế nhỏ. Điều này khiến cho chúng dễ dàng hơn trong việc đớp được nhiều thức ăn hơn, từ đó lớn nhanh hơn những con cá nhỏ. Vòng lặp này tiếp tục gia tăng lợi thế của chúng, giúp chúng ngày càng đớp được nhiều thức ăn hơn. Do đó, sự khác biệt trong kích thước cuối cùng trở nên đáng kể.

Tuy nhiên, mặc dù sự bất cân xứng đó tự nhiên tồn tại, nhiều người vẫn cho rằng điều đó không công bằng. Ví dụ về sự phân phối không đồng đều về thu nhập và tài sản: Chỉ có 20% dân số nắm giữ tới 80% tổng tài sản, điều này được gọi là sự bất bình đẳng xã hội.

Nguyên cảm từ sự không công bằng xuất phát từ việc mọi người thường kỳ vọng rằng kết quả và nỗ lực sẽ đứng ở mức ổn định 1:1, nhưng thực tế không phải lúc nào cũng như vậy.

Như đã nêu trong nguyên tắc 80/20, không phải mọi nỗ lực đầu vào đều mang lại kết quả đầu ra tương đương.

Có thể kể ra bốn ứng dụng của nguyên lý 80/20 để cải thiện hiệu suất làm việc.

Nếu bạn đã hiểu và chấp nhận nguyên lý 80/20, hãy áp dụng nó vào cuộc sống hàng ngày để đạt được kết quả tốt hơn.

Thử áp dụng nguyên lý 80/20 vào công việc của bạn - có thể bạn sẽ nhận ra rằng không phải mọi nỗ lực đều đem lại hiệu quả như nhau.

Hãy tưởng tượng: Nếu bạn có thể loại bỏ phần thời gian lãng phí này và thay vào đó là những hoạt động hiệu quả trong phần 20% còn lại, bạn sẽ có thể tăng năng suất công việc của mình nhiều lần.

Ví dụ, hãy tưởng tượng bạn có thể tái tạo sự hiệu quả trong những phút cuối cùng trước thời hạn dự án của mình và duy trì nó trong suốt dự án.

Bắt đầu bằng cách kiểm tra và phân tích lại quy trình làm việc của bạn để tìm ra những phần không hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể nhận ra rằng, ở giai đoạn đầu của dự án, bạn đã lãng phí thời gian suy nghĩ về những sai lầm có thể gặp phải. Khi nhận ra điều này, hãy dừng việc lãng phí đó.

Bất kể nguyên nhân là gì, việc phát hiện và loại bỏ những phần tiêu hao không cần thiết này cùng việc sắp xếp lại quy trình làm việc sẽ giúp tăng hiệu quả làm việc của bạn một cách đáng kể.

NĂM: Để tăng lợi nhuận trong kinh doanh, hãy áp dụng nguyên lý 80/20.

Bây giờ khi bạn đã hiểu cách áp dụng nguyên lý 80/20 cho sự hiệu quả cá nhân, bạn có thể tự hỏi liệu có cách nào áp dụng nguyên lý này vào doanh nghiệp không?

Thực ra, có nhiều cách để bạn có thể làm điều này, nhưng quan trọng nhất có lẽ là tối ưu hóa danh mục sản phẩm của bạn.

Để thực hiện điều này, bạn cần phân tích các nhóm sản phẩm mang lại lợi nhuận cao nhất. Chỉ cần xếp hạng tất cả sản phẩm theo lợi nhuận và doanh số, bạn sẽ nhận ra rằng những sản phẩm hàng đầu chỉ chiếm 20% doanh số, nhưng lại tạo ra 80% lợi nhuận.

Một ví dụ điển hình, Richard Koch, tác giả của một cuốn sách, đã tiến hành nghiên cứu ở một công ty trong lĩnh vực điện tử và phát hiện ra rằng ba sản phẩm hàng đầu, chiếm 19.9% tổng doanh thu, nhưng lại mang lại tới 52.6% tổng lợi nhuận.

Sau khi bạn xác định tỷ lệ 80/20 trong công ty của mình, bước tiếp theo là tối ưu hóa và khai thác hết tiềm năng của phần 20% này. Tổ chức lại thứ tự ưu tiên của các sản phẩm và tập trung nguồn lực vào việc bán các sản phẩm ưu tiên hơn.

Ở công ty điện tử này, tác giả đã khuyến khích lãnh đạo tăng doanh thu của các sản phẩm hàng đầu bằng cách chỉ đạo đội ngũ kinh doanh tăng gấp đôi doanh thu của 3 sản phẩm đầu tiên, không cần quan tâm đến bất kỳ điều gì khác.

SÁU: Đơn giản hóa và giảm bớt sự phức tạp trong kinh doanh để đạt được thành công.

Mọi người đều biết rằng vận hành một công ty lớn thường rất phức tạp. Điều này đòi hỏi giám đốc phải nỗ lực quản lý những cơ cấu phức tạp, và đôi khi họ thích những thách thức và những vấn đề mà chúng mang lại.

Nhưng liệu việc chấp nhận hoặc thậm chí là đắm chìm trong những phức tạp đó có phải là cách tốt nhất để thành công không?

Rất nhiều người tin rằng kích thước của một công ty và một danh mục sản phẩm đa dạng sẽ là yếu tố quan trọng cho sự thành công vì càng có nhiều sản phẩm, càng có nhiều lợi nhuận.

Tuy nhiên, trong thực tế, các công ty với hệ thống vận hành nội bộ phức tạp thường phải chịu những chi phí tiềm ẩn lớn. Một danh mục sản phẩm đa dạng đồng nghĩa với việc có một hệ thống logistics phức tạp hơn, đào tạo đội ngũ bán hàng nhiều hơn, và công việc hành chính tăng lên. Những yếu tố này làm tăng tổng chi phí, thậm chí lớn hơn cả lợi nhuận mà các sản phẩm thêm vào mang lại.

Mặt khác, đơn giản hóa công ty sẽ giảm chi phí. Nếu bạn tập trung vào danh mục hàng hóa của mình, mỗi người trong công ty sẽ có thể dành toàn bộ tâm sức cho một vài mặt hàng nhất định. Điều này giúp họ hiểu sâu hơn về các sản phẩm, so với việc họ phải căng não lựa chọn và suy nghĩ về nhiều mặt hàng. Theo đó, điều này giảm bớt công việc hành chính và mang lại lợi ích kinh tế theo quy mô - lợi ích từ việc làm nhiều hơn một việc - trong các ngành sản xuất và logistics.

Những lợi ích này trở nên rõ ràng hơn trong thực tế. Ví dụ, một nghiên cứu với 39 công ty tầm trung kết luận rằng công ty ít phức tạp nhất là công ty thành công nhất. Họ sử dụng một danh mục sản phẩm hẹp hơn, bán cho ít khách hàng hơn, và có ít nhà cung cấp hơn, mang lại lợi nhuận cao hơn.

Rõ ràng, việc đơn giản hóa doanh nghiệp giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận.

BẢY: Bạn có thể áp dụng nguyên lý 80/20 vào bất kỳ lĩnh vực nào trong kinh doanh, từ đàm phán cho đến việc quảng cáo.

Bạn đã biết cách áp dụng Nguyên lý 80/20 để thu hẹp danh mục sản phẩm và tăng lợi nhuận. Vậy với những lĩnh vực khác trong kinh doanh thì sao?

May mắn thay, nguyên lý 80/20 linh hoạt đến mức bạn có thể áp dụng nó trong bất kỳ lĩnh vực hoặc chức năng nào khi kinh doanh để tăng khả năng thành công.

Ví dụ, đàm phán là một phần quan trọng của mọi hoạt động kinh doanh, dù đó là với khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác.

Thường trong một cuộc đàm phán, có quá nhiều vấn đề cần thảo luận và chúng ta không biết nên tập trung vào điều gì. Phân tích 80/20 có thể giúp bạn xác định ra một vấn đề quan trọng thực sự đối với công ty của bạn, vì vậy bạn chỉ cần tập trung vào thành công trong những điểm cốt lõi này thay vì cố gắng chiến thắng tất cả các vấn đề.

Một ví dụ khác về việc áp dụng nguyên lý 80/20 là trong việc định hướng quảng cáo. Nếu 20% khách hàng của bạn mang lại 80% doanh thu, rõ ràng bạn nên tập trung vào họ, giữ chân họ và khuyến khích họ mua nhiều hơn.

Sau khi bạn đã xác định khách hàng mục tiêu, hãy tăng sự trung thành của họ bằng cách cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng (CSKH) xuất sắc. Khi phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới, chỉ bán cho nhóm 20% này. Điều này giúp bạn tăng thị phần mà vẫn tận dụng lợi thế bán cho cùng một nhóm khách hàng.

Lấy Nicholas Barsan làm ví dụ, ông là một trong những môi giới bất động sản hàng đầu ở Mỹ, kiếm hơn 1 triệu đô la từ hoa hồng mỗi năm. Hơn một phần ba số tiền này đến từ các khách hàng thân quen - những người mua và bán lại. Chiến lược tập trung vào việc làm hài lòng nhóm khách hàng này thực sự là một chiến lược khôn ngoan của ông.

Đến thời điểm này, nguyên lý 80/20 dường như đã trở thành một nguyên lý rất phổ biến đối với bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào.

TÁM: Áp dụng nguyên lý 80/20 vào cuộc sống hàng ngày của bạn bằng cách thay đổi cách suy nghĩ.

Như trong các ví dụ kinh doanh trên, nguyên lý 80/20 được áp dụng bằng cách phân tích để tìm ra phần 20% đầu vào tạo ra 80% đầu ra. Nhưng trong cuộc sống hàng ngày, việc này có vẻ khó khăn hơn.

Điều này có nghĩa là bạn cần phải tham gia vào một loại tư duy khác, được gọi là: Suy nghĩ 80/20.

Phương pháp suy nghĩ truyền thống là phương pháp suy nghĩ tuyến tính, trong đó giả định rằng mọi nguyên nhân, mọi đầu vào đều quan trọng như nhau, tương tự như khi còn là trẻ con, chúng ta được dạy rằng tất cả các bạn bè đều quan trọng như nhau.

Trong bối cảnh này, suy nghĩ 80/20 sẽ làm sáng tỏ rằng trong thực tế, các mối quan hệ không bao giờ có giá trị như nhau. Một số bạn bè của chúng ta luôn quan trọng hơn số còn lại, và tình bạn với họ sẽ sâu đậm và ý nghĩa hơn nhiều.

Bạn cũng có thể nói rằng 20% tình bạn tạo ra 80% “giá trị” – giá trị ở đây nghĩa là niềm vui và tình cảm mà bạn nhận được từ tình bạn đó.

Sự khác biệt cơ bản giữa một phân tích 80/20 và suy nghĩ 80/20 là phân tích 80/20 đòi hỏi thu thập dữ liệu và phân tích chúng để xác định phần 20% ở đâu, trong khi với suy nghĩ 80/20, bạn chỉ cần dự đoán chúng.

Rõ ràng là, giá trị của một mối quan hệ không thể đo bằng con số tuyệt đối, nhưng bạn luôn có thể tự đặt câu hỏi: “Trong số những người tôi biết, ai quan trọng nhất? Tôi đã dành bao nhiêu thời gian cho họ mỗi tuần?”

Loại câu hỏi như vậy sẽ giúp bạn nhận biết được mối quan hệ nào là quan trọng nhất với bạn.

Trong trường hợp đó, tư duy 80/20 khuyến khích bạn tìm kiếm chất lượng hơn là số lượng, và tập trung vào những gì có giá trị nhất, ý nghĩa nhất.

Phương pháp suy nghĩ 80/20 này có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống mà không cần thu thập số liệu hay thông tin gì cả.

'   CHÍN: Dành thời gian của bạn cho những công việc quan trọng nhất thay vì bị cuốn vào việc quản lý thời gian.   '

Chắc chắn bạn đã quen thuộc với khái niệm quản lý thời gian, một khía cạnh thường được đề cập nhiều trong các sách phát triển cá nhân. Ý tưởng cơ bản là giúp bạn đạt được nhiều hơn trong thời gian có sẵn, và kỹ thuật này thực sự hiệu quả: nó có thể tăng năng suất từ 15 đến 25%.

Tuy nhiên, còn có một cách tốt hơn để đạt được kết quả mong muốn.

Trong việc quản lý thời gian, mục tiêu là tăng hiệu suất bằng cách sắp xếp nhiều công việc trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người quản lý, những người có lịch trình bận rộn, và bước đầu tiên họ cần thực hiện là sắp xếp lại hoạt động hàng ngày theo thứ tự ưu tiên.

Tuy nhiên, vấn đề xuất phát từ đây: hầu hết mọi người không biết công việc nào quan trọng nhất, kết quả là họ đánh dấu 60% hoặc 70% công việc là “cấp thiết” hoặc “ưu tiên cao nhất”.

Kết quả là gì? Họ phải đối mặt với lịch trình bận rộn hơn và làm việc nhiều hơn. Rõ ràng, việc chèn quá nhiều công việc vào lịch trình đã dày đặc không phải là lựa chọn thông minh, vì bạn dễ bị quá tải và trở nên căng thẳng hơn.

Thay vì vậy, quản lý thời gian 80/20 hay còn được gọi là “đổi mới về thời gian” sẽ giúp bạn xác định ngay từ đầu 20% công việc nào sẽ tạo ra 80% kết quả, và bạn chỉ cần tập trung hết sức vào những công việc đó.

Ví dụ, trong công việc của chính tác giả ở một công ty tư vấn, tác giả cũng nhận ra rằng công ty của ông ấy thành công hơn so với các công ty khác, mà thực ra không mất thêm bất kỳ sức lực nào.

Thường thì, các nhà tư vấn phải cố gắng giải quyết rất nhiều vấn đề của khách hàng, kết quả là mọi vấn đề chỉ được giải quyết một cách bề bộn, và khách hàng phải tự chịu trách nhiệm cho việc thử nghiệm bất kỳ lời tư vấn nào.

Ngược lại, công ty tư vấn của tác giả đã thực hiện theo cách khác: tập trung vào 20% vấn đề quan trọng nhất của khách hàng và sử dụng thời gian tiết kiệm để hỗ trợ khách hàng thực hiện các kế hoạch đó. Phương pháp này đã giúp họ vượt qua các công ty tư vấn khác và tăng cường lợi ích cho khách hàng.

Loại “đổi mới về thời gian” này giúp bạn có thêm thời gian rảnh mà không làm giảm hiệu quả công việc.

Mục tiêu hướng đến một cuộc sống tốt hơn bằng cách áp dụng nguyên lý 80/20 rộng rãi.

Hầu hết mọi người định nghĩa giá trị cuộc sống dựa trên mức độ hạnh phúc họ trải qua. Mặc dù nghe có vẻ hấp dẫn, nhưng thực tế, rất ít người cố gắng thay đổi cuộc sống để trở nên hạnh phúc hơn.

Sự thật là, phần lớn thời gian của mọi người dành để thực hiện những công việc gây phiền muộn cho họ. Ví dụ, nhiều người phải chịu đựng công việc khiến họ căm tức. Đa số nhân viên văn phòng phải ngồi suốt cả ngày trong bốn bức tường, thực hiện nhiệm vụ mà họ không hứng thú, chỉ chờ đến giờ tan làm rồi về nhà.

Nhưng làm thế nào để cải thiện tình trạng này?

Khá đơn giản, bạn chỉ cần thử phân biệt tỷ lệ giữa niềm vui và sự phiền muộn trong cuộc sống của mình và tìm hiểu nguyên nhân trước khi thực hiện hành động.

Tự hỏi bản thân, 20% trong cuộc sống đem lại cho bạn 80% hạnh phúc và ngược lại? Khi bạn đã xác định được 80% chỉ mang lại ít hạnh phúc, bây giờ là lúc hành động: hãy giảm bớt thời gian bạn dành cho những thứ này.

Ví dụ, nếu công việc khiến bạn buồn phiền, bạn có thể thử thay đổi nó. Tìm công việc mới? Thử định nghĩa lại công việc hiện tại? Giảm giờ làm? Nhưng dù bạn làm gì, đừng cam chịu làm một công việc làm bạn cảm thấy không thoải mái suốt quãng đời còn lại.

Khi bạn giảm bớt những điều làm bạn không hạnh phúc, bạn sẽ có nhiều thời gian và năng lượng hơn để dành cho những điều làm bạn hạnh phúc. Ví dụ, nếu bạn giảm giờ làm, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho gia đình và bạn bè. Hãy suy nghĩ về phần 20% hoạt động trong cuộc sống mang lại 80% hạnh phúc, và cố gắng dành nhiều thời gian hơn cho chúng. Chắc chắn, bạn sẽ sống hạnh phúc hơn.

'   MƯỜI: Kết luận   '

Trạm Đọc Mytour