Buzz
Cuốn sách này giới thiệu với bạn về KPT - một phương pháp đơn giản và hiệu quả giúp thống nhất nhận thức của các thành viên về những vấn đề có thể xảy ra trong một nhóm và kích thích mọi người làm việc như một tập thể để giải quyết các vấn đề đó.
Tác Giả Amano Masaru Là Ai?
Ông là Giám Đốc Trung Tâm Tư Vấn tại Eiwa System Management Inc từ năm 2002, trước đó làm việc trong bộ phận hệ thống thông tin của một công ty sản xuất thiết bị điện tổng hợp.
Ông cũng là một nhà tư vấn về việc giới thiệu các phương pháp phát triển phần mềm. Hiện nay, để làm cho lĩnh vực phát triển phần mềm trở nên thú vị hơn, ông đang tập trung vào việc hệ thống hoá và khuyến khích nhóm phát triển dựa trên những kiến thức thu được từ việc thực hành và tư vấn phát triển phần mềm linh hoạt.
KPT - PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ
- KPT là một phương pháp tư duy kết hợp tất cả các khía cạnh của Keep (duy trì), Problem (vấn đề) và Try (cố gắng/ giải pháp), rất phù hợp để đánh giá lại quá trình làm việc.
- KPT được tạo thành bằng cách kết hợp các chữ cái đầu tiên của “Keep”, “Problem” và “Try”, trong tiếng Nhật được gọi là Keputo.
Để thúc đẩy sự phát triển của nhóm, một ý tưởng quan trọng là tạo ra một môi trường hợp tác, nơi mỗi thành viên có thể phát huy tối đa kỹ năng của mình trong vai trò là một phần của nhóm.
- KPT là một công cụ hữu ích để tạo ra hiệu suất tương tác, đơn giản và linh hoạt, cho phép mọi thành viên trong nhóm áp dụng ngay lập tức.
- Chúng ta luôn mang theo những mong muốn thực tế như: làm việc hiệu quả, nâng cao kỹ năng cá nhân hoặc đạt được sự công nhận từ khách hàng. Khi những mong muốn này được đáp ứng, công việc trở nên thú vị và sôi động hơn nhiều.
Thúc đẩy sự phát triển của nhóm là một ý tưởng phát sinh trong quá trình phát triển phần mềm, nhằm mục đích cải thiện chất lượng cuộc sống kỹ sư (QoEL : Quality of Engineering Life) đồng thời với việc đạt được thành công trong công việc.
+) Nguy cơ nhóm bị chia rẽ!
Nhóm tôi gồm hơn 10 thành viên và được chia thành hai phân đoạn: một phần quan tâm đến những điều mới mẻ và đã nhờ tôi giới thiệu XP, trong khi phần còn lại khá bảo thủ. Mặc dù tất cả đều làm việc với mục tiêu chung là phát triển phần mềm theo yêu cầu của khách hàng, nhưng mỗi phần lại giữ thái độ không muốn từ bỏ phương pháp của mình. Nếu nhìn nhận một cách khách quan, nhóm đã bị chia rẽ.
+) Loại bỏ không khí không thoải mái với KPT!
Chúng tôi đã dành một buổi chiều để thảo luận về sự cố trong quá trình phát triển. Đội ngũ tham gia không chỉ bao gồm các thành viên trong nhóm mà còn có cả người quản lý dự án và người phụ trách kinh doanh. Đó là một thời gian quý báu. Trong đó, ý tưởng mà tôi ưa thích nhất là “mỗi tuần hai lần, cả nhóm sẽ ăn trưa cùng nhau”.
Phương pháp tốt nhất là chỉ ra các hoạt động và công cụ mang lại hiệu quả trong từng giai đoạn. Những bài học từ kinh nghiệm làm rõ các vấn đề phát sinh trong từng giai đoạn, các biện pháp đã được thực hiện và các giải pháp mà bạn nghĩ rằng nên thực hiện trong tương lai.
Lúc đó, chúng tôi hoàn toàn không nghĩ rằng sẽ tự mình cải thiện được gì. Nhưng sau này, khi nhìn lại, các công cụ và phương pháp làm việc của chúng tôi đã được cải thiện đáng kể.
K = Phương pháp tốt nhất.
P = Vấn đề.
Tìm ra giải pháp là chìa khóa.
Đây thực sự là sự pha trộn hoàn hảo.
Không cần phải nghĩ về việc cải thiện hoặc làm tốt hơn nữa. Quan trọng nhất là nhận thức được tình trạng hiện tại.
KPT có thể mang lại hiệu quả lớn trong việc đánh giá lại này.
+) Việc đánh giá lại là nguồn gốc của sự tiến bộ.
Vấn đề đầu tiên là không có đủ thời gian.
Thứ hai là không biết cách tự đánh giá lại.
Có hai nguyên nhân liên quan mật thiết với nhau. Nhưng nếu bạn biết cách tự đánh giá một cách hiệu quả, thời gian chuẩn bị sẽ giảm đi, và tất nhiên thời gian tự đánh giá cũng được rút ngắn, từ đó kết quả nhận được cũng sẽ tốt hơn. Và công cụ đặc trưng để thực hiện việc tự đánh giá một cách hiệu quả chính là chủ đề của cuốn sách này - KPT.
+) Tự đánh giá siêu hiệu quả chỉ với 3 góc độ!
KPT là một từ viết tắt được tạo ra bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên của “Keep”, “Problem” và “Try” lại với nhau và là một phương pháp rất hợp lý trong việc tự đánh giá.
Keep là những điều được suy ra từ các hoạt động đã thực hiện mà chúng ta cảm thấy tích cực và muốn duy trì nó trong các hoạt động tiếp theo.
Problem là những thách thức hoặc khó khăn phát sinh trong các hoạt động đã thực hiện.
Try là những phương án, giải pháp mà chúng ta muốn thử trong các hoạt động tiếp theo.
Đây không hề là một vấn đề khó khăn.
+) Quy trình tự đánh giá chỉ với 7 bước
-
Hồi tưởng các sự kiện đã xảy ra.
- Xác định những hành động tích cực.
- Xác định các vấn đề cần giải quyết.
- Tìm ra nguyên nhân.
- Tìm ra các biện pháp cải thiện.
- Suy nghĩ về những việc cần thực hiện.
- Quyết định những việc sẽ thực hiện.
Bạn đã hoàn thành bài thuyết trình của mình với một cảm giác khá hài lòng, bạn không gặp phải bất kỳ vấn đề nào và thường có xu hướng để nó kết thúc như vậy. Tuy nhiên trong tình huống này, tôi khuyến khích bạn nên tiến hành tự đánh giá.
Bước 1: Hồi tưởng các sự kiện đã diễn ra.
Kỷ niệm những bước đi đầu tiên của mùa hè là việc quan trọng nhất. Nhớ lại mỗi hành động đã thực hiện và mỗi sự kiện đã diễn ra trong khoảnh khắc đó.
Để cải thiện hơn trong những hoạt động và cơ hội tương tự trong tương lai, việc ghi nhớ từ đầu đến cuối quá trình ra quyết định là rất quan trọng. Những sự kiện mới sẽ dễ dàng ghi nhớ hơn so với những gì đã xảy ra trong quá khứ, vì vậy hãy nhớ lại từ phía sau của dòng thời gian.
Nếu bạn bắt đầu nhớ từ các ý tưởng đầu tiên của kế hoạch, có thể mất khá nhiều thời gian. Thời gian nhớ lại càng dài, việc ghi nhớ càng khó khăn và tốn kém. Vì vậy, tôi khuyên bạn chỉ nên nhìn lại những sự kiện trong vòng một tuần. Với khoảng thời gian dài hơn, không nên nhớ lại quá một tháng.
Bước 2: Xác định những hành động tích cực
Hãy bỏ qua những điều tiêu cực và nhìn nhận những hành động tích cực mà bạn đã thực hiện. Trong số đó, chắc chắn có những việc mà bạn muốn tiếp tục trong tương lai. Đó chính là điểm cần giữ. Ví dụ, khi mọi người vỗ tay khi bạn tự giới thiệu trong cuộc họp đầu tiên, điều đó tạo ra một không khí thoải mái và đó cũng là điều cần giữ.
Bước 3: Xác định vấn đề cần giải quyết
Khi một bài thuyết trình kết thúc thành công, thường có nhiều vấn đề phải đối mặt trong quá trình đó. Tuy nhiên, có một giải pháp có thể giải quyết những vấn đề đó một cách hiệu quả, hãy liệt kê giải pháp đó vào phần “Giữ lại”.
Nếu bạn cảm thấy lo lắng khi phải đứng trước cấp trên mà không thể trình bày những gì đã chuẩn bị hoặc chuẩn bị không đủ, thì những vấn đề này sẽ được ghi vào phần “Vấn đề”.
Bước 4: Tìm ra nguyên nhân
Rất tốt khi mọi người có thể chia sẻ những điều mà họ giữ kín. Rất tốt khi có nhiều ý tưởng độc đáo được đề xuất về kế hoạch và dự đoán. Chắc chắn có một nguyên nhân dẫn đến điều này. Nếu bạn không hiểu rõ mục tiêu cải thiện trong vấn đề chuẩn bị chưa đầy đủ, bạn có thể gặp khó khăn trong bước tiếp theo - Tìm biện pháp cải thiện.
Tùy thuộc vào mức độ cần thiết, bạn có thể coi bước này như thời tiết và có thể bỏ qua nó một cách tương đối. Có nhiều cách khác nhau để thực hiện bước này, vì vậy chi tiết sẽ được đề cập sau.
Bước 5: Tìm biện pháp cải thiện
Khi nghe từ 'cải thiện', nhiều người nghĩ đến việc sửa chữa những điều chưa tốt. Tuy nhiên, cải thiện cũng có thể là việc biến những điều tốt đẹp thành tốt đẹp hơn. Nếu bạn ghi nhận cách tư duy vào phần Giữ, hãy thử ghi nhận nhiều ý tưởng vào một cách tư duy tốt hơn vào phần Thử.
Bước 6: Suy nghĩ về những điều nên làm
Chúng ta đã xem xét các giải pháp cho phần Giữ và Vấn đề.
Bước 7: Quyết định những điều sẽ thực hiện
Nếu bạn cố gắng thực hiện tất cả ý tưởng đó, sẽ có quá nhiều việc phải làm và bạn không thể quản lý kịp. Hơn nữa, mâu thuẫn có thể xảy ra và làm mọi thứ trở nên tồi tệ hơn. Vì vậy, từ những ý tưởng này, hãy chọn ra một số ý tưởng mà bạn cho là sẽ hiệu quả. Bạn nên đưa ra nhiều ý tưởng trong phần Thử mà không cần quan tâm liệu chúng có được thực hiện hay không. Sau khi tất cả đã được nêu ra, hãy lựa chọn những ý tưởng tốt nhất trong số đó.
KPT có vẻ đơn giản nhưng vẫn có nhiều người không thể sử dụng. Vì vậy, chỉ bằng cách thực hiện KPT, bạn có thể nổi bật hơn so với họ.
Cách sử dụng giấy ghi chú
Chú ý khi sử dụng giấy ghi chú, mỗi tờ chỉ nên viết một ý kiến.
Bằng cách viết trên giấy ghi chú, bạn có thể biến những ý kiến thành vật hiện hữu và có thể tiếp xúc vật lý với chúng, như sờ vào di chuyển những ý kiến đó. Hơn nữa, hãy viết bằng bút lông để đảm bảo mọi người vẫn có thể nhìn thấy chúng một cách rõ ràng từ xa, sau khi được dán lên.
+) Bạn đã từng thực hiện chu trình PDCA chưa?
“Môi trường kinh doanh thay đổi liên tục. Để tồn tại ở đó, mỗi người cần phải không ngừng cải thiện bản thân”.
Tôi nghĩ mọi người đã từng nghe về chu trình PDCA. Đây là một từ viết tắt được tạo ra bằng cách kết hợp các chữ cái đầu tiên của Plan (lập kế hoạch), Do (thực hiện), Check (kiểm tra, đánh giá) và Act (hành động, cải tiến). Trưởng nhóm có thể không thể áp dụng, cấp trên cũng có thể không biết phải làm gì, vì vậy việc nhận được một hướng dẫn từ lãnh đạo cấp trên sẽ trở nên khó khăn.
Thực hành đó là một phần quan trọng khi thực hiện PDCA.
Là một khái niệm phổ biến trên toàn cầu, tôi tin rằng nhiều người đã nghe về nó. Khi bạn nghe về chương trình này, bạn nghĩ rằng nó kéo dài bao lâu? Thật ra, một chương trình thường kéo dài hơn nhiều. Nhưng thực tế là việc triển khai chương trình như vậy trong một khoảng thời gian dài rất khó khăn. Ngay cả trong vòng ba tháng cũng là một thách thức. Để luyện tập này, bạn nên bắt đầu với một tuần. Sau một tuần, bạn sẽ xem xét và điều chỉnh các ý tưởng cải tiến vào các kế hoạch tiếp theo. Nếu bạn lặp lại chu trình này, dần dần bạn sẽ có thể áp dụng nó trong một khoảng thời gian dài hơn.
Sự kỳ vọng quá mức từ nhóm trưởng có thể làm cho công việc trở nên không hiệu quả?
- Nhóm trưởng thường lập một kế hoạch hoàn hảo để hoàn thành trách nhiệm của họ. Sau đó, họ truyền đạt kế hoạch đó cho các thành viên trong cuộc họp khởi động dự án. Họ kiểm tra định kỳ xem công việc của các thành viên có vấn đề gì không.
Khi trở thành trưởng nhóm, tôi cũng đã nghĩ rằng tôi nên làm như vậy. Vì vậy, tôi đã dành thời gian để lập kế hoạch, truyền đạt nó cho các thành viên và kiểm tra tiến độ thực hiện. Tuy nhiên, tôi cảm thấy sự khác biệt của các thành viên và cảm thấy rằng công việc không tiến triển như tôi mong đợi.
Để cải thiện tình hình này, các trưởng nhóm thường tăng tần suất kiểm tra tiến độ và sử dụng nó để áp đặt thời gian làm việc của các thành viên. Hơn nữa, thời gian làm việc của các trưởng nhóm cũng bị giảm đi đáng kể, khiến họ chỉ quan tâm đến việc kiểm tra tiến độ của nhân viên trong công ty.
Vì thường xuyên kiểm tra tiến độ đồng nghĩa với việc đội ngũ sẽ nhận được nhiều phản hồi hơn, từ đó khoảng cách giữa lãnh đạo nhóm và các thành viên sẽ ngày càng xa.
+) Lập và thực hiện kế hoạch nhóm một cách chặt chẽ
Trưởng nhóm và các thành viên cần là những đồng minh cùng mục tiêu và không nhất thiết phải là bạn bè. Điều quan trọng là trưởng nhóm phải là người dẫn dắt, từ đó tất cả mọi người, kể cả trưởng nhóm, sẽ cùng nhau suy nghĩ về cách đạt được mục tiêu.
Nếu kế hoạch được tạo ra bởi toàn bộ nhóm, mọi người sẽ ít cảm thấy bị ràng buộc hơn. Cảm giác 'chúng ta đang thực hiện kế hoạch của chúng tôi' sẽ thay thế cho 'chúng ta đang thực hiện kế hoạch của ai đó'.
+) Tránh báo cáo những thông tin không chính xác
Điều không nên làm là phải báo cáo với lãnh đạo dự án về các vấn đề không có thật, như làm cho tình hình trở nên tốt đẹp hơn. Thay vào đó, hãy báo cáo tình hình một cách trung thực và chính xác.
+) Trách nhiệm hàng đầu của một trưởng nhóm là phát triển năng lực cho các thành viên.
Dù có làm nhiều hơn nhưng nếu cả nhóm không đạt được kết quả tốt, thì điều đó cũng không mang lại ý nghĩa. Trong quá trình làm việc, nếu bạn phát hiện một ai đó gặp khó khăn, hãy khích lệ họ giúp đỡ những người khác. Điều này cũng là cơ hội để cả hai bên học hỏi từ nhau.
+) Một trưởng nhóm không thể tránh khỏi những sai lầm.
Trưởng nhóm không chỉ là người chịu trách nhiệm nhiều công việc, mà còn có kiến thức rộng lớn, giúp anh ấy nhận biết và ngăn chặn các lỗi mà các thành viên khác có thể gặp phải.
- Lo lắng rằng các thành viên sẽ lãng phí thời gian trong lúc nghỉ ngơi.
- Lo lắng rằng các thành viên sẽ gặp khó khăn khi không có mặt.
- Lo lắng khi khách hàng đưa ra yêu cầu bất ngờ mà không có ai khác ngoài mình có thể xử lý được.
+) Đặc điểm của một nhóm hoàn hảo
- Hãy xây dựng một nhóm có khả năng tự lập
- Khi một nhóm trở nên tự chủ, nó sẽ phát triển một cách tự do
(-) Truyền đạt sự kỳ vọng đối với nhóm trong vai trò của trưởng nhóm
(-) Thảo luận và thiết lập các nguyên tắc cơ bản của nhóm cùng nhau
(-) Phê phán các hành động vi phạm các nguyên tắc cơ bản đã được quyết định.
(-) Tiến hành huấn luyện cơ bản.
+) Tương tự như KPT! Hãy khám phá mô hình GROW
- Mục tiêu - Thiết lập hoặc đặt lại mục tiêu.
- Thực tế - Hiểu rõ tình hình hiện tại và nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó.
- Lựa chọn - Đưa ra nhiều phương án để giảm thiểu khoảng cách giữa mục tiêu và tình hình thực tế.
- Ý chí - Quyết định thực hiện cụ thể các phương án, xác định ý chí thực hiện.
Khi đặt và thực hiện một mục tiêu như trong KPT, khi kiểm tra tiến độ, bạn cần hiểu rõ đặc điểm của từng chỉ số và đo lường một cách chính xác.
- Tối ưu hóa tiềm năng của nhóm
- 5 kỹ năng quan trọng của một người quản lý tự thấy
1. Kỹ năng giải quyết vấn đề
2. Kỹ năng tạo động lực
3. Kỹ năng tổ chức thông tin
4. Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn
5. Kỹ năng hiểu biết về tình huống
- Tạo ra một không gian an toàn và bảo mật
Đánh giá chi tiết bởi: Tấn Tài - MyBook
Hình ảnh: Tấn Tài
