[Tóm Tắt & Đánh Giá Sách] 'Thuật Quản Trị': Bài Học Dành Cho Người Lãnh Đạo

Viết bởi Brian Tracy – một diễn giả và là một nhà quản trị doanh nghiệp xuất sắc, 'Thuật quản trị' như một liều phương thuốc quý giá đến với những nhà quản trị mới mẻ cũng như những ai đang tìm kiếm cách quản trị nhân sự hiệu quả. Nhưng không chỉ thế, cuốn sách này cũng có thể phục vụ cho mọi người, vì kiến thức về quản lý thời gian và giao tiếp hiệu quả là cần thiết trong mọi lĩnh vực hoạt động.

Về Tác Giả

Brian Tracy là một diễn giả, nhà đào tạo và chuyên gia tư vấn nổi tiếng. Ông là Chủ tịch của Tổ chức Brian Tracy International, một công ty đào tạo và tư vấn có trụ sở tại San Diego, California, Hoa Kỳ.

Ông bắt đầu sự nghiệp nói chuyện và thuyết trình trên toàn quốc Mỹ từ năm 1981. Hiện nay, các cuốn sách và chương trình đào tạo của ông đã phổ biến đến 500 tác phẩm, có mặt ở 55 quốc gia và được dịch ra 38 ngôn ngữ (theo Alphabooks).

Cuốn sách này được viết vào năm 2014, là kết quả của hơn 30 năm kinh nghiệm quản trị của Brian Tracy. Với cá nhân là một doanh nhân, ông hiểu rõ về nhu cầu của doanh nghiệp và muốn nâng cao tổ chức của mình thông qua quản lý hiệu quả. Cuốn sách này là một cẩm nang hữu ích dành cho các nhà quản lý và những ai đang tìm kiếm thành công trong sự nghiệp của mình.

Về Cuốn Sách

Cuốn sách tập trung vào 21 mẹo quản trị, được giải thích một cách ngắn gọn và dễ hiểu: từ việc đặt câu hỏi chính xác về hiệu quả quản trị, tập trung vào các kết quả quan trọng,... đến việc thực hiện cuộc đàm phán hiệu quả và giao tiếp rõ ràng. Việc 21 bài học này được trình bày trong chỉ 170 trang sách giúp cuốn sách trở nên dễ tiếp cận đối với đa số độc giả.

Ngay từ những trang đầu tiên, Brian Tracy đã giới thiệu về công thức 80/20, một công thức mà ông đã sử dụng nhiều lần trong cuốn sách. Ông cho rằng 80% nhà quản trị chỉ đóng góp được 20% kết quả, và 80% thành công của những nhà quản trị phụ thuộc vào những hoạt động quản trị cơ bản, chiếm 20% tổng số hoạt động quản trị. Bằng việc viết cuốn sách này, Brian hy vọng giúp người đọc thuộc phần 20% những nhà quản trị thành công hoặc tiếp xúc với 20% các hoạt động quản trị quan trọng.

Dưới đây là 21 bài học về quản trị mà Brian Tracy đã tóm tắt:

1. Đặt ra câu hỏi quan trọng về quản trị. Những nhà quản trị xuất sắc luôn đặt ra những câu hỏi quan trọng về công việc của họ, như: “Tại sao tôi được coi là một phần của tổ chức?”, “Tôi đóng góp vào tổ chức như thế nào?”, “Tôi đang thực hiện công việc gì và làm thế nào?”, “Tôi có những giả định nào và phản ứng ra sao nếu chúng không đúng?”, hoặc “Có cách nào tốt hơn không?”. Những câu hỏi này, khi được trả lời, giúp bạn hiểu sâu hơn, tạo ra giải pháp và ý tưởng hiệu quả, góp phần tăng năng suất cá nhân và của tổ chức.

2. Tập trung vào kết quả quan trọng. Theo Brian Tracy, có 7 kết quả chủ chốt mà bạn cần tập trung để đạt thành công: Phục vụ nhu cầu của khách hàng, Tối ưu hóa lợi nhuận, Cải thiện chất lượng sản phẩm, Tăng năng suất, Khuyến khích sáng tạo và đổi mới, Phát triển nhân sự và Tổ chức.

3. Thiết lập tiêu chuẩn hoạt động. Quan trọng phải xác định rõ các tiêu chuẩn hoạt động cho từng nhiệm vụ và chức năng trong lĩnh vực trách nhiệm của bạn. Khi nhân viên hiểu rõ mong đợi và chất lượng công việc, họ sẽ so sánh năng suất của mình với kết quả mong đợi, theo Hiệu ứng Hawthorne. Đồng thời, những mong đợi này cần phải tuân thủ mô hình SMART (Cụ thể - Đo lường được - Có khả năng đạt được - Liên quan - Có ràng buộc thời gian). Nhà quản lý cũng cần thường xuyên kiểm tra để đảm bảo các mong đợi này luôn được đáp ứng.

4. Tập trung vào điểm mạnh. Brian Tracy giới thiệu Luật số 3, cho rằng chỉ có 3 nhiệm vụ và hoạt động quan trọng nhất chiếm tới 90% giá trị đóng góp của bạn cho doanh nghiệp, bất kể số lượng công việc bạn thực hiện hàng tháng. Bằng cách tự đặt câu hỏi cho bản thân, nhà quản trị và nhân viên có thể tập trung vào 3 hoạt động chính này, “rõ ràng, tập trung và chuyên tâm” để tối đa hóa hiệu suất.

5. Các chức năng quản trị cần thiết. Có 7 chức năng quản trị mà một nhà quản trị giỏi cần chú ý: i. Lập kế hoạch bằng cách “tư duy trên giấy” để xác định mục tiêu và lên danh sách công việc theo thứ tự thời gian; ii. Tổ chức bằng cách kết hợp nhân sự, vốn và các nguồn lực khác để thực hiện kế hoạch; iii. Tìm kiếm nhân viên giỏi nhất và loại bỏ nhân viên không đủ năng lực; iv. Học cách ủy quyền để tối đa hóa năng suất và phát huy khả năng của cấp dưới; v. Luôn dẫn đầu trong công việc bằng cách quan tâm và giám sát tiến độ công việc thường xuyên; vi. Liên tục cập nhật thông tin bằng cách báo cáo đều đặn với cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp; và vii. Xác định rõ tiêu chuẩn bằng cách đo lường cho mọi hoạt động.

6. Quản lý theo mục tiêu. Phương pháp này được áp dụng để quản lý những nhân viên có khả năng hoàn thành công việc. Điều quan trọng cho người quản lý là phải đồng thuận về nhiệm vụ và cách đo lường hiệu suất công việc, tạo điều kiện để họ có thể thể hiện khả năng và kiểm tra tiến độ theo các điểm đã thỏa thuận.

7. Quản lý theo ngoại lệ. Sau khi giao nhiệm vụ và làm rõ yêu cầu và ràng buộc, người quản lý nên khẳng định việc giao toàn bộ quyền ra quyết định cho nhân viên và nói rằng, “chỉ cần liên hệ với tôi khi có điều gì không đúng so với những gì chúng ta đã thỏa thuận”. Phương pháp quản lý này mang lại tự do tối đa cho mọi người, đồng thời làm tăng sự tin tưởng của người quản lý đối với nhân viên.

8. Uỷ quyền hiệu quả. Để thành công trong việc uỷ quyền, bạn cần chọn người phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết; Giải thích rõ mục tiêu bạn muốn đạt được; Đồng thuận ý tưởng và yêu cầu với nhân viên; và Theo dõi tiến độ công việc thường xuyên để hiểu rõ công việc và điều chỉnh nếu cần. Một số lưu ý khác bao gồm việc người quản lý nên ủy quyền toàn bộ nhiệm vụ để khuyến khích sáng tạo của nhân viên, và không nên can thiệp hoặc thu hẹp phạm vi công việc.

9. Xây dựng đội ngũ làm việc hiệu quả. Các nhà tâm lý học đã xác định 7 hành vi chủ chốt để tạo động lực cho nhân viên và khai thác tiềm năng của họ. Đó là Tạo thách thức cho nhân viên; Để họ tự do làm việc; Tôn trọng nhân viên; Tôn trọng tình bạn và sự đồng nghiệp; Kiểm tra công việc thường xuyên; Tạo cơ hội cho họ thành công và Luôn kỳ vọng điều tốt nhất từ nhân viên.

10. Sử dụng đòn bẩy quản trị. Bạn có thể tăng hiệu suất công việc bằng nhiều cách khác nhau, như Tận dụng toàn bộ thời gian làm việc, Tăng tốc độ làm việc, Xác định ưu tiên công việc, Tạo áp lực cho bản thân, Làm việc nhóm hiệu quả và Phân chia công việc để hoàn thành. Khi xác định ưu tiên, hãy nhớ đến Luật số 3 và xác định 3 nhiệm vụ quan trọng nhất để đạt được 90% giá trị đóng góp của bạn. Và hãy phân chia công việc lặp lại thành nhóm để tăng tốc độ làm việc tối đa.

11. Tuyển dụng đúng người. Theo lý thuyết về “tư duy nhanh” của Daniel Kahneman trong cuốn sách “Tư duy nhanh và chậm”, Brian Tracy cho rằng hầu hết quyết định tuyển dụng của chúng ta đều đến từ tư duy nhanh. Vì vậy, cần phải “tư duy trên giấy” về các đặc điểm liên quan đến người phù hợp theo công thức SWAN (Smart – Nhanh nhẹn, Work hard – Chăm chỉ, Ambitious – Tham vọng, Nice – Dễ chịu). Tác giả cũng giới thiệu Quy tắc số 3 thú vị trong tuyển dụng: Phỏng vấn ít nhất 3 ứng viên, vào 3 thời điểm khác nhau, tại 3 địa điểm khác nhau. Ngoài ra, người tuyển dụng cũng nên tham khảo ý kiến của người khác để đưa ra quyết định khách quan nhất.

12. Loại bỏ nhân viên yếu kém. Theo tác giả, “Điều tàn nhẫn nhất bạn có thể làm với một người thiếu năng lực là giữ họ lại trong công ty trong khi bạn thực sự muốn họ rời đi”. Tuy nhiên, việc sa thải cần phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp. Tác giả giới thiệu kỹ thuật “đĩa xước”, nghĩa là lặp đi lặp lại thông điệp “Bạn không phù hợp” với nhân viên cho đến khi họ chấp nhận sự thật đó. Cũng cần có một khoản tiền thôi việc như một phần của việc chấm dứt hợp đồng với nhân viên.

13. Tổ chức cuộc họp hiệu quả. Rất nhiều cuộc họp được tổ chức phí phạm và tốn kém, làm mất thời gian của mọi người. Vì vậy, cần phải lên kế hoạch họp rõ ràng và tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất; Luôn tuân thủ thời gian và không nên bị lạc trong cuộc trao đổi để tạo cơ hội cho các nhân viên có thể thể hiện bản thân.

14. Xây dựng tinh thần đồng đội. Hai yếu tố quan trọng để trở thành một nhà quản lý xuất sắc là linh hoạt và khả năng hình thành và làm việc như một phần của đội nhóm. Là một nhà quản lý xuất sắc, bạn cần thường xuyên trao đổi và chia sẻ ý tưởng với đồng nghiệp, cập nhật thông tin cho mọi người sớm và tổ chức các sự kiện quan trọng để tạo sự gắn kết. Trong ba cấp độ phát triển mà tác giả đề cập, nền tảng cao nhất là phụ thuộc lẫn nhau – chỉ có thể đạt được khi tất cả thành viên tin tưởng, hợp tác và cam kết với mục tiêu chung.

15. Ra quyết định chính xác. Trước khi đưa ra quyết định, cần phải định rõ vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau và suy nghĩ về nhiều giải pháp có thể có. Khi đưa ra quyết định, hãy giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên hoặc cho chính bạn, ngay cả khi chỉ có thể giải quyết một phần của vấn đề. Sử dụng tư duy chậm để thu thập thông tin kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định và không ngần ngại thay đổi: “Dù đi sai đường bao lâu, bạn vẫn nên quay trở lại” (ngạn ngữ Thổ Nhĩ Kỳ).

16. Loại bỏ các rào cản hiệu quả hoạt động. Để phát hiện các rào cản này, người quản trị cần xác định mục tiêu quan trọng nhất và nhận ra điều gì đang làm trở ngại. Theo Quy tắc 80/20, 80% lý do bạn không thành công nằm ở bản thân bạn và công việc, trong khi chỉ có 20% trở ngại liên quan đến yếu tố bên ngoài. Sau khi xác định được trở ngại chính, người quản trị cần tập trung vào giải quyết từng trở ngại một.

17. Trở thành hình mẫu. Nhà quản trị xuất sắc cần nhớ rằng họ luôn là người được nhân viên quan sát và bắt chước, do đó họ cần thiết lập tiêu chuẩn cao hơn cho bản thân. Họ cũng cần lập danh sách các hành vi mà họ có thể tham gia hoặc thực hiện để nhân viên noi theo, và tuân thủ nghiêm túc các hành vi đó.

18. Tổ chức phiên brainstorming để tìm kiếm giải pháp. Brian Tracy khuyến nghị rằng cần tổ chức một cuộc họp tư duy sáng tạo ít nhất mỗi tuần, có một nhóm brainstorming gồm 4-7 người, đặt ra thời gian giới hạn cho mỗi cuộc họp để thúc đẩy sự sáng tạo và định hình rõ ràng; xác định rõ vấn đề cần giải quyết hoặc mục tiêu thông qua các câu hỏi cụ thể; và không phán xét trong cuộc họp tư duy sáng tạo. Cũng cần lưu ý tổ chức cuộc họp này sao cho hiệu quả.

19. Đàm phán như một chuyên gia. Theo Brian Tracy, “Tất cả các nhà quản trị tài năng đều là những chuyên gia đàm phán xuất sắc”. Để có cuộc đàm phán có lợi nhất, hãy suy nghĩ về giải pháp lý tưởng cho bản thân nếu cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ, và cũng chuẩn bị những mong muốn từ đối tác. Hãy thể hiện “sự đáng mến” và sẵn lòng đạt đến một giải pháp có lợi cho cả hai bên, để tiến tới những cơ hội hợp tác tiếp theo. Cũng sẵn lòng tái đàm phán nếu kết quả trước đó không còn công bằng trong bối cảnh mới.

20. Giao tiếp rõ ràng. 85% thành công trong quản trị phụ thuộc vào khả năng giao tiếp hiệu quả với người khác. Quá trình giao tiếp hiệu quả phải bắt đầu khi người nói định hình được ý tưởng mình muốn truyền đạt, và người nói truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, kiên nhẫn. Một nhà quản trị giỏi cần thành thạo cả ba công cụ: viết, giao tiếp trực tiếp và thuyết trình trước đám đông. Hãy nhớ rằng: “Tất cả các kỹ năng giao tiếp đều có thể học được”. Một lưu ý khác, mỗi khi giới thiệu ý tưởng mới tới người khác, hãy nói chậm rãi và để họ có thời gian suy nghĩ về ý tưởng, có thể là 72 giờ (theo quy tắc cùng tên).

21. Đạt được thành tích cá nhân xuất sắc. Lời khuyên cuối cùng của Brian Tracy là mỗi cá nhân cần thực hiện những việc quan trọng nhất một cách xuất sắc nhất trên phương diện cá nhân. Hãy tập trung tối đa vào hiệu quả công việc, noi gương người thành công và nỗ lực không ngừng.

21 bài học trên đã bao quát đầy đủ mọi khía cạnh của quản trị doanh nghiệp. Có một số bài học thú vị mà người viết thực sự tâm đắc, và mỗi người đọc có lẽ cũng tự tìm ra những bài học như thế cho bản thân.

Tuy nhiên, cuốn sách phần nhiều được viết theo kinh nghiệm của chính tác giả và được giản lược ngôn từ đến tối đa. Vì vậy, có nhiều chi tiết và số liệu mang nặng tính cảm quan, không được thực chứng nên nhiều khả năng được phóng đại hoặc làm lệch để phục vụ mục đích của tác giả. Sách cũng không có danh mục tài liệu tham khảo để độc giả xem xét độ chuẩn xác về mặt thông tin hay tham khảo những thông tin quan trọng, và những tài liệu được nhắc đến nếu có cũng có đôi phần sơ sài, không được trích dẫn theo quy chuẩn.

Có thể độc giả cũng sẽ không thích cách Brian Tracy trực tiếp đưa lời khuyên: “Hãy…”. Tuy nhiên, với dung lượng cuốn sách, thật khó để tác giả đưa thêm những luận cứ hay dẫn chứng để làm chi tiết hóa nhận định của mình; đó là còn chưa kể cuốn sách được viết phần nhiều theo kinh nghiệm của tác giả.

Kết

Cuốn sách này phù hợp với đối tượng nào? Những ai đang hoặc muốn khám phá lĩnh vực quản trị doanh nghiệp nên không bỏ qua - nhiều ý tưởng trong sách có thể kích thích sự quan tâm của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn là một nhà nghiên cứu chuyên sâu về quản trị và coi đó như một lĩnh vực khoa học, sự hiện diện của yếu tố khoa học trong sách có thể không đáp ứng được mong đợi của bạn.