Buzz
Trong thời kỳ công nghệ 4.0, chúng ta không xa lạ với email nữa. Đó là một phương tiện gửi thư điện tử miễn phí, giúp chúng ta giao tiếp nhanh chóng và khắc phục nhược điểm của gửi thư truyền thống. Email có thể được sử dụng cho mục đích cá nhân và kinh doanh. Tuy nhiên, nếu không biết cách sử dụng hiệu quả, có thể gây hại cho doanh nghiệp và ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân. Sách Văn Hoá Email của Shirley Taylor sẽ chỉ bạn cách điều chỉnh giao tiếp phù hợp với loại thư này. Sách cảnh báo về việc sử dụng email cẩn thận và đề xuất cách sử dụng email có ích.
Thời đại của email: tiềm năng và rủi ro.
Sai lầm phổ biến khi sử dụng email bao gồm: gửi email sai địa chỉ, không thu hồi được email đã gửi, làm gián đoạn công việc do thông báo email, sử dụng email thay vì gọi điện thoại, không xóa email cũ, gửi email vội vàng không kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp, hối tiếc về việc gửi những email riêng tư, và gặp sự cố kỹ thuật. Sách cung cấp một số mẹo để giải quyết các vấn đề này.
2.
Quản lý email và tạo ấn tượng khi sử dụng.Sử dụng 'cc' để gửi thư cho những người cần biết thông tin nhưng không cần phải nhận trực tiếp. Sử dụng 'bcc' để gửi cho những người muốn giữ kín việc bạn gửi thư cho họ. Trước khi nhấn nút gửi, hãy kiểm tra mục 'cc' và 'bcc'. Sách cũng giải quyết quan điểm rằng không cần phải phản hồi tất cả email nếu không có lý do.
Sai lầm khi soạn thư có thể bao gồm quên đặt tiêu đề, gửi email cho quá nhiều người mà không suy nghĩ, không có lời chào hỏi hoặc tạm biệt, sử dụng cụm từ 'trân trọng' quá thường xuyên, không thiết lập chữ ký tự động cho email, tổ chức của bạn không có mẫu thông tin miễn trừ trách nhiệm, quên đính kèm tập tin quan trọng. Tác giả hướng dẫn cách viết tiêu đề email SMART, lời chào và kết thúc lịch sự, sử dụng chữ ký tự động một cách hợp lý, không lạm dụng nút 'phản hồi tất cả', gửi những lời chúc tốt đẹp thể hiện sự quan tâm của bạn.
3.
Sử dụng email an toàn và bảo mật.4. Tiêu chuẩn ứng xử qua email
Trau chuốt kỹ năng ngữ pháp của bạn là bước đầu tiên trong phần này. Vì chính tả và ngữ pháp là những tiêu chuẩn để người đọc nhìn nhận bạn. Hoàn thiện kỹ năng đánh dấu câu sẽ giúp người đọc nhận ra chỗ ngắt câu thông qua việc bạn nhấn giọng, ngừng nghỉ như khi sử dụng hình thể. Tránh những lỗi về thiếu/thừa thành phần chính của câu. Viết ra những điều tích cực giúp tạo ấn tượng của người đọc dành cho bạn. Sử dụng thể chủ động giúp bài viết trở nên thú vị và sống động hơn, giọng văn gần gũi và tự nhiên, thu hút người đọc, thể hiện được tinh thần trách nhiệm, làm bài viết rõ ràng, cụ thể và súc tích, ngắn gọn. Chăm chút lá thư để tránh gây cảm giác khó chịu cho người đọc. Khi sử dụng e - Mail để tán gẫu với bạn bè, một số người thường sử dụng những từ viết tắt để tiết kiệm thời gian, nhưng hãy chắc chắn rằng người đọc có thể hiểu chúng. Cũng như việc viết tắt khi dùng e - mail, việc sử dụng những biểu tượng cảm xúc thường được dùng trong các lá thư mang tính cá nhân. Những biểu tượng cảm xúc trong e - mail có thể khắc phục việc thiếu yếu tố phi ngôn từ. Chúng giúp thể hiện giọng điệu, cảm xúc khi giao tiếp qua văn bản. Và cuối cùng là chuẩn mực ứng xử trên mạng. Đừng bao giờ phản hồi quá lâu là một trong những chuẩn mực đầu tiên. Tiếp theo là ghi đúng địa chỉ e - mail để đỡ mất thời gian khi chuyển thư đến người nhận. Việc nhấn nút capslock ngay cả khi bạn muốn nhấn mạnh điều gì đó cũng giống như bạn đang là hét vào mặt người đọc và bị coi là thô lỗ, vì thế nút capslock cũng chẳng mang lại lợi ích gì. Không cần quá trang trọng trong e - mail và suy nghĩ về tiêu đề e - mail để làm nổi bật thư của bạn dưới mắt người đọc. Sử dụng câu và đoạn văn ngắn giúp người đọc dễ hiểu, dễ đọc thư. Dùng danh sách liệt kê cũng là một cách để thể hiện sự bắt mắt và làm rõ nội dung khi cần thiết. Làm gọn những câu dài lê thê để tranh câu văn của bạn trở nên luộm thuộm. Đảm bảo lá thư của bạn chính xác, ngắn gọn, được trình bày hấp dẫn và cấu trúc logic. Theo cách đó, người đọc thư sẽ dễ dàng hiểu được nó. Bạn không thể thu hồi thư đã gửi đi do đó, hãy đảm bảo rằng mọi thứ đều đúng trước khi nhấn nút “ gửi “.
5. Xây dựng mối quan hệ tốt qua email
6. Cảm xúc cá nhân
Văn hóa email
Tóm tắt bởi: Bảo Ngọc - MyBook
Hình ảnh: Hoài An
