Buzz
Dù bạn không phải là người sắp xếp hàng ngăn nắp nhất thế giới, có thể bạn đã nghe về Phương pháp KonMari. Trong hơn một thập kỷ, Marie Kondo đã chia sẻ cách một ngôi nhà sạch sẽ có thể thay đổi cuộc sống và mang lại hạnh phúc. Sách của cô đã trở thành bestseller toàn cầu và cô còn có một chương trình trên Netflix. Nhưng phương pháp của cô không chỉ dừng lại ở không gian sống mà còn có thể áp dụng trong công việc.
Khoảnh khắc quan trọng của Marie Kondo bắt đầu từ nơi làm việc. Nhiều năm trước, khi làm nhân sự cho một công ty ở Nhật Bản, cô đã giúp mọi người sắp xếp bàn làm việc và văn phòng. Điều này dẫn đến sự nghiệp của cô. Và cô đã chỉ dẫn mọi người thực hiện Phương pháp KonMari ở nơi làm việc của họ, bất kể đó là phòng làm việc, văn phòng hoặc nhà.
Dưới đây là phần tóm tắt cuốn sách “Dọn dẹp công việc, tạo sự gọn gàng trong tâm trí” của Marie Kondo và đồng tác giả, nhà tâm lý học Dr. Scott Sonenshein.
' 1/ Việc sắp xếp không gian làm việc của bạn không chỉ đơn giản là giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì bạn cần '
Bạn có luôn phải tìm kiếm các tài liệu quan trọng không? Bạn có dành quá nhiều thời gian để tìm kiếm chiếc bút yêu thích của mình thay vì sử dụng nó không?
Đừng lo lắng. Một bàn làm việc hoặc văn phòng bừa bộn không phải là điều hiếm. Nhưng vấn đề lớn hơn là không chỉ khiến bạn trở nên mất tổ chức. Thực tế, trong một cuộc khảo sát vào năm 2011, 90% công nhân ở Mỹ cho rằng sự lộn xộn có tác động tiêu cực đến động lực, hiệu suất và hạnh phúc tổng thể của họ.
Thông điệp chính là:Việc sắp xếp không gian làm việc của bạn không chỉ giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì bạn cần.
Bạn có thể nghĩ rằng dành một chút thời gian để tìm kiếm một tài liệu bị mất không quan trọng lắm. Nhưng nó có thể là một vấn đề lớn! Hãy suy nghĩ về hiệu suất: nghiên cứu cho thấy khi chúng ta tổng hợp thời gian tìm kiếm những thứ bị mất, chúng ta có thể mất trung bình một tuần làm việc mỗi năm. Và mọi sự mất mát hiệu suất đều tương đương với mất tiền. Chỉ ở Mỹ, ước tính mỗi năm có khoảng 89 tỷ đô la bị lãng phí.
Vì vậy, việc sắp xếp không gian làm việc của bạn không chỉ có thể tăng năng suất và thu nhập. Nhưng một không gian làm việc gọn gàng cũng có những lợi ích cá nhân khác.
Nghe có vẻ không hoàn toàn công bằng, nhưng những người gọn gàng và ngăn nắp thường được sếp đánh giá cao hơn. Điều này sẽ khiến bạn làm việc chăm chỉ hơn và được đánh giá tốt hơn bởi sếp.
Đó có vẻ là một lý do đủ chính đáng để sắp xếp, nhưng quan trọng là bạn phải tiếp cận nó với thái độ đúng đắn. Khi mọi người loại bỏ sự lộn xộn chỉ vì họ bị buộc phải làm như vậy, thì sự lộn xộn sẽ quay trở lại chỉ là vấn đề thời gian.
Phương pháp dọn dẹp của Marie Kondo – Phương pháp KonMari – là sắp xếp lại bản thân theo mục tiêu và ý định trong cuộc sống. Vì vậy, nó không chỉ hiệu quả hơn hoặc tăng năng suất hơn. Khi bạn làm theo các bước này, không gian làm việc gọn gàng của bạn sẽ là nơi thể hiện mục tiêu và ước mơ của bạn. Đó là lý do tại sao những người tuân thủ phương pháp này sẽ duy trì một môi trường gọn gàng trong thời gian dài sau khi họ thực hiện những thay đổi ban đầu.
Marie Kondo cũng chỉ ra một số quan niệm sai lầm phổ biến về việc sắp xếp. Chẳng hạn, hầu hết mọi người nghĩ rằng sắp xếp là một công việc mệt mỏi, cần thực hiện hàng ngày suốt đời. Nhưng thực tế là có hai loại sắp xếp: sắp xếp hàng ngày và lễ hội sắp xếp. Sắp xếp hàng ngày chỉ đơn giản là đặt những thứ bạn đã sử dụng trong ngày trở lại chỗ cũ và xác định nơi lưu trữ cho những thứ mới. Ngược lại, lễ hội sắp xếp là xem xét lại tất cả mọi thứ bạn sở hữu, đặt câu hỏi liệu từng món đồ có thực sự quan trọng với cuộc sống hiện tại của bạn hay không và sắp xếp lại hệ thống lưu trữ cá nhân.
' 2/ Bắt đầu áp dụng Phương pháp KonMari vào không gian làm việc của bạn bằng cách tập trung vào sách và giấy tờ '
Vậy Phương pháp KonMari nổi tiếng là gì chính xác? Đơn giản là loại bỏ bất cứ thứ gì trong môi trường của bạn không thuộc ít nhất một trong ba loại này: những thứ mang lại niềm vui ngay lập tức, những thứ mang lại niềm vui thiết thực hoặc những thứ sẽ mang lại niềm vui trong tương lai.
Khi dọn dẹp sách: Nếu bạn khó xác định liệu một cuốn sách cụ thể có mang lại niềm vui không, hãy đặt cho mình một số câu hỏi. Ví dụ, bạn mua nó từ khi nào? Bạn đã đọc nó bao nhiêu lần? Bạn có muốn đọc nó lại không? Nếu đó là một cuốn sách chưa đọc, hãy nhớ lại khoảnh khắc bạn mua nó. Những kỷ niệm đó có thể giúp bạn quyết định liệu bạn cần nó hay không.
Khi dọn dẹp giấy tờ: Quy tắc chung là hãy cố gắng loại bỏ hết. Bắt đầu bằng cách thu thập tất cả giấy tờ vào một nơi và xem xét từng loại. Kiểm tra nội dung và phân loại thành 3 danh mục: đang chờ xử lý, cần giữ lại, và muốn lưu trữ.
' 3/ Các giai đoạn kế tiếp của Phương pháp KonMari liên quan đến komono và các đồ dùng mang tính cảm xúc '
Sau khi sắp xếp sách và giấy tờ, đã đến lúc tiến tới hai nhóm cuối cùng trong không gian làm việc của bạn.
Về komono, bạn có thể phân loại chúng thành các nhóm sau:
- Đồ dùng văn phòng (bút, kéo, dập ghim, băng keo…): có thể chia thành 2 loại là đồ sử dụng hằng ngày trên bàn làm việc và đồ tiêu dùng.
- Đồ điện tử (thiết bị kỹ thuật số, dây dẫn, vật dụng điện tử…)
- Công cụ đặc thù công việc (mẫu sản phẩm, vật liệu nghệ thuật, dụng cụ, phụ tùng..)
- Đồ dùng cá nhân (mỹ phẩm, thuốc, thực phẩm bổ sung…)
- Thực phẩm (trà, đồ ăn nhẹ…)
Hãy bắt đầu bằng cách tập hợp tất cả các mục thuộc cùng một nhóm vào một nơi và xem xét từng cái một.
Đối với đồ vật mang giá trị tình cảm, thử chụp ảnh trước khi loại bỏ. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng chụp ảnh các vật dụng có giá trị tình cảm có thể giúp chúng ta dễ dàng từ bỏ chúng.
' 4/ Phương pháp KonMari cũng áp dụng để sắp xếp không gian làm việc kỹ thuật số của bạn '
Trong giai đoạn này, chỉ cần giữ lại những vật dụng cần thiết nhất trong không gian làm việc của bạn – mọi thứ đều được sắp xếp gọn gàng. Sử dụng ngăn kéo và hộp nhỏ để giữ mọi thứ ngăn nắp. USB có thể được bảo quản cùng các thiết bị khác trong cùng một ngăn kéo.
Bàn làm việc của bạn không nên có bất kỳ giấy tờ hoặc đồ vật nào. Nó là nơi làm việc chứ không phải lưu trữ đồ đạc. Bàn sạch sẽ giúp tâm trí bạn tập trung vào công việc mà không bị phân tâm.
Để kiểm soát cuộc sống số của bạn, tiếp cận từng phần một, bắt đầu với tài liệu số, sau đó email và cuối cùng là ứng dụng trên điện thoại thông minh.
Với tài liệu số: Hãy giảm số lượng thư mục. Tạo một số thư mục chính để dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm. Sử dụng công cụ tìm kiếm để nhanh chóng tìm kiếm thông tin cần thiết.
Đối với email: Đặt 'giờ làm việc' cho email để tập trung vào công việc mà không bị gián đoạn, thậm chí tắt email trong 30 phút mỗi ngày.
Khi đánh giá xem có nên giữ một email hay không, hãy tự đặt những câu hỏi sau:
- Liệu email này có hỗ trợ công việc tương lai của tôi không?
- Việc đọc email này có mang lại kiến thức, cảm hứng hoặc động lực cho công việc tương lai của tôi không?
- Email này có tạo ra niềm vui không?
Đối với ứng dụng trên điện thoại: Càng ít ứng dụng, càng ít phân tâm. Hãy đặt ra những câu hỏi sau:
- Đầu tiên, hỏi: Có cần phải có ứng dụng này không?
- Tiếp theo, hỏi: Ứng dụng này có giúp tôi làm việc hiệu quả hơn không? Dù là ứng dụng tăng năng suất hay quản lý chi phí, giữ lại những ứng dụng hữu ích hoặc liên quan đến mục tiêu cá nhân.
- Cuối cùng, hỏi: Ứng dụng này có làm tôi vui không?
Sau khi đã thu gọn ứng dụng, bạn cần phân loại chúng thành các nhóm và sắp xếp chúng trên màn hình điện thoại của bạn.
Để điều chỉnh lại lịch trình công việc của bạn, hãy xem xét lại lịch trình và nhiệm vụ nào thực sự cần tốn thời gian và năng lượng của bạn.
Cho đến bây giờ, chúng ta đã thảo luận về việc sắp xếp không gian làm việc và các thiết bị kỹ thuật số của bạn. Nhưng để thực sự điều chỉnh lại cuộc sống công việc của bạn, bạn cần nhìn xa hơn xung quanh môi trường của bạn. Tìm kiếm niềm vui và sự cân bằng trong công việc của bạn cũng đòi hỏi một lịch trình gọn gàng và không lãng phí thời gian.
Như việc bạn có thể dành quá nhiều thời gian cho email, bạn cũng có thể lãng phí cả tuần bằng cách chuyển từ cuộc họp không hiệu quả này sang cuộc họp không hiệu quả khác. Hoặc có thể bạn cảm thấy mình luôn lo lắng về nhu cầu của người khác, khiến bạn có rất ít thời gian cho công việc cá nhân của mình. Bây giờ là thời điểm để kiểm soát tất cả những hoạt động lộn xộn này.
Marie đã chỉ ra 3 cạm bẫy dẫn đến sự hỗn loạn trong công việc, bao gồm:
- Cái bẫy của việc làm việc quá độ để đạt được kết quả sai lầm.
Cái bẫy của việc ưu tiên những nhiệm vụ khẩn cấp hơn là những nhiệm vụ quan trọng.
Đánh giá lại các cuộc họp và nhóm của bạn cũng có thể mang lại nhiều niềm vui hơn cho cuộc sống công việc của bạn.
Hãy đối mặt với thực tế rằng một số cuộc họp không thể tránh khỏi. Nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta không thể làm điều gì đó để cuộc họp trở nên đáng giá hơn. Nếu bạn thấy một cuộc họp thường kỳ không hiệu quả thì có lẽ những người khác cũng không vui. Vậy tại sao không cùng nhau làm cho các cuộc họp của bạn trở nên hấp dẫn hơn?
Để sắp xếp các cuộc họp, Marie đưa ra những lời khuyên sau đây để giúp bạn có thể tổ chức cuộc họp hiệu quả gấp đôi chỉ với một nửa thời gian.
- Hãy tưởng tượng về cuộc họp lý tưởng của bạn: Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng và mục đích không? Mọi người tham gia tích cực không? Đó có phải là nơi mọi người lắng nghe, tôn trọng quan điểm của nhau và tạo ra không khí vui vẻ không? Cuộc họp có thể đạt được kết quả trong thời gian ngắn không?
Tổng hợp tất cả các cuộc họp của bạn, gắn thẻ chỉ mục và xem xét: Cuộc họp này có cần thiết cho công việc của bạn không? Cuộc họp này có giúp bạn tiến gần hơn tới mục tiêu lý tưởng của mình không? Liệu bạn có dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp mà không đủ thời gian để làm việc không?
- Tách các cuộc họp lộn xộn khỏi những cuộc họp không liên quan đến bạn.
Có nhiều cách để duy trì niềm vui trong cuộc sống công việc của bạn trong thời gian dài.
Tìm niềm vui trong công việc không chỉ là về việc dọn dẹp môi trường xung quanh bạn. Đó cũng là việc tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh. Mặc dù một số điều này có thể nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể làm phần của mình để đảm bảo rằng môi trường làm việc của bạn thú vị nhất có thể.
Hãy lan tỏa niềm vui bằng cách dọn dẹp nhà cửa và môi trường xung quanh mỗi ngày.
- Dọn dẹp không chỉ giúp cho không gian trở nên sạch sẽ, mà còn là cách tốt nhất để truyền cảm hứng cho những người xung quanh.
Tạo ra sự thoải mái và niềm vui cho không gian làm việc bằng cách trang trí và chăm sóc môi trường xung quanh.
Khám phá những điều mới mẻ và thú vị với Mytour.
