Buzz
“Tự hoàn thiện quy trình” là một khái niệm được coi trọng tại Toyota để duy trì và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Việc tạo ra chất lượng trong quy trình là bản chất của việc tự hoàn thiện trong quy trình. Thay vì phụ thuộc vào kiểm tra và xác nhận từ bên thứ ba, hãy xây dựng sản phẩm một cách độc lập sao cho kiểm tra từ bên thứ ba không còn cần thiết. Điều này giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn cao. Tại Toyota, có một câu nói rằng “triết lý kiểm tra không phải là đề kiểm tra”, và ý tưởng này được thực hiện tại mọi cơ sở sản xuất của họ. Khi tuân theo nguyên tắc này, Toyota luôn sản xuất ra các sản phẩm chất lượng, bất kể có kiểm soát từ bên ngoài hay không.
Các bước xây dựng quy trình và lộ trình công việc
Bước 1: Xác định mục đích và đầu ra của công việc
Đây là yếu tố quan trọng quyết định việc có cần phải làm lại hay không. Trong chương này, chúng tôi sẽ giải thích từng bước để thực hiện kỹ thuật làm việc siêu hiệu quả mà chỉ nhân viên Toyota biết. Nếu bạn tuân theo từng bước, bạn sẽ dễ dàng thực hiện kỹ thuật này trong công việc hàng ngày, và cách làm việc của bạn sẽ thay đổi đáng kể. Cần lưu ý rằng thuật ngữ “đầu ra” ở đây có nghĩa là kết quả cuối cùng sau khi tất cả công việc được hoàn thành. Đầu ra không chỉ là sản phẩm hữu hình như các báo cáo, tài liệu được phê duyệt, mà còn là kết quả vô hình như các cuộc đàm phán kinh doanh, các cuộc họp và sự kiện.
Đây là một điểm quan trọng mà nhiều người thường bỏ qua. Khi bạn hiểu được điều này, hiệu quả làm việc của bạn sẽ tăng lên nhiều. Mặc dù đây là điều quan trọng, nhưng nhiều người thường bỏ qua nó. Đây cũng là bước đầu tiên của kỹ thuật làm việc siêu hiệu quả, là việc xác định mục tiêu và đầu ra của công việc.
Ví dụ, sếp của bạn có thể yêu cầu “xây dựng đề xuất cho dự án này” hoặc “tôi sẽ để bạn điều hành cuộc họp này”. Bạn sẽ phản ứng thế nào khi nhận nhiệm vụ như vậy? Thay vì trả lời “Dạ, tôi sẽ cố gắng hết sức”, hãy bắt đầu suy nghĩ về dự án ngay từ khi nhận nhiệm vụ. Hầu hết những lần làm lại xuất phát từ đây. Việc xác định rõ ràng “mục đích” và “đầu ra” sẽ thay đổi hoàn toàn kết quả của công việc.
Bước 2: Lên kế hoạch bằng cách ghi lại các bước thực hiện
Tương tự như việc bạn lập kế hoạch từng bước trước khi bắt đầu một hành trình, bạn cũng cần lập kế hoạch trước khi bắt đầu công việc. Những người lo lắng về việc mắc lỗi và phải làm thêm giờ thường bỏ qua bước này và bắt đầu công việc mà không có lịch trình cụ thể. Họ thường nghĩ “hãy bắt đầu với điều gì đang nghĩ đến” hoặc làm những việc dễ dàng nhất trước.
Tuy nhiên, điều này giống như đi mù quáng trên một con đường mà bạn chỉ có thể thấy trước mặt. Điều này sẽ không mang lại hiệu quả. Đầu tiên, bạn cần quyết định con đường ngắn nhất để đạt được mục tiêu. Nói cách khác, bạn cần xem xét quá trình làm việc ngắn nhất.
Bước đầu tiên trong việc tạo ra quy trình ngắn nhất.
Ngay cả khi bạn cố gắng tạo ra quy trình ngắn nhất, nhiều người vẫn bị ảnh hưởng bởi các quy trình trước đó. Hãy quên tất cả những quy trình trước đó. Hãy coi đây như là lần đầu tiên bạn làm công việc này. Điều quan trọng là liệt kê các công việc cần thực hiện.
“Tôi cần làm gì để hoàn thành công việc?” Điều này không quan trọng ở thời điểm này. Hãy bắt đầu với những gì bạn nghĩ đến. Bạn không cần bắt đầu với mọi thứ bạn có thể nghĩ đến, nhưng hãy liệt kê những điều bạn có thể nghĩ ra. Bạn không cần lo lắng về thứ tự thực hiện. Chỉ cần liệt kê những gì bạn có thể nghĩ ra và sau đó sẽ xem xét thứ tự cần thiết. Trong ví dụ về việc lập đề xuất, các bước thực hiện ban đầu có thể là “xây dựng cấu trúc”, “thu thập thông tin”, “đề xuất ý tưởng layout”, “tạo bản nháp trên máy tính”, “xác nhận với sếp”. Khi liệt kê các bước thực hiện, có thể có sự giao động giữa các bước lớn và các bước chi tiết. Bạn không cần phải lo lắng về điều đó. Việc phân chia các bước thực hiện ở cấp độ này không quan trọng. Chỉ cần liệt kê và bạn sẽ sắp xếp chúng rõ ràng hơn ở bước 3. Đừng quá căng thẳng ở giai đoạn này, chỉ cần liệt kê những gì bạn có thể nghĩ đến.
Bước 3: Phân loại các nhiệm vụ theo cấp độ công việc
Khi yêu cầu “lập kế hoạch đào tạo”, tôi thực sự không hiểu đó là công việc gì. Tôi không thể chỉ đơn giản giao cho ai đó nhiệm vụ lập kế hoạch đào tạo mà không biết rõ nó là gì. Nhưng sau khi thảo luận với nhóm và suy nghĩ kỹ về nhiệm vụ, tôi đã có thể chia nhỏ nó thành các bước cụ thể. Tôi bắt đầu với việc phân tách nhiệm vụ để hiểu rõ hơn về từng phần của công việc.
Bằng cách này, khi có hình dung rõ ràng về mục tiêu, bạn có thể chia nhỏ công việc thành các bước cụ thể và biết được cần làm gì. Tiếp tục thực hiện quá trình phân loại nhiệm vụ sẽ giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, khi tìm hiểu về khái niệm tự hoàn thiện quy trình, bạn có thể chia nhỏ công việc thành việc thu thập tài liệu, thảo luận với chuyên gia, và xác định điểm chính của khái niệm.
Bằng cách chia nhỏ công việc như vậy, bạn có thể hiểu rõ hơn về công việc mà bạn sẽ thực hiện và làm cho mọi việc trở nên dễ dàng hơn. Nếu bạn cảm thấy mơ hồ và không biết bắt đầu từ đâu, hãy tiếp tục chia nhỏ công việc thành các bước nhỏ hơn. Ở mỗi bước, bạn sẽ thấy mục tiêu cụ thể hơn và có thể bắt đầu thực hiện ngay lập tức.
Bước 4: Đánh giá trạng thái hoàn thành từng bước công việc đã chia nhỏ
Mỗi khi bạn thực hiện một công việc, nó sẽ thay đổi từ một trạng thái sang một trạng thái khác. Ví dụ, khi bạn cắt khoai tây, chúng trở thành các miếng nhỏ hơn. Khi bạn gửi email, thư đã gửi sẽ nằm trong hộp thư đã gửi. Khi bạn liên lạc với khách hàng để sắp xếp cuộc hẹn, thời gian cụ thể sẽ được xác định.
Khi một nhiệm vụ hoàn thành, trạng thái sẽ thay đổi. Cần xác định trạng thái đó. Công việc hoàn thành khi trạng thái đã được xác định. Vậy, chúng ta nên định nghĩa nó thế nào? Có thể định nghĩa bằng từ hoặc câu, hoặc có thể vẽ sơ đồ. Thay vì viết, hãy vẽ hình ảnh để biểu thị trạng thái, như hình dạng của khoai tây sau khi cắt. Nhiều video hướng dẫn nấu ăn cũng sử dụng cách này. Và trong sách nấu ăn, hình ảnh minh họa giúp hiểu rõ hơn.
Bước 5: Chuẩn bị đầy đủ “công cụ” và “thông tin” cần thiết
Trước khi bắt đầu, hãy xác định công cụ và thông tin cần thiết. Ví dụ, cần chuẩn bị dao, thớt, hoặc kéo trước khi nấu ăn. Nếu cần một địa điểm đặc biệt để làm việc, hãy yêu cầu rõ ràng. Đảm bảo thời gian và địa điểm trước sẽ giúp tránh trường hợp không thể tiếp cận.
Địa điểm và thời gian rất quan trọng trong mọi công việc. Khi lên kế hoạch họp với khách hàng, hãy xác định thời gian và địa điểm trước. Đặc biệt với những người bận rộn, nếu không làm điều này, họ có thể không có thời gian cho bạn. Việc đảm bảo thời gian và địa điểm sẽ giúp tránh rủi ro phát sinh.
Thông tin cũng quan trọng, đặc biệt trong công việc văn phòng. Nhiều người thường tìm kiếm và thu thập thông tin vội vàng. Tuy nhiên, những người hiểu rõ sự quan trọng của thông tin sẽ chuẩn bị trước. Ví dụ, nếu cần gửi email cho một đối tác nhưng không biết địa chỉ email của họ, công việc của bạn sẽ bị trì hoãn.
Kết quả của bảng câu hỏi điều tra cũng là thông tin. Nếu bạn cần sử dụng dịch vụ bên ngoài để thu thập thông tin, hãy lên kế hoạch trước và đảm bảo rằng thông tin sẽ có đúng thời gian. Nếu cần thông tin cho cuộc họp, hãy thu thập trước.
Việc lập kế hoạch cụ thể như vậy giúp tránh được những rủi ro không mong muốn do ta biết trước thông tin cần thiết, địa điểm và thời gian đã được xác định.
Lời kết:
Áp dụng các phương pháp hiệu quả từ cuốn sách của Toyota, tôi tin rằng bạn có thể nâng cao năng suất không chỉ trong công việc mà còn trong cuộc sống. Đây là một cuốn sách đáng đọc, với nhiều mẹo hữu ích và phân tích logic.
Đánh giá chi tiết bởi: Dương Đỗ - MyBook
Hình ảnh: Dương Đỗ - MyBook
