'[Tóm tắt sách] Tạo ra thành công từ sự chăm chỉ '- Chiến lược làm việc hiệu quả trong thời đại đầy phức tạp

Không giống như Shallow Work – thứ mà chỉ mang đến cho bạn ấn tượng sai lầm về năng suất công việc, Deep Work có lợi hơn nhiều đối với việc cải thiện năng suất (productivity) và nhận được những kết quả bạn muốn.

Cuốn sách này mục tiêu với 2 phần. Phần 1 chứng minh tính đúng đắn của Deep Work. Phần 2 giới thiệu cách thức  huấn luyện não bộ và chuyển đổi thói quen làm việc sang hướng Deep work để gặt hái thành công trong sự nghiệp.

Tuy nhiên, trước khi đi sâu vào tìm hiểu Deep Work, cũng cần nhấn mạnh rằng đã có nhiều người áp dụng Deep Work bằng cách này hay cách khác. Chẳng hạn:

• Tổng thống Mỹ Barrack Obama, thường được mọi người gọi là “cú đêm”, luôn cố định thời gian Deep Work vào buổi tối ở văn phòng của ông để đọc sách, viết bài diễn thuyết, kiểm tra tài liệu và suy nghĩ. Ông hoàn thành mọi thứ vào đêm khuya – lúc mà ông có thể dành sự tập trung hoàn toàn cho những công việc này.
• Nhà tâm lý học nổi tiếng Carl Jung rất thích tách mình khỏi thế giới, ông đã xây dựng một ngôi nhà bằng đá ở Thụy Sĩ – nơi mà ông dành để ngẫm nghĩ và viết. Trong cuốn hồi ký của mình, Jung cũng công nhận rằng “thoát khỏi thế giới” là điều rất quan trọng giúp ông cảm thấy thỏa mãn, cảm thấy đủ và thư thái.

'   PHẦN 1: Ý TƯỞNG   '

Chương 1: Giá trị của deep work

Có hai nhóm người có tiềm năng thành công trong nền kinh tế số (Digital Economy) đầy hỗn loạn này: một là những người có thể làm việc với những cỗ máy thông minh (trí thông minh nhân tạo) và hai là những người là ngôi sao trong lĩnh vực của họ. Bí mật để có chỗ đứng trong hai nhóm này là gì? Có hai khả năng cần thiết sau:

1. Khả năng làm chủ nhanh chóng những thứ khó, hóc búa.
2. Khả năng làm việc ở một mức độ xuất sắc, cả về chất lượng và tốc độ.

Hai khả năng cốt lõi này phụ thuộc vào khả năng làm việc Deep Work. Nếu bạn không thể làm chủ chúng thì bạn không thể chinh phục được những thứ khó hơn hoặc trở thành một người xuất sắc trong lĩnh vực của mình.

Để nhanh chóng học những thứ phức tạp, khó, bạn cần tập trung cao độ mà không để bị phân tán. Hay nói cách khác, học là một hành động Deep Work. Nếu bạn cảm thấy thoải mái khi làm việc “sâu” như vậy, bạn sẽ thoải mái làm chủ những hệ thống và kỹ năng ngày càng phức tạp nhưng cần thiết để thành công. Ngược lại, nếu bạn cảm thấy khó chịu khi làm việc tập trung cao độ thì bạn không nên mong đợi những hệ thống và kỹ năng này sẽ dễ dàng với bạn.

Làm việc chất lượng, hiệu quả = (Thời gian bỏ ra làm việc) x (Cường độ tập trung)

Để làm việc ở mức cao nhất, bạn cần dành thời gian đủ để tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ mà không bị phân tán. Deep Work là cách làm việc tối ưu nhất để tăng năng suất. Nếu không thoải mái làm việc sâu như vậy, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc đạt được năng suất tối đa, cả về chất lượng và số lượng - điều rất quan trọng để thành công trong sự nghiệp.

Chương 2: Deep Work hiếm hoi

Những xu hướng kinh doanh hiện nay đang làm giảm khả năng làm việc Deep Work, mặc dù chúng có những lợi ích tiềm năng (như phát hiện ra điều gì đó giá trị, xử lý nhanh các yêu cầu, sự công khai...), nhưng những lợi ích này có thể bị giảm bởi cam kết với Deep Work (ví dụ, khả năng học hỏi nhanh hơn và tạo ra kết quả tốt hơn).

Khi chuyển từ công việc A sang công việc B, sự chú ý không chuyển đổi ngay lập tức. Thậm chí, khi bạn đã bắt đầu làm công việc B, sự chú ý vẫn có thể bị chia đôi.

Vậy làm thế nào để thực hiện Deep Work?

'   PHẦN 2: CÁC NGUYÊN TẮC   '

Nguyên tắc 1: Làm việc sâu

Chìa khóa để thực hiện Deep Work là phát triển các thói quen và 'nghi lễ' nhỏ, biến chúng thành các hoạt động hàng ngày của bạn nhằm mục đích giảm thiểu lượng ý chí cần thiết để chuyển đổi công việc và duy trì sự tập trung không bị gián đoạn. Ví dụ, nếu vào một buổi chiều bạn không muốn làm việc, chỉ lướt web, sau đó bất ngờ quyết định chuyển sang làm một công việc đòi hỏi suy nghĩ, tư duy nhiều thì lúc này lượng ý chí cần để chuyển đổi công việc sẽ rất lớn. Vì vậy, bạn sẽ khó có động lực làm việc. Ngược lại, nếu áp dụng chiến lược đúng, chẳng hạn hình thành thói quen đặt ra thời gian và chọn một nơi yên tĩnh để làm những công việc 'sâu' (Deep Task) vào buổi chiều, thì lượng ý chí cần sử dụng để bắt đầu và duy trì công việc sẽ ít hơn. Do đó, trong tương lai bạn sẽ thành công hơn với những nỗ lực làm việc sâu này.

Để tối ưu hóa thời gian làm việc Deep Work, bạn cần xây dựng các 'nghi lễ' cho ngày làm việc. Hãy quyết định:

• Nơi và thời gian làm việc: Có thể là thư viện, phòng làm việc riêng hoặc bất cứ đâu bạn có thể tập trung.
• Sau khi bắt đầu làm việc, phương pháp làm việc của bạn sẽ như thế nào? Nghi thức cần có các quy tắc và quy trình để duy trì nỗ lực. Ví dụ, bạn sẽ cấm bản thân không sử dụng Internet hoặc thực hiện phương pháp Pomodoro: làm việc trong 25 phút rồi nghỉ 5 phút.
• Bạn sẽ hỗ trợ công việc của mình như thế nào? Nghi thức cần đảm bảo bộ não nhận được sự hỗ trợ để có thể làm việc ở mức độ sâu nhất. Ví dụ, để bắt đầu công việc, bạn có thể cần một tách cà phê hoặc thưởng thức một số món ăn bạn yêu thích để tăng cường năng lượng hoặc đi dạo ra ngoài để tâm trí thư thái.

Quy tắc 2:  Đối mặt với sự chán nản

Một khi bộ não đã quen với sự phân tán liên tục, việc trở lại tập trung sẽ trở nên khó khăn hơn, thậm chí khi bạn cố gắng. Ví dụ, bạn đang chờ đợi một người bạn trong nhà hàng và trên đường đi, bạn đã lên kế hoạch sẽ dùng thời gian này để đọc sách hay viết mở đầu cho bài luận. Nhưng bạn không thể kiểm soát cám dỗ mở điện thoại ra kiểm tra tin nhắn hoặc lướt web, ngay cả khi đã đặt ra kế hoạch từ trước khi đến đó.

Vậy bạn cần làm gì? Hãy thử tập thiền hiệu quả: Mục tiêu của việc tập thiền hiệu quả là dành thời gian khi bạn đang thực hiện một việc gì đó (nhưng không nghĩ về những điều khác) – ví dụ như đi bộ, lái xe hoặc tắm – và tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất, rõ ràng. Tùy thuộc vào công việc của bạn, đó có thể là lên ý tưởng cho một bài viết, soạn thảo một bài diễn văn hay lập kế hoạch kinh doanh. Trong trạng thái thiền chánh niệm (Mindfulness Meditation), bạn sẽ phải đưa sự chú ý trở lại với công việc bạn đang làm.

Quy tắc 3: Hạn chế sử dụng mạng xã hội

Tuy điều này không có nghĩa bạn cần phải hoàn toàn từ bỏ việc sử dụng Internet. Nhưng nếu bạn muốn phát triển thói quen làm việc sâu, bạn sẽ cần đấu tranh với cám dỗ liên tục truy cập Facebook, Twitter hay Instagram.

Dưới đây là hai chiến lược bạn có thể thử áp dụng:

• Thử dừng sử dụng mạng xã hội trong 30 ngày. Sau thời gian này, hãy đặt ra cho bản thân hai câu hỏi: (1) Trong 30 ngày đó, bạn có cảm thấy tiến bộ hơn so với thời gian bạn sử dụng mạng xã hội thường xuyên không? (2) Những người bạn trên mạng xã hội có quan tâm tới việc bạn không online trong 1 tháng đó không? (Có ai nhắn tin hỏi bạn vì sao bạn không online không?)
• Không dựa vào Internet để giải trí, thư giãn. Nếu bạn tìm những hoạt động ý nghĩa trong cuộc sống thực để giải trí trong những khoảnh khắc rảnh rỗi, bạn sẽ kết thúc một ngày với cảm giác thoải mái, hạnh phúc hơn và sẵn sàng cho một ngày mới.

Quy tắc 4: Tối ưu hóa “Shallow Work”

Công việc thuộc nhóm Shallow Work không thể tránh khỏi, nhưng đừng để chúng lấy đi toàn bộ năng lượng của bạn.

• Bắt đầu mỗi ngày với một kế hoạch thời gian cụ thể. Xác định công việc ưu tiên và khẩn cấp mỗi giờ.
• Đặt mức độ quan trọng cho từng hoạt động. Lên kế hoạch để biết bao nhiêu thời gian thực sự cần cho các công việc “Shallow Work”.
• Xác định thời gian kết thúc làm việc. Cam kết với bản thân về thời gian kết thúc công việc hàng ngày.
• Quản lý email hiệu quả. Lọc và tổ chức email, chỉ chú trọng vào những email quan trọng và kiểm tra email không quan trọng sau khi hoàn thành công việc.

Hai điều cần nhớ:

• Deep Work tạo ra giá trị mới, cải thiện kỹ năng và khó bị sao chép.
• Shallow Work ít tạo ra giá trị mới và dễ bị sao chép.

Deep Work đòi hỏi sự nỗ lực, làm việc hết mình và thay đổi thói quen. Mặc dù nó không phải là phù hợp cho mọi người, nhưng phần thưởng từ nó rất đáng giá.