Buzz
Quản lý thời gian đồng nghĩa với việc làm việc một cách thông minh hơn thay vì làm việc chăm chỉ hoặc kéo dài. Quản lý thời gian giúp cân bằng giữa công việc và cuộc sống một cách hiệu quả hơn.
Một số công ty và thậm chí cả một số quốc gia đã chấp nhận ý này và bắt đầu thử nghiệm chế độ làm việc 4 ngày trong một tuần. Iceland là một ví dụ điển hình, họ thử nghiệm làm việc bốn ngày một tuần từ năm 2015 đến 2019 và được gọi là “thành công vượt trội”. Đáng chú ý là hiệu suất của các công ty tham gia thử nghiệm không chỉ giữ nguyên mà còn tăng cao - điều này cho thấy rằng hiệu suất không phải là vấn đề làm việc trong bao lâu mà là cách bạn sử dụng thời gian của mình. Hiện tại, 86% lực lượng lao động của Iceland đã làm việc ít hơn (mà không bị cắt giảm lương) hoặc sẽ được hưởng chế độ này.
Nếu bạn may mắn như những người Iceland đó, bạn có thể quản lý thời gian của mình tốt và tận hưởng một số lợi ích như:
Loại bỏ hoặc giảm thiểu thói quen trì hoãn
Cảm giác kiểm soát và giảm bớt căng thẳng. (Những công nhân Iceland tham gia thử nghiệm báo cáo họ cảm thấy ít căng thẳng hơn và có ít nguy cơ kiệt sức hơn)
Hoàn thành công việc đúng hạn
Đạt được danh tiếng vì luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn và với chất lượng cao.
Có thời gian nhiều hơn cho sở thích ngoài công việc
Quản lý thời gian giúp bạn tận dụng cuộc sống làm việc và cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả nhất. Dưới đây là 10 bí quyết hiệu quả về quản lý thời gian và chiến lược chống lại thói quen trì hoãn của tôi để cải thiện ngày làm việc của bạn, điều này được tôi giải thích rõ hơn trong cuốn sách mới của tôi là “Các Kỹ Năng Tương Lai: 20 Kỹ Năng Và Năng Lực Mà Mọi Người Cần Để Thành Công Trong Thế Giới Số”
1. Ưu tiên hoàn thành các công việc quan trọng trước tiên
2. Quyết liệt phân bổ thời gian của bạn một cách hợp lý
Tôi ưa chuộng sử dụng phương pháp ABC để lập kế hoạch trong ngày và sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng. Nhiệm vụ 'A' là quan trọng nhất, cần phải hoàn thành trong ngày (nếu có nhiều hơn một nhiệm vụ A thì tôi sẽ đánh số chúng thành A1, A2 và tiếp tục như vậy). Nhiệm vụ 'B' là những nhiệm vụ ít quan trọng hơn, và bạn chỉ nên chuyển sang nhiệm vụ B khi các nhiệm vụ A đã được hoàn thành. Nhiệm vụ 'C' là những việc tốt nếu hoàn thành nhưng không gây ảnh hưởng lớn nếu chưa hoàn thành trong ngày. Tôi bắt đầu mỗi buổi sáng bằng phương pháp này (hoặc bạn có thể làm vào cuối ngày để chuẩn bị cho ngày hôm sau).
3. Đặt thời gian giới hạn cho từng nhiệm vụ
Khi tôi tạo danh sách công việc hàng ngày, tôi cũng đặt ra thời gian giới hạn cho từng nhiệm vụ. Điều này đảm bảo rằng tôi sẽ không để bất kỳ nhiệm vụ nào chiếm nhiều thời gian hơn mức cần thiết và giúp tôi quản lý thời gian hiệu quả hơn, bởi tôi biết mình có thể đạt được những gì trong khung thời gian thực tế.
4. Xác định khung giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn
Những người làm việc hiệu quả không phải vì họ làm việc cả ngày, mà vì họ biết khi nào là thời điểm làm việc tốt nhất và đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất trong khoảng thời gian đó. Hãy tìm ra khung giờ làm việc hiệu quả của bạn (có thể là buổi sáng, buổi tối yên tĩnh, hoặc bất kỳ thời gian nào) và tập trung cho những công việc quan trọng. Tránh lãng phí thời gian quý báu vào các cuộc họp hay nhiệm vụ ít quan trọng, những việc này có thể làm vào thời gian khác trong ngày.
5. Không nên làm nhiều việc cùng lúc
Đa nhiệm là kẻ thù của hiệu suất vì bạn không thể hoàn thành tốt bất kỳ công việc nào. Hãy tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ và hoàn thành nó trước khi chuyển sang nhiệm vụ khác.
6. Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng
Tôi thích làm việc tại nhà nhưng nhận ra rằng một số người dễ bị xao nhãng. Tắt thông báo hoặc bật chế độ 'không làm phiền' trên điện thoại khi cần và thiết lập ranh giới với những người chia sẻ không gian với bạn là rất hữu ích. Ví dụ, nói: 'Trong một giờ tới, tôi cần tập trung' hoặc 'Khi cửa phòng làm việc đóng lại, đừng làm phiền'. Những mẹo này cũng có thể áp dụng khi làm việc tại văn phòng.
7. Học cách nói không
Nói không một cách lịch sự nhưng kiên quyết là một nghệ thuật. Nếu bạn làm chủ được nó, bạn sẽ quản lý thời gian hiệu quả hơn. Đôi khi, không chỉ là từ chối mà còn là thiết lập kỳ vọng về thời gian. Ví dụ, bạn có thể nói: 'Tôi không thể hoàn thành việc này trước tuần sau.'
8. Suy nghĩ về hậu quả của việc làm hoặc không làm một việc nào đó
Nếu bạn đang trì hoãn, hãy tự hỏi: 'Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không làm việc này?' Nếu câu trả lời là: 'Không sao cả,' thì việc đó có lẽ không quan trọng. Nhưng nếu hậu quả nghiêm trọng, đó có thể là động lực bạn cần.
9. Hiểu rằng đôi khi trì hoãn là điều tốt
Cảm giác muốn trì hoãn có thể là dấu hiệu bạn cần nghỉ ngơi. Đôi khi, tâm trí cần thời gian để lang thang, tưởng tượng và sáng tạo, và điều đó cũng có thể có ích.
