Buzz
Nỗ lực giải quyết xung đột nội bộ trong công ty gần như thất bại khi các nhà lãnh đạo không thành công trong việc tổ chức. Tình trạng này thường xuyên xảy ra khi bạn cố gắng đơn giản hóa mọi hoạt động của đội nhóm hay công ty. Hầu hết các nhà quản lý, lãnh đạo đều công nhận tính quan trọng của việc sở hữu kỹ năng tổ chức. Không chỉ giúp quản lý công việc, người thành thạo kỹ năng tổ chức còn có thể truyền động lực cho đội ngũ nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc. Nếu bạn muốn tối đa hóa thời gian học hỏi từ bây giờ, hãy khám phá ngay bài viết sau với 11 kỹ năng tổ chức công việc một lãnh đạo tài ba cần phải sở hữu.
1. Quản Lý Thời Gian
Chúng ta cần phải nhận thức rằng nguyên nhân gốc rễ của hầu hết mọi vấn đề xuất phát từ việc không kiểm soát được thời gian. Với vai trò lãnh đạo, bạn phải đảm bảo quá trình làm việc diễn ra một cách mạch lạc. Điều này chỉ trở nên khả thi khi bạn có hiểu biết sâu sắc về cách tổ chức các hoạt động liên quan trong dự án.
Thật khó để sửa chữa nếu không kiểm soát tốt thời gian. Hãy tránh viện cớ rằng bạn có đủ thời gian để hoàn thành mọi công việc trong một đêm, bởi hậu quả có thể là không lường trước. Ít ai tin tưởng giao việc cho một lãnh đạo suốt ngày làm việc một cách tùy tiện như vậy.
Lưu Ý: Quản lý thời gian không chỉ đơn thuần là việc lập kế hoạch cho các nhiệm vụ cụ thể, xác định thời gian và phạm vi công việc cần hoàn thành. Những lãnh đạo thành thạo không cho phép công việc chậm trễ theo bất kỳ hình thức nào. Hãy rèn luyện bằng cách viết ghi chú mỗi ngày và thử thách bản thân với việc “tiêu thụ' danh sách dài các nhiệm vụ.
2. Xây Dựng Kế Hoạch
Thường thì mọi người quên dành thời gian để lập kế hoạch trước khi bắt đầu làm việc. Việc lập kế hoạch giúp bạn tổ chức công việc dễ dàng hơn, trong khi một kế hoạch thiếu chi tiết chỉ làm tăng thêm áp lực cho bạn.
Không có quy tắc chung nào có thể được áp dụng cho mọi kế hoạch. Tùy thuộc vào mục tiêu và hướng đi của công việc, kế hoạch có thể linh hoạt dưới nhiều hình thức: từ lên kế hoạch thời gian đến kế hoạch chi tiết của một dự án. Một nhà lãnh đạo thông minh tạo ra sự khác biệt bằng cách thảo luận về kế hoạch với đồng nghiệp và xem xét các hướng đi phù hợp nhất. Kỹ năng lập kế hoạch đặc biệt quan trọng đối với các đội làm việc cùng nhau trên một dự án. Vì vậy, dù thời gian có hạn nhưng hãy dành thời gian để lập kế hoạch trước khi mọi việc trở nên quá muộn.
3. Tạo Lịch Trình
Nghe có vẻ giống như các kỹ năng đã nói trước đó, nhưng không phải ai cũng thạo về việc tạo lịch trình. Bắt đầu mỗi ngày với một lịch trình cụ thể được xem là một công cụ mạnh mẽ giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Lập lịch trình giúp bạn theo dõi tiến độ công việc của mình. Nó cũng giúp bạn tự tin hơn khi biết chắc chắn những công việc cụ thể đã hoàn thành và đảm bảo rằng không có vấn đề nào lớn nào đang đến gần với dự án bạn đang quản lý.
Nhờ có lịch trình làm việc, bạn không chỉ cải thiện thời gian hoàn thành từng phần công việc mà còn nâng cao khả năng quản lý các dự án và rút ra những bài học quý giá từ những thách thức xảy ra.
4. Tối Ưu Hóa Nguồn Lực
Một nhà lãnh đạo xuất sắc cần phải biết cách sử dụng nguồn lực của công ty một cách hiệu quả và đúng lúc. Điều quan trọng là không để xảy ra tình trạng lãng phí hoặc thiếu hụt nguồn lực.
Tổ chức hệ thống nguồn lực một cách cẩn thận giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm thông tin cho các dự án. Mất điều này chỉ làm lãng phí nguồn lực và làm chậm tiến độ công việc.
Để đảm bảo quá trình này diễn ra một cách suôn sẻ, trước hết, bạn cần xác định nguồn lực phù hợp trước khi bắt đầu công việc. Điều này sẽ giảm bớt áp lực cho công việc khi bạn tái sử dụng các nguồn lực đã có.
5. Sắp Xếp Vị Trí Công Việc
Một nhà lãnh đạo được coi là khôn ngoan khi nhận biết điểm mạnh của từng thành viên trong nhóm và giao nhiệm vụ phù hợp. Việc đánh giá đúng người và năng lực giúp giảm bớt áp lực và mệt mỏi do công việc quá tải. Kỹ năng tổ chức giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm và giảm căng thẳng khi hoàn thành công việc đúng hạn.
6. Ưu Tiên Công Việc
Biết lựa chọn công việc theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Thiết lập danh sách công việc hàng ngày và sắp xếp thời gian cho từng công việc giúp nâng cao kỹ năng lập kế hoạch và giảm căng thẳng. Khi trải qua nhiều kinh nghiệm, bạn sẽ tự phát triển khả năng ưu tiên công việc.
Những nhà lãnh đạo thiếu kỹ năng tổ chức thường không sẵn sàng đối mặt với các vấn đề bất ngờ. Quan trọng là biết đánh giá mức độ ưu tiên để tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
Để cải thiện kỹ năng này, bạn cần đánh giá và xác định cách giải quyết cho từng công việc. Trước khi bắt đầu, hãy kiểm tra deadline và thông tin liên quan để tổ chức công việc một cách hiệu quả.
7. Hợp Tác
“Nếu muốn đi nhanh, hãy đi một mình. Nếu muốn đi xa, hãy đi cùng nhau.” Sự thiếu hợp tác thường bắt nguồn từ lãnh đạo. Một người tổ chức giỏi cần nhận biết rõ từng cá nhân trong nhóm, giao phó nhiệm vụ phù hợp. Việc không lên kế hoạch trước sẽ khiến bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm sự hợp tác và giúp đỡ khi cần.
Tinh thần hợp tác chuyên nghiệp phải bắt nguồn từ việc chuẩn bị tâm lý và nguồn nhân lực trước khi bắt đầu dự án. Điều này đòi hỏi sự hợp tác với các lãnh đạo, quản lý từ các phòng ban khác của công ty. Khóa thành công là làm việc nhóm.
Trước khi gặp vấn đề, hãy xác định ai có thể hỗ trợ bạn. Khi tâm thế đã sẵn sàng, bạn có thể giải quyết rắc rối một cách nhanh chóng.
8. Thiết Lập Mục Tiêu Hành Động
Một người tổ chức thường dễ dàng thiết lập mục tiêu và hành động. Tuy nhiên, một lãnh đạo giỏi cần phải biết trình bày cách thức hành động để đạt được mục tiêu. Bạn cần hiểu rõ yêu cầu công việc và phòng ngừa rủi ro.
9. Duy Trì Hiệu Suất Làm Việc
Tư duy tổ chức và hiệu suất làm việc luôn cần đi đôi với nhau. Để làm việc hiệu quả, bạn cần lập kế hoạch trước. Điều này giúp nhà lãnh đạo nhìn thấy tổng thể dự án và tự tin xử lý tình huống dựa trên kế hoạch đã đề ra. Hãy tăng cường kỹ năng làm việc nhóm và nhận diện vấn đề.
Sau mỗi dự án, hãy rút kinh nghiệm bằng cách phân tích các giai đoạn công việc. Đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc cũng như nguồn nhân lực. Nhận diện và giải quyết vấn đề sẽ giúp công việc diễn ra suôn sẻ hơn trong tương lai.
10. Giao Tiếp Thông Minh
Một nhà lãnh đạo cần phải có kỹ năng giao tiếp rõ ràng. Với kiến thức tổ chức, bạn có thể dự trù các ý trọng tâm khi giao tiếp. Định hướng phong cách giao tiếp và tin tưởng vào khả năng lãnh đạo của mình sẽ giúp bạn giao tiếp một cách hiệu quả.
Với vốn kiến thức tổ chức, bạn có thể nhìn thấu vấn đề và dẫn đến ý trọng tâm khi giao tiếp. Nếu biết tận dụng kỹ năng giao tiếp, bạn sẽ cảm nhận được lòng tin tăng lên và năng lượng tích cực lan tỏa đến các cộng sự.
Để có phong cách giao tiếp chuẩn mực, bạn cần tin tưởng vào khả năng lãnh đạo của mình. Biết tận dụng kỹ năng giao tiếp giúp bạn tạo lòng tin và năng lượng tích cực trong nhóm.
11. Chăm sóc bản thân
Điều quan trọng cuối cùng là bạn phải biết tự chăm sóc bản thân. Nghỉ ngơi, ăn uống đầy đủ và thăm khám sức khỏe định kỳ là những yếu tố cần thiết. Một lối sống cân bằng và khoẻ mạnh là nền tảng cho tư duy tổ chức hiệu quả.
Một thể trạng mệt mỏi và căng thẳng sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến những quyết định quan trọng của bạn khi làm lãnh đạo. Hãy áp dụng tư duy tổ chức ngay cả trong cuộc sống cá nhân. Mọi người mong muốn học hỏi từ năng lượng tích cực của bạn. Phát triển kỹ năng tổ chức sẽ tạo ra một sức mạnh tổng hợp, giúp mọi người làm việc cùng nhau trên tinh thần tôn trọng sự khác biệt.
Bất kỳ nhà lãnh đạo xuất sắc nào cũng đều phải trau dồi 11 kỹ năng tổ chức này. Hãy dành thời gian mỗi ngày để cải thiện chúng. Với nỗ lực không ngừng, bạn sẽ trở thành người lãnh đạo truyền cảm hứng cho tất cả mọi người.
