[ToMo] 12 Bước Khởi Đầu Cho Một Buổi Sáng Hiệu Quả

Không phải mỗi ngày chúng ta đều làm việc với độ hiệu quả như nhau. Thực tế, có tới 89% người đã thừa nhận rằng họ đã lãng phí thời gian tại nơi làm việc hàng ngày. Bạn có thuộc số 11% còn lại luôn tập trung suốt cả ngày không? hay như hầu hết mọi người, bạn cũng cần thêm động lực để cố gắng?

Một buổi sáng làm việc hiệu quả bắt đầu ngay từ khi bạn mở mắt. Hoặc có thể nói, hai giờ đầu tiên của mỗi ngày có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc hàng ngày của bạn. Bạn muốn bắt đầu ngày mới của mình như một người làm việc năng suất? Hãy học và áp dụng ít nhất 3 trong số những thủ thuật dưới đây để tăng hiệu suất làm việc của mình.

1. Thức Sớm

Hãy tưởng tượng xem. Nếu mỗi ngày bạn thức dậy sớm hơn 1 giờ so với thời gian bình thường, thì mỗi tuần bạn sẽ có thêm 5 giờ để chuẩn bị cho một ngày mới. Khi bạn thức dậy sớm hơn, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để khởi động và chuẩn bị cho một ngày làm việc. Ngược lại, thức dậy muộn buộc bạn phải lao vào công việc ngay lập tức và rồi phải tất bật suốt cả ngày.

Hãy nhớ. Khi có chuông báo thức, đừng lặp lại việc nhấn nút báo lại. Theo Bác sĩ y khoa Rafael Pelayo, một chuyên gia về giấc ngủ tại Trung tâm Y học Giấc ngủ Đại học Stanford, âm thanh báo thức lặp lại có thể làm rối loạn cơ thể và não bộ của bạn, dẫn đến cảm giác đầu óc chưa tỉnh táo, mờ mịt, hiểu biết kém (sleep inertia). Để tận dụng tối đa thời gian trong ngày của bạn, hãy đặt báo thức đúng lúc bạn cần thức dậy và ngay lập tức ra khỏi giường.

2. Sớm Hơn Mọi Người Đến Nơi Làm Việc

Bạn đã từng là người đầu tiên đến văn phòng chưa? Nếu có, bạn sẽ trải qua không khí yên tĩnh và thoải mái, là môi trường lý tưởng để bắt đầu một ngày làm việc hiệu quả. Một cuộc khảo sát đã chỉ ra rằng 63% mọi người cảm thấy họ làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng. Vì vậy, hãy tận dụng sự tỉnh táo của bộ não sau một đêm ngủ ngon và bắt đầu công việc sáng sủa, đặc biệt là những công việc đòi hỏi sự sáng tạo hoặc sự cẩn thận.

Hãy cố gắng để buổi sáng của bạn trôi qua một cách bình yên và thoải mái nhất có thể, và đừng quên dành thời gian để lập kế hoạch cho ngày sắp tới.

3. Suy Ngẫm Về Ngày Hôm Qua

Hãy dành 15 phút mỗi sáng để suy ngẫm về những việc bạn đã hoàn thành và chưa hoàn thành vào ngày hôm qua. Hãy suy nghĩ về cách bạn có thể cải thiện điều gì trong tương lai. Thói quen suy ngẫm này sẽ giúp bạn bắt đầu ngày với tâm trạng tích cực và tự tin hơn trong mọi hoạt động. Đơn giản chỉ cần suy nghĩ về dự án hiện tại và những mục tiêu bạn đã đạt được, và xác định những gì bạn cần thực hiện trong ngày hôm nay để tiếp tục tiến triển.

Trả Lời Ba Câu Hỏi Này: Bạn Đã Làm Gì? Bạn Đang Ở Đâu? Bạn Sẽ Đi Đến Đâu? Việc Xem Xét Lại Mục Tiêu Sẽ Nhắc Nhở Bạn Về Những Điều Thực Sự Quan Trọng Với Bản Thân. Cuối Cùng, 20% Công Việc Mà Chúng Ta Làm Đưa Đến 80% Thành Công (Nguyên Tắc Pareto).

4. Kiểm Tra Danh Sách Công Việc

Mặc dù chúng ta thường có xu hướng trì hoãn những dự án quan trọng và khó khăn nhất, nhưng bạn nên làm ngược lại. Bạn có thể tham khảo nguyên tắc quản lí thời gian 'Ăn con cóc' của tác giả Brian Tracy.

Ông muốn nhấn mạnh rằng, thay vì để lại những công việc quan trọng nhất làm sau cùng theo trực giác, chúng ta nên thách thức bản thân và hoàn thành chúng trước. Sau khi bạn đã hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất, phần còn lại sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Hãy chọn buổi sáng, thời điểm mà ta thường có nhiều năng lượng nhất để bắt đầu công việc. Chọn ra ba nhiệm vụ quan trọng cần được ưu tiên nhất để hoàn thành trước.

5. Nghỉ Ngơi và Tập Trung vào Hiện Tại

Rất dễ bị cuốn vào cuộc sống bận rộn tại văn phòng và bị phân tâm bởi yêu cầu từ đồng nghiệp hoặc những cuộc trò chuyện bên máy pha cà phê.

Khi bị phân tâm, chúng ta mất kiểm soát về thời gian của mình và vô hình chung đã để người khác chi phối chương trình làm việc. Và rồi lại là một ngày làm việc “hiệu quả” nữa.

Hãy thư giãn và tập trung cho cuộc sống hiện tại. Như vậy bạn sẽ kiểm soát được tình hình và tạm nghỉ trước khi bắt đầu một ngày bận rộn. Hãy suy nghĩ về những gì bạn cần làm và nếu không cần thiết thì nên để bản thân nghỉ ngơi.

Đây là Quy tắc vàng về năng suất: HỌC CÁCH NÓI KHÔNG - với các cuộc họp, bữa trưa, các công việc lãng phí thời gian, các cuộc trò chuyện và tất cả các loại phiền nhiễu khác ở văn phòng.

6. Mường Tượng Một Ngày Thành Công

Hãy tưởng tượng bạn vừa trải qua một ngày làm việc tại văn phòng. Ngày đó như thế nào? Bạn cảm thấy ra sao? Bạn có hoàn thành công việc như dự tính?

Bằng cách mường tượng kết quả của các công việc và dự án trong ngày, bạn có thể xác định các bước cần thiết để đạt được kết quả mong muốn. Hơn nữa, bạn sẽ có nhiều động lực để bám sát kế hoạch của mình và tập trung vào những việc làm giúp bạn đạt kết quả cao nhất.

7. Lập Kế Hoạch Làm Việc

Nếu bạn chỉ viết ra danh sách công việc mà không dành thời gian để thực hiện, hiệu suất làm việc của bạn sẽ không cải thiện được.

Một nhân viên của Google khuyên đồng nghiệp của mình nên đặt 'Dành thời gian' vào lịch trình hàng ngày. Anh ấy cho rằng chúng ta cần dành một vài giờ thực sự tập trung vào các dự án và nhiệm vụ quan trọng nhất.

Bạn sẽ không có thời gian nghỉ ngơi nếu bạn không lên kế hoạch từ sớm. Hãy dành thời gian xem xét liệu bạn cần thay đổi hoặc điều chỉnh gì trong lịch trình của mình không, và nhớ dành vài tiếng để làm việc một cách nghiêm túc.

Khi bạn điền vào lịch làm việc của mình, đồng nghiệp có thể thấy rằng bạn đang bận rộn, điều này giúp bạn tránh được một số cuộc họp không cần thiết.

Bạn có biết rằng hầu hết nhân viên tham dự 62 cuộc họp mỗi tháng và cảm thấy hơn một nửa thời gian đó là lãng phí không? Vì vậy, hãy lập một chiến lược hoàn hảo để tận dụng thời gian một cách tối ưu cho công việc của bạn.

8. Điều chỉnh nhịp độ làm việc của bạn

Người thành công thường không làm việc liên tục trong 4-5 giờ mà không nghỉ ngơi. Thay vào đó, họ phân chia thời gian làm việc và nghỉ ngơi. Hãy xác định khoảng thời gian bạn muốn làm việc liên tục, sau đó nghỉ ngơi 10 phút. Ví dụ, phương pháp Pomodoro đề xuất làm việc trong 25 phút và nghỉ 5 phút.

Phân chia thời gian làm việc thành các đợt nhỏ giúp bạn tập trung và tỉnh táo suốt ngày, từ đó giúp bạn tăng hiệu suất và đạt được thành tựu cao hơn.

9. Tổ chức không gian làm việc của bạn

Một cách đơn giản để tăng hiệu suất là dọn dẹp bàn làm việc và sắp xếp các giấy tờ, hồ sơ cũng như màn hình máy tính vào buổi sáng. Đừng lãng phí thời gian tìm kiếm những thứ bạn cần. Hãy dành một ít thời gian để sắp xếp bàn làm việc và máy tính của bạn.

Hãy đảm bảo rằng bút và giấy sẵn sàng trong tầm tay của bạn, vì bạn có thể bất ngờ nảy ra ý tưởng gì đó quan trọng. Để có một ngày làm việc hiệu quả, hãy loại bỏ những ý tưởng không liên quan.

10. Giảm bớt sự phiền nhiễu

Chúng ta thường bị phân tâm khi làm việc, đến mức đôi khi không nhận ra rằng đang lãng phí thời gian đọc email quảng cáo hoặc xem ảnh dễ thương trên Instagram.

Sử dụng các công cụ năng suất trực tuyến và tiện ích mở rộng trình duyệt có thể giúp tránh trì hoãn và tạo một môi trường làm việc tập trung và yên tĩnh.

Tiếp theo, hãy tắt các thông báo hoặc để điện thoại trong túi áo. Nếu bạn không nhận thông báo email, bạn cũng sẽ ít nghĩ đến việc kiểm tra hộp thư đến. Theo Office Time, có đến 43,5% người được hỏi cho rằng email là yếu tố gây lãng phí thời gian nhất ở văn phòng.

Hãy cố gắng tránh tham gia các cuộc gọi không quan trọng, các cuộc họp không cần thiết, các cuộc trò chuyện vô nghĩa, không lạm dụng mạng xã hội, không uống quá nhiều cà phê và tránh những điều khác gây phân tâm.

11. Quản lý email một cách khôn ngoan

Muốn có một buổi sáng hiệu quả, hãy tránh bận tâm đến email. Việc đọc về thắc mắc và vấn đề của người khác có thể làm mất tập trung vào kế hoạch hàng ngày. Nếu việc đầu tiên bạn làm mỗi sáng là kiểm tra email, hãy học cách làm điều đó một cách hiệu quả hơn. Hãy áp dụng phương pháp '321Zero System' của Kevin Kruse để quản lý email hiệu quả hơn.

Bố trí ba thời điểm trong ngày để kiểm tra email (sáng, trưa, tối). Đặt thời gian chỉ dành 21 phút cho việc kiểm tra email. Không để lại bất kỳ email nào chưa đọc sau mỗi lần kiểm tra.

Điểm chính ở đây là cần dành ít thời gian nhất có thể trong hộp thư đến để tránh phân tâm khỏi công việc chính và để người khác không chi phối lịch trình của bạn.

12. Loại bỏ suy nghĩ tiêu cực

Để tập trung vào công việc hôm nay, hãy quên đi thất bại của ngày hôm qua. Nghiên cứu chỉ ra rằng, suy nghĩ tiêu cực không chỉ làm giảm năng suất làm việc mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe của chúng ta.

Những người thành công thường không mải mê vào quá khứ, không để những buổi sáng làm việc trở nên căng thẳng hoặc chìm đắm trong suy nghĩ tiêu cực. Hãy học cách buông bỏ và tập trung hoàn toàn vào mục tiêu trong tương lai.

Không thể thay đổi những gì đã xảy ra, vì vậy đừng để điều đó làm bạn nản chí. Thay vào đó, tập trung vào việc lập kế hoạch mới cho một ngày làm việc hiệu quả.