Buzz
Nhiều người khi đối mặt với hàng loạt nhiệm vụ cùng một lúc thường chọn cách làm việc cả ngày đêm, dồn mình đến mức kiệt sức để hoàn thành công việc. Nhưng thực sự, đây không phải là cách tốt nhất. Bây giờ là lúc để xem xét cách làm việc thông minh hơn, không mệt mỏi hơn và học những cách làm việc hiệu quả hơn.
Làm việc thông minh hơn và không mệt mỏi hơn bao gồm việc quản lý thời gian tốt hơn, biết rõ những gì cần phải hoàn thành và khi nào, cũng như luôn sử dụng các công cụ giúp bạn tiến bộ. Dưới đây là một số mẹo tốt nhất để giúp bạn bắt đầu.
1. Nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của bạn
Khi nói về quản lý thời gian, có một số quy tắc đơn giản thực sự có thể giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn.
Ví dụ: Khi thiết lập các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu, hãy tắt điện thoại và bỏ qua email để có thể tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Sau đó, hãy từ bỏ suy nghĩ về việc làm nhiều việc cùng một lúc, vì điều đó sẽ làm bạn chậm lại và phá hỏng sự tập trung của bạn. Cuối cùng, đặt ra một thời hạn hợp lý và làm mọi thứ trong khả năng của bạn để hoàn thành nó.
Quản lý thời gian không cần phức tạp, nhưng cần phải kiên định. Hãy đặt một chiến lược vào đúng vị trí.
“Khi bạn ra đời, bạn chỉ có khoảng 30.000 ngày để sống, vì vậy chiến lược tốt nhất mà tôi có thể gợi ý cho bạn là hãy suy nghĩ về điều đó”. -Sir Ray Avery
2. Tăng tốc độ đánh máy của bạn và sử dụng phím tắt
Ngày nay, tất cả chúng ta đều bám vào bàn phím. Vậy tại sao không tăng tốc độ đánh máy của bạn và thoát khỏi việc dùng hai ngón tay. Thực tế, bạn có thể tiết kiệm được 21 ngày mỗi năm chỉ bằng cách gõ nhanh!
Hãy thử một số ứng dụng và trò chơi sau để giúp bạn gõ nhanh: 8 trò chơi và ứng dụng hiệu quả nhất để học gõ nhanh.
Sử dụng phím tắt trên bàn phím là một cách tiết kiệm thời gian khác và có thể làm tăng tốc công việc của bạn. Ví dụ: nhấn F2 để đổi tên tệp đã chọn, trong khi CTRL + I sẽ đặt văn bản đã chọn ở dạng nghiêng.
Trong số đó có rất nhiều cái. Nếu bạn cố gắng hiểu chúng, chúng có thể thực sự hữu ích và giúp bạn tiết kiệm thời gian trong dài hạn.
3. Tìm hiểu cách sử dụng các công cụ tăng cường năng suất
Nếu bạn muốn làm việc thông minh hơn mà không cần phải vất vả hơn, thì việc tải xuống tất cả các công cụ và ứng dụng hữu ích có thể nâng cao năng suất là rất đáng làm. Hãy xem xét 18 ứng dụng và công cụ quản lý thời gian tốt nhất và cài đặt bất cứ cái nào phù hợp với nhu cầu của bạn.
Những công cụ này có thể giúp bạn tập trung, sắp xếp công việc và loại bỏ những xao lãng khỏi không gian làm việc của bạn. Làm việc hiệu quả chưa bao giờ dễ dàng như vậy.
4. Sử dụng điện thoại của bạn một cách khôn ngoan
Thay vì viết email, đôi khi tốt hơn nếu bạn nhấc điện thoại lên và nói chuyện với người chịu trách nhiệm. Điều này tiết kiệm thời gian, đặc biệt là trong các cuộc thảo luận quan trọng hoặc khẩn cấp.
Nếu đồng nghiệp đó làm việc trong cùng một văn phòng, tốt nhất là bạn nên đến gặp anh ấy hoặc cô ấy. Điều này giúp bạn có thời gian nghỉ ngơi, tập thể dục, và thực sự tiếp xúc với con người, điều này có thể giúp bạn giảm căng thẳng trong ngày.
5. Duy trì một tab trên các tab của bạn
Nếu bạn giống như tôi, bạn có thể thấy rằng bạn có quá nhiều tab mở trên trình duyệt của mình. Để tìm một cái bạn cần, bạn phải lục tung chúng khi chúng nằm ngoài màn hình. Việc mở quá nhiều tab cũng khiến trình duyệt chậm lại.
Một giải pháp là sử dụng OneTab, có thể lưu trữ danh sách tab theo thứ tự trên màn hình khi bạn muốn truy cập nhanh chóng hoặc nhắc nhở bản thân về những tab bạn đã mở.
6. Sử dụng danh sách 'Việc không cần làm'
Tất cả chúng ta đều biết về danh sách công việc cần làm và tôi thấy chúng thật sự tuyệt vời. Chúng mang lại cho tôi cảm giác thành công tuyệt vời khi tôi hoàn thành những nhiệm vụ đó.
Tuy nhiên, thường thấy rằng đang làm những công việc không cần thiết hoặc có thể dễ dàng hoãn lại. Đó là lý do nhiều người đề xuất danh sách việc không nên làm. Danh sách này chứa đựng những điều bạn cần tránh để tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống trong dài hạn. Ví dụ, bạn có thể thêm 'duyệt mạng xã hội không cần thiết' hoặc 'theo đuổi sự hài lòng của mọi người' vào danh sách này để giúp bạn tập trung vào những điều thực sự quan trọng.
7. Hy vọng trước thất bại và chống lại hoang tưởng
Khi thất bại xuất hiện, một số người trở nên hoang tưởng và sợ rằng điều này có thể trở thành một xu hướng.
Các dự án sẽ gặp sai lầm, và việc thất bại nên được hy vọng hơn là sợ hãi. Học từ những bài học của thất bại và phân tích những sai sót đã xảy ra là cách tốt nhất để tiếp tục.
“Đừng xấu hổ về những thất bại của bạn, hãy học từ chúng và bắt đầu lại.” -Richard Branson
8. Hãy súc tích
Nói nhiều không rõ ràng, không rành mạch trong cuộc họp, qua email và thậm chí khi giới thiệu bản thân với khách hàng mới có thể lãng phí rất nhiều thời gian của mọi người và không phải là cách tốt nhất để bắt đầu khi bạn muốn làm việc thông minh hơn, không phải làm việc chăm chỉ hơn.
Một cách là rèn luyện và cải thiện 'bản phác thảo cho ý tưởng” của bạn, để mọi người hiểu lý do tại sao họ cần kỹ năng của bạn trong vòng 30 giây trở xuống và họ có thể được lợi ích như thế nào khi hợp tác kinh doanh với bạn.
Chỉ cần nghĩ đến nhiều tình huống mà điều này có thể hữu ích:
Tạo liên hệ mới
Tự giới thiệu trong cuộc phỏng vấn xin việc
Gặp gỡ mọi người tại các hội nghị hoặc bữa tiệc
Gọi điện cho khách hàng mới
9. Đặt câu hỏi đúng
“Bạn có thể biết liệu một người có khéo léo hay không bằng những câu trả lời mà họ đưa ra. Bạn có thể biết liệu một người có khôn ngoan hay không bằng những câu hỏi của họ.” - Naguib Mahfouz
Cách để thu được phản hồi tích cực là tạo ra câu hỏi phù hợp vào thời điểm phù hợp.
Khi thực hiện điều này, bạn đang thu thập thông tin cần thiết để hỗ trợ quyết định, từ đó tập trung vào các công việc quan trọng trong ngày. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu số lượng cuộc họp không cần thiết.
Nghiên cứu đã chứng minh rằng việc đặt câu hỏi đúng có thể tăng hiệu quả tích cực lên đến 400%. Ngoài ra, còn có những ảnh hưởng tích cực đến động lực của nhân viên và lợi nhuận của công ty.
1. Hãy học hỏi thêm nhiều hơn
Hãy luôn cố gắng học hỏi nhiều hơn. Xem xét kỹ năng của bạn và xác định những nơi cần phát triển. Giao tiếp với các mạng lưới quan trọng trong lĩnh vực của bạn.
Luôn cập nhật các xu hướng và sự phát triển mới. Khi có cơ hội xuất hiện, bạn sẽ sẵn sàng để nắm bắt nó vì bạn không ngừng học hỏi. Đây là cách thông minh để làm việc, không chỉ làm việc chăm chỉ.
'Sống như thể bạn sẽ qua đời ngày mai. Học như thể bạn sẽ sống mãi mãi.” - Mahatma gandhi
Muốn trở thành một người học giỏi, hãy tham khảo Hướng dẫn miễn phí của Lifehack: Tăng cường trí não và trở thành người học giỏi.
1. Chăm sóc tài nguyên quý giá nhất của bạn
Chính bạn là nguồn lực lớn nhất, vì vậy hãy chăm sóc cả về thể chất và tinh thần nếu muốn làm việc thông minh hơn thay vì chỉ làm việc chăm chỉ.
Nếu bạn thiếu ngủ, thiếu tập thể dục và thư giãn, bạn sẽ cảm thấy mình ngày càng ít năng suất hơn. Bạn sẽ bắt đầu làm việc nhiều và lâu hơn, điều này hoàn toàn trái với mục tiêu của bạn. Thay vào đó, bắt đầu mỗi ngày bằng một bữa sáng lành mạnh và một buổi tập nhỏ để tự tạo động lực.
Tóm lại, đảm bảo bạn luôn ở trạng thái tốt nhất có thể. Hãy nhớ rằng thư giãn là cần thiết trong suốt cả ngày. Nghiên cứu cho thấy ngay cả những khoảnh khắc giải trí ngắn cũng có thể cải thiện đáng kể năng suất.
Dành ra 15 phút để nghỉ ngơi, hít thở không khí trong lành và tập thể dục là một cách tốt để làm việc thông minh hơn mà không cần phải cố gắng quá nhiều, đồng thời cải thiện sức khỏe tinh thần của bạn.
12. Hãy tránh rơi vào bẫy giữa làm việc thông minh hơn và làm việc chăm chỉ hơn
Như một cộng đồng, chúng ta luôn bị cuốn vào việc học cách làm việc thông minh hơn để hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.
Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là phải nhớ rằng khi bạn đã sẵn sàng kết thúc công việc và không nên dành thêm thời gian cho công việc. Sau khi bạn đã bắt đầu hành động thông minh hơn, hãy dành thêm thời gian cho bản thân và những sở thích cá nhân.
Chìa khóa để nâng cao năng suất không phải là làm việc chăm chỉ mà là làm việc thông minh hơn. Làm việc thông minh giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng cho những điều quan trọng như mục tiêu, phát triển bản thân, sức khỏe và mối quan hệ.
Áp dụng những mẹo trên để bắt đầu hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
