[ToMo] 15 Chiến lược Tăng Cường Khả Năng Làm Việc Đa Nhiệm

Có nhiều người trong chúng ta vẫn thực hiện làm việc đa nhiệm mà không nhận ra. Điều đó có thể là việc nói chuyện điện thoại trong lúc nấu bụa tối, gấp quần áo trong khi tham dự cuộc họp qua zoom hoặc nghe nhạc trong khi soạn bài luận, vậy nên mọi người có thể thực hiện làm việc đa nhiệm. Nhưng chúng ta nên làm gì để phát triển các kỹ năng làm việc đa nhiệm của mình trở nên hiệu quả hơn?

Làm việc đa nhiệm là một kỹ năng chuyên môn quan trọng mà bạn nên có. Học cách thực hiện làm việc đa nhiệm một cách hiệu quả thực sự rất quan trọng và khi thực hiện đúng cách, bạn sẽ thấy được sự cải thiện đáng kể về hiệu suất làm việc của mình. Trong tương lai, bạn có muốn trở thành một người làm việc đa nhiệm tốt hơn không? Dưới đây là 15 chiến lược của chúng tôi hướng dẫn bạn về kỹ năng làm việc đa nhiệm.

1. 

Lên kế hoạch trước

Lên kế hoạch trước thời hạn là một cách tốt để quản lý khối lượng công việc và đặt ra các mục tiêu thực hiện chúng. Chúng ta đều cảm thấy hối hận khi để điều gì đó đến phút cuối cùng mới làm, nhưng nếu lập bảng kế hoạch hoặc danh sách việc cần làm, bạn có thể nâng cao kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian của mình. Điểm tốt nhất để bắt đầu là xây dựng kế hoạch hàng tuần với các mục tiêu vi mô và vĩ mô, sau đó tạo một lịch trình hàng ngày giúp bạn hoàn thành các mục tiêu của mình.

2. Sử dụng các công cụ trực tuyến

Nếu bạn cần sự hỗ trợ, có rất nhiều công cụ trực tuyến giúp bạn theo kịp tiến độ. Chúng không chỉ giúp bạn sắp xếp công việc mà còn cho phép truy cập trực tuyến từ mọi nơi. Điều này rất hữu ích nếu bạn thường xuyên di chuyển hoặc muốn truy cập từ nhiều thiết bị.

Một ứng dụng rất tốt mà bạn có thể thử là Trello – một nền tảng trực tuyến miễn phí dành cho cá nhân và nhóm giúp bạn quản lý các dự án và tổ chức công việc.

3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc

Nếu bạn muốn làm việc hiệu quả, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của mình. Điều này giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất trước tiên.

Tạo ưu tiên cho các công việc sẽ giúp bạn tổ chức thời gian và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Trước khi bắt đầu, hãy dành thời gian để xác định ưu tiên cho các công việc và lên kế hoạch phù hợp. Có thể có một nhiệm vụ quan trọng đang chờ bạn hoàn thành hoặc đồng nghiệp đang cần bạn hoàn thành báo cáo trước khi họ có thể tiếp tục công việc của mình. Dù như thế nào, điều quan trọng là bạn biết nên bắt đầu từ đâu và điều cần làm trước là gì cũng như biết cách xác định thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả và công việc bạn nên ưu tiên thực hiện đầu tiên. Điều này giúp nâng cao khả năng làm việc đa nhiệm của bạn.

4.

Loại bỏ những công việc không cần thiết

Trước khi bắt đầu, hãy xem lại danh sách công việc và loại bỏ những công việc không cần thiết. Có những công việc có thể ủy thác cho người khác không? Có thể để lại những công việc đó cho ngày hôm sau không? Bạn đã từng viết điều gì đó hai lần chưa?

Bằng cách tạo ra một danh sách ngắn gọn và dễ quản lý, bạn sẽ tránh được cảm giác bị áp đặt và có thể tập trung vào những công việc quan trọng và cần thiết nhất.

5.

Hợp nhất các công việc có liên quan

Khi thường xuyên chuyển đổi giữa các công việc, năng suất, năng lượng và sự tập trung đều giảm đi. Thực tế cho thấy việc thường xuyên chuyển đổi các công việc có thể gây hại cho não bộ. Thay vào đó, hãy thử sắp xếp các công việc có liên quan lại và thực hiện chúng cùng nhau. Việc này sẽ giúp bạn không làm chậm tiến độ và làm việc đa nhiệm hiệu quả hơn. Đây chính là một lý do khác cho việc lập kế hoạch trước là cần thiết, vì vậy hãy nhìn vào mục tiêu và sắp xếp lịch trình của bạn bằng cách kết hợp các nhiệm vụ có liên quan.

6.

Tạo ra một môi trường làm việc

Một môi trường làm việc thoải mái có thể cải thiện đáng kể cách bạn làm việc và tăng năng suất của bạn. Khi nói về năng suất và làm việc đa nhiệm, việc tránh sự lộn xộn, mất trật tự và tạo ra không gian làm việc theo nhu cầu của bạn có thể là một hành trình dài. Xác định một không gian làm việc cần thiết không chỉ giúp hạn chế sự phân tâm mà còn loại bỏ bất kỳ yếu tố nào có thể làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn.

7.

Kiểm soát những yếu tố làm bạn mất tập trung

Mặc dù bạn đã cố gắng hết sức để tránh bị xao lạc nhưng đôi khi vẫn xảy ra. Nếu bạn thường xuyên trì hoãn hoặc mất tập trung trong công việc, hãy thử dọn dẹp không gian làm việc và loại bỏ mọi yếu tố có thể làm bạn mất tập trung. Mặc dù đôi khi sự mất tập trung có thể vượt ra ngoài kiểm soát nhưng hãy cố gắng hết sức để quản lý tốt mọi việc. Bạn cũng có thể xem xét việc mua tai nghe chống ồn hoặc sử dụng ứng dụng chặn mạng xã hội trong thời gian làm việc.

8.

Tìm ra sự yêu thích trong công việc

Không có gì ngạc nhiên nếu năng suất làm việc tăng cao khi chúng ta yêu thích công việc của mình. Theo nghiên cứu từ Đại học Warwick, hạnh phúc khiến cho con người làm việc hiệu quả hơn 12%. Vì vậy, bất kể bạn làm gì để làm cho công việc trở nên thú vị hơn, đó chính là sự yêu thích. Nếu bạn không thể tìm ra cách để làm cho công việc thú vị hơn, hãy tự thưởng cho bản thân mỗi khi hoàn thành một nhiệm vụ. Điều này là một cách tuyệt vời khác để tạo ra trải nghiệm tích cực hơn cho bản thân khi thực hiện các công việc khác nhau.

9.

Ưu tiên chất lượng hơn số lượng

Theo USC, làm việc đa nhiệm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của não bộ, dẫn đến nhiều sai lầm hơn và thông tin được lưu lại ít hơn. Vì vậy hãy nhớ rằng, làm việc đa nhiệm có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng công việc của bạn nếu không được thực hiện một cách cẩn thận. Đảm bảo rằng các công việc bạn chọn để làm đều được hoàn thành một cách cẩn thận, để chất lượng không bị ảnh hưởng bởi số lượng công việc mà bạn hoàn thành. Điều này có nghĩa là bạn phải dành thời gian để thực hiện từng công việc một cách kỹ lưỡng, tránh việc làm vội vàng. Kế tiếp là một mẹo khác nữa…

10.

Lập kế hoạch dành thêm thời gian cho mỗi công việc

Sự chậm trễ thường xảy ra ngoài sự kiểm soát của chúng ta. Việc phân bổ thời gian cho các công việc là rất quan trọng, đặc biệt khi công việc mất nhiều thời gian hơn dự kiến, hoặc khi chúng ta chờ đợi từ đồng nghiệp khác hoặc năng suất của chúng ta giảm xuống. Bằng cách chuẩn bị cho những điều không ngờ, bạn có thể tránh được việc phải làm việc cuối cùng trong thời gian ngắn, điều này thường dẫn đến chất lượng công việc kém. Nếu mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch, bạn sẽ có thêm thời gian để xem xét lại công việc của mình hoặc thưởng cho bản thân!

11.

Nghỉ ngơi đều đặn

Hãy nhớ rằng làm việc đa nhiệm không có nghĩa là bạn phải luôn bận rộn. Nếu bạn đã lập kế hoạch cho lịch trình của mình một cách hiệu quả, hãy dành thời gian để điều chỉnh và nghỉ ngơi. Nếu không được nghỉ ngơi, bạn có thể sẽ kiệt sức và làm việc với hiệu quả thấp hơn. Hãy đi dạo xung quanh và pha cho mình một tách cà phê – ngay cả khi bạn dành 10 phút giải lao cho công việc, bạn vẫn có thể thúc đẩy tiến trình làm việc của mình.

12.

Đánh giá lại tiến độ

Xem lại tiến độ và đánh dấu các công việc đã hoàn thành tốt để duy trì động lực – đặc biệt nếu bạn có một danh sách dài các công việc hoàn thành tốt! Nếu bạn đang thực hiện một dự án lớn với mốc thời gian đã định thì điều này cũng có thể giúp bạn xác định xem bạn có đang đi đúng hướng và có đạt được mục tiêu của mình trong thời hạn hay không. Nếu bạn đang bị chậm tiến độ thì đã đến lúc bạn chuyển đổi ưu tiên của các nhà đầu tư.

13.

Thực hành thường xuyên

Làm việc đa nhiệm sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn thực hành. Nếu bạn muốn nâng cao khả năng của mình, có thể thử làm một số bài kiểm tra làm việc đa nhiệm trực tuyến và tài nguyên đào tạo có sẵn cho bạn. Còn nếu không thể, hãy thử tích hợp làm việc đa nhiệm vào thói quen hàng ngày của bạn, ví dụ, bạn có thể kết hợp các công việc như ủi quần áo với việc nghe podcast.

14.

Tôn trọng bản thân

Có những lúc không thích hợp để làm việc đa nhiệm. Mặc dù làm việc đa nhiệm có thể là một công cụ rất hiệu quả giúp bạn làm việc tăng năng suất, nhưng làm việc quá mức có thể nhanh chóng dẫn đến kiệt sức. Hãy nhớ kiểm tra và tôn trọng sức khỏe của mình. Nếu bạn cảm thấy bản thân đang quá tải, đó có thể là một điều tốt để bạn đánh giá lại các công việc. Uống nhiều nước, ăn uống điều độ và ngủ đủ giấc sẽ giúp bạn khỏe mạnh và trí não nhạy bén.

15.

Hiểu rõ những công việc phù hợp với bản thân

Bạn càng làm nhiều việc cùng lúc thì bạn càng hiểu rõ hơn những gì phù hợp với mình. Có thể bạn thích nghe nhạc hoặc bạn chỉ thích im lặng, hoặc có thể bạn làm việc hiệu quả hơn vào buổi tối, hoặc bạn chỉ có thể tập trung vào công việc đầu tiên vào buổi sáng. Không có cách nào phù hợp để thực hiện làm nhiều công việc cùng một lúc vì mọi người đều khác nhau. Bằng cách biết khi nào mình làm việc hiệu quả nhất, bạn có thể điều chỉnh trình tự của mình và trở thành một người làm việc đa nhiệm chuyên nghiệp!

Dưới đây là một số cách hay để trở thành một người làm việc đa nhiệm tốt hơn và cải thiện năng suất làm việc của bạn!