Buzz
Thường thì, các chuyên gia Quan hệ Công chúng sẽ viết thông cáo báo chí, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng họ làm nhiều hơn thế, và chúng ta có thể học được rất nhiều từ họ để áp dụng cho sự kiện mà mình đang quản lý.
Có tồn tại khái niệm Quan hệ Công chúng xấu?
Đây là một câu hỏi gây nhiều tranh cãi trong thời đại của mạng xã hội ngày nay. Những gì trước đây được coi là thảm họa về thương hiệu chỉ trong một phạm vi nhỏ liệu có thể trở nên tồi tệ hơn và phát triển thành một thứ gì đó tấn công Internet chỉ trong vài phút, và có thể gây hậu quả nghiêm trọng đến mức giá cổ phiếu của họ sụt giảm không kiểm soát. Mặc dù điều này có thể không phải là mối lo lắng của bạn, nhưng một công ty Quan hệ Công chúng không chỉ giúp bạn định hình trong lúc khó khăn mà còn có thể giúp bạn thu hút sự chú ý đối với sự kiện của bạn.
Nếu bạn đang suy nghĩ về việc thuê một công ty Quan hệ Công chúng để quảng bá sự kiện, thì dưới đây là một số điều bạn nên xem xét.
Cách Tận Dụng Hiệu Quả Dịch Vụ của Công Ty Quan Hệ Công Chúng
Giống như các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khác, công ty PR cung cấp hàng loạt các dịch vụ để bạn có thể lựa chọn. Có một số dịch vụ cơ bản như viết và phát hành thông cáo báo chí, cũng như một số dịch vụ liên quan đến tiếp thị trải nghiệm. Đây là một số hoạt động PR mà bạn có thể đã nghĩ tới. Trước khi thuê một công ty PR, hãy đảm bảo rằng họ có những dịch vụ này vì một số công ty có thể không có.
1. Thông cáo báo chí
Công ty PR có thể viết thông cáo báo chí và đảm bảo rằng thông cáo báo chí đó không chỉ được phổ biến trên các phương tiện truyền thông lớn trong nước (nếu đó là phạm vi phù hợp với sự kiện của bạn), mà còn có thể thu hút sự chú ý của các doanh nghiệp thương mại và công nghiệp, hoặc các nhóm thị trường cụ thể.
2. Tiếp thị nội dung
Nhiều công ty PR đã chuyển sang cung cấp dịch vụ tiếp thị nội dung vì có thể phát triển thương hiệu của họ, sự nghiệp và công ty làm việc chính là cam kết PR. Hầu hết các công ty PR ngày nay đều tập trung vào việc cung cấp truyền thông tiếp thị tích hợp ở mọi cấp độ. Tiếp thị nội dung là một phần của chuyên môn của họ, giúp bạn nổi bật tại những nơi mà vé của sự kiện được bán nhiều hơn.
3. Kể câu chuyện
Tương tự như truyền thông tiếp thị tích hợp, các công ty PR cũng đang mở rộng ra vào việc kể câu chuyện. Họ có thể giúp xây dựng một câu chuyện độc đáo để nâng cao tầm nhìn về thương hiệu sự kiện của bạn và tạo ra sự kích thích cảm xúc cho sự kiện đó. Nếu bạn không có thời gian để tạo ra một câu chuyện tự mình, hãy thuê một ai đó có khả năng làm điều đó.
4. Quan hệ truyền thông bên ngoài
Xây dựng mối quan hệ với truyền thông và blogger không phải là điều có thể làm được ngay lập tức, nhưng điều này là rất quan trọng đối với việc bán vé. Một công ty PR sẽ có những mối quan hệ này, vì vậy khi bạn thuê họ, họ có thể tận dụng mối quan hệ của mình để đạt được một số lợi ích.
Thường thì những người làm kế hoạch sự kiện và các bộ phận khác sẽ tiếp cận truyền thông và các blogger công nghiệp khi cần sự giúp đỡ của họ. Thông thường, họ sẽ nói:
“Xin chào, tôi đã đọc bài viết của bạn có tiêu đề ... . Tôi thực sự rất thích nó.
Tôi tự hỏi tại sao bạn không đề cập đến <sự kiện của bạn> trong đó. Bạn có thể giúp tôi thêm thông tin được không?”
Tại sao họ lại phải làm như vậy? Các phương tiện truyền thông và blogger không thể trở thành bạn thân của bạn chỉ bằng vài lời khen ngợi và không đáp ứng được mọi yêu cầu của bạn.
Nhưng nếu bạn đã xây dựng mối quan hệ lâu dài với họ - một chuyên gia PR - và gọi điện hỏi họ thêm sự kiện vào bài viết, họ sẽ sẵn lòng đồng ý. Vì vậy, hãy dành thời gian để xây dựng mối quan hệ, hoặc thuê một người có thể giúp bạn.
5. Quản lý tình huống khẩn cấp
Nếu xảy ra một thảm kịch, thiên tai, hoặc vấn đề an ninh tại sự kiện, việc có một công ty PR có thể giúp giảm thiểu phần nào những sự cố khủng khiếp đó. Họ không thể xóa bỏ thảm kịch nhưng kỹ năng của họ có thể giúp bạn đánh giá tình hình và giảm thiểu thiệt hại cho thương hiệu sự kiện của bạn trên phương tiện truyền thông.
Quản lý tình huống khẩn cấp cũng bao gồm một số dịch vụ được liệt kê dưới đây. Hãy nhớ rằng Giám đốc điều hành của United Airlines, Oscar Munoz đã đối mặt với những lo ngại lớn khi một hành khách bị hãng buộc phải rời khỏi máy bay vào tháng 4 năm 2017. Mặc dù không phải là một vụ khủng bố, nhưng vụ việc này vẫn đặt ra câu hỏi về an toàn hàng không. Phản ứng ban đầu của ông không được đánh giá cao. Một chuyên gia PR có thể giúp bạn đối phó trong những tình huống khó khăn như vậy.
6. Dịch vụ quản lý hoạt động
Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện quan trọng và có nhiều phương tiện truyền thông, bạn có thể muốn xem xét thuê một công ty PR để hỗ trợ bạn trong buổi phỏng vấn, chuẩn bị và soạn kịch bản phát biểu, và/hoặc đào tạo về thuyết trình. Ngày nay, thế giới đầy rẫy video. Chỉ cần một lời lỗi tai, bạn có thể gây ra hậu quả không lường trước, vì vậy bạn sẽ muốn đảm bảo sự kiện của mình được tổ chức một cách chuyên nghiệp và xuất sắc.
7. Quản lý thay đổi
Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện năm nay theo một hướng hoàn toàn mới hoặc thay đổi một phần quan trọng của sự kiện, bạn có thể muốn tìm kiếm sự tư vấn từ một chuyên gia PR. Họ có thể giúp bạn đối phó với các nhu cầu PR khi giới thiệu thương hiệu mới, một nền tảng phần mềm mới, hoặc một tầm nhìn hoàn toàn mới về sự kiện. Họ có thể đảm bảo rằng tất cả các vấn đề truyền thông đều thuyết phục, liên quan đến thương hiệu và kết nối với nhau. Tóm lại, họ sẽ giúp bạn giải quyết nhiều lo ngại.
8. Vấn đề đối ngoại
Nếu bạn đang tổ chức sự kiện lớn của mình tới một thành phố mới, hoặc bạn đang tổ chức một sự kiện thương hiệu mới và muốn tìm kiếm địa điểm tổ chức ở các thành phố khác, công ty PR có thể hỗ trợ bạn liên kết với các cơ quan chính phủ địa phương.
9. Chiến lược truyền thông
Đây là điều không cần phải tranh cãi nhưng một công ty PR có thể giúp bạn xây dựng một chiến lược vững chắc. Thông thường, trong các sự kiện và phương tiện truyền thông kỹ thuật số, chúng ta thường thực hiện những việc mà chúng ta có thời gian, tức là một bài đăng nhỏ ở đây, một bài blog ngẫu nhiên ở kia. Nhưng sự kết nối và chiến lược là những yếu tố thúc đẩy sự tham gia của mọi người. Vì vậy nếu bạn không có thời gian để xây dựng chiến lược, hãy tìm đến một công ty PR.
10. Nỗ lực để có được những đánh giá thực tế
Ít khi những đánh giá thực tế tự nhiên được đưa ra mà thường phải do chúng ta tự đề xuất. Mặc dù những đánh giá thực tế đã giúp tăng cường sự quan tâm của mọi người đến sự kiện, nhưng việc yêu cầu đánh giá thực tế thật sự là một nhiệm vụ khó khăn.
Vì vậy, bạn có thể sử dụng thông tin từ các cuộc khảo sát trước, nhưng sau đó bạn cũng phải hỏi liệu những thông tin này có thể được sử dụng cho mục đích quảng cáo hay không (trừ khi bạn đã dự định làm như vậy từ đầu. Nếu là vậy, hãy thực hiện!)
Một nhân viên PR có thể thực hiện tất cả những công việc đó cho bạn, đồng thời thực hiện theo chiến lược và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch. Bạn sẽ không cần lo lắng về việc thu thập đánh giá thực tế vào phút chót của sự kiện nữa.
11. Quản lý truyền thông trên mạng
Như đã đề cập trước đó, nhiều công ty PR đã chuyển sang tiếp thị và truyền thông kỹ thuật số. Và nếu bạn muốn trang mạng xã hội và các kênh truyền thông số khác của bạn được biết đến nhiều hơn mà không có nguồn lực để thực hiện, một công ty PR có thể giúp bạn.
Vì bạn có thể chia sẻ chi phí của một đội ngũ truyền thông xã hội với các khách hàng khác của công ty PR, nên thông thường việc thuê công ty sẽ ít tốn kém hơn là có một người làm việc trực tiếp cho bạn.
Có một cách phổ biến mà những người lên kế hoạch sự kiện sử dụng để giữ liên lạc với người tham gia là cộng đồng online riêng tư. Bạn có thể sử dụng tùy chọn tổ chức riêng tư hoặc tạo một nhóm kín trên Facebook. Dù bạn chọn cách nào, bạn vẫn cần một người “seeding” và quản lý. Công ty PR sẽ cung cấp dịch vụ quản lý cộng đồng cho bạn.
12. Thông báo về diễn giả
Nếu bạn có một hoặc một vài diễn giả nổi tiếng tham gia sự kiện, một công ty PR sẽ giúp bạn chia sẻ thông tin đó với truyền thông. Họ có thể sắp xếp các cuộc phỏng vấn hoặc ít nhất là phát hành thông cáo báo chí thu hút sự quan tâm. Một lần nữa, đây là điều mà người tổ chức sự kiện thường không có thời gian để làm. Nếu bạn vẫn còn vé gần đến phút cuối mà chưa bán được, hãy tìm ai đó để tạo thêm sự chú ý về diễn giả, và những vé đó sẽ được bán.
Nếu bạn có một diễn giả nổi tiếng, công ty PR sẽ giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng truyền thông địa phương.
13. Tạo chiến dịch hashtag sáng tạo
Đôi khi, hashtag chính là lời kêu gọi tuyệt vời cho sự kiện. Hashtag thú vị và dễ sử dụng. Công ty tiếp thị hoặc công ty PR đều có khả năng tạo ra những chiến dịch hashtag đáng nhớ cho sự kiện của bạn. Hãy nhớ rằng bạn muốn mọi người sử dụng hashtag để làm cho nó trở nên đáng nhớ.
14. Tiếng vang của sự kiện
Một công ty PR cũng có thể nắm bắt cảm xúc tại sự kiện, viết bài từ giai đoạn chuẩn bị, làm việc với giới truyền thông để cung cấp cho họ cái nhìn chi tiết hơn và xử lý các vấn đề hàng ngày trên mạng xã hội. Có một chuyên gia về quan hệ truyền thông sẽ giúp bạn tận dụng tối đa và mở rộng phạm vi tiếp cận của mình.
15. Có thông điệp điều chỉnh cho mỗi kênh
Sự kiện của bạn có vẻ thu hút nhiều nhóm khán giả khác nhau. Bạn cần sử dụng thông điệp phù hợp để hấp dẫn họ. Các kênh mạng xã hội cũng tương tự. Bạn sẽ không đăng cùng một thông tin từ Instagram lên LinkedIn.
Một công ty PR có thể giúp bạn lên kế hoạch đăng bài, bao gồm cả việc điều chỉnh thông điệp cho từng loại kênh bạn sử dụng. Hầu hết chúng ta cũng không có thời gian để suy nghĩ về điều này, chưa kể là thực hiện. Công ty PR sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề về nguồn lực hạn chế và đề xuất chiến lược phù hợp với mỗi kênh.
16. Kết nối
Các công ty PR lớn thường có mạng lưới kết nối với các người nổi tiếng. Nếu bạn có một lý do đáng và muốn họ tham gia, công ty PR có thể giới thiệu bạn với họ.
17. Giúp bạn ra thông báo lớn
Công ty PR đang tỏ ra vô cùng xuất sắc trong việc phát hành các thông báo đặc biệt. Lý do là bởi truyền thông luôn tìm kiếm những tin tức đáng chú ý và các công ty này thì có mối liên kết mạnh mẽ với giới truyền thông. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một thông báo quan trọng trong một sự kiện nào đó, hãy tìm đến sự trợ giúp của một chuyên gia có kinh nghiệm để họ có thể hướng dẫn bạn qua mọi bước cần thiết, với những giải pháp thông minh và hữu ích nhất, từ đó giúp bạn giảm bớt gánh nặng và lo lắng.
18. Thực hiện chiến dịch nuôi dưỡng hoặc tiếp thị nhỏ giọt
Các chiến dịch nuôi dưỡng có thể giúp những người đăng ký muộn vẫn cập nhật được thông tin. Còn các chiến dịch tiếp thị nhỏ giọt thì có thể tạo ra sự hứng thú cho những người tham gia vì họ nhận được thông tin thường xuyên.
Tuy nhiên, mặc dù chiến dịch tiếp thị nhỏ giọt có hiệu quả nhưng lại tốn thời gian. Bạn không chỉ cần tạo ra thông tin và xác định thứ tự gửi thông tin, mà còn phải thiết kế chúng và lên lịch gửi thông tin. Công ty PR sẽ giúp bạn thực hiện điều này.
Một vài lời khuyên cuối cùng về việc thuê một chuyên gia PR
Hãy nhớ rằng mỗi công ty PR cung cấp các dịch vụ khác nhau, vì vậy nếu bạn quan tâm đến bất kỳ kỹ năng cụ thể nào được đề cập ở trên, hãy hỏi công ty trước và đừng cho rằng họ cung cấp tất cả các dịch vụ đó.
Nếu bạn muốn tìm hiểu về dịch vụ PR, đừng chờ đến phút cuối vì bạn có thể nghĩ rằng chỉ cần tới họ vài tuần trước sự kiện là đủ. Nhưng thực tế, các nhà báo và blogger có sức ảnh hưởng thường có lịch trình rất bận rộn. Vì vậy, việc lên kế hoạch sớm sẽ mang lại lợi ích cho bạn. Công ty PR sẽ giúp bạn bắt đầu quảng bá ngay khi bạn xác định ngày tổ chức sự kiện.
Tương tự, hãy nhớ rằng việc phát đi thông cáo báo chí sớm có thể giúp bạn thu hút được nhiều nhà tài trợ hơn. Những nhà tài trợ này thấy rằng bạn đã chuẩn bị từ sớm và muốn đóng góp vào sự kiện của bạn.
Kết luận
Mặc dù không phải mọi sự kiện đều cần phải thuê công ty PR, nhưng nó có thể giúp bạn giảm bớt gánh nặng công việc tổ chức. Có nhiều công ty cung cấp dịch vụ tư vấn và tiếp thị để xây dựng mối quan hệ, song vẫn duy trì các dịch vụ truyền thống như quan hệ công chúng. Bạn có thể thuê các chuyên gia PR để thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của sự kiện. Tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn đánh giá nhu cầu này thường xuyên để xem liệu việc thuê công ty PR có phù hợp với sự kiện của bạn hay không.
