[ToMo] 20 Mẹo Quản Lý Thời Gian để Tăng Hiệu Quả Công Việc

Bạn thường là người đúng giờ hay muộn màng? Bạn có thường hoàn thành công việc đúng thời gian bạn đề ra không? Bạn có tuân thủ thời gian nộp báo cáo/công việc không? Bạn có thể hoàn thành công việc sớm hơn thời hạn đề ra không? Bạn có là người quản lý thời gian giỏi không?

Nếu bạn trả lời “không” cho bất kỳ câu hỏi nào trên, có nghĩa là bạn không quản lý thời gian tốt như bạn mong muốn. Dưới đây là 20 mẹo quản lý thời gian dành cho bạn:

1. Lên kế hoạch mỗi ngày

Trước khi bắt đầu một ngày mới, hãy lên kế hoạch vào buổi sáng, thay vì làm điều đó vào buổi tối trước khi đi ngủ. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cách diễn ra của một ngày. Nhờ vậy, bạn sẽ không bị bỡ ngỡ. Nhiệm vụ của bạn trong ngày là tuân thủ kế hoạch một cách tốt nhất có thể.

1. Đặt thời gian cho mỗi công việc

Chắc chắn với bản thân rằng bạn cần hoàn thành công việc X vào 10 giờ sáng, công việc Y vào 3 giờ chiều, công việc Z vào 5:30 chiều. Điều này giúp tránh kéo dài công việc và xung đột với thời gian công việc khác.

1. Sử dụng lịch

Việc sở hữu một lịch là bước quan trọng trong quản lý công việc hàng ngày. Nếu bạn dùng Outlook hay Lotus Notes, lịch sẽ trở thành một phần của phần mềm gửi mail của bạn.

Tôi đã thực hiện điều này. Sẽ tốt hơn nếu bạn đồng bộ lịch với điện thoại di động và các thiết bị khác bạn dùng, giúp bạn truy cập lịch trình bất cứ nơi nào. Dưới đây là 10 ứng dụng lịch giúp bạn giữ kỷ luật.

Sắp xếp công việc

Sắp xếp công việc giúp bạn điều khiển mọi thứ trong cuộc sống. Đây là bước quan trọng trong việc tổ chức thông tin, lập kế hoạch, dự án, và các việc khác.

1. Biết rõ thời hạn công việc

Khi bạn cần hoàn thành công việc của mình là khi nào? Đánh dấu thời hạn vào lịch và tổ chức để biết khi nào cần hoàn thành chúng.

1. Học cách từ chối

Đừng chấp nhận quá nhiều so với khả năng của bạn. Khi gặp phải sự xao lãng trong lúc bạn đang làm việc khác, hãy dứt khoát từ chối hoặc trì hoãn đến sau.

Leo Babauta, người sáng lập Zen Habits, đã chia sẻ quan điểm sâu sắc về nghệ thuật từ chối: Nghệ thuật từ chối một cách nhẹ nhàng

1. Đặt mục tiêu thời gian càng sớm càng tốt

Nếu bạn đặt mục tiêu là đúng giờ, bạn có thể đến đúng giờ hoặc đến trễ. Thường thì bạn sẽ đến trễ. Nhưng nếu bạn đặt mục tiêu là đến sớm hơn, có thể bạn sẽ đến đúng giờ.

Với những cuộc họp, hãy cố gắng đến sớm. Với những deadline, hãy nộp bài sớm hơn thời gian yêu cầu.

1. Tạo ra khung thời gian cho hoạt động

Điều này bao gồm việc giới hạn công việc trong một khoảng thời gian nhất định. Tại sao việc tạo khung thời gian tốt cho bạn? Dưới đây là 10 lý do bạn nên bắt đầu tạo ra khung thời gian.

1. Một chiếc đồng hồ nằm ngay trước mặt bạn

Đôi khi, chúng ta bị cuốn vào công việc mà quên mất thời gian. Một chiếc đồng hồ lớn đặt trước mặt bạn sẽ giúp bạn chú ý đến thời gian.

1. Đặt báo thức trước 15 phút

Hầu hết các ứng dụng lịch đều có tính năng báo thức. Nếu bạn có cuộc họp quan trọng, hãy đặt báo thức sớm 15 phút.

Tập trung

Nếu bạn thường xuyên làm nhiều công việc cùng một lúc đến mức không thể hoàn thành bất cứ việc gì, hãy tập trung vào trọng tâm của từng công việc. Làm nhiều việc cùng một lúc không tốt cho hiệu suất làm việc của bạn.

Tắt các ứng dụng không cần thiết. Đóng các tab trên trình duyệt khiến bạn bị phân tâm. Chỉ tập trung vào công việc hiện tại. Bạn sẽ thấy hiệu quả cao hơn.

1. Loại bỏ các yếu tố gây phiền toái

Điều gì làm bạn mất tập trung khi làm việc? Tin nhắn? Điện thoại reo? 

Gần đây, tôi hiếm khi sử dụng chat. Thời gian duy nhất tôi truy cập là khi tôi không có ý định làm bất cứ việc gì. Nếu không, nó sẽ làm phiền.

Khi tôi đang làm công việc quan trọng, tôi cũng tắt điện thoại. Những cuộc gọi trong thời gian này được ghi âm và tôi sẽ liên hệ sau nếu đó là việc quan trọng. Điều này giúp tôi tập trung hơn.

1. Theo dõi thời gian của bạn

1. Đừng chú ý quá nhiều vào những chi tiết không quan trọng

Bạn sẽ không thể hoàn thành mọi thứ theo cách bạn mong muốn nếu quá chú ý vào những chi tiết nhỏ. Cố gắng làm điều này chỉ làm bạn làm việc không hiệu quả.

Cố gắng hoàn hảo có thể gây hại cho bạn hơn là tốt. Tìm hiểu thêm: Sự cầu toàn giết chết năng suất của bạn và cách loại bỏ suy nghĩ cầu toàn.

1. Ưu tiên

Vì bạn không thể làm tất cả mọi thứ, hãy học cách ưu tiên những điều quan trọng và từ bỏ những thứ còn lại.

Ủy quyền

Nếu có những việc được thực hiện tốt hơn bởi người khác hoặc việc không quan trọng, hãy xem xét ủy quyền. Điều này giảm lượng công việc và giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng.

1. Nhóm các công việc tương tự lại với nhau

Nhóm các công việc liên quan lại với nhau.

Ví dụ, công việc của tôi có thể được phân loại thành 4 nhóm chính sau:

• Viết (báo, sách)
• Hướng dẫn
• Tổ chức workshop
• Phát triển kinh doanh
• Quản lý

Tôi nhóm các công việc tương tự lại với nhau để đồng bộ hóa. Khi cần thực hiện một cuộc gọi, tôi sẽ dành một khoảng thời gian để thực hiện tất cả cuộc gọi đó. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của tôi.

1. Loại bỏ thời gian lãng phí

Điều gì khiến thời gian làm việc bị lãng phí? Facebook? Twitter? Kiểm tra email? Hãy ngừng kiểm tra chúng quá thường xuyên.

Một trong những cách để làm việc kiểm tra chúng trở nên khó khăn hơn là loại bỏ chúng khỏi các đường link tắt trên trình duyệt hoặc bookmark và đặt chúng vào nơi khó truy cập. Thay thế chúng bằng những trang liên quan đến công việc.

Khi bạn giảm thường xuyên xem FB/Twitter, bạn sẽ dành thời gian cho công việc hơn.

1. Giảm bớt khi cần

Lý do hàng đầu khiến mọi thứ trở nên quá sức là bạn không giảm bớt khi cần.

Đừng do dự khi phải hủy cuộc họp hoặc xác định thời điểm để giảm bớt. Nếu không, không có kết quả và bạn sẽ phải dành thời gian sau này để giải quyết.

1. Tạo ra những khoảng thời gian ngắn trong công việc

Không nên tập trung hết tất cả mọi thứ cùng một lúc. Hãy dừng lại khoảng 5 - 10 phút giữa mỗi công việc. Điều này giúp bạn hoàn thành công việc hiện tại trước khi bắt đầu công việc tiếp theo