Buzz
Một lúc nào đó, chúng ta đều trải qua cảm giác trì hoãn — luôn có điều gì đó thú vị hơn công việc hiện tại. Chúng ta thường nghĩ rằng việc này không quan trọng lắm vì deadline là nguồn động viên lớn nhất và chúng ta chỉ có thể làm việc hiệu quả khi có động lực. Thậm chí khi trở thành nạn nhân của trì hoãn, chúng ta vẫn có thể đùa về nó.
Tuy nhiên, trì hoãn thực sự là một sự lãng phí lớn về thời gian và có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Một cuộc khảo sát vào năm 2015 đã chỉ ra rằng trung bình mỗi người dành 55 ngày/năm cho việc trì hoãn, tương đương với việc lãng phí khoảng 218 phút mỗi ngày cho những công việc không quan trọng. Tính toán như sau:
218 phút/ngày x 365 = 79570 phút = 55,3 ngày
Thật là một lãng phí thời gian đáng kinh ngạc!
Để vượt qua sự trì hoãn, chúng ta cần phải hiểu rõ hơn về chính bản thân và thói quen trì hoãn không tốt này. Chỉ khi đó, chúng ta mới có thể đạt được những mục tiêu đã đề ra.
5 loại trì hoãn và cách khắc phục
Có 5 nguyên nhân phổ biến dẫn đến sự trì hoãn. Để giúp bạn nhận biết vấn đề và tìm ra cách khắc phục, dưới đây là 5 loại người thường trì hoãn.
Loại 1: Người hoàn hảo (The Perfectionist)
Đây là những người rất cầu kỳ và chú trọng vào từng chi tiết nhỏ. Họ sợ bắt đầu công việc vì áp lực phải làm mọi thứ hoàn hảo. Thậm chí, họ có thể bị mắc kẹt từ đầu vì sự lo lắng về việc làm cho mọi thứ trở nên tốt đẹp.Lời khuyên cho người hoàn hảo:
Thay vì để sự lo lắng chi phối, hãy xác định rõ mục tiêu và thời hạn cho từng nhiệm vụ để vượt qua trì hoãn. Điều này sẽ giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc đúng thời gian đã đề ra.
Ví dụ:
Nếu bạn cần viết một báo cáo, hãy xác định rõ mục đích của nó.
Nếu mục tiêu của báo cáo là phản ánh thay đổi trong vài tháng qua, hãy tập trung vào số liệu và biểu đồ thay vì lời văn hoa mỹ. Quan trọng nhất là đạt được mục tiêu, đừng bị lạc hướng bởi những chi tiết không cần thiết.
Loại 2: Người mơ mộng (The Dreamer)
Những người này thích kế hoạch hóa hơn là thực hiện. Họ có tư duy sáng tạo nhưng gặp khó khăn khi hoàn thành công việc.
Lời khuyên cho Những người mơ mộng:
Để không bị mất phương hướng trong thế giới mơ mộng và trì hoãn, hãy tự làm dịu bớt bằng cách đặt ra các mục tiêu cụ thể và khả thi hàng ngày dựa trên khung SMART. Hãy chia nhỏ mục tiêu và lên kế hoạch thực hiện ngay.
Ví dụ:
Nếu bạn muốn thức dậy sớm hơn, hãy đặt mục tiêu cụ thể: “Trong 3 tuần tới, tôi sẽ thức dậy lúc 6:30 sáng mỗi ngày”.
Sau đó, chia nhỏ mục tiêu thành các nhiệm vụ cụ thể như:
Từ hôm nay, tôi sẽ đi ngủ trước 11 giờ đêm.
Đặt báo thức để nhắc tôi đi ngủ
Lên lịch gặp bạn bè sớm hơn để có thể đi ngủ sớm
Trong tuần đầu tiên, tôi sẽ thức dậy lúc 7:30 sáng ngay cả khi không phải đi làm.
Tham gia các hoạt động thể chất vào buổi sáng cuối tuần
Loại 3: Kẻ Tránh Trách Nhiệm (Người Trốn Tránh)
Người Trốn Tránh thường cảm thấy sợ hãi khi phải đối mặt với những trách nhiệm mà họ cho rằng mình không thể đối phó. Họ thà bỏ việc lại còn hơn phải đối diện với sự phê phán từ người khác khi mắc sai lầm.
Lời Khuyên cho Người Trốn Tránh:
Tôi hiểu mọi người thường xem email như là một thói quen, nhưng đừng để việc trả lời email chiếm hết thời gian của bạn. Thông thường, email không quá quan trọng, nhưng chúng lại tốn kém thời gian và năng lượng trước khi bạn nhận ra điều đó.
Thay vào đó, hãy tập trung vào những công việc bạn không thích nhất. Hãy dành buổi sáng để xử lý những nhiệm vụ khó khăn nhất. Điều này sẽ khiến bạn cảm thấy tự hào về mình và tạo động lực cho một ngày làm việc hiệu quả hơn.
Hãy cố gắng phân chia các nhiệm vụ thành những công việc nhỏ hơn. Hiểu rõ thời gian và năng lượng cần thiết cho mỗi công việc cụ thể và thực hiện những tính toán có thực.
Ví Dụ:
Việc viết một báo cáo dài 2000 từ có vẻ như mất nhiều thời gian và công sức, và chỉ nghĩ đến việc bắt đầu đã là một trở ngại lớn. Tuy nhiên, có cách nào để phân chia báo cáo thành các phần nhỏ hơn để làm cho nó ít đáng sợ hơn không? Bạn có thể thử cách này:
Giới Thiệu: khoảng 100 từ (15 phút)
Mục Lục (5 phút)
Báo Cáo về Tình Hình Tài Chính: một biểu đồ kèm theo văn bản khoảng 100 từ để hỗ trợ (20 phút)
Nghiên Cứu Mẫu: 3 trường hợp dựa trên mô hình kinh doanh mới mỗi trường hợp khoảng 400 từ (mỗi trường hợp khoảng 40 phút)
Kết Luận: khoảng 800 từ (30 phút)
Bây Giờ Nó Trông Dễ Dàng Hơn Nhiều Phải Không?
Loại 4: Kẻ Tạo Ra Khủng Hoảng (Người Tạo Ra Khủng Hoảng)
Người Tạo Ra Khủng Hoảng thường cố ý kéo dài thời gian làm việc cho đến gần deadline. Họ cảm thấy rằng áp lực thời gian (khủng hoảng) làm cho công việc trở nên thú vị hơn và tin rằng họ hoạt động tốt nhất khi đối mặt với áp lực, điều này khiến cho việc quản lý thời gian của họ không hiệu quả.
Lời khuyên cho những ai đang đối mặt với khủng hoảng:
Hãy hiểu rằng việc bắt buộc phải làm việc gấp rút không phải lúc nào cũng mang lại kết quả tốt. Trì hoãn không giúp bạn cải thiện công việc mà chỉ làm tăng áp lực và gây stress.
Nếu bạn thường xuyên trì hoãn công việc đến phút cuối, hãy thử áp dụng phương pháp Pomodoro, một phương pháp được sáng tạo bởi doanh nhân người Ý Francesco Cirillo.
Phương pháp này tập trung vào làm việc trong khoảng thời gian ngắn nhưng hiệu quả, kết hợp với thời gian nghỉ ngơi ngắn giúp tăng cường tinh thần và sức khỏe.
Ví dụ:
Sử dụng đồng hồ bấm giờ và chia nhỏ công việc phức tạp thành các phần nhỏ hơn để dễ dàng quản lý. Sau mỗi phần, dành thời gian nghỉ ngơi để tái tạo năng lượng.
Mặc dù thường được khuyến khích nghỉ ngơi để tái tạo năng lượng cho não bộ, việc hoàn thành công việc sớm sẽ mang lại thời gian để kiểm tra và cải thiện chúng.
Loại 5: Người trì hoãn bận rộn (The Busy Procrastinator)
Loại trì hoãn này thường là những người rất bận rộn và khó xác định ưu tiên. Họ có thể gặp khó khăn trong việc quyết định nhiệm vụ nào quan trọng hơn và thường trì hoãn quyết định.
Lời khuyên cho người trì hoãn bận rộn:
Nếu bạn là một người thường xuyên gặp tình trạng này, hãy xác định rõ các ưu tiên của mình. Công việc quan trọng hơn những việc gấp rút và bạn không nên để việc cần làm ngay lúc này làm mất đi thời gian và năng lượng.
Hãy xác định rõ mục tiêu của mỗi nhiệm vụ và kết quả mong muốn. Công việc quan trọng là những việc mang lại giá trị lâu dài cho bạn.
Trả lời một email với nội dung 'vui lòng liên hệ lại với tôi sớm nhất có thể' có vẻ như việc cấp bách, nhưng trước khi bạn trả lời, hãy xem xét xem nó quan trọng như thế nào so với các công việc khác.
Ví dụ:
Hãy tưởng tượng email từ một khách hàng hỏi về tiến độ của một dự án và cô ấy muốn bạn trả lời ngay lập tức; đồng thời, bạn đang phải xử lý một sự cố hậu cần ảnh hưởng đến tất cả các dự án. Bạn sẽ ưu tiên công việc nào trước?
Việc trả lời email không tốn nhiều thời gian nhưng cũng không đem lại nhiều lợi ích vì bạn chỉ phục vụ một khách hàng. Trong khi đó, việc giải quyết sự cố hậu cần có thể mất nhiều thời gian hơn, nhưng lại quan trọng hơn vì bạn đang cứu vãn tất cả các dự án đang diễn ra, mang lại lợi ích cho toàn công ty.
Tóm lại
Có thể nhận thấy hầu hết các đặc điểm của người trì hoãn liên quan đến tư duy. Mọi người thường trì hoãn công việc vì sợ hãi. Điều này giải thích vì sao thay đổi thái độ đối với công việc có thể giúp chúng ta ngừng trì hoãn.
Thay đổi tư duy có vẻ như một thách thức lớn, nhưng bằng cách thực hiện những hành động nhỏ mỗi ngày, bạn sẽ dần quen với cách tiếp cận công việc — từ việc đặt mục tiêu, phân chia công việc thành các bước nhỏ đến việc đánh giá sự quan trọng của từng nhiệm vụ.
Không có ngày mai trong việc thay đổi thói quen này. Bạn phải bắt đầu vượt qua sự trì hoãn ngay từ hôm nay.
