Buzz
Các ngày khó khăn nhất ở nơi làm việc là những ngày đầy bận rộn, nhưng vào lúc 5 giờ, bạn thường không hoàn thành được gì.
Tình huống này thường xảy ra với tôi. Mọi nhiệm vụ đều khẩn cấp và tình huống khẩn cấp của mọi người trở thành của tôi. Nhưng khi tôi biết cách ưu tiên thời gian một cách hiệu quả, tôi nhận ra rằng nhiều việc tôi nghĩ cần làm ngay không quan trọng như tôi nghĩ. Điều này giúp tôi tiết kiệm năng lượng cho những việc thực sự quan trọng và lâu dài.
Trong bài viết này, tôi sẽ tổng kết các cách để ưu tiên việc làm của bạn để làm việc hiệu quả nhất có thể.
Chúng ta sẽ xem xét năm phương pháp phổ biến nhất để sắp xếp ưu tiên công việc và cách thực hiện từng kỹ thuật. Một số trong số này có thể quen thuộc từ trước nhưng chúng ta sẽ thảo luận chi tiết để bạn có thể dễ dàng áp dụng vào cuộc sống hàng ngày.
Hãy bắt đầu bằng việc hiểu giá trị của việc biết cách ưu tiên công việc.
Ý nghĩa của việc tối ưu hóa các nhiệm vụ là gì?
Ưu tiên nhiệm vụ là gì? Đó là việc dành thời gian một cách có mục đích và tăng thêm giá trị cho tiến độ, để đạt được mục tiêu của bạn. Khi ưu tiên nhiệm vụ, bạn cần xác định những việc cần hoàn thành và xếp chúng theo thứ tự để làm mọi thứ hiệu quả hơn. Điều này giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn và tăng năng suất.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên bao gồm việc xác định thứ tự bạn sẽ hoàn thành các nhiệm vụ dựa trên giá trị gia tăng của chúng cho kết quả mong muốn. Việc này giúp bạn sắp xếp thời gian để hoàn thành những việc quan trọng nhất trước tiên, tránh bị ép buộc bởi thời hạn sắp tới và có đủ thời gian cho các dự án lớn hơn. Biết cách ưu tiên cho một nhiệm vụ quan trọng có thể giúp bạn hoàn thành nhiều công việc trong thời gian ngắn hơn.
Tại sao bạn cần ưu tiên?
Nếu bạn là một trong những người đọc bài này, bạn thường bắt đầu mỗi ngày với ý định hoàn thành càng nhiều việc càng tốt.
Tuy nhiên, trước khi bạn biết, đã đến buổi trưa và thay vì loại bỏ các mục trong danh sách của bạn, bạn lại thêm vào chúng vì số lượng yêu cầu khẩn cấp khiến bạn không thể thở được. Đến 3 giờ chiều, bạn nghĩ bạn sẽ hoàn thành toàn bộ danh sách nhiệm vụ của hôm nay và ghi thêm việc cho ngày mai.
Nếu bạn không ưu tiên công việc của mình, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc hoàn thành chúng. Ưu tiên giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng hơn để bạn có thể đẩy các công việc ít quan trọng xuống dưới danh sách.
Nếu bạn không có quy trình ưu tiên công việc và liên tục bắt kịp, bạn có nguy cơ mất tập trung và bỏ lỡ thời hạn. Nhưng bạn có thể thay đổi điều này bằng cách sử dụng một số phương pháp đơn giản để quản lý công việc của mình.
Chắc chắn, bạn có thể chọn thực hiện các công việc theo thứ tự từ trên xuống dưới trên bàn làm việc của bạn hoặc theo thời hạn tức thì, nhưng đây là một ví dụ điển hình của việc làm việc chăm chỉ hơn chứ không phải thông minh hơn. Bạn có thể tận dụng thời gian ít ỏi tại nơi làm việc để hoàn thành mọi việc bằng cách ưu tiên công việc của mình.
Bây giờ bạn có thể nghĩ: Tôi không có thời gian để hoàn thành công việc của mình; Làm thế nào để dành thời gian phân tích khối lượng công việc tôi có trong khi các ưu tiên vẫn tiếp tục chồng chất? Hoặc: Tôi biết cách lập danh sách việc cần làm, tôi giỏi.
Mặc dù cả hai đều là suy nghĩ hợp lý, nhưng việc có một phương pháp rõ ràng giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát và loại bỏ cảm giác “choáng ngợp” khỏi danh sách cảm xúc sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian hơn và tập trung vào những điều quan trọng nhất.
Biết cách ưu tiên công việc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án, tinh thần nhóm và - nếu có thể - vai trò lãnh đạo của bạn. Mọi dự án bạn đảm nhận đều cần có thứ tự ưu tiên rõ ràng.
Dù dự án của bạn được kế hoạch tốt nhưng sẽ luôn có những thay đổi bất ngờ đòi hỏi bạn phải điều chỉnh chiến lược.
Dù bạn là người điều hành chương trình hay làm việc trong một tập đoàn toàn cầu, việc ưu tiên nhiệm vụ giúp bạn nhìn nhận đối mặt với những công việc chưa hoàn thành và quyết định bắt đầu từ đâu.
Hãy tìm hiểu năm phương pháp hiệu quả để kiểm soát công việc của bạn.
Cách ưu tiên công việc tại nơi làm việc
1. Phương pháp “Hoàn thành mọi việc”
'Hoàn thành mọi việc' là một hệ thống được David Allen, tác giả cuốn sách cùng tên, thiết kế. Allen đề xuất 5 bước để bạn dành ít thời gian cho công việc bận rộn hơn và nhiều thời gian hơn cho những việc bạn thực sự muốn làm. Anh ấy tin rằng phương pháp này giúp mọi người tạo ra trật tự trong một thế giới hỗn loạn.
Tại cốt lõi, Hoàn thành mọi việc (GTD) là hệ thống hứa hẹn biến ý tưởng của bạn thành hành động. Khi bạn thích nghi và tin vào quy trình, bạn sẽ không cần phải nhớ quá nhiều thông tin trong đầu nữa, giải phóng năng lượng cho những việc quan trọng hơn.
GTD yêu cầu bạn tạo nhiều danh sách khác nhau để quản lý ưu tiên của bạn. Điều này giúp bạn dễ dàng quyết định và bắt đầu làm việc khi bạn ghi chú những phiền toái ra giấy.
Để thực hiện GTD, bạn cần tuân theo 5 bước sau:
1. Ghi chép
Bất kể là một ý tưởng thú vị hay một việc nhỏ, hãy ghi lại nó.
2. Làm rõ
Xử lý mọi ghi chú bạn tạo ra. Bạn có thể thực hiện nó ngay bây giờ? Bạn có thể dễ dàng xóa nó khỏi danh sách của mình không? Hoặc nó vẫn mơ hồ?
Hãy tạo ra mục tiêu cụ thể thay vì chỉ viết 'Nộp đơn xin việc'. Phân tích từng bước cần thực hiện để bắt đầu công việc. Định rõ công việc cần làm, giúp bạn tiết kiệm thời gian để bắt đầu thực hiện.
3. Sắp xếp
Phân loại các danh sách và đặt ngày hạn chót cũng như lời nhắc cần thiết. Việc này không phải là hoàn thành công việc, mà chỉ là việc chuẩn bị cho những công việc trong tương lai.
Tạo ra một danh sách 'thư mục', lịch làm việc, danh sách công việc và thậm chí cả những thứ không cần thiết. Hãy sử dụng các nhãn để phân loại, đánh dấu các mục là “công việc” hoặc “gia đình” hoặc các hệ thống gắn thẻ khác có liên quan.
4. Suy ngẫm sâu sắc
Hãy xem xét thường xuyên tất cả các danh sách của bạn để có thể điều chỉnh khi cần. Có thể đêm qua chị gái của bạn đã gọi, vì vậy bạn cần phải làm sạch danh sách để có thể tập trung vào công việc. Xem lại danh sách hàng tuần để làm sạch chúng và làm sáng tỏ tâm trí.
Việc xem xét này giúp bạn biết bạn đang tiến triển như thế nào và có thể cần điều chỉnh ưu tiên. Nếu bỏ qua bước này, mọi thứ sẽ rối tung và hệ thống sẽ lỗi thời.
5. Thực hiện
Bây giờ khi hệ thống đã được cài đặt, hãy hoàn thành công việc. Thực hiện bốn bước trước đó bằng cách chọn hành động tiếp theo và thực hiện. Bây giờ, bạn đã có một hệ thống dễ sử dụng, tổ chức theo ưu tiên và phân loại đúng.
Bạn biết mình cần phải làm gì và khi nào cần phải làm. Bạn đã tạo ra các nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý và không có rào cản nào để bắt đầu.
Khi sử dụng hệ thống này, hãy nhớ các mẹo sau:
Hãy tìm những điều phù hợp với bạn, có thể là viết ra giấy những ưu tiên của bạn hoặc sử dụng ứng dụng để tổ chức chúng. Không có quy định nào là sai hoặc đúng ở đây cả.
Tùy chỉnh danh sách của bạn để đáp ứng nhu cầu cá nhân của bạn. Điều này cũng dễ dàng với bạn.
Đừng làm phức tạp quá. Hãy đơn giản hóa nó, nếu không, bạn sẽ không thể kết nối với nó.
Mục tiêu của phương pháp này là tạo ra không gian trong cuộc sống của bạn. Nếu bạn dành một chút thời gian để sắp xếp lịch trình, bạn có thể tiết kiệm thời gian trong tương lai. Làm điều này sẽ giúp bạn thoải mái hơn và ít bị choáng ngợp hơn vì bạn sẽ không cần lo lắng về những gì phải làm tiếp theo, bắt đầu từ đâu hoặc tìm thời gian. Hệ thống GTD của bạn sẽ tổ chức tất cả điều đó cho bạn. Điều này sẽ giúp tăng sự kết nối của bạn với cuộc sống của chính mình.
2. Bảng quyết định Eisenhower
Phương pháp Bảng quyết định Eisenhower ban đầu được phát triển bởi Tổng thống và chiến binh Thế chiến II, Dwight Eisenhower.
Trong vai trò lãnh đạo, việc ưu tiên nhiệm vụ là điều quan trọng đối với thành công của Eisenhower. Ông đã phát minh Ma trận quyết định Eisenhower để giúp xác định ưu tiên của các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và cấp bách.
Việc liên kết với Eisenhower không làm cho nguyên tắc này trở nên lỗi thời. Dù đã cũ, nó vẫn còn tồn tại qua thời gian. Stephen Covey, tác giả của Bảy thói quen của người hiệu quả, đã popularize hơn nó trong thời đại hiện đại của chúng ta.
Nghiên cứu chỉ ra rằng mọi người thường ưu tiên các nhiệm vụ có hạn chế thời gian, ngay cả khi chúng không mang lại nhiều giá trị. Tuy nhiên, việc xem xét hậu quả của các quyết định có thể giúp hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Nghiên cứu này chỉ ra rằng bạn có thể vượt qua sự cám dỗ của những công việc không quan trọng nếu bạn tập trung vào tác động lâu dài của các dự án không quan trọng. Ma trận ưu tiên này giúp phân biệt nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp.
Ma trận Eisenhower gồm bốn phần tử bạn sử dụng để sắp xếp danh sách công việc theo cách giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn hàng ngày. Sử dụng cách tiếp cận này giúp bạn lập kế hoạch trước, tránh trì hoãn và tăng năng suất, đồng thời giảm căng thẳng và nguy cơ kiệt sức.
Như bạn có thể thấy, Ma trận Eisenhower có bốn yếu tố và hoạt động như sau:
Q1: Khẩn cấp và Quan trọng
Tất cả các nhiệm vụ trong phần này đều cấp bách và quan trọng. Chúng có thời hạn rõ ràng và hậu quả nếu không hoàn thành. Việc lập kế hoạch trước không ảnh hưởng đến cách chúng ảnh hưởng đến lịch trình của bạn.
Các nhiệm vụ trong phần này bao gồm:
Trả lời email khẩn cấp từ khách hàng
Chăm sóc con khi ốm
Hoàn thành phần của bạn trong một dự án nhóm đúng hạn
Dập tắt 'đám cháy' (có thể là thực tế hoặc tinh thần)
Q2: Không khẩn cấp và quan trọng
Những nhiệm vụ này quan trọng nhưng không cần thiết phải thực hiện ngay lập tức. Hoàn thành chúng sẽ đưa bạn gần hơn đến mục tiêu của bạn; tuy nhiên, chúng không có thời hạn cụ thể. Điều này có thể bao gồm các hoạt động quan trọng nhưng không cần thiết phải hoàn thành ngay lập tức để đảm bảo sự thành công dài hạn.
Do không có thời hạn, người ta thường trì hoãn những nhiệm vụ này. Tuy nhiên, việc chúng không khẩn cấp không làm giảm tầm quan trọng của chúng, vì vậy bạn nên cố gắng hoàn thành các mục trong phần này.
Một số ví dụ về nhiệm vụ bạn có thể lên kế hoạch là:
Tập thể dục
Quay lại học tập
Kết nối internet
Tìm kiếm việc làm mới
Q3: Khẩn cấp và Không quan trọng
Những việc có thể ủy thác là những nhiệm vụ cần phải hoàn thành nhưng không cần phải bạn tự làm. Đây là những công việc mà người khác, có thể kém kỹ năng hơn bạn, có thể dễ dàng thực hiện. Đây là những nhiệm vụ mà bạn có thể giao cho trợ lý hoặc người khác, ví dụ như:
Trả lời cuộc gọi điện thoại
Lên kế hoạch cho các cuộc hẹn
Dọn dẹp nhà cửa
Dành thời gian trong phần này có thể làm bạn cảm thấy bận rộn, nhưng thực ra bạn không thực hiện bất kỳ việc gì một cách hiệu quả.
Q4: Không khẩn cấp và không quan trọng
Mục tiêu của bạn là loại bỏ những công việc này vì chúng làm phí thời gian của bạn. Chúng chỉ làm bạn mất tập trung và cảm thấy như bạn có thể sử dụng năng lượng của mình vào những việc quan trọng hơn:
Phương pháp này giúp bạn đánh giá các kết quả dài hạn của cách sử dụng thời gian để bạn có thể lập kế hoạch hiệu quả nhất thay vì chỉ làm việc một cách hiệu quả nhất.
Khi bạn có thể hình dung tất cả nhiệm vụ của mình trong Ma trận Eisenhower, bạn sẽ dễ dàng nhận ra mọi thứ nằm ở đâu trong danh sách ưu tiên của bạn, từ những công việc nhỏ đến những dự án lớn.
Mục tiêu của bạn với Ma trận Eisenhower là đảm bảo bạn dành phần lớn thời gian của mình cho phần Quan trọng và Khẩn cấp. Việc hoàn thành các nhiệm vụ trong phần này có ảnh hưởng tích cực đến thành công chung của bạn vì đây là thời điểm lập kế hoạch và hành động là quan trọng nhất.
3. Ăn Con ếch Đó (Eat That Frog)
Phương pháp này là lựa chọn tốt nhất cho những người thường trì hoãn những công việc đòi hỏi nhiều nỗ lực, tập trung hoặc làm việc chăm chỉ.
Brain Tracy, tác giả của Ăn Con ếch Đó !, đã phát triển phương pháp ưu tiên này dựa trên một câu nói của Mark Twain: “Nếu công việc của bạn giống như việc ăn một con ếch, thì bạn nên làm nó đầu tiên vào buổi sáng. Và nếu bạn cần ăn hai con ếch, hãy ăn con to nhất trước đã.”
Làm thế nào để bạn ưu tiên công việc và cuộc sống của mình, cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ trong công việc
“Ăn con ếch” là phương pháp tốt nhất cho những người thích trì hoãn trong những công việc đòi hỏi sự nỗ lực, tập trung hoặc làm việc chăm chỉ.
Tracy lập luận rằng nếu bạn có thể hoàn thành công việc khó khăn nhất hoặc đáng sợ nhất của mình trước hết, bạn sẽ bắt đầu ngày mới với một thành tựu tuyệt vời cho cả ngày. Bên cạnh đó, việc biết bạn đã hoàn thành một công việc mà bạn muốn thực hiện sẽ khiến mọi công việc khác trong ngày trở nên đơn giản hơn.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về Ăn con ếch:
1. Xác định con ếch của bạn
Tương tự như ma trận quan trọng / khẩn cấp mà chúng ta đã thực hiện ở trên, hãy tạo ra một ma trận cần / muốn với bốn ô vuông như sau:
Những điều bạn cần làm nhưng không muốn làm
Những việc bạn cần thực hiện và muốn thực hiện
Những việc bạn không cần thực hiện nhưng muốn thực hiện
Những việc bạn không cần thực hiện và không muốn thực hiện
Bạn sẽ nhận ra những thứ bạn không muốn làm nhưng lại cần làm trong ô đầu tiên của bảng này. Đó chính là lý do tại sao bạn thường bỏ qua những công việc này.
2. Đổi mới quy trình làm việc của bạn
Nếu bạn cũng giống như đa số mọi người, việc đầu tiên bạn thường làm khi đến nơi làm việc là kiểm tra email và tin nhắn. Tuy nhiên, điều này thực sự không mang lại bất kỳ thành tựu nào; nó chỉ làm cho danh sách công việc của bạn trở nên dài hơn mà không thực sự hoàn thành bất cứ điều gì quan trọng.
Hãy từ bỏ thói quen làm mất tập trung vào buổi sáng này và chuyển sự chú ý của bạn vào những công việc quan trọng hơn để giành một số thời gian cho bản thân bạn làm việc.
3. Chuẩn bị cho bản thân
Mỗi tối, đảm bảo bạn đã sẵn sàng cho việc bắt đầu vào buổi sáng. Điều này sẽ giảm bớt sự cần cù cần thiết vào ngày hôm sau và giảm thiểu cơ hội bạn bỏ lỡ công việc này.
Hãy tự sắp xếp, để khi thức dậy bạn không phải lo lắng nhiều và có thể dễ dàng vượt qua. Phân chia công việc thành các phần nhỏ hơn nếu cần để quản lý được dễ dàng hơn.
4. Thực hành
Hãy nhớ rằng, nếu bạn thực hiện điều này đủ lâu, bạn sẽ bắt đầu làm điều đó tự động. Xây dựng kỹ năng thông qua việc lặp lại. Khi thói quen này trở thành một phần của bạn, nó sẽ trở nên tự nhiên. Khi bạn cảm thấy hạnh phúc khi hoàn thành nhiệm vụ lớn đó, đó sẽ là động lực để bạn tiếp tục.
Nếu bạn cam kết bắt đầu và hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất ngay lập tức, bạn sẽ nhận ra rằng điều đó không hề khó như bạn nghĩ.
Bây giờ, bạn có thể nghĩ rằng điều này không đủ phức tạp để trở thành một phương pháp quản lý thời gian cho lịch trình phức tạp của bạn. Nhưng thực tế, bạn sẽ thấy bạn có thể áp dụng phương pháp đơn giản này khi mọi thứ trở nên căng thẳng.
Dù bạn muốn vượt qua sự trì hoãn hoặc muốn kiểm soát hơn lịch làm việc của mình, phương pháp mạnh mẽ này sẽ giúp bạn đạt được điều đó.
4. Phương pháp ABCDE
Đây là một phương pháp khác mà Brian Tracy đã giới thiệu. Nó tập trung vào việc xác định mục tiêu và ưu tiên của bạn trước khi bắt đầu công việc. Tracy chỉ ra rằng bạn càng tập trung vào việc này, bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn cho những công việc quan trọng.
Và khi nhiệm vụ càng có giá trị, bạn sẽ càng có động lực để vượt qua sự trì hoãn.
Phương pháp ABCDE là một kỹ thuật đơn giản và hiệu quả để tăng cường năng suất và hoàn thành công việc hiệu quả của bạn.
Hãy tận dụng nó.
1. Tạo danh sách công việc của bạn
Bắt đầu với việc viết ra mọi thứ bạn cần hoàn thành trong ngày hôm nay. Rất dễ dàng.
2. Đánh dấu các mục quan trọng nhất
Những nhiệm vụ quan trọng nhất - những việc bạn phải thực hiện đầu tiên. Đây là những ưu tiên hàng đầu của bạn.
Bạn có thể có nhiều nhiệm vụ “A”, chỉ cần đánh dấu chúng là A-1, A-2, v.v. Đảm bảo rằng nhiệm vụ A-1 của bạn là ưu tiên hàng đầu trong số đó.
3. Nhiệm vụ “B”
Đây là những công việc cần làm, nhưng bạn sẽ chỉ gặp phải những hậu quả nhẹ nếu không hoàn thành.
Có thể là việc như trả lời một tin nhắn không khẩn cấp hoặc xóa hộp thư đến của bạn.
Bạn không nên bắt đầu một nhiệm vụ B nếu vẫn còn nhiệm vụ A trong danh sách của bạn. Nhiệm vụ B có thể tạo ra sự xao lạc hoặc là lý do để trì hoãn nếu bạn chưa hoàn thành nhiệm vụ A.
4. Nhiệm vụ “C”
Dù bạn muốn thực hiện một công việc C, nhưng kết quả cuối cùng không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của bạn. Công việc này có thể là ăn trưa với bạn bè hoặc xem một bộ phim mới ra mắt.
Những hoạt động này không ảnh hưởng đến sự nghiệp của bạn nhưng có thể ảnh hưởng đến hạnh phúc cá nhân của bạn. Hãy tránh thực hiện công việc C khi bạn vẫn chưa hoàn thành công việc B hoặc A.
5. Công việc “D” và “E”
Bạn đã quen với điều này từ các phương pháp đã đề cập trước đó. D là uỷ quyền và E là loại bỏ. Hãy ủy quyền mọi thứ bạn có thể để giải phóng thời gian thực hiện công việc A của bạn. Loại bỏ những công việc không cần thiết và sử dụng thời gian của bạn một cách hiệu quả hơn.
Hãy tự kỷ luật để hoàn thành công việc A1 của mình và sau đó làm việc theo cách của bạn trong danh sách. Bạn sẽ tự động hoàn thành nhiều công việc hơn khi bạn tập trung vào việc hoàn thành công việc A1 của mình và tránh làm bất cứ điều gì không được liệt kê trong danh sách của bạn.
Khi có một công việc mới xuất hiện, đừng hoàn thành nó ngay lập tức. Hãy thêm vào danh sách của bạn và làm việc trên nó khi thích hợp.
Đáp ứng liên tục sẽ dẫn đến việc lãng phí thời gian cho những hoạt động không hiệu quả. Thực hiện phương pháp này để tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
5. Quy tắc 25-5 của Warren Buffett
Warren Buffett được biết đến là một nhà đầu tư thành công hàng đầu mọi thời đại. Ngoài việc quản lý tiền bạc, ông còn giỏi trong việc quản lý thời gian.
Buffett đã đưa ra một phương pháp để ưu tiên mục tiêu nghề nghiệp quan trọng nhất để đạt được kết quả xuất sắc. Làm như vậy sẽ tăng năng suất và giảm thời gian lãng phí.
1. Ghi lại các mục tiêu của bạn
Liệt kê 25 mục tiêu bạn muốn đạt được trong tương lai gần. Không bỏ sót bất kỳ thứ gì. Không có mục tiêu nào quá lớn hoặc quá nhỏ.
Ưu tiên kỹ năng | ưu tiên bảng công việc | ưu tiên nhiệm vụ và quản lý thời gian
Việc liệt kê các mục tiêu sẽ giúp bạn tăng năng suất và giảm thời gian lãng phí cho những công việc không cần thiết.
2. Ưu tiên
Sắp xếp các mục trong danh sách theo thứ tự quan trọng. Đặt nổi bật năm mục tiêu quan trọng nhất.
3. Loại bỏ
- Loại bỏ các mục tiêu từ 6 đến 25.
Dù bạn có thể nghĩ ra 25 điều bạn muốn làm trong một thế giới lý tưởng, nhưng bạn sẽ không hoàn thành tất cả... hoặc ít nhất là không tốt. Nhưng nếu bạn tập trung, bạn có thể hoàn thành năm điều.
Nhiệm vụ từ 6 đến 25 đang làm bạn mất tập trung. Đó là những mục tiêu mà bạn muốn đạt được, nhưng chúng làm bạn phân tâm khi bạn cố gắng hoàn thành mục tiêu.
Áp dụng nguyên tắc này vào lịch trình hàng ngày để sắp xếp ưu tiên cho cuộc sống ở quy mô nhỏ hơn. Mỗi sáng, ghi ra 10 việc bạn muốn làm. Hoàn thành hai việc đầu tiên và bỏ qua các việc còn lại ngay lập tức.
Cách này cũng có thể áp dụng hàng tuần và hàng tháng.
Quan trọng là sử dụng quy trình 'tập trung có chọn lọc' này khi quyết định cách sử dụng thời gian của bạn vì có nhiều thứ cạnh tranh. Mỗi khi bạn bắt đầu một công việc mới, bạn đang chi trả cơ hội cho những thứ khác.
Phương pháp này giúp quá trình ra quyết định dễ dàng hơn khi bạn đối mặt với lựa chọn về thời gian của mình. Nếu một công việc mới xuất hiện, hỏi bản thân liệu nó có giúp bạn đạt được mục tiêu hàng đầu của mình hay không. Nếu không, hãy bỏ qua.
Khi phải loại bỏ một số công việc trong ngày, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra điều gì thực sự quan trọng đối với bạn.
Mẹo về cách ưu tiên công việc tại nơi làm việc
Sau khi đã xem qua các phương pháp đã chứng minh để sắp xếp thứ tự ưu tiên, hãy cùng xem thêm một số mẹo để làm cho quá trình này dễ dàng hơn.
- Quản lý công việc
Mất tập trung là điều bình thường ở nơi làm việc, vì vậy khi lên kế hoạch cho ngày và tuần của bạn, hãy tính đến những phiền nhiễu này. Đôi khi việc lên kế hoạch nghỉ ngơi cũng quan trọng trong quá trình quản lý công việc.
- Quản lý thời gian
Nguyên lý Pareto trong quản lý thời gian đơn giản nói rằng 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực của bạn. Điều này giúp thiết lập ưu tiên đúng đắn, đặc biệt quan trọng khi phải đối mặt với những ưu tiên cạnh tranh.
Nguyên lý Pareto trong quản lý thời gian đơn giản nói rằng 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực của bạn. Điều này giúp thiết lập ưu tiên đúng đắn, đặc biệt quan trọng khi phải đối mặt với những ưu tiên cạnh tranh.
Nguyên lý Pareto giúp chúng ta tập trung vào những nhiệm vụ và hoạt động quan trọng nhất, có tác động lớn nhất đến hoạt động kinh doanh của chúng ta.
- Quản lý dự án
Khi xử lý công việc quản lý dự án, hãy giải quyết từng công việc một. Dù việc đa nhiệm có vẻ hấp dẫn, nhưng bạn nên tránh điều này.
Hãy tập trung vào những nhiệm vụ có ưu tiên cao nhất - những nhiệm vụ khẩn cấp sẽ được hoàn thành trước. Đừng chuyển sang công việc tiếp theo cho đến khi hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng này.
