Buzz
Bạn có thể cảm nhận những khoảnh khắc khi nhìn vào đồng hồ và đột ngột phát hiện ra “3 giờ rồi à?!”
Trong khi bạn đang vội vã hoàn thành mọi việc, thì thực ra chỉ còn lại hai giờ trước khi bạn phải về nhà chăm sóc gia đình hoặc bắt đầu các hoạt động buổi tối. Vậy thời gian đã trôi đi đâu mất?
Trong những ngày rảnh rỗi, tôi thường tỉnh dậy và suy nghĩ về công việc phải làm trong ngày vì đó là trách nhiệm cơ bản của tôi. Nhưng nếu không thực hiện được các kế hoạch đó, chúng sẽ trở nên vô dụng.
Thường thì sau khi hoàn thành một dự án, một nửa ngày đã trôi qua và tôi tự hỏi tại sao lại mất quá nhiều thời gian cho một công việc không đáng để dành nhiều thời gian đến vậy.
Những trải nghiệm trước đó đã giúp tôi nhận ra rằng nếu thiếu một kế hoạch cụ thể hàng ngày, tôi dễ dàng trở nên lạc lõng và lãng phí thời gian để cố gắng lấy lại lối đi đúng đắn.
Có một kế hoạch giúp bạn nhận thức được hiệu suất của mình, bởi vì đó giúp giảm bớt yếu tố xao lãng từ bên ngoài và làm giảm áp lực cần hoàn thành công việc đúng hạn.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn thực hiện một kế hoạch theo 6 bước mà tôi thấy hữu ích để biến suy nghĩ thành hiện thực.
Khi bạn đã hình thành thói quen hàng ngày và tăng cường năng suất, bạn sẽ cảm thấy kiểm soát cuộc sống tốt hơn và không muốn quay lại việc sống mà không có kế hoạch.
#1. Bắt đầu
Dù bạn không có kế hoạch hoặc thường không tuân thủ kế hoạch của mình, điều quan trọng là bạn cần chú ý để đảm bảo thành công khi tạo và tuân thủ kế hoạch.
Phần khó nhất khi tuân thủ kế hoạch là bắt đầu và duy trì cam kết. Hãy tạo động lực cho bản thân bằng cách chọn những thứ khiến bạn hào hứng khi thay đổi.
Ví dụ, bạn có thể cảm thấy hạnh phúc khi điều chỉnh lịch trình để tham gia lớp Zumba lúc 5:30 PM? Khi bạn kế hoạch những điều bạn thực sự yêu thích, bạn sẽ dễ dàng tuân thủ kế hoạch.
Thứ hai, nhớ rằng cần từ 3 tuần đến 66 ngày để hình thành một thói quen mới.
Điều này có nghĩa là khi bắt đầu một kế hoạch mới, bạn cần thời gian để thích nghi và tạo ra cơ hội cho thành công.
Thời gian này cũng giúp bạn điều chỉnh kế hoạch để dễ dàng tuân thủ hơn. Đừng thất vọng nếu kế hoạch đầu tiên không thành công, nó là để hỗ trợ bạn và chỉ bạn, hãy kiên nhẫn và điều chỉnh khi cần.
Cuối cùng, sắp xếp bảng kế hoạch là một công cụ hữu ích trong quản lý thời gian. Có thể là sổ tay, ứng dụng trực tuyến hoặc lịch treo tường, quan trọng là chọn phương pháp phù hợp với bạn.
#2. Giữ mọi thứ trong kế hoạch ở một nơi.
Thường ngày, mọi người thường có một kế hoạch hàng ngày, lịch treo tường hàng tháng, lịch trực tuyến và lịch gia đình trên bảng trong nhà bếp.
Tuy nhiên, việc này có thể làm tăng khả năng phạm lỗi gấp đôi hoặc làm giảm thời gian cho những hoạt động khác.
Để tránh quên cam kết, hãy ghi lại tất cả kế hoạch và nhiệm vụ vào một nơi duy nhất. Điều này giúp bạn không phải chuyển đổi giữa các lịch trình và tăng khả năng hoàn thành công việc mà không quá tải.
Vì bạn chỉ có thể ở một nơi vào một thời điểm, việc xem tất cả cam kết của mình ở một nơi cố định sẽ thuận tiện hơn.
Bằng cách sắp xếp lịch trình một cách ngăn nắp, bạn có thể kiểm tra xem liệu bạn có thể thực hiện được những công việc bổ sung nào và dự đoán xung đột lịch trình trước khi chúng xảy ra.
#3. Sắp xếp thời gian cho những nhiệm vụ không thể thay đổi.
Dành thời gian cho các cuộc họp và cuộc hẹn không thể thay đổi trong lịch trình của bạn.
Những sự kiện này không thể bị bỏ qua vì bất kỳ vấn đề “quan trọng hơn” nào như lướt mạng xã hội, giặt giũ, sắp xếp email và những công việc khác có thể lãng phí thời gian.
Khi sắp xếp thời gian cho các sự kiện đã lên lịch, hãy tính cả thời gian di chuyển và chuẩn bị cho cuộc họp. Sau đó, dành thời gian để thư giãn sau cuộc họp trước khi quay lại công việc chính.
Đặc biệt, hãy dành thời gian linh hoạt cho các công việc có thể trễ hoặc gặp vấn đề bất ngờ, để chúng không làm ảnh hưởng đến các hoạt động đã lên kế hoạch trước đó.
#4. Tập trung vào một việc tại một thời điểm.
Bạn có thường lướt Facebook khi đang làm việc không?
Bạn có hay đứng bên bàn làm việc của đồng nghiệp để xem họ đang làm gì khi cảm thấy cần nghỉ ngơi không?
Chúng ta sẽ nói về cách lập kế hoạch nghỉ giải lao sau, nhưng trước tiên, hãy nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tập trung vào từng công việc một.
Lý do bạn lập kế hoạch là để tránh việc mọi thứ xảy ra cùng lúc. Làm nhiều việc cùng một lúc có thể giảm năng suất và gây ra lỗi.
Nếu bạn chia sự chú ý của mình cho nhiều công việc, bạn sẽ không thể hoàn thành chúng một cách hiệu quả nhất và có thể gặp phải sai lầm.
Hãy tưởng tượng bạn cố gắng nhắn tin khi đang lái xe, đó cũng là một dạng của làm việc đa nhiệm.
Bạn có thể nghĩ rằng việc đa nhiệm giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn, nhưng giá phải trả làm giảm đến 40% năng suất của bạn, theo các nghiên cứu.
Thay vì cố gắng đa nhiệm, hãy xác định ưu tiên và tập trung vào từng công việc, hoàn thành từng nhiệm vụ trước khi qua nhiệm vụ tiếp theo.
Kỹ năng quản lý thời gian không phải là làm nhiều việc cùng một lúc, mà là hoàn thành một cách hiệu quả những công việc quan trọng.
#5. Lên kế hoạch nghỉ giải lao.
Bộ não cần thời gian nghỉ giữa những thời điểm tập trung cao.
Phương pháp Pomodoro là một cách để quản lý thời gian nghỉ, với 25 phút tập trung vào công việc và 5 phút nghỉ.
Trong 25 phút tập trung, tránh xao lạc bằng cách tắt thông báo email, mạng xã hội và giữ sự tập trung tốt nhất có thể.
Ví dụ, khi bạn tập trung vào viết một báo cáo dài, hãy tắt mọi yếu tố gây xao lạc và hẹn giờ cho 25 phút tập trung.
Hãy tiếp tục tập trung vào công việc của bạn cho đến khi hết thời gian 25 phút, không nghĩ về những việc khác. Việc biết mình sẽ được nghỉ sau đó sẽ giúp bạn cam kết hơn với phương pháp này.
Thời gian nghỉ giải lao là bắt buộc trong kế hoạch của bạn. Bộ não cần thời gian để phục hồi và chuẩn bị cho công việc tiếp theo.
Trong thời gian nghỉ, hãy thực hiện những hoạt động như đi vào nhà vệ sinh, nạp năng lượng bằng đồ ăn nhẹ hoặc thức uống, vươn vai, hoặc đi bộ. Sau đó, bạn có thể nghỉ lâu hơn để thư giãn hoặc làm những việc khác theo ý muốn.
#6. Hãy thực tế khi lên kế hoạch.
Hãy nhận ra rằng lịch trình của người khác có thể không phù hợp với bạn. Giá trị và ưu tiên cá nhân sẽ ảnh hưởng đến lịch trình hàng ngày của bạn.
Ví dụ, nếu việc ngồi thiền là một trong những ưu tiên quan trọng của bạn, hãy dành thời gian trong ngày để tập trung vào hơi thở và thiền định.
Ngược lại, đồng nghiệp của bạn có thể lên lịch họp cả ngày để kịp đến phòng gym sau giờ làm việc.
Tuy nhiên, việc người khác lên kế hoạch như vậy không nhất thiết phải phù hợp với bạn. Hãy xem xét nhu cầu và mong muốn của bản thân khi tạo lịch trình.
Hãy thực tế về mong muốn và nhu cầu cá nhân khi lập kế hoạch làm việc, đảm bảo không làm ảnh hưởng đến giá trị cá nhân của bạn.
Kế hoạch là một kế hoạch lý tưởng nhưng không cố định. Bạn có thể điều chỉnh nó khi cần và không nên tự trách bản thân nếu bỏ lỡ một số điều trong kế hoạch.
Nếu bạn là doanh nhân độc lập hoặc làm việc tự do, hãy tìm hiểu thêm về phương pháp 9/80 để xem nó phù hợp với bạn không.
Cuối cùng, hãy nhớ về việc tuân thủ lịch trình.
Xây dựng một kế hoạch mà bạn có thể tuân thủ và làm việc hiệu quả là quan trọng.
Nếu lịch trình ban đầu không hiệu quả, hãy kiên nhẫn và điều chỉnh cho đến khi bạn tìm ra phương pháp phù hợp nhất.
Thành công là khi bạn tuân thủ lịch trình một cách tự nhiên mà không cần phải nghĩ nhiều về nó.
Nếu một ngày không suôn sẻ, hãy bắt đầu lại vào ngày mai và luôn nhớ mỗi ngày là một cơ hội mới.
Khi bạn lập kế hoạch, hãy tham khảo danh sách này để tìm chiến lược phù hợp để duy trì tuân thủ kế hoạch của mình.
Hãy nhớ, không cần phải hoàn thành mọi thứ trong kế hoạch hàng ngày một cách hoàn hảo vì cuộc sống luôn có những bất ngờ và thách thức đang chờ đợi chúng ta.
