Buzz
Việc tuyển dụng nhân viên mới là một trong những đầu tư quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc này cũng đòi hỏi chi phí không nhỏ. Thực tế, Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực ước tính chi phí trung bình để thuê một nhân viên mới là $4.425!
Đó là một số tiền không hề nhỏ.
Và con số này có thể lên đến hơn $14.000 cho việc tuyển dụng giám đốc điều hành.
Dù chi phí chính xác có là bao nhiêu, chúng ta đều nhận ra rằng việc tuyển dụng không chỉ tốn thời gian mà còn đòi hỏi chi phí lớn. Vì vậy, chúng ta cần có nhiều lý do hơn để thực hiện ngay từ lần đầu tiên và trong phạm vi ngân sách.
Vậy, làm thế nào để đảm bảo rằng bạn sử dụng nguồn lực tuyển dụng một cách hiệu quả? Hãy tham khảo hướng dẫn 7 bước của chúng tôi để tìm hiểu thêm.
Có gì trong đó?
Xác định kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới hàng năm của bạn.
Phân chia chi tiêu của bạn thành các phần nhỏ.
Chú ý đến chi phí lịch sử hoặc cố định của bạn.
Không quên chi phí công nghệ.
Theo dõi thời gian và chi phí của bạn.
Thuyết phục nhân viên của bạn tìm kiếm ứng viên.
7. Yêu cầu lãnh đạo duyệt ngân sách của bạn.
Tuy nhiên, trước hết, hãy làm sáng tỏ:
Ngân sách tuyển dụng là gì?
Tóm lại, ngân sách tuyển dụng là một ước tính toàn diện hàng năm về tổng chi phí tuyển dụng tại công ty của bạn, bao gồm chi phí nội bộ (ví dụ: lương của nhân viên tuyển dụng) và chi phí bên ngoài (ví dụ: công nghệ tuyển dụng, chi phí quảng cáo). Nó cũng bao gồm các chi phí không dự kiến do nhân viên nghỉ việc. Đương nhiên, ngân sách tuyển dụng của bạn phải phù hợp với chiến lược kinh doanh hàng năm và dài hạn của công ty, bao gồm cả bất kỳ kế hoạch liên tục nào do CEO và Hội đồng quản trị đặt ra.
Vì chúng ta đã hiểu ngân sách tuyển dụng là gì, hãy tiếp tục khám phá từng bước để đảm bảo hiệu quả của ngân sách tuyển dụng.
Xác định kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới hàng năm của bạn.
Đây là một bước quan trọng, đòi hỏi bạn phải dành nhiều thời gian.
Để tránh việc đề xuất kế hoạch tuyển dụng hàng năm một cách không hiệu quả, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét các yếu tố sau:
• Số lượng nhân viên mới mà công ty của bạn dự định tuyển dụng
• Phân tích xem có những vai trò nào khó tìm kiếm hơn những vai trò khác. Nếu có, liệu chúng có đòi hỏi chi phí cao hơn không?
• Có phải bạn cần thuê nhân viên theo mùa không?
• Và những đợt tuyển dụng lớn như thế nào, như việc tuyển dụng sau khi tốt nghiệp đại học?
• Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc là bao nhiêu phần trăm?
Tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi này giúp bạn lập kế hoạch tuyển dụng ít nhất là một quý trước. Đồng thời, bạn cũng sẽ biết cần chuẩn bị bao nhiêu nhân viên mới cho mỗi bộ phận hàng năm.
Gặp gỡ các trưởng bộ phận và/hoặc giám đốc tuyển dụng của bạn để ước lượng số lượng tuyển dụng mà công ty dự định thực hiện trong năm tài chính tiếp theo là một bước quan trọng.
Vì thế, hãy trao đổi với các quản lý về dự định tuyển dụng hàng năm của họ. Thảo luận về việc này liên quan đến mục tiêu dự kiến của họ và xem xét xem có bất kỳ thiếu sót nào về kỹ năng trong đội ngũ của họ cần được giải quyết hay không. Nếu có, hãy dành thời gian để tìm hiểu và xác định kỹ năng cần thiết. Bạn không muốn bỏ ra hàng nghìn đô la để tuyển dụng cho một vai trò, chỉ để sau đó phát hiện ra rằng ứng viên không phù hợp.
Nếu bạn nhận ra rằng bạn cần tuyển dụng những người có kỹ năng đặc biệt, bạn có thể cần sự hỗ trợ từ bên ngoài, như một công ty tuyển dụng hoặc một chuyên viên tuyển dụng. Nếu là trường hợp đó, hãy dành thêm thời gian để xem xét điều này.
Sau khi bạn đã trao đổi với người quản lý của mình, bạn sẽ có thể lập kế hoạch và ngân sách tốt hơn cho loại ứng viên bạn cần. Ví dụ, việc thuê thực tập sinh hoặc nhân viên cấp dưới có thể tốn ít chi phí hơn, trong khi thuê quản lý cấp cao và giám đốc sẽ đòi hỏi chi phí lớn hơn.
Mọi chuyên gia tuyển dụng đáng giá sẽ có kiến thức sâu rộng về nhân sự trong công ty của họ. Trong quá trình đó, việc xem xét văn hóa và nhân khẩu học tổng thể của công ty trước khi đặt chi phí tuyển dụng sẽ rất hữu ích. Ví dụ, nếu lực lượng lao động chủ yếu là thanh niên và có doanh số bán hàng cao, hoặc nếu công ty của bạn chủ yếu gồm những người quan tâm đến việc duy trì một vai trò an toàn trong nền kinh tế biến động, thì hiểu được những yếu tố này sẽ giúp bạn ước lượng chi phí tuyển dụng chính xác hơn.
Phân chia chi tiêu của bạn
Tính toán số tiền bạn thường chi cho tuyển dụng hàng tháng và hàng năm. Các mục sau có thể làm hướng dẫn hữu ích khi thực hiện các phép tính này:
• Chi phí mỗi lần tuyển dụng
• Chi phí quảng cáo tìm việc (ví dụ: Indeed, CareerBuilder, các nền tảng quảng cáo đặc biệt cho từng ngành công nghiệp)
• Chi phí thuê trên mạng xã hội chuyên nghiệp (ví dụ: LinkedIn)
• Chi phí sử dụng phần mềm tuyển dụng (bao gồm cả chi phí ban đầu và chi phí duy trì)
• Tổ chức sự kiện tuyển dụng và gặp gỡ (bao gồm tham gia các triển lãm việc làm)
• Xây dựng thương hiệu (như video giới thiệu công ty, mạng xã hội, biển quảng cáo, tài liệu in ấn, v.v.)
• Kiểm tra lý lịch của ứng viên tiềm năng
• Chi phí của đại lý tuyển dụng bên ngoài (nếu bạn sử dụng dịch vụ của họ)
• Chi phí phỏng vấn (bao gồm chi phí đi lại và ăn ở của ứng viên, nếu bạn cung cấp cho họ)
• Tiền lương (bao gồm một mục riêng nếu bạn thuê nhân viên tạm thời)
• Chi phí gia nhập (bao gồm cả chi phí di chuyển cho ứng viên, nếu bạn hỗ trợ)
• Chi phí đào tạo (bao gồm cả quá trình đào tạo khi gia nhập và phát triển hàng năm)
Nếu bạn cần tuyển một số lượng lớn nhân viên hàng năm, hãy cẩn thận. Hãy xem xét mọi yếu tố trong Bước 3 (xem thêm trong phần tiếp theo) và sau đó ước tính cách bạn sẽ phân bổ các chi phí hàng tháng này, bao gồm cả các khoản phí cố định và định kỳ. Dù có vẻ đơn giản nhưng thực sự đòi hỏi thời gian để phân tích kỹ lưỡng.
Tập trung vào chi phí lịch sử (giá trị của một vật vào thời điểm mua) hoặc chi phí cố định của bạn
Nhìn tổng quan rõ ràng về chi phí trong quá khứ và chi phí cố định của bạn, đặc biệt nếu bạn cam kết tham gia vào các hoạt động tuyển dụng lớn hơn, như hội chợ việc làm. Điều này giúp bạn hiểu rõ những yếu tố chi phí quan trọng nhất, bao gồm công cụ tuyển dụng, chi phí đại lý, sự kiện, hội chợ việc làm, công nghệ nhân sự, v.v.
Bạn cũng sẽ hiểu rõ hơn về kênh tuyển dụng nào đã hoạt động và mang lại kết quả hiệu quả và quan trọng hơn là kênh nào thì không.
Khi phân tích chi phí cố định, tự hỏi: Chi phí tuyển dụng hàng năm là bao nhiêu và liệu bạn có dự đoán rằng nó sẽ tăng lên không? Nếu có, tại sao?
Nhớ tính cả chi phí tham gia các sự kiện trong lịch tuyển dụng của bạn, như ngày hội tuyển dụng của trường đại học và hội chợ việc làm. Nếu bạn biết những sự kiện này thu hút ứng viên tốt (đặc biệt nếu bạn hợp tác với các trường đại học uy tín), bạn cần tính đến chi phí này. Ví dụ, bạn có thể cần chuẩn bị sẵn các ghế, tờ rơi, biểu ngữ, v.v.
Tiền chỉ nên được chi cho các chiến lược tuyển dụng đã thành công trong quá khứ. Thực hiện đánh giá hàng năm hoặc thậm chí hàng quý về các chiến lược này mang lại cái nhìn tổng quan giúp bạn đảm bảo ngân sách được sử dụng hiệu quả nhất.
Hơn nữa, công ty bạn có thể đã tổ chức một đợt tuyển dụng lớn trong năm trước. Nếu đó chỉ là một lần duy nhất, ngân sách dự kiến của bạn cần được điều chỉnh để phù hợp.
Cũng cần chú ý, chi phí lịch sử cũng có thể bao gồm chi phí đại lý. Ví dụ: nếu công ty của bạn sử dụng các đại lý để thuê nhân viên tạm thời, bạn cần tính các khoản phí này. Bạn cũng có thể sử dụng đại lý để thuê các vị trí khó hơn, phù hợp hơn hoặc cấp cao hơn. Thông thường, các đại lý tính phí khoảng 20% lương cơ bản, nhưng chúng có thể cao gấp đôi nếu đó là vai trò điều hành.
Đừng bỏ qua chi phí công nghệ
Liệt kê tất cả các công cụ bạn đang sử dụng. Khi tính toán chi phí, xem xét các mô hình giá cả. Bạn phải trả phí hàng tháng hoặc hàng năm? Bạn trả phí mỗi ứng viên không? Hay bạn đã trả một lần?
Mẹo hàng đầu: Đảm bảo phần mềm bạn sử dụng tích hợp với các công cụ hiện có. Ví dụ: các dịch vụ kiểm tra lý lịch bạn sử dụng nên kết nối với Hệ thống Quản trị Tuyển dụng hoặc Quản lí Quan hệ Ứng viên để hoàn thành hồ sơ ứng viên.
Theo dõi thời gian và chi phí của bạn
Hãy nhớ rằng, thời gian của bạn và của bộ phận tuyển dụng cũng đòi hỏi chi phí. Ngân sách sẽ hoạt động hiệu quả hơn nếu bạn biết công ty mất bao lâu để thuê một ứng viên. Nghiên cứu cho thấy công ty nhỏ cần nhiều thời gian hơn để thuê, ví dụ, một công ty có 1-500 nhân viên mất trung bình 41 ngày, trong khi một công ty có hơn 5.000 nhân viên chỉ mất 25 ngày.
Bạn có thể tính thời gian thuê của mình bằng cách sau:
Thời gian thuê = ngày ứng viên chấp nhận đề nghị - ngày ứng viên được cân nhắc cho vị trí khác.
Tiếp tục tính toán chi phí mỗi lần thuê của bạn. Đây là một trong những tính toán quan trọng nhất mà bạn sẽ thực hiện khi đặt ngân sách tuyển dụng của mình. Tham khảo ngân sách trong quá khứ có thể giúp bạn và sau đó thêm bất kỳ chi phí cập nhật nào.
Khi bạn biết chi phí tuyển dụng nội bộ và bên ngoài của mình, hãy sử dụng công thức này để tính chi phí cho mỗi lần tuyển dụng:
Chi phí cho mỗi lần tuyển dụng = (chi phí tuyển dụng nội bộ + chi phí tuyển dụng bên ngoài)/ tổng số nhân viên được thuê
Thuyết phục nhân viên của bạn tìm ứng viên
Mẹo hàng đầu: Đảm bảo mẫu đơn đăng ký trực tuyến của bạn có câu hỏi hỏi về cách ứng viên tìm hiểu về công việc. Đảm bảo thêm phần 'giới thiệu nhân viên' như một tùy chọn và chừa chỗ trống cho tên của người đó.
Nhờ lãnh đạo phê duyệt ngân sách của bạn
Chuẩn bị trình bày ngân sách của bạn, tranh luận về trường hợp của bạn và cho nhóm lãnh đạo của bạn thấy bạn đã đầu tư như thế nào để thu hút nhân tài giỏi nhất. Chuẩn bị sẵn số liệu. Bạn có thể cần phải làm rõ nhiệm vụ của mình, vì vậy, hãy đặt các chi tiết về chi tiêu dự kiến và lợi tức đầu tư tiềm năng của bạn ở vị trí hàng đầu. Bằng cách đó, bạn sẽ chuẩn bị tốt hơn cho bất kỳ câu hỏi nào đến với bạn.
Không cần phải nói, bạn cần thể hiện giá trị của việc tuyển dụng chất lượng cao với đội ngũ quản lý cấp cao của mình. Khoản chi này sẽ đóng góp như thế nào vào lợi nhuận/doanh thu của công ty? Nếu bạn có thể chứng minh cách các mục tiêu chiến lược của công ty sẽ được phục vụ tốt hơn bằng cách đầu tư hợp lý vào việc tuyển dụng, bạn đã đi được nửa chặng đường.
Ngoài ra, hiểu rõ về cách các đối thủ cạnh tranh của công ty bạn đang tuyển dụng có thể giúp bạn đưa ra trường hợp để đi trước. Trang bị đầy đủ thông tin về công cụ, chiến lược tuyển dụng và lợi ích mà họ đang nhận được.
Có thể làm cho nhóm lãnh đạo của bạn nhận ra tiềm năng lợi nhuận sẽ hỗ trợ việc phê duyệt ngân sách. Nói một cách khác, việc tính toán chi phí tuyển dụng cho mỗi ứng viên so với giá trị mà họ mang lại cho công ty của bạn là rất quan trọng.
Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu quản lý ngân sách tuyển dụng hiệu quả hơn chưa?
Dù bạn muốn hay không, có đủ ngân sách tuyển dụng là chìa khóa quan trọng cho bất kỳ chiến lược tuyển dụng thành công nào. Điều quan trọng là bạn cần hiểu rõ chi phí của mình và cách bạn sẽ phát triển công ty của mình. Dữ liệu này có thể giúp bạn quản lý ngân sách của mình một cách hiệu quả. Có một ngân sách tuyển dụng thực tế sẽ giúp bạn thu hút nhân tài tốt nhất cho công ty của bạn.
Còn chần chờ gì nữa? Bắt đầu thực hiện bảy bước hướng dẫn của chúng tôi ngay hôm nay và quản lý ngân sách tuyển dụng của bạn một cách thành công hơn.
Tác giả: Rosie Greaves
Link bài gốc: 7 Bước để Quản Lý Ngân Sách Tuyển Dụng Hiệu Quả
Bản dịch: Võ Đặng Hồng Ngọc - ToMo - Học Một Điều Mới
