Buzz
Đảm nhận vai trò quản lý đồng nghĩa với việc đối mặt với nhiều trách nhiệm. Bạn không chỉ chịu trách nhiệm cá nhân mà còn phải chịu trách nhiệm đối với đội nhóm.
Hiệu quả của việc quản lý và các quyết định sẽ thể hiện rõ trên thành tựu của từng nhóm.
Bên cạnh đó, hiệu suất làm việc của một nhóm cũng phụ thuộc vào khả năng tạo động lực, điều khiển và lãnh đạo của bạn.
Nếu nhóm không đạt được kết quả tốt, có thể do họ chưa được thúc đẩy đúng cách. Họ có thể không hợp tác và thiếu mục tiêu chung.
Khi gặp vấn đề này, nhiều quản lý thường tổ chức cuộc họp, nhưng việc nói về vấn đề không phải lúc nào cũng giải quyết được.
Theo tôi, bạn nên bắt đầu bằng việc tiến hành một số nghiên cứu. Hãy theo dõi các nhóm làm việc hiệu quả và xác định những điểm chung của họ.
Có một số yếu tố cụ thể góp phần tạo ra một đội nhóm có hiệu suất làm việc cao.
Mục tiêu của bạn là tìm ra các vấn đề trong đội nhóm và sửa chữa chúng, từ đó giúp các thành viên phát triển theo hướng đúng.
Hãy sẵn lòng tiếp nhận phản hồi từ các thành viên trong nhóm và đảm bảo rằng họ cam kết với công việc của mình. Là một quản lý, bạn phải đặt ra các mục tiêu cụ thể và đảm bảo tính khả thi của chúng.
Dưới đây là một số mẹo mà bạn có thể áp dụng ngay bây giờ để cải thiện hiệu suất làm việc của đội nhóm.
Xác định nhu cầu về đào tạo.
Trước hết, hãy xác định nhóm mình cần phát triển ở những khía cạnh nào.
Tương tác với nhóm, hỏi về nhiệm vụ trong công việc. Quan sát cách làm việc và phát hiện ra những điểm yếu trong kỹ năng và kiến thức của họ. Hiểu rõ vai trò của từng thành viên trong nhóm để đặt ra mục tiêu phù hợp và hướng phát triển chính xác.
Thu thập thông tin chi tiết về vai trò của từng thành viên giúp họ nhận thức được sự quan trọng của việc phát triển chuyên môn. Nếu công ty của bạn chưa có hệ thống quản trị hiệu suất hiệu quả, nhân viên có thể chưa quen với việc góp ý cải thiện và đánh giá liên tục. Do đó, bạn cần nỗ lực hơn để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả.
Thiết lập một hệ thống đánh giá kết quả công việc
Sau khi xác định được điểm yếu về kiến thức và kỹ năng, bạn cần đặt ra một mục tiêu cụ thể. Tuy nhiên, sẽ khó để dẫn dắt nhóm đến mục tiêu nếu thiếu một hệ thống đánh giá kết quả chi tiết. Bạn cần có dữ liệu và số liệu để cải thiện hiệu suất làm việc của toàn bộ nhóm một cách hiệu quả. Nếu không, bạn sẽ không biết liệu họ đã hoàn thành công việc tốt hay chưa, và điều gì cần phải cải thiện,...
Hãy thử áp dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu và kết quả (OKRs). Phương pháp này trở nên phổ biến nhờ các tập đoàn như Google và Intel. Nói một cách đơn giản, OKRs cho phép bạn đặt ra mục tiêu hàng năm hoặc hàng quý một cách tích cực và so sánh thành tích thực tế với những dự đoán. Bạn có thể áp dụng OKRs không chỉ cho toàn bộ nhóm mà còn cho từng cá nhân. Ngoài ra, phương pháp này hiệu quả với mọi loại đội nhóm, từ IT đến marketing,…
Đề xuất sử dụng bản tuyên ngôn dự án, mô tả mục tiêu cụ thể trong dự án và cách thức khả thi để đạt được chúng. Tuyên ngôn dự án nên bao gồm đầy đủ chi tiết về dự án, bao gồm cấu trúc tổ chức, thách thức dự kiến và thông tin tài chính.
Tăng cường việc thúc đẩy
Khi bạn đã thiết lập OKRs hàng quý hoặc hàng năm, bạn có thể sử dụng nhiều hệ thống thúc đẩy khác nhau. Điều này giúp duy trì động lực làm việc của toàn nhóm, khi nhân viên biết được phần thưởng sẽ nhận được sau khi đạt được mục tiêu, họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn. Nếu muốn cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm, bạn nên khuyến khích họ làm việc chăm chỉ hơn và đề xuất các phần thưởng hấp dẫn.
Một ưu điểm của OKRs là nếu nhóm làm việc đủ chăm chỉ, họ có thể đạt được 70%-80% kết quả dự kiến. Điều này cũng cần được xem xét khi đánh giá thành tích của nhóm và cân nhắc phần thưởng cho nhân viên. Ví dụ, nếu nhóm đạt được 70% kết quả dự kiến, bạn có thể tổ chức các hoạt động tăng động viên đội ngũ. Điều này không chỉ là phần thưởng mà còn giúp tăng tinh thần đoàn kết.
Ngoài ra, còn một cách tiếp cận cá nhân hơn. Bạn có thể tặng quà cho từng nhân viên, đề xuất thưởng thêm cho những người làm việc xuất sắc. Dù cách làm nào đi nữa, các biện pháp thúc đẩy này đều có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc nâng cao năng suất làm việc.
Đẩy mạnh kỹ năng giao tiếp mở cửa
Để đảm bảo nhóm của bạn có thể hoàn thành các mục tiêu, bạn cần có khả năng giao tiếp và thảo luận với chi tiết về các kì vọng. Giải thích rõ ràng về thời gian cần thiết cho từng công việc. Hãy gặp từng nhân viên, trình bày mong muốn và lắng nghe ý kiến của họ. Đảm bảo bạn đã có buổi giao tiếp hiệu quả với từng đội nhóm, để họ biết rằng bạn luôn sẵn lòng hỗ trợ họ khi cần.
Cuộc trò chuyện giữa bạn và nhân viên cần trực tiếp và thành thật. Nếu bạn muốn họ tập trung vào một số công việc cụ thể, hãy sẵn lòng hỗ trợ họ trong việc tìm thông tin và phân bổ thời gian. Tổ chức cuộc họp hàng quý cũng là một thói quen tốt để bàn luận về các mục tiêu đã đặt ra và cân nhắc xem chúng có cần thiết không, cũng như giải quyết các trở ngại mới.
Tận dụng các hoạt động xây dựng đội nhóm
Các hoạt động này không chỉ mang lại niềm vui mà còn hữu ích trong việc tăng cường tinh thần đồng đội. Điều quan trọng là lựa chọn các hoạt động phù hợp với mục tiêu của bạn. Trước khi chọn hoạt động, hãy xem xét các điểm mạnh và điểm yếu của nhóm. Xác định các thách thức mà nhóm đang đối diện và đảm bảo nhân viên không chỉ có niềm vui mà còn học được nhiều kinh nghiệm.
Ví dụ, nếu vấn đề chính là giao tiếp, hãy chọn những hoạt động có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp, như phát biểu, lắng nghe và sự đồng cảm. Các trò chơi xây dựng tinh thần đồng đội là một cách tuyệt vời để kết nối lại nhóm khi họ cần được nạp năng lượng mới.
Trò chơi là một cách sáng tạo để nhân viên cảm thấy họ là một phần của đội nhóm. Ví dụ, họ có thể tham gia thể thao hoặc chơi các trò như 'Show and Tell', 'Blind Drawing', 'Classify This', và nhiều trò chơi khác.
Kiểm tra thường xuyên
Nhiều quản lý thường họp kiểm tra tiến độ công việc hàng năm, nhưng môi trường làm việc hiện đại không phù hợp với việc này. Chúng tôi đề xuất tổ chức cuộc họp nhóm thường xuyên hơn. Nhiều công ty đã thực hiện các cuộc họp nhóm hàng tuần và kết hợp chúng với cuộc họp cá nhân theo quý hoặc tháng.
Lịch trình này giúp bạn hiểu rõ những gì nhóm đang làm và phát hiện vấn đề sớm hơn. Họp nhóm cũng cung cấp cơ hội để đánh giá thành công của nhóm, nhưng không nên làm nhân viên lạc hướng khỏi công việc.
Lỗi phổ biến khi tổ chức họp là làm quá thường xuyên hoặc chọn sai thời điểm. Không cần phải họp khi không có gì để thảo luận. Điều này làm gián đoạn công việc của nhân viên. Hãy đảm bảo mọi cuộc họp đều có mục đích rõ ràng.
Ăn mừng thành công
Không thể làm nhân viên cảm thấy tràn đầy cảm hứng nếu không khen ngợi những thành tựu của họ. Hãy tôn vinh những thành công của họ. Đừng chỉ tập trung vào vấn đề mà còn dành thời gian để ăn mừng những thành quả nhỏ, để họ biết bạn đánh giá cao sự cố gắng của họ.
Tặng quà nhỏ có thể làm nhân viên cảm thấy được đánh giá. Dù là một chiếc cốc 'Nhân viên của tháng' hay một quyển sách, điều này có thể làm tăng gắn kết giữa nhân viên làm việc từ xa và nhóm.
Cảm nghĩ cuối cùng
Khi bạn trở thành quản lý, bạn đối mặt với nhiều trách nhiệm. Tuy nhiên, đây cũng là cơ hội để cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm. Bạn cần phải bỏ ra nhiều công sức, nhưng có thể đạt được kết quả tốt hơn nếu bạn biết cách động viên nhân viên, đặt kỳ vọng hợp lý và thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả.
