Buzz
.png)
Không gì khó chịu bằng việc phải tham dự những cuộc họp lặp đi lặp lại. Vai trò của một nhà lãnh đạo là đảm bảo mọi người không rời khỏi chủ đề chính hoặc phát ngôn vô nghĩa. Nhưng làm thế nào để giữ sự tập trung mà không cần phải kiểm soát quá đà hoặc ép buộc sáng tạo?
Các chuyên gia nói gì?
Đúng là dễ dàng tổ chức một cuộc họp hiệu quả; có lẽ bạn đã biết những điều cần làm từ trước. Tuy nhiên, để thực sự thành công trong việc này, chúng ta cần kỷ luật, điều mà không phải ai cũng có. Bob Pozen, giáo sư tại Harvard Business School, người từng là thành viên của Viện Nghiên cứu Brookings và tác giả của “Tối Ưu Năng Suất”, cho biết: “Thực tế là ít người nghĩ đến cách điều hành một cuộc họp, hoặc họ chưa được đào tạo đúng cách, hoặc đơn giản là quá bận rộn”. Roger Schwarz, chuyên gia về tổ chức và tác giả của “Lãnh Đạo Hiệu Quả”, cũng đưa ra quan điểm tương tự: “Cơ quan và tổ chức hiện nay ngày càng phức tạp. Và chỉ có ít người quản lý có đủ thời gian để chuẩn bị cho các cuộc họp”. Nhưng việc vội vàng chỉ làm lãng phí thời gian thêm, không hơn không kém. Vậy bạn đã sẵn sàng cho những cuộc họp hàng tuần với nhóm của mình chưa? Hay bạn đủ tự tin để tổ chức một cuộc họp lớn hơn và thảo luận về chiến lược dài hạn? Điều này đòi hỏi nhiều nỗ lực! Dưới đây là một số cách giúp cuộc họp của bạn trở nên hiệu quả nhất.
Đưa ra lý do rõ ràngBạn có thể ngăn chặn rất nhiều vấn đề bằng cách rõ ràng tuyên bố lý do tổ chức cuộc họp. Schwarz đã chia sẻ về một hướng dẫn mà anh ấy gặp khi tham gia hội thảo tại trung tâm hội nghị quốc tế: Nếu bạn không biết lý do của cuộc họp, bạn sẽ không được phép tham gia. Điều này thực sự hợp lý. Hãy gửi danh sách công việc và tài liệu liên quan sớm để mọi người hiểu rõ nội dung cuộc họp. Bạn cũng có thể xem xét gửi một danh sách các vấn đề sẽ không được thảo luận. Schwarz khuyến khích việc liệt kê các công việc dưới dạng câu hỏi thay vì chỉ là mô tả - ví dụ như “Thời gian thảo luận video” , “Khi nào video sẽ hoàn thành?” để thể hiện logic của bạn. Ngoài ra, trong từng mục, bạn có thể chỉ rõ vai trò của từng người tham gia cuộc họp - họ sẽ cung cấp thông tin, đóng góp ý tưởng hay đưa ra quyết định?
Kiểm soát số lượng người tham gia
Cuộc họp có thể trở nên mất kiểm soát nếu có quá nhiều người tham gia. Pozen cho rằng nếu quá đông người, họ có thể không chú ý hoặc không đảm nhận trách nhiệm. Tuy nhiên, nếu quá ít người, bạn có thể thiếu ý tưởng. Hãy chỉ mời những người thực sự cần thiết. “Đừng nghĩ rằng bạn phải mời tất cả những người quan tâm đến vấn đề được thảo luận”. “Nếu bạn nghĩ rằng có người sẽ không hài lòng, hãy gửi cho họ tóm tắt và thông tin về cuộc họp sau, để họ biết những gì đã được thảo luận”.
Không nên quá cứng nhắc với bầu không khí
Là nhà quản lý, bạn quyết định liệu môi trường có phù hợp để mọi người tự do diễn đạt ý kiến của họ không. “Bạn là người hỗ trợ ý kiến”, Schwarz nhấn mạnh. Tạo một bầu không khí thoải mái bằng cách làm gương với tâm trạng ổn định. Thay vì cố gắng thuyết phục mọi người về ý kiến của bạn, hãy lắng nghe ý kiến của họ mở cửa rộng và chấp nhận rằng bạn không thể suy nghĩ hết ý tưởng. Schwarz nói: “Bạn cần khiến mọi người hiểu rằng cuộc họp như một bức tranh ghép đầy lỗ hổng - vai trò của họ là ghép những mảnh còn thiếu và hợp tác với nhau để tạo nên hình ảnh hoàn chỉnh”.
Ngăn chặn những người mơ mộng“Thường thì mọi người thích nói hơn là lắng nghe”, Pozen nói. Đôi khi cần phải ngắt lời những người mơ mộng. Schwarz đề xuất một cách tế nhị: “Đúng vậy Bob, ý kiến của bạn đúng nhưng chúng ta có thể thảo luận sau nhé?”. Đồng ý với họ sẽ không để họ tiếp tục nói dài. Với những người dài dòng, hãy trò chuyện trước hoặc sau cuộc họp và đề xuất họ tóm tắt ý kiến ngắn gọn để mọi người khác cũng có cơ hội phát biểu.
Kiểm soát những người lạc đề
Đôi khi có những người không dài dòng nhưng ý kiến của họ không sâu sắc. “Cuộc họp sẽ giảm chất lượng nếu có nhiều người nói về cùng một vấn đề”, Pozen nói. Hãy giúp họ trở lại chủ đề chính.
Trong một số trường hợp, có người cố ý lạc đề. Có thể họ cảm thấy bị đe dọa hoặc không hài lòng với hướng dẫn của bạn. “Hãy hỏi họ về tình hình thay vì kết luận rằng họ cố ý gây rối”, Pozen đề xuất. “Có vẻ như bạn muốn đưa cuộc họp theo hướng khác, điều gì khiến bạn không hài lòng?”. Giải thích từ đầu sẽ giúp thuyết phục những người khó tính nhất và đưa cuộc họp trở lại chủ đề.
Chuyển chủ đề một cách hợp lý
Lãnh đạo thường chuyển sang vấn đề mới sau khi giải quyết xong vấn đề hiện tại
Nhớ kết thúc một cách suôn sẻ
Cuộc họp hoàn hảo là nền tảng cho công việc tiếp theo
Những Nguyên Tắc Quan Trọng
Đề xuất: Đảm bảo mọi người hiểu rõ và đồng ý- Trước khi cuộc họp diễn ra, hãy làm sáng tỏ mục đích và gửi danh sách nội dung trước cho mọi người.
Không nên:
- Chú ý chỉ mời những người thực sự cần thiết tham dự, không nên mời quá nhiều người.
Bài học số 1: Hãy lắng nghe mọi người
Bill Collins, phó chủ tịch quản lý bảo trì và sửa chữa tại hãng hàng không American Airlines, đã đối mặt với thách thức cải thiện mối quan hệ lao động trong công ty. Ông tổ chức một cuộc gặp với 6500 nhân viên nhưng nhận ra sự vô ích của việc này. Ông nói rằng trong suốt 15 năm qua, không có cuộc trò chuyện nào diễn ra, do đó mọi người đều có nhiều điều muốn chia sẻ. Cuộc gặp kéo dài đến 2 tiếng thay vì chỉ 1 giờ ban đầu.
Bill đã thay đổi phương pháp tổ chức cuộc gặp bằng cách phân nhóm nhân viên theo công việc và ca làm. Ông mở đầu bằng việc đề xuất một danh sách các vấn đề để thảo luận và chào đón ý kiến đóng góp từ mọi người. Nếu có vấn đề nào không được đề cập, ông sẽ dành thời gian trong phần Hỏi và Trả lời để thảo luận kỹ hơn.
Khi Bill giới thiệu phương pháp làm việc mới cho hội đồng cấp cao, nhiều người lo ngại về thời gian họp sẽ tăng thêm. Tuy nhiên, Bill đã làm rõ quan điểm của mình và tạo niềm tin. 'Nhân viên thường không tin tưởng vào sếp của mình', ông nói. 'Phương pháp này sẽ xây dựng niềm tin.' Sau những cuộc trò chuyện áp dụng phương pháp mới, ông đã có đủ bằng chứng để chứng minh điều đó. 'Không có tiếng la ó, cuộc trò chuyện diễn ra một cách thoải mái và kết thúc suôn sẻ. Một nhà lãnh đạo công đoàn cục bộ nói rằng đó là cuộc họp tốt nhất mà họ từng tham gia.'
Bài học thứ hai: Kiểm soát những người gây rối
Khi Betsy Stubblefield Loucks trở thành giám đốc điều hành của HealthRight – một tổ chức phi lợi nhuận về chính sách chăm sóc sức khỏe ở Rhode Island, trách nhiệm của bà là tổ chức các cuộc họp hàng tháng với 20 người đến từ các tổ chức có ảnh hưởng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, bao gồm công đoàn, bệnh viện, bảo hiểm và người tiêu dùng. Mục tiêu của cuộc họp là giải quyết vấn đề và đạt được sự đồng thuận về cách tiếp cận các khía cạnh khác nhau của sự thay đổi. Trong quá khứ, các cuộc họp thường tập trung vào một số vấn đề cụ thể nhưng không đưa ra được giải pháp. Vì vậy, mỗi người tham gia chỉ quan tâm đến vấn đề của họ. “Mọi người đều có vấn đề quan trọng của riêng mình và họ sẽ chỉ nói về nó,” Besty nói.
Besty quyết định thay đổi bằng cách lập danh sách; bà nêu rõ kết quả mong muốn cho mỗi cuộc họp từ đầu. Điều này giúp cuộc họp tiến triển theo một kế hoạch. Bà cũng nỗ lực kết nối với những người muốn kiểm soát cuộc họp theo hướng của họ. “Thay đổi trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe là vấn đề lớn và nhạy cảm. Thành viên của chúng tôi rất đam mê với vấn đề của mình, và họ có thể lặp đi lặp lại nhiều lần nếu họ cảm thấy họ không được lắng nghe,” bà nói. Besty trò chuyện với những người như vậy trước khi cuộc họp hàng tháng diễn ra, để họ có thể trình bày vấn đề của mình và xem liệu bà đã hiểu đúng về tình hình của họ chưa. Sau đó, khi cuộc họp chính thức diễn ra, bà trình bày quan điểm của họ (nếu họ cho phép) một cách ngắn gọn và súc tích nhất.
Đối với những trường hợp đặc biệt, bà sẽ chỉ định một người cụ thể để 'quản lý' họ suốt cuộc họp. “Có một người thường lặp đi lặp lại bài phát biểu của mình mà không đi vào chủ đề”. Besty đã yêu cầu một thành viên trong hội đồng của mình ngồi cạnh người đó và gián tiếp yêu cầu anh ta tóm tắt ý chính. Thành viên ấy nói một cách rất lịch sự: “Tôi nghĩ ý tưởng của bạn rất hay” và sau đó giúp anh ta tóm tắt các ý chính. Điều này giúp những người nói quá nhiều cảm thấy họ được lắng nghe, và cũng giúp Besty tập trung hơn vào cuộc họp. “Như vậy, tôi không phải là người duy nhất giám sát và người đó cũng không tức giận với tôi,” Besty nói.
Besty cũng áp dụng phương pháp tương tự đối với các cuộc họp nhỏ hơn. “Mỗi khi có thêm một người như vậy, tôi luôn sử dụng cách làm đó. Tôi tập hợp những người thực sự quan trọng, gửi trước danh sách vấn đề, trò chuyện trước với những trường hợp đặc biệt, và cuộc họp diễn ra rất suôn sẻ”.
Tác giả: Amy Gallo
Liên kết gốc: Bảy Yêu Cầu Quan Trọng để Giữ Cuộc Họp Trên Đúng Hướng
Dịch giả: Nguyễn Hồng Vân - ToMo: Học Một Điều Mới
