Buzz
Nếu bạn đang đọc những dòng này, có lẽ bạn đang ngập tràn trong hàng triệu kế hoạch: kinh doanh, rèn luyện sức khỏe, dành thời gian cho gia đình và bạn bè, đọc sách,...
Làm thế nào để cân bằng mọi thứ trong 24 giờ khi phần lớn thời gian chỉ dành cho việc ăn và ngủ?
Thay vì cố gắng làm việc hiệu quả hơn bằng cách ôm đồm thêm công việc, tôi đã khám phá ra cách loại bỏ những công việc kém hiệu quả ngay từ đầu. Tôi nhận thấy những người làm việc năng suất cao đều tránh xa những sai lầm mà người khác thường mắc phải.
Nếu bạn muốn tăng cường hiệu quả làm việc, hãy bắt đầu bằng cách tránh 7 thói quen sau đây:
1. Tập trung vào chi tiết quá trình, nhưng đừng quên mục đích thực sự
“Dù có chiến lược xuất sắc nhưng đôi khi cũng cần dừng lại và nhìn vào mục tiêu thực sự của bạn” - Winston Churchill
Làm việc hiệu quả không đồng nghĩa với việc luôn ôm đồm công việc và có một lịch trình bận rộn, hộp thư đến trống hoặc ứng dụng quản lý công việc hoàn hảo - sự thật là, nó phản ánh ở kết quả bạn đạt được.
Nếu bạn làm việc mà không có kết quả đáng giá, đó chính là vấn đề, chứng tỏ bạn không làm việc hiệu quả. Bạn chỉ đang tạo ra sự bận rộn cho bản thân mà thôi. Ngược lại, làm việc năng suất đồng nghĩa với việc mang lại giá trị và thành quả cho người khác.
Những người làm việc hiệu quả sẽ chia sẻ thành quả của họ với người khác. Họ có động lực vượt qua mọi nỗi sợ hãi để đạt được thành công, với sự tập trung vào quá trình làm việc hơn là chỉ chú trọng vào kết quả.
Mục tiêu trong tương lai của bạn là gì? Đảm bảo rằng những mục tiêu nhỏ của bạn luôn hướng tới mục đích cuối cùng. Làm việc cẩn thận để đạt được những thành quả xứng đáng sẽ giúp bạn trở nên năng suất hơn rất nhiều.
2. Kiểm tra điện thoại di động khi vừa thức dậy
88% dân số thường xuyên kiểm tra điện thoại trong giờ đầu sau khi thức dậy và 55% kiểm tra email trước khi bắt đầu ngày làm việc.
Tuy nhiên, hành động đó góp phần làm giảm tập trung, năng suất và động lực. Dành thời gian cho việc xem thông tin vô ích như mạng xã hội, kiểm tra email và trả lời tin nhắn vào buổi sáng làm cho bạn trở nên phản ứng hơn: bạn bị chìm đắm trong căng thẳng và công việc cấp bách trước khi kịp bắt đầu thực hiện mục tiêu của mình.
Mặc dù có vẻ vô hại, nhưng khi bạn không ở nơi làm việc, bạn cũng không thể làm gì được về nó; nó chỉ cản trở và chiếm lĩnh tâm trí của bạn.
Thay vào đó, những người hiệu quả thường tập trung vào mục tiêu cá nhân của họ trước khi đối mặt với những yêu cầu hàng ngày. Họ tập trung tối đa năng lượng, tinh thần và thể chất vào những ưu tiên hàng đầu của mình — không phải là kiểm tra mạng xã hội hoặc đọc tin tức.
Để tránh những phiền toái đó, vào buổi sáng, hãy tránh 'cố gắng làm việc chăm chỉ'. Để điện thoại ở chế độ máy bay khi ngủ và bật chế độ 'không làm phiền' để tránh bị quấy rầy ngay khi thức dậy. Duỵ trì thói quen này để cuộc sống của bạn luôn tràn đầy năng lượng và hạnh phúc.
3. Không tập trung khi làm việc
Mất tập trung khi làm việc có nhiều nguyên nhân:
Thứ nhất là do bạn thường xuyên nhận thông báo, tin nhắn hoặc email khi làm việc, điều này dễ làm bạn phân tâm. Dù bạn cố gắng tập trung để hoàn thành công việc, đừng tự trách mình, vì không ai giỏi làm nhiều việc cùng một lúc.
Thứ hai là do không gian làm việc của bạn quá lộn xộn. Không gian làm việc ảnh hưởng đến tâm trạng, cảm xúc và nhận thức của bạn. Nếu không gian làm việc lộn xộn và không được sắp xếp ngăn nắp, có thể gây mất tập trung, mệt mỏi và chán nản.
Những người làm việc hiệu quả thường tránh bị phân tâm bởi thông báo hay tin nhắn bằng cách để điện thoại hoặc các thiết bị ở chế độ máy bay và giữ không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và tối giản.
Bạn có thể thực hiện bằng cách để điện thoại ở chế độ máy bay hoặc tắt thông báo không cần thiết trên điện thoại và laptop, sắp xếp gọn gàng không gian làm việc, và ngừng nghe đài để tập trung hơn.
4. Làm việc cho đến khi cảm thấy kiệt sức
Việc làm việc liên tục trong nhiều giờ, cố gắng hoàn thành phần công việc đó không phải là một chiến lược dài hạn hướng đến thành công. Và nếu bạn vẫn muốn cống hiến hết sức mình như vậy cho đến khi kiệt sức thì những thành quả mà bạn đạt được chắc chắn không có chất lượng tốt nữa.
Những người làm việc hiệu quả không bao giờ quên điểm dừng. Họ tận hưởng thời gian nghỉ ngơi đủ để phục hồi năng lượng và tiếp tục công việc với tinh thần sảng khoái. Đừng quên rằng ý thức tỉnh táo có hạn, vì vậy hãy sử dụng khoảng 3 giờ vài giờ hoạt động não bộ hiệu quả nhất.
Nghỉ ngơi trong quá trình làm việc không chỉ giúp bạn hồi phục nhanh chóng mà còn tăng cường tập trung. Điều này làm cho công việc trở nên hiệu quả hơn và kéo dài thời gian làm việc.
5. Không biết ưu tiên công việc
“Những việc quan trọng thường không phải việc khẩn cấp mà những việc khẩn cấp thì thường không quan trọng” - Dwight D. Eisehower
Mặc dù có danh sách dài các công việc cần làm trong một ngày, nhưng không phải tất cả chúng đều quan trọng. Người làm việc hiệu quả biết cách ưu tiên công việc và hoàn thành những công việc quan trọng trước.
Trước khi bắt đầu một ngày mới, hãy cố gắng xếp lại danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên hoặc tham khảo ý kiến từ cấp trên hoặc những người có kinh nghiệm. Sử dụng thời gian làm việc hiệu quả nhất để hoàn thành những công việc quan trọng, và từ đó cải thiện hiệu suất làm việc hàng ngày.
Không ai có thể hoàn thành một danh sách công việc dài trong một ngày. Mỗi công việc bạn làm đều đi kèm với một chi phí - khi bạn chọn làm một việc, bạn phải từ bỏ việc khác. Vì vậy, hãy chọn ra 3 công việc ưu tiên nhất và sau đó mới làm những công việc khác, để bạn luôn tỉnh táo và kiểm soát được thời gian của mình.
6. Luôn bận rộn trong việc “tìm kiếm” thời gian để làm bất cứ điều gì
“Nếu bạn muốn hoàn thành một điều gì đó, hãy giao cho những người bận rộn”
Nếu bạn giao việc cho một người luôn rảnh rỗi, họ sẽ bối rối và không biết bắt đầu từ đâu. Nhưng nếu giao việc cho một người luôn bận rộn, họ sẽ dễ dàng hoàn thành.
Những người làm việc hiệu quả không “tìm kiếm thời gian” mà “tạo ra thời gian” cho các công việc cần làm. Điều này thực sự quan trọng, như việc dành thời gian tập thể dục thường xuyên hoặc dành thời gian cho gia đình. Họ luôn có lịch trình rõ ràng để đảm bảo mọi việc được kiểm soát và hoàn thành theo ưu tiên đã đề ra.
Điều gì thường khiến bạn trì hoãn? Đừng “tìm thời gian” nữa - đôi khi không thể hoàn thành như vậy. Hãy “tạo ra thời gian” cho bản thân, xây dựng một lịch trình hợp lý cho mình không phải là ý tưởng tồi.
7. Không đặt ra những giới hạn cho bản thân
Làm việc 12 tiếng mỗi ngày không làm bạn trở nên năng suất mà ngược lại, chỉ cho thấy bạn không biết giới hạn bản thân. Rất nhiều người trẻ ngày nay mắc phải lỗi này, và họ không đạt được mục tiêu của mình. Họ tham gia những sự kiện mà họ không hứng thú, tạo ra cảm giác ép buộc và lãng phí thời gian và năng lượng.
Những người làm việc hiệu quả luôn đặt ra giới hạn cho bản thân trong mọi việc, không để những thứ không quan trọng ảnh hưởng đến mục tiêu quan trọng của họ. Họ biết cách từ chối một cách thông minh và nhận được sự tôn trọng khi làm như vậy.
Những người làm việc hiệu quả luôn tập trung vào công việc của mình. Ví dụ, họ sắp xếp cuộc gọi vào buổi chiều để tập trung vào buổi sáng. Họ biết mình cần gì và những gì làm họ chùn bước.
Tìm hiểu cách nói “không” không dễ dàng, nhưng sau khi làm được, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian cho những việc khác. Dù có là công việc bạn không muốn làm, không sao cả. Hãy tìm cho mình không gian và thời gian để làm việc hiệu quả nhất!
Tóm lại, nhớ những điều sau:
Năng suất không chỉ phụ thuộc vào việc hoàn thành công việc mà còn vào việc tạo ra và chia sẻ. Tập trung vào mục tiêu cuối cùng của bạn, không mải mê chi tiết nhỏ.
Tránh sử dụng điện thoại hoặc các thiết bị điện tử ngay khi thức dậy. Thay vào đó, hãy bắt đầu ngày mới bằng việc đặt mục tiêu và hành động ngay lập tức.
Không nên làm quá nhiều việc cùng một lúc để tránh kiệt sức và giảm năng suất. Thay vào đó, loại bỏ những yếu tố làm mất tập trung và tổ chức không gian làm việc sạch sẽ.
Đừng làm việc đến khi kiệt sức, hãy dừng lại nghỉ ngơi khi cảm thấy mệt mỏi để lấy lại năng lượng. Sắp xếp lịch trình một cách hợp lý để ưu tiên công việc quan trọng nhất.
Không tìm kiếm thời gian cho công việc, hãy tự tạo ra thời gian cho nó.
Học cách từ chối một cách thông minh và đặt ra giới hạn thời gian cho bản thân, chỉ chấp nhận những việc thực sự quan trọng.
